• Khó khăn lớn nhất với công ty hiện nay là nguồn vốn. Trong khi cần
nguồn vốn khá lớn để nhập khẩu thì vốn lưu động của công ty lại khá eo hẹp.
Có thể đưa ra một số nguyên nhân là:
Nền kinh tế suy thoái, Chính phủ thắt chặt tiêu dùng dẫn đến đầu tư cho y tế, giáo dục giảm sút, dẫn đến các bệnh viện, trường học công giảm các kế hoạch mua sắm, thay thế thiết bị, máy móc làm giảm cầu của công ty. Việc tìm khách hàng trở nên khó khăn hay ngày càng yêu cầu khắt khe về thanh toán, giảm tiền tạm ứng, vốn ngày càng khan hiếm
Nguồn hạn mức của các ngân hàng không đủ cho hoạt động của công ty. Ngân hàng gây chậm trễ trong việc xem xét, cấp bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, sử dụng dòng tiền không đúng mục đích sử dụng, tiền tạm ứng của khách hàng dùng để mua hàng chuyển vào ngân hàng lập tức bị chuyển sang thanh toán cho một khoản nợ khác.
Kể từ 1/1/2013 cơ quan hải quan do khó quản lý nợ thuế XNK đã quy định doanh nghiệp phải nộp thuế ngay khi thông quan, không cho công ty ân hạn thuế, làm tăng chi phí lãi vay ngân hàng trong thời gian lẽ ra trước đây được chậm nộp thuế.
• Một trong những hạn chế trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng công tác bán
hàng là thời gian giao hàng. Như đã nói ở trên, ngoài việc giao hàng cho khách hàng, đối với mặt hàng thiết bị y tế còn cần lắp đặt, hướng dẫn sử dụng nên quá trình bàn giao mất nhiều thời gian hơn. Một số dự án gần đây mà công ty thực hiện phải tiến hành cùng lúc trên địa bàn nhiều tỉnh như Dự án hỗ trợ y tế các tỉnh miền núi phía Bắc, Dự án hỗ trợ y tế các tỉnh Nam Trung Bộ phải gia hạn bàn giao.
Thủ tục nhập khẩu rườm rà, nhất là thủ tục thông quan, kiểm nghiệm hàng hóa. Công đoạn xếp dỡ chưa thật khẩn trương. Đơn vị Hải quan gây khó khăn cho công ty, giữ hàng kiểm tra hoặc không đồng ý với các khoản khai báo trong tờ khai hải quan, buộc doanh nghiệp phải giải thích nhiều lần dẫn đến chậm thông quan.Đơn vị kiểm nghiệm hàng hóa tiến hành chậm gây khó trong quá trình thông quan dẫn đến chuyển hàng đi muộn.
Do lắp đặt máy móc ở những địa phương xa, giao thông hạn chế, thời tiết mưa bão làm tăng thời gian vận chuyển dẫn đến giao hàng muộn.
Do số lượng kỹ sư tham gia vận chuyển, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bàn giao hàng hóa còn thiếu.
Một số cơ sở được bàn giao thiết bị không đủ năng lực tiếp nhận hoặc không có nhu cầu buộc phải điều chuyển cho cơ sở khác.
• Một tồn tại khác phải kể đến là trong quá trình thực hiện các thương vụ
đôi khi vẫn phát sinh những chi phí không đáng có và có thể phòng tránh như tiền phạt lưu kho quá hạn, tiền phạt do chậm trễ giao hàng, chi phí sửa đổi chứng từ, chậm chuyển giao chứng từ cho chủ đầu tư dẫn đến chậm được thanh toán (chi phí lãi vay)...
Những tồn tại này là do:
Công ty chậm đôn đốc các đối tác hoàn thiện chứng từ, hàng hóa
Phía đối tác có những thay đổi trong hoạt động nhưng không kịp thời thông báo, trong quá trình thương thảo hợp đồng còn sơ sót. Ví như, đối tác thay đổi số tài khoản ngân hàng nhưng không kịp thời thông báo, hợp đồng được soạn theo tài liệu cũ dẫn đến phải sửa đổi hợp đồng.
Chậm trễ trong liên hệ với các bên kiểm nghiệm hàng hóa, giao nhận, kho bãi dẫn đến quá hạn.
• Ngoài ra, còn một khó khăn do cơ chế quản lý của công ty. Tại TOCONTAP HANOI các hoạt động xuất nhập khẩu nghiệp vụ đều do các cán bộ kinh doanh thực hiện dưới sự ủy quyền của Tổng giám đốc. Tuy nhiên, quá trình thanh toán cho khách hàng lại không được giao quyền mà vẫn thuộc quyền kiểm soát của Tổng giám đốc. Khi cán bộ kinh doanh có yêu cầu thanh toán, Tổng giám đốc sẽ chỉ thị xuống kế toán và tiến hành thanh toán. Do nhiều lý do khách quan, số lượng công việc lớn hoặc công ty không có sẵn tiền mặt nên đôi khi những yêu cầu này bị ách lại, gây nhiều phiền toái cho khách hàng cũng như cán bộ chuyên trách.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ Y TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP
KHẨU TẠP PHẨM
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3.1.1. Mục tiêu
• Mục tiêu toàn công ty
Trong bối cảnh kinh tế nhiều khó khăn, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng đều gắng gượng tồn tại, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Tạp phẩm cũng không ngoại lệ.
Do đó, mục tiêu trước mắt của công ty vẫn là tiếp tục duy trì kinh doanh, bảo tồn vốn chủ sở hữu, đảm bảo lượng vốn lưu động cho hoạt động.
Mục tiêu trong dài hạn của công ty là phục hồi vị thế là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu của Việt Nam.
• Mục tiêu mảng nhập khẩu thiết bị y tế
Tổng kim ngạch nhập khẩu TTBYT năm 2013: 6 triệu USD.
Nếu xét 9 tháng năm 2013, kim ngạch TBYT đã đạt 5,7 triệu USD đạt 95% kế hoạch năm.
Trong các năm tiếp theo, công ty sẽ chú trọng không ngừng nâng cao kim ngạch nhập khẩu, gia tăng lợi nhuận kinh doanh, mở rộng cung cấp TTBYT ra cả ba miền Bắc, Trung, Nam. Phấn đấu đến năm 2015 tổng kim ngạch NK đạt 8 triệu USD, lợi nhuận đạt 2 triệu USD
3.1.2. Phương hướng
• Gắn hoạt động nhập khẩu của Công ty với phương hướng và chiến lược
phát triển của lĩnh vực TTBYT - Bộ Y Tế.
• Đưa TOCONTAP HANOI trở thành tên tuổi lớn trên thị trường thiết bị y
tế, mở rộng vùng ảnh hưởng của mình ra khu vực thị trường mới, khu vực trung tâm và khu vực thị trường lân cận.
• Đa dạng hóa nhà cung cấp nước ngoài trên cơ sở các bạn hàng truyền
• Tiếp tục tăng kim ngạch của công ty trong lĩnh vực trang thiết bị y tế năm sau cao hơn năm trước để đóng góp vào tổng kim ngạch của công ty, góp phần hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao.
• Củng cố ổn định bộ máy tổ chức, động viên huy động nhân viên tham gia
đóng góp trí tuệ và công sức xây dựng TOCONTAP phát triển vững mạnh. Tạo mọi điều kiện thuận lợi hơn nữa cả về quyền lợi vật chất, lương thưởng để k huyến khích những người làm ăn giỏi ngày càng gắn bó hơn với công ty
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ Y TẾ CỦA CÔNG TY
Phát triển hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế của công ty không chỉ nhằm tăng kim ngạch nhập khẩu mà quan trọng hơn là nâng cao hiệu quả nhập khẩu, tăng tỷ suất lợi nhuận trên từng dự án, rút ngắn thời gian các nghiệp vụ nhập khẩu bằng cách làm đúng ngay từ đầu, rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng và tăng trưởng ổn định trong các giai đoạn tiếp theo.
Dựa trên những phân tích từ các chương trước cũng như những mặt hạn chế đã đề cập ở trên, bài nghiên cứu xin đưa ra một số giải pháp phát triển hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế cho TOCONTAP HANOI như sau:
3.2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu và tìm kiếm thị trýờng
3.2.1.1. Thị trường đầu vào
Với nhà cung cấp nước ngoài, công ty luôn là đối tác uy tín vì vậy họ luôn có ý thức giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với TOCONTAP. Đây là nhân tố thuận lợi để công ty có thể tăng cường hợp tác sâu rộng và chiếm được nhiều ưu đãi từ họ. Tuy nhiên không thể chỉ tập trung giao dịch với các nhà cung cấp truyền thống. Công ty cần đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, tìm kiếm, đa dạng hóa nhà cung cấp nước ngoài.
Công ty có thể tìm hiểu về các đối tác nước ngoài thông qua các bạn hàng truyền thống trong nước, xem họ thường cần những loại thiết bị gì, của hãng nào hoặc theo các thông tin thu thập được từ Bộ Y tế, Bộ Công thương, các Website tin tức thương mại, Hiệp hội ngành nghề, tin tức xuất nhập khẩu từ đó thu thập thông tin về sản phẩm, mức giá, cách thức phân phối của các nhà cung cấp này, nếu họ có ưu điểm hơn so với các đối tác hiện có và khả năng của công ty có thể hợp tác được thì tìm cách liên hệ với chi nhánh, nhà thương mại trung gian hoặc trực tiếp mua hàng từ họ.
Do đối tượng là các doanh nghiệp không có trụ sở chính tại Việt Nam nên vấn đề xác thực địa vị pháp lý, sức mạnh tài chính, sản phẩm là quan trọng và cũng rất khó khăn. Hoạt động này cần được tiến hành kỹ lưỡng, thu thập thông tin các
đơn hàng đã từng có của nhà cung cấp đó với các doanh nghiệp trong nước khác về giá trị đơn hàng, tiến độ giao hàng, cách thức thanh toán của các bên, người đại diện, hoặc nhờ sự trợ giúp thông tin của Đại sứ quán, các cơ quan hữu quan.
Ngoài vấn đề đối tác, nghiên cứu thị trường đầu vào bao gồm cả công tác nghiên cứu các chính sách thương mại quốc tế cũng như các chính sách bảo hộ mậu dịch của mỗi quốc gia, cần có thông tin các biến động về kinh tế, chính trị, văn hóa thậm chí các ngày lễ hội (được coi là ngày nghỉ quốc gia, các cơ quan thuộc Chính phủ không làm việc) của mỗi nước, những thông lệ quốc tế, những tập quán thương mại quốc tế hay những công ước quốc tế để vận dụng chúng một cách có hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu.
Vấn đề tỷ giá giữa đông Việt Nam với các ngoại tệ dùng để nhập khẩu, sự biến động tỷ giá và giá trị tỷ giá được chọn để khai trong tờ khai hải quan cũng cần được quan tâm nghiên cứu.
3.2.1.2. Thị trường đầu ra
Để có thể tăng kim ngạch nhập khẩu thì công tác tìm kiếm khách hàng trong nước là vấn đề quan trọng hàng đầu
Trong bối cảnh khó khăn chung như hiện nay, việc giữ chân khách hàng đã khó tìm kiếm khách hàng mới còn khó khăn hơn gấp bội. Chính vì vậy mà việc xúc tiến bán, marketing, tìm kiếm khách hàng là vô cùng cần thiết.
Cần quan tâm nghiên cứu tìm ra loại máy móc thiết bị mà khách hàng đang cần họ ưa chuộng nhà cung cấp nào, thông số kỹ thuật ra sao, quy cách phẩm chất, vật tư đi kèm để tìm nguồn hàng phù hợp. Thông tin từ Bộ Y tế, từ các đối tác cũ, các thông tin về việc xây mới, mở rộng cơ sở y tế là các thông tin cần được quan tâm đặc biệt.
Do hoạt động chuyên về mảng làm thầu nên trong mỗi thương vụ thực hiện, chất lượng hàng hóa và uy tín là vấn đề phải đặt lên hàng đầu. Chính yếu tố này là cách xúc tiến hiệu quả nhất. Khi đó, các giấy mời thầu trong lĩnh vực y tế sẽ tự động được gửi về công ty. Công việc tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ tài chính, hồ sơ năng lực theo yêu cầu của mời thầu.
Ngoài khách hàng là đơn vị sử dụng trực tiếp, công ty nên quan tâm đến các khách hàng là các công ty thương mại trung gian. Họ thường là các công ty vừa và nhỏ, không có khả năng nhập khẩu trực tiếp, thường nhập lại từ các công ty nhập khẩu lớn. Thiết lập quan hệ với họ sẽ góp phần làm tăng lượng tiêu thụ cho công ty. Các khách hàng đã từng hợp tác dù đã một thời gian không có thêm thương vụ nào cũng cần được quan tâm, giữ mối quan hệ tốt.
Không chỉ khách hàng, nghiên cứu thị trường đầu ra cần quan tâm cả các nhà sản xuất thiết bị y tế trong nước, đối thủ cạnh tranh, tiềm lực, uy tín, quan hệ và các sản phẩm thuộc sở trường của họ. Thậm chí các nhà sản xuất lớn nước ngoài có ý định mở chi nhánh hay xây dựng nhà máy sản xuất tại Việt Nam cũng tiềm ẩn khả năng cạnh tranh thị phần với công ty.
3.2.2. Tăng cường công tác dịch vụ kỹ thuật thiết bị y tế
Xuất phát từ đặc điểm của thiết bị y tế là loại hàng hóa chuyên dụng, có hàm lượng công nghệ cao, phải đảm bảo bắt buộc các tiêu chuẩn khắt khe về vệ sinh, an toàn, chất lượng chính vì vậy công tác dịch vụ kỹ thuật trước, trong và sau bán hết sức quan trọng đối với việc thỏa mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng và đảm bảo uy tín cho công ty.
Một số giải pháp có thể giúp tăng cường dịch vụ kỹ thuật của công ty là:
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo. Yêu cầu bên bán phải cung cấp bản mô tả chi tiết thiết bị bao gồm đầy đủ các thông số kỹ thuật, xuất xứ, nước sản xuất, năm sản xuất, chứng chỉ chất lượng. Với những mặt hàng nhỏ, cầm tay có thể yêu cầu đối tác gửi hàng mẫu. Yêu cầu đối tác phải đảm bảo chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa cho đến khi hàng được giao đến Việt Nam và cung cấp thời gian bảo hành tối thiểu là 6 tháng. Bản kê chi tiết các thông số kỹ thuật, công đoạn kiểm tra, kiểm nghiệm, điều khoản bảo hành là các yếu tố bắt buộc.
Thuê một cơ quan kiểm nghiệm (bên thứ ba) có uy tín tiến hành kiểm tra chất lượng trước khi nhận hàng giao cho khách. Đơn vị thường xuyên hợp tác với TOCCONTAP HANOI trong công đoạn này là Vinacontrol hoặc Viện trang thiết bị Cục kiểm soát chất lượng. Quá trính liên hệ với các đơn vị này, sắp xếp, ấn định thời gian, địa điểm kiểm nghiệm nên được tính toán kỹ, sát với thời gian công ty nhận hàng và nên được tiến hành nhanh chóng, tránh ảnh hưởng đến thời gian thông quan, giao hàng.
Cần bổ sung, tăng cường số lượng kỹ sư tham gia việc vận chuyển, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng thiết bị tại cơ sở của khách hàng. Số kỹ sư này có thể của công ty hoặc của hãng cung cấp, ta cần tranh thủ nguồn nhân lực của phía đối tác nhưng cũng nên đào tạo, bổ sung nguồn lực cho mình. Bởi sau mỗi dự án, kỹ sư của hãng sẽ tiếp tục theo các dự án khác không thuộc sự kiểm soát của công ty nên khi khách hàng cần tư vấn công ty chỉ có thể dùng nguồn lực của mình.
Quá trình giao hàng, lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng là bắt buộc. Với các loại thiết bị quá phức tạp cần có chương trình đào tạo cho cán bộ, y bác sĩ trực tiếp sử dụng chúng. Sau khi bàn giao, nghiệm thu, công ty nên đưa cho đơn vị tiếp nhận cách liên lạc với không chỉ công ty mà với trực tiếp kỹ sư lắp đặt để khi
có trục trặc phát sinh, đơn vị có thể nhanh chóng liên lạc với người có khả năng giải quyết, khắc phục nó, giảm thời gian liên lạc qua trung gian là đại diện công ty.
3.2.3. Đầu tư cho nhân lực
Nguồn nhân lực có chất lượng là yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đặc biệt là xuất nhập khẩu loại mặt hàng có tính chuyên dụng và công nghệ cao như thiết bị y tế thì chất lượng nhân lực lại càng phải được coi trọng. Thực tế cho thấy, tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Tạp phẩm, cán bộ kinh doanh trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ nhập khẩu thiết bị y tế phải đảm nhiệm cả nhiệm vụ tìm kiếm các đơn hàng, các gói thầu, tạo lập và hoàn thiện hồ sơ dự thầu, chứng minh năng lực thực hiện theo yêu cầu của chủ đầu tư, liên hệ với các đối tác trong và ngoài nước để nhập khẩu hàng, trực tiếp làm việc với các bên như ngân hàng, chủ đầu tư, ban quản lý