3.
Sơ đồ quản trị bán hàng công ty VINACOMM
3.
2.2.2. Chi tiết giải pháp quản trị bán hàng: a . Quản trị khách hàng
Thiết lập và quản trị danh mục khách hàng chung trên toàn bộ hệ thống bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Quản lý số địa chỉ giao hàng không hạn chế.
- Các thông tin về hoạch định chính sách tín dụng, công nợ của khách. - Các thông tin về phân tích doanh thu, doanh số của khách hàng. - Các tiêu thức mua hàng của từng đối tượng khách hàng.
- Phân loại khách hàng theo các thị trường riêng: thị trường mục tiêu, thị trường bán lẻ, thị trường phân phối, thị trường cao cấp.
Từ điển khách hàng thiết lập càng chi tiết theo các tiêu chí thì dữ liệu càng hữu ích cho quá trình phân tích dữ liệu cho nhà quản trị và việc quản lý hệ thống phân phối, bán hàng, đưa ra các chiến lược của công ty dễ dàng hơn.
b . Quản trị đơn đặt hàng
Các loại đơn hàng của công ty VINACOMM rất phong phú bao gồm đơn hàng nội địa cho thị trường phân phối trong nước, đơn hàng tự thiết kế chào hàng cho các thị trường mới. Do đó nhu cầu cần phải quản lý tất cả các loại đơn hàng trên với các nội dung chính sau:
- Loại hình bán hàng đa dạng thông qua lựa chọn trạng thái đơn hàng. - Hoạch định các tiêu thức nghiệp vụ cho đơn hàng.
- Theo dõi bán hàng ký quỹ. - Bán hàng khuyến mãi.
Dựa trên các thông tin đơn hàng của hệ thống bán hàng của công ty hệ thống ERP khi đó sẽ đưa được một loạt các báo cáo chính của quản trị bán hàng theo ba loại chính sau: Báo cáo bán hàng; Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng; Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng; Báo cáo bán hàng theo khách hàng; Báo cáo bán hàng theo sản phẩm; Chi tiết nhận hàng chưa có VAT; Chi tiết nhận hàng có VAT; Báo cáo doanh số bán hàng; Báo cáo bán hàng chi tiết; Báo cáo doanh thu; Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ; Bảng kê số lượng bán hàng; Bảng kê doanh thu chi tiết một mặt hàng; Thống kê doanh số bán hàng; Thống kê doanh thu bán hàng theo Max; Thống
kê doanh thu bán hàng theo Min; Bảng thống kê doanh thu bán hàng theo khu vực chi tiết và tổng hợp; Bảng kê hoá đơn bán hàng; Báo cáo công nợ bán hàng; Bảng kê công nợ đại lý; Bảng tổng hợp công nợ đại lý; Danh sách khách mua hàng; Danh sách khách không mua hàng…
c . Quản trị hàng trả lại
Hàng hoá trả lại là một phần phải quản lý trong quá trình quản lý bán hàng. Khi phát sinh hàng hoá bị trả lại tiến hành nhập kho đồng thời hệ thống tự động hạch toán lại công nợ khách hàng bằng cách trả tiền trực tiếp hoặc ghi giảm công nợ. Qua quản lý hàng hoá trả lại hình thành rõ các nguyên nhân hàng hoá bị trả lại để hình thành dữ liệu phân tích và nhà quản trị có thể biết được khuyết điểm của từng bộ phận để tiến hành điều chỉnh hợp lý.
d . Quản trị công nợ phải thu của khách hàng
Công nợ phải thu là một trong những phần quan trọng nhất của một công ty. Kiểm soát được luồng tiền của mình đang nằm chi tiết ở đâu, khu vực nào, thị trường nào… là nhu cầu thiết yếu của nhà quản trị doanh nghiệp ở mọi cấp. Nội dung quản trị công nợ phải thu của công ty VINACOMM cần giải quyết các vấn đề sau:
- Kiểm soát nhật ký hóa đơn ( trực tiếp hoặc từ module bán hàng chuyển lên).
- Kiểm soát nhật ký thanh toán thu tiền Khách hàng.
- Theo dõi công nợ KH tổng hợp, chi tiết và dự báo thu hồi công nợ. - Nhắc nợ và tính toán phạt công nợ quá hạn. Hệ thống nhắc nợ có thể được hỗ trợ bởi mail, tin nhắn SMS, thư nhắc nợ trực tiếp, hoặc qua thông báo nợ khách hàng.
- Kiểm soát các khoản trả trước, các khoản ký quỹ của Khách Hàng. - Thanh toán tự động hoặc khấu trừ công nợ.
- Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu: Bảng cân đối chi tiết các khoản nợ phải thu; Bảng tập hợp các khoản phải thu; Báo cáo tổng hợp các khoản phải thu;
- Các báo cáo thuế- doanh thu theo khách hàng; Báo cáo thuế - doanh thu theo hoá đơn; Báo cáo tổng hợp thuế - doanh thu; Bảng cân đối tổng hợp các khoản phải thu;
- Bảng kê hoá đơn theo tài khoản; Bảng kê hoá đơn không phát sinh thanh toán;Bảng kê hoá đơn phát sinh thanh toán; Báo cáo tổng hợp bán hàng; Nhật ký bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán khách hàng; Báo cáo chi tiết công nợ phải thu; Theo dõi công nợ; Kiểm kê công nợ các tài khoản; Biên bản đối chiếu công nợ; Bảng theo dõi công nợ bán hàng;Báo cáo lịch trả nợ ( Công nợ phải thu); Bảng kê xác nhận đối chiếu công nợ phải thu; Biểu chi tiết tình hình công nợ khó đòi; Theo dõi công nợ khách hàng đặt hàng phải được xây dựng đầy đủ đảm bảo cung cấp thông tin đa chiều về công nợ phải thu của khách hàng và các yêu cầu quản trị khách hàng.
Giải pháp ERP cho giải pháp bán hàng đảm bảo được các yêu cầu chi tiết của giải pháp đề ra ở trên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tốt nhất đầu ra của doanh nghiệp của mình, nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thương trường và chủ động tối đa trong các chiến lược phát triển của mình