Để có thể đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm gỗ ván ép ra thị trường ngoài, Hải Linh chú trọng chuyên môn hóa và thực hiện tốt các công việc của hoạt động xuất khẩu đảm bảo hoạt động xuất khẩu được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ nhất định được thể hiện ở Hình 2.5.
Giai đoạn 1: Nghiên cứu và lựa chọn thị trường xuất khẩu
Nghiên cứu thị trường là vấn đề đầu tiên đối với bất kỳ công ty nào muốn tham gia vào thị trường quốc tế. Giai đoạn này giúp cho Công ty trả lời
được câu hỏi “Đâu là thị trường mục tiêu cho sản phẩm gỗ ván ép plywood của Hải Linh?”. Là một Công ty có quy mô vừa và nhỏ mặc dù chưa thành lập được bộ phận riêng làm công tác nghiên cứu thị trường tuy nhiên Công ty vẫn tích cực thu thập những thông tin cần thiết về nhu cầu, biến động thị trường thông qua internet, các thông tin từ cơ quan bộ chuyên ngành như Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, bộ Công Thương, Hiệp hội gỗ và lâm sản Việt Nam, VCCI, văn phòng đại diện của Chính phủ tại các quốc gia... để có thể đứa ra quyết định về thị trường xuất khẩu. Năm 2009, xác định được thị trường Hàn Quốc có nhu cầu lớn về các loại gỗ ván nguyên liệu cho xây dựng, công ty đã cử đoàn khảo sát sang tìm hiểu thị trường vào tháng 2/2009. Đến tháng 10/2009 Công ty xuất khẩu lô hàng đầu tiên sang thị trường này.
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Hải Linh
Hình 2.5: Quy trình công việc của hoạt động xuất khẩu của Công ty Hải Linh
Giai đoạn 2: Lựa chọn đối tác giao dịch
Việc lựa chọn được đối tác giao dịch đáng tin cậy có ý nghĩa rất quan trọng trong thành công của hoạt động xuất khẩu. Đối tác được công ty lựa chọn thông qua các đánh giá về:
- Tình hình hoạt động kinh doanh - Tìm lực tài chính
- Uy tín thương mại của các doanh nghiệp này
tác với nhiều doanh nghiệp khác nhau như tập đoàn vật liệu xây dựng Sojitz, Yuasa của Nhật Bản, công ty TNHH thương mại Duo Back của Hàn Quốc… Đây đều là những doanh nghiệp lớn, có uy tín, hoạt động kinh doanh tốt và là những đối tác lâu dài cho hoạt động xuất khẩu của Hải Linh.
Giai đoạn 3: Đàm phán và kí kết hợp đồng xuất khẩu
Giai đoạn này được đánh giá là một trong những giai đoạn khó khăn và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình xuất khẩu của Công ty. Việc kí kết hợp đồng phải thống nhất được các nội dung liên quan đến sản phẩm, giá cả, khối lượng giao dịch, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển, điều khoản liên quan đến khiếu nại, trọng tài… dựa trên nguyên tắc công bằng, hai bên cùng có lợi.
Quá trình đàm phám và kí kết hợp đồng được thực hiện chủ yếu bằng tiếng Anh nên từ khi thành lập Công ty đã chủ trương tuyển chọn những cán bộ thanh toán vừa có năng lực vừa có trình độ ngoại ngữ tránh những nhầm lẫn và hiểu sai trong quá trình đàm phán.
Giai đoạn 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Để có thể thực hiện tốt công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu, Công ty đã cụ thể hóa quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thành 7 bước cụ thể như Hình 2.6:
Thứ nhất là, xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phép xuất khẩu là biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lí hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu không xin được giấy phép xuất khẩu buộc Công ty phải hủy bỏ hợp đồng đã kí kết với khách hàng. Do đó, Công ty luôn coi đây là một việc quan trọng và thực hiện trước hết.
Thứ hai là, chuẩn bị hàng xuất khẩu. Sau khi xin được giấy phép xuất khẩu, Công ty tiến hành thu gom hàng tập trung thành lô hàng để xuất khẩu, đóng gói bao bì, kí mã hiệu hàng xuất khẩu.
Thứ ba là, kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu. Hàng hóa trước khi được xuất đi phải được kiểm tra chất lượng một lần nữa đảm bảo cung ứng sản phẩm gỗ ván ép plywood chất lương cho đối tác.
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Hải Linh
Hình 2.6: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công ty Hải Linh
Thứ tư, thuê mướn phương tiện vân tải. Công ty Hải Linh chủ yếu áp dụng hai điều kiện cơ sở giao hàng là FOB, CFR vì thế đều phải chịu chi phí thuê phương tiện vân tải. Với điều kiện cơ sở giao hàng CFR, Hải Linh chịu hoàn toàn chi phí đưa hàng đến cảng dỡ hàng bao gồm chi phí thuê phương tiện vận chuyển từ kho đến cảng Hải Phòng và chi phí thuê tàu vận chuyển đến cảng dỡ hàng. Đối với điều kiện giao hàng FOB, Công ty chỉ phải chịu chi phí thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng đến cảng bốc hàng.
Thứ năm, làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Với hai điều kiện cơ sở giao hàng FOB, CFR buộc Công ty phải thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu.
Thứ sáu, tiến hành giao hàng lên tàu lấy vận đơn và thông báo ngày giờ địa điểm hàng đến nơi cho đối tác.
Và cuối cùng là thực hiện khiếu nại và giải quyết khiếu nại từ đối tác như khiếu nại của khách hàng về giao hàng không đúng thời gian, sản phẩm không đúng chất lượng, mẫu mã… Công ty Hải Linh luôn cố gắng thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu, tránh những khiếu nại không đáng có xảy ra vì vậy chưa nhận được bất cứ khiếu nại từ khách hàng nào của mình.