2.2.5.1. Giới thiệu chung
Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại, mỗi doanh nghiệp đều phải kiểm soát và phát huy tối đa các nguồn lực của mình để đưa ra một chiến lược phát triển bền vững. Là kết quả của hàng trăm năm phát triển kinh tế thị trường, kết hợp với gần một thế kỷ cách mạng. Công nghệ thông tin cùng với hơn 30 năm phát triển không ngừng, ERP (Enterprise Resource Planning) giúp cho các doanh nghiệp có thể hoạch định và kiểm soát hiệu quả tất cả các nguồn lực cần thiết để nhận, làm, giao hàng và lập tài khoản đơn đặt hàng của khách hàng, phân phối và dịch vụ. Nói cách khác, ERP là hệ thống các giải pháp phần mềm tổng thể có thể xử lý tất cả các giao dịch của doanh nghiệp trên nền tảng ứng dụng và cơ sở dữ liệu thống nhất.
ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn.
2.2.
a. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
b. Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
c. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh..
d. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
e. Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những phức tạp và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.