• Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là công việc đầu tiên và cũng là công việc quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và đặc biệt với hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng do ít nhất một trong hai đối tác đầu vào hoặc đầu ra là đối tác nước ngoài. Công tác nghiên cứu thị trường trang thiết bị y tế nhập khẩu, luôn được công ty tiến hành một cách thận trọng bao gồm hai công việc:
Nghiên cứu thị trường trong nước
Do đặc trưng của mặt hàng thiết bị y tế là mặt hàng chuyên dụng, doanh nghiệp nhập khẩu không thể tự sử dụng cũng như khó có thể tìm được khách hàng có nhu cầu tương tự với mặt hàng, số lượng mà mình nhập khẩu nên quá trình nghiên cứu thị trường trong nước đồng thời cũng là quá trình tìm kiếm khách hàng. Công ty tiến hành việc nghiên cứu thị trường trong nước gồm các bước: thu thập thông tin, tổng hợp thông tin, phân tích và rút ra nhận xét về tình hình thị trường trong nước. Nguồn thông tin mà công ty có được phần lớn là từ các bạn hàng cũ, các bệnh viện, viện nghiên cứu, trường đại học, các dự án hỗ trợ
y tế của Chính phủ cho bệnh viện các địa phương. Có thể thấy, mối quan hệ và uy tín của công ty góp phần không nhỏ trong việc làm giảm độ khó khăn của việc tìm kiếm thông tin khách hàng. Căn cứ vào thông tin thu thập được công ty tiến hành xác định nhu cầu thực tế của thị trường trong nước và các yếu tố có liên quan đến nhập khẩu TTBYT. Cần xác định được đối với mặt hàng TTBYT thì mỗi đơn vị đang cần loại sản phẩm nào, ưa chuộng nhãn hiệu nào, số lượng nhập khẩu, điều kiện giao thông, vận chuyển đến đơn vị sử dụng để thỏa mãn đúng, đủ, kịp thời nhu cầu đó. Hơn nữa, cần phải nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, tình hình sản xuất, nhập khẩu, kinh doanh thương mại TTBYT của các doanh nghiệp trong nước.
TTBYT là mặt hàng đòi hỏi vốn lớn, chế độ bảo quản tốt, lại là mặt hàng chứa hàm lượng công nghệ hiện đại cao nên khó có thể lưu kho dự trữ, chờ khách hàng như các hàng hóa khác. Do vậy, việc nghiên cứu thị trường trong nước - thị trường tiêu thụ là hết sức quan trọng. Hơn nữa công ty chuyên mảng làm thầu nên khi có đơn hàng trong nước, chủ đầu tư cam kết thanh toán theo tiến độ giao hàng thì Công ty mới bắt đầu tiến hành nhập khẩu TBYT, vì lý do đó nên Công ty đã hạn chế được nhiều vấn đề do rủi ro dự trữ hàng trong kho, rủi ro quay vòng vốn và vấn đề vốn lưu động cho kinh doanh.
Nghiên cứu thị trường nước ngoài
Các đối tác đã từng thực hiện giao dịch với TOCONTAP vẫn đều đặn gửi catalog sản phẩm của họ đến công ty như một cách chào hàng và đồng thời để giới thiệu các sản phẩm mới, công dụng mới, những cải tiến công nghệ hoặc sự thay đổi, điều chỉnh mức giá của họ. Đây là nguồn thông tin hữu hiệu giúp công ty xem xét, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho những hợp đồng bán nội địa của mình.
Ngoài nguồn thông tin này, công ty cũng kết hợp tìm kiếm trên Internet qua các website ngoaithuong.vn, ttnn.com.vn, fita.org, ecvn.com, alibaba.vn. Việc tìm kiếm trên Internet thường khó kiểm tra, đánh giá độ uy tín thực của nhà cung cấp, nhưng đây cũng là một kênh tham khảo hữu ích.
Ngoài ra nghiên cứu thị trường ngoại cũng nhằm chọn nhà cung cấp từ quốc gia nào được hưởng ưu đãi thuế khi đưa hàng vào Việt Nam.
Sau khi xác định được nhu cầu trong nước và nguồn cung, trưởng phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh để trình lên Tổng giám đốc. Nội dung của bản phương án kinh doanh này gồm: tên khách hàng, tên nhà cung cấp, địa chỉ, tên hàng, số lượng, trị giá, thời gian giao hàng, thời gian thực hiện, cách thức thực hiện hợp đồng, cách thức thanh toán, nghiệm thu, giá mua của nhà cung cấp, giá bán cho khách hàng nội địa, các loại chi phí lưu thông, phí ngân hàng, lãi vay, giao nhận, lưu kho, lắp đặt, chạy thử, bảo hành, dự phòng, lợi nhuận dự kiến…
Sau khi nhận bản phương án kinh doanh, nếu xét có tính khả thi Tổng giám đốc sẽ phê duyệt phương án đồng thời ký giấy ủy quyền thực hiện hợp đồng mua với nhà cung cấp nước ngoài (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán cho khách hàng trong nước (hợp đồng nội) cho trưởng phòng kinh doanh.
• Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng
Quá trình giao dịch, đàm phán
Sau khi Tổng giám đốc duyệt qua phương án kinh doanh, cán bộ phòng xuất nhập khẩu tiến hành giao dịch, đàm phán đồng thời với đối tác trong nước và đối tác nước ngoài.
Với đối tác trong nước, do công ty chuyên mảng làm thầu nên trước khi có được hợp đồng nội công ty phải tham gia đấu thầu. Bước này hết sức quan trọng, luôn được tiến hành tỉ mỉ, cẩn trọng và mất khá nhiều thời gian. Sau khi trúng thầu, hai bên sẽ trao đổi các biên bản thương thảo về tên hàng, số lượng, quy cách chất lượng, trách nhiệm của TOCONTAP HANOI – nhà thầu, trách nhiệm của khách hàng – chủ đầu tư, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian thực hiện hợp đồng để cùng đi đến thống nhất.
Với đối tác nước ngoài, trong quá trình giao dịch, đối với các mặt hàng nhỏ, hoặc thiết bị y tế dùng cá nhân công ty sẽ yêu cầu bên đối tác gửi hàng mẫu. Đối với những TTBYT có trị giá lớn đều có thông số kỹ thuật rõ ràng, công ty sẽ yêu cầu đối tác gửi catalogue.
Tại TOCONATP mọi giao dịch, thỏa thuận đều phải lập thành văn bản. Các hợp đồng với đối tác nước ngoài và một số khách hàng thuộc các dự án trong nước sử dụng nguồn vốn vay quốc tế phải được trình bày bằng tiếng anh.
Hợp đồng được ký kết sẽ là văn bản pháp lý ràng buộc trách nhiệm và giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa các bên.
Đại diện ký hợp đồng của TOCONTAP HANOI là trưởng phòng xuất nhập khẩu được ủy quyền của Tổng giám đốc.
• Thực hiện hợp đồng
Xin giấy phép nhập khẩu
Thiết bị y tế là mặt hàng đặc biệt, ảnh hưởng đến công tác chăm sóc sức khỏe người dân, ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa bệnh của các cơ sở y tế, do đó mặt hàng này thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu. Thông tư 24 /2011/TT- BYT ngày 21/06/2011 của Bộ Y tế hướng dẫn nhập khẩu TTBYT là văn bản pháp quy hiện hành hướng dẫn chi tiết nội dung và các chứng từ, văn bản cần phải có để làm đơn đề nghị cấp phép nhập khẩu thiết bị y tế.
Chuẩn bị thanh toán
Các hợp đồng nhập khẩu thiết bị y tế tiến hành thanh toán với đối tác nước ngoài bằng hai hình thức là sử dụng thư tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T có trả trước một % nhất định.
Đối với L/C sau khi hợp đồng được ký, công ty sẽ gửi đơn xin phát hành L/C đến một ngân hàng có uy tín trong nước thường là Ngân hàng Ngoại thương (Vietcombank), Ngân hàng Quân đội (MB), Ngân hàng NNPTNN (Agribank)… Sau khi chấp nhận hồ sơ, ngân hàng sẽ gửi lại công ty giấy chấp nhận mở L/C và phát hành L/C cho đối tác nước ngoài.
Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời gian giao hàng và ngày mở L/C. Nếu hợp đồng quy định không cụ thể thường thời gian nay khoảng 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. Cơ sở để mở L/C là các điều khoản trong hợp đồng. Thủ tục của hình thức thanh toán T/T đơn giản hơn nhiều và phí giao dịch cũng thấp hơn nhưng chỉ áp dụng được với các đối tác uy tín, đã có quan hệ lâu dài.
Tùy từng hợp đồng, công ty có thể giành được quyền thuê vận tải hoặc không. Có hai hình thức vận chuyển thiết bị y tế từ nhà cung cấp về Việt Nam là đường biển và đường hàng không. Vận chuyển bằng đường biển có chi phí thấp hơn nhưng tốc độ và độ an toàn cho thiết bị, tránh va đập, bóp méo cho thiết bị cũng thấp hơn vận chuyển bằng đường hàng không.
Công ty sẽ thỏa thuận với hãng vận tải về tên hàng, số lượng, khối lượng hàng hóa, đồng thời công ty sẽ ký hợp đồng dịch vụ logistic để họ bốc xếp dỡ hàng, các vấn đề lưu kho bãi… Sau khi hoàn tất việc nhận hàng, hãng vận tải sẽ phát hành B/L (nếu vận chuyển đường biển) hoặc AWB (nếu vận tải đường hàng không)
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Thiết bị y tế là mặt hàng có giá trị lớn, lại dễ gặp rủi ro do va đập trong quá trình vận chuyển nên vấn đề mua bảo hiểm là rất cần thiết. Thiết bị nhập khẩu phải có hai bảo hiểm là bảo hiểm trên chặng vận tải quốc tế và bảo hiểm vận chuyển nội địa. Đối với chặng quốc tế, nếu giành được quyền mua bảo hiểm, công ty sẽ mua bảo hiểm. Còn với chặng vận tải nội địa, công ty sẽ mua bảo hiểm hoặc thay mặt khách hàng mua bảo hiểm. Công ty luôn sử dụng bảo hiểm loại A – bảo hiểm mọi rủi ro cho thiết bị y tế. Bảo Việt là đối tác lớn và thường ký hợp đồng bao với TOCONTAP HANOI. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Hiện nay, nước ta sử dụng hai hình thức khai hải quan là khai trực tiếp tại cơ quan hải quan và khai hải quan điện tử. Tại TOCONTAP, thiết bị y tế nhập khẩu đều thông quan bằng hình thức khai hải quan điện tử. Cán bộ phòng xuất nhập khẩu sẽ tạo một bản khai nháp kê đầy đủ thông tin tên hàng, mô tả, số lượng, đơn giá, xuất xứ, mã HS, tổng giá trị, thuế suất, tiền thuế theo đúng khuôn dạng chuẩn và truyền dữ liệu đó đến cơ quan hải quan.
Khi hàng hóa về Việt Nam (về tới cảng biển hoặc cảng hàng không), công ty tiến hành làm các thủ tục hải quan để trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể đưa hàng về kho. Giấy tờ cần thiết hoàn tất thủ tục hải quan gồm: tờ khai hải quan có dấu của công ty, gửi cùng bộ chứng từ gồm có giấy phép nhập khẩu, hợp đồng ngoại, hoá đơn, vận đơn giao hàng của hãng vận tải, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hóa.
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan TOCONTAP sẽ nhận được thông báo đóng thuế. Ngay khi hoàn tất thủ tục hải quan và nhận được hàng công ty sẽ vận chuyển hàng về kho tại Hà Nội hay tại các chi nhánh ở Hải Phòng, thành phố Hồ
Chí Minh tiến hành các công việc cần thiết như giám định, kiểm tra chất lượng, đưa vào sử dụng, tiêu thụ theo kế hoạch.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Trong quy trình giao nhận TBYT, tùy từng trường hợp mà công ty sẽ cử người trực tiếp đến nhận hàng hay thuê dịch vụ. Đối với những lô hàng về cảng Hải Phòng, cảng thành phố Hồ Chí Minh, sân bay Nội Bài thì công ty sẽ cử người trực tiếp xuống nhận vì công ty có hai chi nhánh ở Hải Phòng và tp HCM, còn những lô hàng về Đà Nẵng, Cần Thơ, sân bay Tân Sơn Nhất,…thì công ty sẽ thuê đơn vị khác tiến hành nhận hàng.
Khi có nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, công ty yêu cầu lập biên bản giám định hàng hóa.
Trong quá trình bàn giao cần có một bên thứ ba kiểm đếm, kiểm nghiệm số lượng, chất lượng hàng hóa và phát hành chứng nhận đủ, đúng số lượng, chất lượng hoặc không để công ty có căn cứ giao cho khách hàng hoặc đòi bồi thường từ nhà cung cấp.
Vận chuyển hàng đến địa điểm của khách hàng
Ngay sau khi nhận hàng, công ty sẽ nhanh chóng chuyển thiết bị đến địa điểm của khách hàng. Với những địa điểm ở xa và gồm nhiều điểm giao hàng phải tốn rất nhiều thời gian cho quá trình vận chuyển. Hơn thế, địa bàn các tỉnh vùng sâu, vùng xa giao thông còn khó khăn, bị ảnh hưởng bởi thời tiết như Dự án hỗ trợ y tế các tỉnh miền núi phía Bắc của Bộ Y tế thực hiện bằng nguồn vốn vay từ WB tiến hành giao hàng cho 63 bệnh viện trên địa bàn 7 tỉnh miền núi phia Bắc công ty phải xin gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng do thời gian lắp đặt vào mùa bão lũ làm chậm tiến độ bàn giao.
Thiết bị y tế không chỉ cần vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu mà cần phải lắp đặt, nghiệm thu, hướng dẫn sử dụng thậm chí phải xây dựng nhà bảo quản thiết bị. Quá trình này luôn có kỹ sư của công ty hoặc của hãng cung cấp thiết bị đảm nhiệm. Nếu sau đó trong thời hạn bảo hành có trục trặc đối với máy móc, thiết bị công ty sẽ cử kỹ sư đến xử lý.
Làm thủ tục thanh toán
Tùy theo cách thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận, công ty sẽ tiến hành thanh toán cho đối tác nước ngoài bằng thư tín dụng L/C hay điện chuyển tiền T/T.
Đối với L/C, khi phía nhà cung cấp nước ngoài hoàn thành bộ chứng từ theo nội dung L/C, ngân hàng sẽ chi trả tiền hàng bằng cách rút trực tiếp từ tài khoản của công ty sau đó gửi lại bộ chứng từ cho công ty đi nhận hàng.
Còn với hình thức thanh toán T/T trả trước, công ty sẽ yêu cầu ngân hàng chuyển trước cho nhà cung cấp thường là 5% hoặc 10% giá trị hợp đồng. Sau khi nhận hàng đảm bảo đúng như hợp đồng, công ty sẽ yêu cầu ngân hàng trả tiếp phần còn lại theo các điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có dấu hiệu cho thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì công ty tiến hành lập hồ sơ khiếu nại ngay.
Đối tượng khiếu nại là người bán nếu hàng hoá có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ.
Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng hoá bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do người vận tải gây ra.
Đối tượng khiếu nại là Công ty bảo hiểm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc lỗi của người thứ ba gây nên, nếu những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định), hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại Công ty bảo hiểm).
Thanh lý hợp đồng
Sau khi mọi hoạt động nhập khẩu, thanh toán và chuyển giao chứng từ hoàn tất, (không có khiếu nại) hai bên làm thủ tục thanh lý hợp đồng.
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ Y TẾ CỦA CÔNG TY