3.2.3.1. Tổng quan giải pháp:
Quản trị tài sản cố định là một trong những phần quan trọng của giải pháp ERP cho doanh nghiệp nói chung và các công ty VINACOMM nói riêng. Nhu cầu doanh nghiệp cần quản lý tập trung hệ thống thông tin về tài sản cố định để chủ động tối đa trong sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển lâu dài.
Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay việc quản lý tài sản cố định nằm ở phòng kế toán và phòng quản trị thiết bị với hai mảng rời rạc và độc lập nhau như phòng quản trị quản lý số lượng, hiện trạng còn phòng kế toán quản lý giá trị. Các phần này gần như không thống nhất với nhau khiến các bộ phận khác nhau muốn có
thông tin đầy đủ về hiện trạng tài sản cố định mất khá nhiều thời gian và công sức và đôi khi không chính xác. Do đó cần có giải pháp quản lý tập trung mọi tài sản cố định của doanh nghiệp trên cùng hệ thống để đảm bảo các thông tin về tài sản được chia sẻ chung nhất cho toàn bộ các bộ phận có liên quan có thể nắm bắt như: bộ phận quản trị thiết bị quản lý thông tin sổ tài sản, thông tin sửa chữa bảo dưỡng, bộ phận kế toán quản lý nguồn vốn hình thành lên tài sản, khấu hao tài sản, đánh giá lại tài sản,…bộ phận kế hoạch nắm bắt được tình trạng quá khứ, hiện tại và tương lai các tài sản cố định của doanh nghiệp, bộ phận sản xuất nắm được hoạt động tài sản máy móc thiết bị để chủ động sản xuất…
Sơ đồ quản lý tài sản cố định
3.2.3.2. Chi tiết giải pháp
Các nghiệp vụ quản lý tài sản bao gồm: quản lý tăng tài sản, giảm tài sản, hồ sơ tài sản, tính khấu hao tài sản, quản lý các thay đổi thông tin tài sản, nâng cấp bảo dưỡng sửa chữa tài sản.
Là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định), thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như: nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc, thiết bị; phương tiện vận tải; dụng cụ văn phòng...
Phòng kế toán có nhiệm vụ hoạch định giá trị tất cả các tài sản cố định hữu hình ( tài sản như cơ sở vật chất: máy tính, phương tiện vận chuyển, dụng cụ văn phòng . . .) của công ty và kiểm kê tài sản 1 lần trong 1 tháng. Sau đó in các văn bản kiểm kê gửi lên cho ban Giám Đốc, có các công văn sử phạt đối với các hành vi làm thất thoát tài sản của công ty. Ước tính khấu hao tài sản do phục vụ sản xuất, làm việc, ngoại cảnh tác động . . . Từ đó lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng và thay thế thiết bị để phục vụ cho các phòng ban làm việc hiệu quả không bị dán đoạn.
b . Tài sản cố định vô hình:
Là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị, đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả...
Tài sản cố định vô hình bao gồm các phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương... đã phát triển tích góp từ lúc hình thành công ty đến thời điểm hiện nay. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ thực hiện viết các modul tính lương, chấm công, quản lý nhân sự mà khách hàng yêu cầu. Sau đó chuyển lên cho cấp lãnh đạo định giá quyết định, tiếp đó là chuyển cho phòng kế toán để lên sổ lưu trữ.