+ Tài khoản nội bảng:
Tài khoản thể hiện nghiệp vụ cho vay thuộc tài sản có của ngân hàng (nghiệp vụ bên có), tài khoản đợc sử dụng để ghi chép, phản ánh toàn bộ số tiền cho vay của ngân hàng đối với ngời đi vay, đồng thời ghi chép và phản ánh số tiền ngời vay trả nợ ngân hàng theo các kỳ nhất định.
Tơng ứng với hình thức cho vay từng lần là tài khoản cho vay thông thờng. Tơng ứng với hình thức cho vay theo HMTD là tài khoản cho vay theo HMTD.
Tài khoản cho vay từng lần.
Khi các đơn vị, tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, t nhân cần và có đủ điều kiện vay vốn và đợc ngân hàng cho vay thì kế toán ngân hàng sẽ tiến hành mở cho mỗi ngời vay một tài khoản cho vay tơng ứng(tài khoản phân tích).
Tài khoản cho vay từng lần:
Bên nợ: - Thể hiện số tiền ngân hàng thực cho khách hàng vay. Bên có: - Thể hiện số tiền khách hàng đã trả nợ ngân hàng.
- Thể hiện số tiền chuyển nợ quá hạn (nếu có).
D nợ: - Phản ánh số tiền ngời vay còn nợ NH tính đến một thời điểm nào đó.
Tài khoản cho vay theo hạn mức tín dụng.
Tùy theo sự thoả thuận giữa ngân hàng và ngời đi vay, ngân hàng sẽ cho khách hàng vay theo 2 tài khoản (tài khoản cho vay theo hạn mức cùng tài khoản tiền gửi thanh toán) hoặc chỉ cho vay theo một tài khoản (tài khoản tín dụng vốn lu động và không mở tài khoản tiền gửi thanh toán)
Kết cấu của từng hình thức tài khoản cho vay theo hạn mức đ ợc thể hiện nh sau:
- Đối với khách hàng mở 2 tài khoản: tài khoản tiền gửi thanh toán và tài khoản cho vay theo hạn mức. Quy trình hạch toán cho vay và thu nợ đợc thực hiện trên tài khoản cho vay theo hạn mức với cấu trúc nh sau:
Bên nợ: Thể hiện số tiền ngân hàng cho vay theo hạn mức đã ký kết.
Bên có: Thể hiện số tiền ngân hàng thu nợ trên cơ sở tiền bán hàng hay các khoản thu nhập khác nộp vào.
D nợ: Phản ánh số tiền mà khách hàng còn nợ ngân hàng (d nợ cao nhất bằng HMTD).
Trờng hợp hết d nợ nhng khách hàng vẫn nộp tiếp các khoản thu của mình cho ngân hàng thì kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản thời gian thanh toán.
- Đối với những khách hàng chỉ vay theo 1 tài khoản (tài khoản tín dụng vốn lu động), thì cả hai quá trình hạch toán cho vay và thu nợ đều đợc thực hiện trên tài khoản này. Tài khoản này vừa có tính chất tài khoản cho vay vừa có tính chất tài khoản tiền gửi thanh toán. Vì thế, tài khoản này có thể d nợ hoặc d có.
Kết cấu của tài khoản tín dụng vốn l u động đ ợc thể hiện nh sau:
Bên nợ: Thể hiện toàn bộ số tiền chi trả của đơn vị vay bao gồm cả khoản chi thuộc đối tợng cho vay của ngân hàng và những khoản chi trả không thuộc đối t- ợng vay của ngân hàng.
Bên có: Thể hiện toàn bộ thu nhập của khách hàng vay. D nợ: Thể hiện số tiền khách hàng (đơn vị vay) nợ ngân hàng. D có: Thể hiện số tiền đơn vị gửi tại ngân hàng.
Trong quan hệ tín dụng giữa ngời đi vay và ngân hàng không phải lúc nào ngời vay cũng trả nợ ngân hàng đúng kỳ hạn. Trong trờng hợp đến hạn trả nhng ngời vay không đủ khả năng trả nợ và cũng không đựơc ngân hàng gia hạn nợ thì số nợ đó sẽ đợc chuyển sang tài khoản nợ quá hạn để theo dõi thu hồi với một mức lãi suất cao hơn lãi suất cho vay thông thờng.
Kết cấu của tài khoản nợ quá hạn:
Bên có: Thể hiện số tiền thu nợ quá hạn hoặc số tiền đợc điều chỉnh lại chuyển sang tài khoản cho vay.
D nợ: Phản ánh số nợ quá hạn cha thu.
Các tài khoản cho vay, nợ quá hạn sẽ đợc mở theo từng loại nợ (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và theo từng đơn vị để thuận tiện cho việc theo dõi.
+ Tài khoản ngoại bảng:
Hiện nay, do các hình thức cho vay còn tồn tại nhiều hạn chế về mặt pháp lý và chứa đựng nhiều rủi ro gây thất thoát vốn cho ngân hàng, nên các ngân hàng th- ơng mại thờng tiến hành cho vay khi khách hàng có tài sản đảm bảo. Khi đó, bên cạnh việc hạch toán nội bảng kế toán cũng mở thêm tài khoản ngoại bảng để theo dõi các tài sản dùng dùng làm tài sản đảm bảo cho các món vay của khách hàng.
Tài khoản ngoại bảng đợc hạch toán dựa trên phiếu nhập, xuất tài sản, có kết cấu nh sau:
Bên nhập: Thể hiện toàn bộ giá trị tài sản hoặc giấy tờ tài sản nhập kho bảo quản. Bên xuất: Thể hiện giá trị tài sản hoặc giấy tờ tài sản xuất kho trả lại cho khách hàng
khi thu hết nợ.
Còn lại: Thể hiện giá trị tài sản hoặc giấy tờ tài sản ngân hàng còn đang giữ của khách hàng.
Đối với các khoản lãi cha thu phát sinh (lãi treo) kế toán sẽ không nhập lãi vào gốc mà hạch toán vào tài khoản ngoại bảng “lãi treo” để tiếp tục theo dõi thu hồi.
Bên nhập: Thể hiện số lãi treo đến hạn truy thu. Bên xuất: Thể hiện số lãi treo đã truy thu. Còn lại: Thể hiện số lãi treo cha thu đợc.
Việc mở chi tiết của các tài khoản đều có thể đợc ký hiệu theo mã số tơng ứng của các tài khoản cấp III, cấp IV và cấp V của các ngân hàng.
1.3.2 Quy trình kế toán cho vay ngoài quốc doanh.
1.3.2.1 Quy trình kế toán cho vay, thu nợ đối với phơng thức cho vay từng lần. Kế toán giai đoạn cho vay.
Mỗi lần có nhu cầu vay vốn, khách hàng làm đơn xin vay gửi tới ngân hàng để trình bày lý do xin vay. Đây là một căn cứ giúp ngân hàng xem xét, tính toán, quyết định cho vay. Nếu khoản vay đợc lãnh đạo ngân hàng ký duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán tiến hành nghiệp vụ hạch toán kế toán, thanh toán. Bộ phận kế toán kiểm soát lại đồng thời hớng dẫn ngời vay lập các chứng từ kế toán nhận tiền vay. Trong trờng hợp khách hàng sử dụng đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ thì sẽ không cần lập khế ớc vay tiền. Khi lập khế ớc vay tiền hoặc đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ thì phải lập đủ số lợng liên qui định và ghi đầy đủ các yếu tố trên mẫu in sẵn để có thể đảm bảo tính pháp lý của chứng từ cho vay. Trong trờng hợp các khoản cho vay phát tiền vay làm nhiều lần thì không nhất thiết mỗi lần phát tiền vay phải lập khế ớc vay tiền riêng, thay vào đó có thể lập một khế ớc cho cả khoản vay đó và quá trình phát tiền vay sẽ đợc theo dõi tại mặt sau của khế ớc. Sau khi kết thúc các thủ tục giấy tờ cho vay theo đúng qui định, kế toán căn cứ theo chứng từ để hạch toán:
Bên nợ TK: cho vay của ngời vay ( TK cho vay thông thờng)
Bên có TK: tiền mặt tại quỹ( TK: 1011) với trờng cho vay bằng tiền mặt. hoặc TK: tiền gửi của ngời thụ hởng với trờng hợp cho vay bằng các
khoản.
Hoặc TK: phản ánh thanh toán qua lại giữa các ngân hàng( bù trừ) nếu ngời thụ hởng mở tài khoản ở những ngân hàng khác.
Riêng đối với các món vay có tài sản thế chấp cầm cố, kế toán sẽ ghi nhập vào tài khoản ngoại bảng là “tài sản thế chấp cầm cố”
Kế toán giai đoạn thu nợ và thu lãi.
Sổ chi tiết cho vay của từng đơn vị vay vốn sẽ kế toán viên lu giữ và theo dõi. Sau khi hoàn thành phát tiền vay, khế ớc vay tiền hay đơn xin vay tiền kiêm giấy nhận nợ sẽ đợc lu trong hồ sơ vay vốn của ngời đi vay để có thể theo dõi thu tiền nợ. Khế ớc trong hồ sơ vay vốn cần phải sắp xếp một cách khoa học nhằm theo dõi chặt chẽ kỳ hạn nợ với mục đích thu nợ, thu lãi kịp thời khi đến hạn.
Một đặc điểm của phơng thức cho vay từng lần đó là mỗi lần cho vay đều phải xác định thời hạn trả. Đến hạn ngời đi vay cần có trách nhiệm trả nợ ngân hàng,
nếu đến kỳ hạn trả nợ ngời đi vay không có khả năng trả đủ nợ cho ngân hàng thì kế toán ngân hàng chủ động trích tài khoản tiền gửi của ngời vay để thu hồi nợ. Trong trờng hợp tài khoản tiền gửi của ngời vay đã hết số d và khoản vay đó không đợc ngân hàng gia hạn nợ thì kế toán ngân hàng sẽ làm thủ tục chuyển nợ quá hạn.
Các bút toán phản ánh trong quá trình thu nợ:
- Nếu thu cả gốc và lãi tại cùng một thời điểm thì kế toán ghi. Nợ TK: tiền mặt hoặc tài khoản tiền gửi của ngời đi vay (phần gốc và lãi). Có TK: cho vay của ngời đi vay (phần gốc)
Có TK: thu nhập tơng ứng của ngân hàng (tiểu khoản thu lãi cho vay) phần lãi. - Thu gốc và lãi của món vay không tại cùng một thời điểm.
Trong trờng hợp này kế toán cho vay sẽ thu lãi hàng tháng theo số d nợ tài khoản cho vay (dựa theo phơng pháp tích số).
Do vậy việc thu nợ và thu lãi sẽ đợc hạch toán tại những thời điểm khác nhau. Hạch toán cho giai đoạn thu lãi.
Nợ TK: tiền mặt tại quỹ (nếu thu tiền mặt).
hoặc TKTG của khách hàng (nếu thu bằng các khoản). Có TK: thu nhập tơng ứng của ngân hàng (tiểu khoản thu lãi). Hạch toán cho giai đoạn thu gốc:
Nợ TK: tiền mặt tại quỹ (nếu thu tiền mặt)
Hoặc TKTG của khách hàng (nếu thu bằng các khoản) Có TK: cho vay của khách hàng.
• Kế toán chuyển nợ quá hạn:
Do có hai cách định kỳ hạn nợ nên sẽ có hai cách theo dõi tiền cho vay theo món. Nếu định kỳ hạn trả nợ vào một ngày nhất định trong tháng thì khi đến ngày của kỳ hạn nợ kế toán sẽ làm thủ tục thu hồi nợ. Hết ngày đó nếu ngời đi vay cha có khả năng trả nợ thì sẽ bị chuyển sang tài khoản nợ quá hạn. Nếu định kỳ hạn nợ theo tháng thì số nợ phải thu sẽ đợc tiến hành thu trong cả tháng kỳ hạn nợ. Hết tháng nếu ngời vay không hoàn thành trả nợ cho ngân hàng và cũng không đợc gia hạn nợ thì kế toán sẽ tiến hành chuyển số nợ đó sang tài khoản nợ quá hạn.
Nợ TK nợ quá hạn (mở cho từng khách hàng vay). Có TK cho vay của ngời vay.
- Xử lý lãI vay khi chuyển nợ quá hạn:
Trờng hợp khi đến hạn nhng khách hàng cha trả hết lãi, thì ngân hàng sau khi tính lãi sẽ tiến hành hạch toán ngoại bảng: ghi nhập tài khoản “lãi cha thu” và theo dõi cho tới khi tài khoản tiền gửi của khách hàng có tiền thì sẽ thu hồi.
Khi thu kế toán hạch toán ngoại bảng: xuất tài khoản “lãi cha thu” đồng thời nội bảng ghi:
Nợ TK tiền gửi của ngời vay (phần lãi). Có TK thu nhập của ngân hàng (phần lãi)
Khi thu hồi nợ kế toán cho vay phải thực hiện xóa nợ trên khế ớc vay tiền, những khế ớc thu hết nợ khi xoá xong sẽ đợc lu thành tập riêng. Những khế ớc chỉ thu một phần thì đợc trở lại hồ sơ vay vốn của khách hàng để tiếp tục theo dõi thu nợ. Khế ớc chuyển nợ quá hạn đợc lu ở hồ sơ quá hạn.
1.3.2.2 Quy trình kế toán cho vay theo hạn mức tín dụng. Kế toán giai đoạn cho vay.
Cơ sở để kế toán phát tiền vay theo hình thức cho vay này là HMTD đã thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng vay vốn ghi trên hợp đồng tín dụng trong kỳ. Trong phạm vi hạn mức tín dụng và trong thời hạn hiệu lực của hợp đồng tín dụng, mỗi lần nhận tiền vay, ngời vay chỉ cần lập giấy nhận nợ tiền vay cùng với các chứng từ xin vay phù hợp với mục đích sử dụng vốn đợc kí kết trong hợp đồng tín dụng. Nh vậy, trách nhiệm của kế toán là phải giám sát chặt chẽ d nợ tài khoản cho vay để d nợ của tài khoản cho vay không vợt quá HMTD đã quy định trong kỳ.
Kế toán ngân hàng sau xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với HMTD, nếu đủ điều kiện thì dựa vào chứng từ để hạch toán:
Nợ TK: cho vay theo HMTD, tài khoản tín dụng vốn lu động. Có TK: tiền mặt tại quỹ (nếu cho vay tiền mặt)
Tài khoản của ngời thụ hởng (nếu thanh toán trong cùng ngân hàng)
Tài khoản thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (nếu thanh toán không cùng ngân hàng).
Kế toán giai đoạn thu nợ và thu lãi.
Trong phơng thức cho vay theo hạn mức tín dụng, việc trả nợ của khách hàng dựa trên cơ sở vòng quay vốn tín dụng hoặc ngời vay trả nợ theo từng tháng đợc thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng. Ngời vay phải nộp tiền bán hàng cũng nh các khoản thu nhập khác vào bên có của tài khoản cho vay để trả nợ cho ngân hàng. Nếu hết tháng đơn vị vay không hoàn thành kế hoạch trả nợ đồng thời không đợc xem xét để chuyển sang thu tiếp ở tháng tiếp theo thì kế toán sẽ chuyển số tiền còn nợ đó sang tài khoản nợ quá hạn.
• Thu nợ gốc
Hạch toán thu nợ dựa trên số tiền bán hàng của đơn vị nộp vào ngân hàng hàng ngày.
- Trờng hợp thu bằng tiền mặt hạch toán: Nợ TK: tiền mặt tại quỹ (TK1011)
Có TK: cho vay theo HMTD (nếu chỉ vay theo một tài khoản) - Trờng hợp nộp bằng chuyển khoản hạch toán:
Nợ TK: tiền gửi của ngời chi trả (nếu thanh toán trong cùng ngân hàng)
TK thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (nếu thanh toán khác ngân hàng).
Có TK: cho vay theo hạn mức tín dụng (nếu vay theo hai tài khoản) TK tín dụng vốn lu động (nếu vay theo một tài khoản).
Theo nguyên tắc ngân hàng chỉ thu nợ trong phạm vi số tiền đã cho vay, nên đối với các đơn vị vay theo 2 tài khoản thì ngân hàng sẽ chỉ thu nợ trong phạm vi d nợ của tài khoản vay này. Nếu đơn vị vay đã trả toàn bộ nợ thì ngân hàng hạch toán vào tài khoản tiền gửi thanh toán của đơn vị vay; trờng hợp vay một tài khoản nếu đơn vị đã trả hết nợ cho ngân hàng mà vẫn tiếp tục nộp tiền bán hàng thì kế toán vẫn tiếp tục ghi vào bên có tài khoản tín dụng vốn lu động.
Trờng hợp tài khoản tín dụng vốn lu động d có nghĩa là đơn vị vay gửi vốn lu động vào ngân hàng, khi đó ngân hàng sẽ tính và trả lãi cho đơn vị theo lãi suất tiền gửi.
Đối với khách hàng vay theo hai tài khoản cho vay theo HMTD thì việc thu lãi đợc tiến hành hàng tháng theo phơng pháp tích số. Khách hàng có thể nộp bằng tiền mặt hoặc ngân hàng có thể thu từ tài khoản tiền gửi thanh toán. Trờng hợp các đơn vị vay theo một tài khoản (Tài khoản tín dụng vốn lu động) thì lãi thu đợc có thể hạch toán vào bên nợ của tài khoản này (thu qua chuyển khoản hoặc thu bằng tiền mặt).
Quy trình hạch toán đợc tiến hành nh sau: - Nếu nộp bằng tiền mặt:
Nợ TK: tiền mặt tại quỹ.
Có TK: thu nhập của ngân hàng. - Nếu nộp bằng chuyển khoản:
Nợ TK: tiền gửi của ngời chi trả (nếu thanh toán trong cùng ngân hàng). TK thanh toán qua lại giữa các ngân hàng (nếu thanh toán khác ngân hàng).
Có TK: thu nhập của ngân hàng.
Trờng hợp khách hàng cha nộp đủ toàn bộ lãi đến hạn cho ngân hàng nhng HMTD theo hợp đồng vẫn còn thì ngân hàng có thể tiếp tục hạch toán nh sau.
Nợ TK: cho vay theo HMTD (nếu vay theo hai tài khoản). hoặc TK tín dụng vốn lu động (nếu vay theo một tài khoản). Có TK: Thu nhập của ngân hàng.
• Kế toán chuyển nợ quá hạn.
Đến kỳ hạn, nếu khách hàng vay không hoàn thành kế hoạch trả nợ và cũng không đợc xem xét để chuyển sang thu tiếp ở tháng tiếp theo thì kế toán sẽ lập phiếu chuyển khoản để chuyển số tiền khách hàng còn nợ ngân hàng sang tài khoản nợ