- Quản trị tài chính: Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng, kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp. Phân tích đa chiều về hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân sách, hợp nhất các báo cáo từ các đơn vị thành viên, các giao dịch nội bộ và giao dịch ngoại tệ. Tất cả các báo cáo tài chính đều theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam và chuẩn kế toán thế giới. Ngoài ra các chức năng quản trị tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác như quản trị sản xuất, nhân sự tiền lương, kho, công nợ phải thu phải trả….
- Quản trị kho: Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát
sinh với các tiêu thức tình giá tuỳ chọn theo kiểu Phương thức tính giá trong vật tư, kho, giá bình quân hay giá chuẩn. Với hệ thống tham số hoá được ứng dụng trong các
hệ thống kiểm soát giá bán, chiết khấu, thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giúp Doanh nghiệp linh động điều chỉnh các tiêu thức giá bán, thưởng bán hàng, chiết khấu phù hợp với từng đối tượng sản phẩm, khách hàng theo mọi thời điểm khác nhau. Ngoài ra với các lớp thông số về kích thước trọng lượng, thông tin về mã vật tư hàng hoá…sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vận chuyển và theo dõi quản lý bảo hành vật tư hàng hoá trong kho.
- Quản trị bán hàng và công nợ phải thu: Chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độ thanh toán, tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của Doanh nghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chương trình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng. Phát hành hoá đơn và chuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng. Từ các số liệu bán hàng, tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phân tích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính.
- Quản trị mua hàng và công nợ phải trả: Chức năng này cho phép theo dõi và
quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dự kiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng. Sau khi kết thúc nhận hàng căn cứ vào các hoá đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõi kiểm soát thanh toán phải trả sau khi kết giao dịch.
Chức năng này cũng cho phép tính toán, xử lý phân đoạn các khoản chi phí trả cho quá trình đặt hàng như vận chuyển ứng với các tiêu thức mua của từng nhà cung cấp. Điều này cho phép tính toán lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity). Đồng thời cũng tính các mức tồn kho an toàn giúp xây dựng các lượng đặt hàng lặp lại (Re-Order) trong quá trình sản xuất.
Chức năng này cũng cho phép quản lý chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhiều tiêu chí đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chính.
- Quản trị nhân sự - Tiền lương: Chức năng cho phép tạo CSDL về lý lịch
nhân viên, lưu trữ các quyết định, đơn từ có liên quan trong quá trình công tác của nhân viên tại đơn vị. Phân hệ cũng cho phép chấm công và tính lương cho từng nhân viên, từng phòng ban hay từng nhóm nhân viên theo nhiều tiêu thức khác nhau.Trong doanh nghiệp việc tính lương cho nhân viên cần theo dõi công khai qua hệ thống bảng chấm công điện tử. Nhờ vào hệ thống tham số cho phép khai báo xác định các hình thức cách tính lương linh hoạt. Chức này đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ về lương cho các loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn như: Quản lý tạm ứng theo kỳ đột xuất, theo dõi và tham gia các quá trình đóng và hưởng các loại hình bảo hiểm, nghĩa vụ đóng thuế thu nhập, quá trình tăng lương, thưởng,….
- Quản trị Marketing: Chức năng cho phép tạo CSDL khách hàng, Nhà cung
cấp bắt đầu từ tìm kiếm thông tin, đánh giá các lớp khách hàng tiềm năng, Khách hàng triển vọng, khách hàng thân thiết. Lập kế hoạch tiếp xúc và tiến hành ghi nhận các nội dung đang gặp gỡ, trao đổi với khách hàng/nhà cung cấp đến lúc chấm dứt bằng kết quả đặt hàng của khách hàng/nhà cung cấp. Phân hệ cũng được thiết kế quản lý theo dõi các thông tin về các chiến dịch quảng cáo, đánh giá hiệu quả của các đợt khuyến mại, quảng cáo mà doanh nghiệp đang thực hiện, tiến hành phân tích số liệu khách hàng theo nhiều góc độ khác nhau phục vụ cho việc hoạch định kế hoạch phát triển thị trường của doanh nghiệp.
- Quản trị sửa chữa: Hệ thống máy móc thiết bị của doanh nghiệp lớn và ảnh
hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh nên hệ thống cần quản lý chặc chẽ được năng lực máy móc thiết bị, các kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để các phòng ban khác biết được lập ra các kế hoạch phù hợp.
- Quản trị hệ thống: Thực hiện phân quyền khai thác, thiết lập môi trường làm
việc. Thiết lập các kết nối dữ liệu giữa các đơn vị thành viên. Xây dựng các thủ tục sao lưu, phục hồi dữ liệu. Các tiện ích khác liên quan đến quản trị hệ thống.
- Hệ thống cảnh báo thông minh: Cho phép thiết lập các chỉ tiêu cảnh báo tại
các bộ phận - Chuyển vào nhà kho dữ liệu. Gửi message tới các nhân viên, các cán bộ quản lý qua Mobile với hệ thống GMS. Ngoài ra khi xử lý thao tác dữ liệu ở mỗi chức năng cụ thể đều xây dựng các cảnh báo riêng phù hợp với từng trường hợp đảm bảo thao tác xử lý chuẩn nhất. Hệ thống cũng cần phát hiện các sai sót do xử lý dữ liệu để cảnh báo cho nhân viên xử lý.
CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU MỘT VÀI GIẢI PHÁP VÀ ÁP DỤNG CHO CÔNG TY VINACOMM
3.1. Tổng quan về giải pháp ERP công ty VINACOMM.
3.1. Tổng quan về giải pháp ERP công ty VINACOMM.
Thông qua khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp hiện nay để tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trước bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu thì giải pháp ERP cho doanh nghiệp phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu tổng quan:
- Để đáp ứng được các yêu cầu tổng quát trên giải pháp mà tôi trình bày trong khuôn khổ luận văn này được khái quát trong sơ đồ sau và được chi tiết hoá trong phần hai.
Sơ đồ tổng quan hệ thống ERP công ty VINACOMM