3.
Sơ đồ quản lý kho công ty VINACOMM
3.
2.4.2. Chi tiết giải pháp:
Giải pháp ERP về quản trị kho phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
a . Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống:
Mục tiêu này đảm bảo tính thống nhất chung cho toàn bộ hệ thống. Mỗi một vật tư trong cùng hệ thống có một danh điểm riêng đảm bảo kiểm soát vật tư một cách thống nhất giữa tất cả các kho của các đơn vị trong một tổng công ty. Điều này rất
quan trọng bởi công ty Vinacomm nhập hàng từ nước ngoài vật tư rất lớn và chi tiết lên tới hàng nghìn danh điểm, nếu không quản lý chặt chẽ và thống nhất trên toàn hệ thống thì khi muốn biết tình trạng xuất nhập tồn, đơn giá một vật tư sẽ tốn kém rất nhiều thời gian chi phí mà độ chính xác không cao ảnh hưởng nhiều đến tiến độ làm việc của công ty trong bối cảnh thị trường cạnh tranh hiện nay.
b. Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng, không gian kho:
Mỗi một danh điểm vật tư cần quan tâm đến rất nhiều các thông tin cần quản lý tới mức chi tiết nhất. Hệ thống ERP cần phải đáp ứng được yêu cầu này. Đó là các thông tin về đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, mã barcade quản lý, ngày sản xuất, nước sản xuất, thời hạn sử dụng, không gian lưu trữ trong kho, thời gian lưu kho…. Các thông tin này rất cần thiết trong quản lý.
Hiện nay các công ty Vinacomm rất quan tâm đến kiểm soát hàng hoá bán ra tại hệ thống phân phối của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoá được nhập kho ngoài các thông tin trên còn có một thông tin quan trọng cần quản lý đó là mã số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá.
c . Kiểm soát theo lô:
Ngoài các thông tin cần quản lý trên thì đặc điểm của công ty Vinacomm là vật tư thường nhập theo lô lớn nên cần quản lý chi tiết theo lô đảm bảo theo dõi được luồng vật tư luân chuyển trong quá trình kinh doanh.
d. Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho:
Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đưa ra được giá trị tồn kho của mỗi vật tư tại mỗi kho và tại toàn công ty. Điều đó giúp cho công ty lập được kế hoạch kinh doanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động được đầu vào và đầu ra cho hệ thống phân phối. Thị trường hiện nay các đơn hàng đều thay đổi rất nhanh và nguồn
nguyên vật liệu đầu vào phụ thuộc khá nhiều vào xuất nhập khẩu nên việc chủ động được nguyên liệu đầu vào là yếu tố sống còn trong cạnh tranh hiện nay.
Hệ thống kiểm soát chính xác xuất nhập tồn số lượng và giá trị từng danh điểm vật tư và hỗ trợ đưa ra các chi phí cho từng vật tư đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tư theo ba phương pháp chính:
+ Nhập trước xuất trước + Nhập sau xuất trước + Bình quân gia quyền
e. Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa chữa:
Mỗi danh điểm vật tư đều được quản lý chặt chẽ các Serial, Partnumber và khi đó bộ phận bảo hành sửa chữa sẽ căn cứ vào đó để lên các kế hoạch bảo hành sửa chữa.
f. Kiểm soát các mặt hàng có cấu trúc ( BOM ):
Hiện nay các công ty thường quản lý các danh điểm vật tư theo cấu trúc ba cấp: Vật tư Bộ phân Chi tiết. Do đó hệ thống ERP cũng hỗ trợ tối đa cá danh điểm vật tư có cấu trúc như vậy và được định nghĩa theo nhiều cấp khác nhau. Điều đó giúp các công ty quản lý được tổng thể và chi tiết từng danh điểm vật tư đến mức chi tiết nhất.
g . Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế:
Ngoài kiểm soát được xuất nhập tồn theo từng kho, từng công ty và theo tổng công ty về số lượng và giá trị hệ thống còn kiểm soát được chi phí nhập kho, chi phí lưu kho để từ đó làm đầu vào cho bài toán tối ưu dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất. Hệ thống sử dụng một số mô hình tối ưu dự trữ hướng quản trị kho tối ưu giá trị lưu trữ một cách phù hợp nhất. Mỗi danh điểm vật tư khi đó có một khoảng số lượng và giá trị lưu trữ đảm bảo an toàn sản xuất và tối thiểu hoá chi phí. Ngoài ra hệ thống sẽ đảm bảo tối ưu được tính toán nhu cầu mua hàng theo từng thời điểm, từng đơn hàng theo số lượng đặt hàng tối ưu nhất.
h
. Chuyển bút toán hàng tồn kho sang sổ cái:
Hệ thống tính toán giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và chuyển các bút toán sang sổ cái của kế toán tổng hợp xử lý.
Các bút toán xuất nhập đều được tự động điều chuyển vào sổ cái của kế toán.
m
. Các báo cáo quản trị:
Hệ thống ERP có các báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ các nghiệp vụ và quản trị tại từng kho và theo tổng công ty tại từng thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập vật tư; báo cáo tổng hợp nhập vật tư; báo cáo chi tiết xuất vật tư; báo cáo tổng hợp nhập vật tư; báo cáo chi tiết xuất nhập tồn vật tư; báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn vật tư; báo cáo tồn vật tư; báo cáo sửa chữa bảo dưỡng vật tư; hoá đơn xuất nhập vật tư chi tiết; báo cáo chi tiết kết chuyển vật tư sang sổ cái kế toán…