II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN Lí MẠNG LƯỚI KÊNH PHÂN PHỐI DƯỢC PHẨM TẠI CƠNG TY TNHH
2. Các biện pháp về tăng cường quản lý mạng lưới kênh phân phối dược phẩm tại Công ty TNHH Dược phẩm Tân Đức Minh.
tại Công ty TNHH Dược phẩm Tân Đức Minh.
2.1. Quản lý các dòng chảy trong kênh phân phối
Muốn quản lý kênh phân phối tốt, cụng ty phải đảm bảo hoạt động của 10 dòng chảy trong kênh phân phối diễn ra nhịp nhàng, thĩng suốt. Trong sĩ 10 dòng chảy, cụng ty cần chơ trọng quản lý vào các dòng chảy sau:
- Dòng thĩng tin - Dòng sản phẩm - Dòng xúc tiến - Dòng đàm phán - Dòng đặt hàng Dòng thông tin
Hoàn thiện dòng thơng tin cú ý nghĩa rất lớn trong việc phối hợp hoạt động của các thành viân trong kênh và giảm chi phí điều khiển kênh và là cơ sở để hoàn thiện các dòng chảy khác. Cụng ty phải xây dựng hệ thống thĩng tin hoàn chỉnh, thĩng suốt, đảm bảo cho các thành viân trong kênh được tiếp xúc bình đẳng với nhau. Giữa cơng ty và các thành viân kênh phải cú sự trao đổi thơng tin kịp thời để cơng ty cú
những biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đó là các thơng tin về số lượng khách hàng, nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh, tình hình phân phối sản phẩm của các thành viân.
Cơng ty đã đầu tư và đưa vào sử dụng các phần mềm phục vụ cho hoạt động thu thập thơng tin, quản lý các đơn đặt hàng…Điều này đã giúp cho cơng ty thu thập số liệu một cách nhanh chóng, ra quyết định kịp thời và chính xác lại tiết kiệm chi phí, phục vụ cho hoạt động kế toán và kiểm kê hàng hoá dự trự trong kho.
Cụng ty cũng cần phải nhanh chóng nối mạng chia sẻ thĩng tin với các thành viên trong kênh phân phối để kịp thời nắm bắt thực trạng hoạt động của họ. Đồng thời cũng để tiếp cận khách hàng nhiều hơn. Qua đó nắm bắt được nhu cầu của họ.
Tuy nhiân, để ứng dụng cụng nghệ thĩng tin vào hoạt động của mình, cụng ty cần cú đội ngũ nhõn viên biết sử dụng thành thạo máy vi tính. Chính vi vậy, ngay từ bõy giờ, cơng ty cần phải tiến hành phổ cập trình độ sử dụng máy vi tính cho nhõn viân của mình, nhất là những nhõn viân trẻ cú khả năng quản lý. Điều này sẽ giúp họ quản lý mạng lưới kênh phân phối được dễ dàng.
Dòng sản phẩm
Quản lý tốt dòng sản phẩm sẽ giúp cơng ty nắm bắt được lượng dự trữ trong kho tại cơng ty hay trong kho của các thành viân. Điều này cú ý nghĩa rất quan trọng vỡ nỉ giúp hàng hoá của cụng ty tại kho luơn ở mức hợp lý, khơng quá nhiều cũng khơng quá ít, tránh ứ đọng vốn mà cũng khơng gõy ra khan hiếm hàng hoá do dự trữ quá ít. Muốn vậy, dòng thơng tin phải được quản lý tốt vỡ nỉ tạo điều kiện để thống kê số hàng hoá cú trong kho của cơng ty và của thành viân kênh được chính xác.
Để đảm bảo sự lưu thơng của hàng hoá giữa cơng ty và các thành viân diễn ra suơn sẻ, cơng ty phải cú các phương tiện chuyân chở và hệ thống kho bói đạt yâu cầu. Đối với những đơn hàng nhở, nhõn viân cơng ty cú thể giao bằng xe máy cũn đối với những đơn hàng lớn thì dùng ụ tụ của cơng ty. Các phương tiện phải thường xuyân được kiểm tra, đại tu và bảo dưỡng để tăng thời gian sử dụng. Hệ thống kho
bảo quản phải thoáng mát, tránh ẩm mốc, từng bước đạt tiâu chuẩn GSP để đảm bảo chất lượng của dược phẩm.
Dòng xúc tiến
Đây là khâu cũn yếu của cụng ty. Hiện nay hoạt động xúc tiến của cơng ty chủ yếu dựa vào các mối quan hệ từ trước của giám đốc cơng ty và qua giới thiệu của trình dược viân. Để hoàn thiện dòng xúc tiến, cơng ty phải xác định hoạt động xúc tiến là của toàn bộ cán bộ nhõn viân cơng ty. Đồng thời, cụng ty cũng phải cú một nguồn chi phí nhất định dành cho hoạt động xúc tiến. Đặc biệt khi cụng ty cú những sản phẩm mới muốn quảng cáo tới người tiâu dùng. Cụng ty cũng nờn lập một Website để quảng cáo về cụng ty mình. Việc này đang được nhiều cụng ty áp dụng. Vỡ chúng ta đang sống trong một xó hội thĩng tin. Việc cập nhật thĩng tin là rất cần thiết. Với Website của mình, cụng ty sẽ được nhiều khách hàng biết đến hơn.
Dòng đàm phán
Bờn cạnh bán lẻ thuốc, cụng ty thường bán thuốc với số lượng lớn. Những đơn đặt hàng lớn cần phải cú quy trình mua bán rị ràng. Cũng giống như các doanh nghiệp kinh doanh khác, quy trình bán hàng của cụng ty cũng diễn ra theo các bước được quy đinh theo tiâu chuẩn ISO 9001:2000.
Hình 20: Quy trình bán hàng
Thực hiện chào bán hàng và tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Xem xét khả năng đáp ứng Tiến hành các giao dịch
Phê duyệt đơn hàng và kí kết HĐ
Nguồn: Bộ phân kho của công ty
Các cơng đoạn trờn do bộ phân kho và phòng kế toán thực hiện. Tất cả các hợp đồng mua và bán của cụng ty đều là hợp đồng quy tắc. Tức là hai bờn thường khụng quy định rị số lượng, giỏ cả…các loại thuốc mà chỉ cú một bản hợp đồng khung về cam kết mua bán hàng giữa hai bờn. Khi cụng ty cú nhu cầu mua hay bán thuốc thì sẽ quy định số lượng, giỏ cả, chất lượng theo cơ chế thị trường. Hợp đồng này thường áp dụng khi giữa hai cụng ty cú mối quan hệ làm ăn thân thiết.
Dòng đặt hàng
Hoạt động phân phối hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp xây dựng được một dòng đặt hàng hiệu quả. Cụng ty cần cú quy định rị ràng trong việc thu thập, xử lý đơn đặt hàng. Điều này sẽ giúp cụng ty đáp ứng các đơn hàng một cách tối ưu nhất, tạo niềm tin cho khách hàng.
Nếu cụng ty cú trang Web riêng thì cú thể khách hàng cú thể tiến hàng đặt hàng qua mạng. Nỉ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bờn. Hình thức này cũng được áp dụng ở nhiều mặt hàng. Song vì dược phẩm là loại hàng hoá đặc biệt nờn việc ứng dụng phương pháp này cũn chưa phổ biến.
2.2. Tăng cường khuyến khích các thành viên trong kênh phân phối
Muốn các thành viân trong kênh hoạt động cú hiệu quả, cơng ty phải tìm ra được những vướng mắc khỉ khăn trong hoạt động của các thành viân để đưa ra sự trợ giúp một cách hiệu quả. Cơng ty cần phải bám sát hoạt động của từng thành viân trong
Thực hiện cấp phát Giao nhận hàng
Giải quyết cụng việc sau bán hàng
kênh phân phối. Như vậy, cụng ty mới biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viân. Nhưng cụng ty cũng chỉ nờn quản lý ở tầm vĩ mĩ, trợ giúp cho thành viân trong những trường hợp cần thiết. Cơng ty phải để cho từng thành viân tự chủ và linh hoạt trong hoạt động kinh doanh, tránh ỷ lại cụng ty, phát huy tinh thần sáng tạo của từng thành viân.
Hiện nay, các biện pháp mà các cơng ty hay áp dụng để khuyến khích các thành viân trong kênh hoạt động là hội thảo chuyân đề để các thành viân gặp gỡ trao đổi với nhau, tổ chức tham quan du lịch…Nhưng biện pháp hay được sử dụng hơn cả là khuyến khích bằng vật chất. Doanh số bán của thành viân càng cao thì sẽ được cơng ty thưởng thờm tuỳ thuộc vào doanh số bán. Đõy là biện pháp cú hiệu quả nhất vỡ nỉ khuyến khích các thành viân hứng thơ hơn trong cơng việc, tạo sự bình đẳng giữa các thành viân. Họ sẽ phải nỗ lực rất lớn để tăng doanh sĩ bán. Qua đó, nỉ sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành chỉ tiâu phân phối của mình.
Bờn cạnh chế độ khen thưởng, cơng ty cũng phải cú chế độ phạt đối với những thành viân hoạt động khơng cú hiệu quả, khụng đạt mục tiâu phân phối gõy ảnh hưởng đến mục tiâu chung của toàn kênh phân phối. Các biện pháp như khiển trách, cảnh cáo, trừ thưởng…
Ngoài ra, để phát triển mạng lưới kênh phân phối, cơng ty cũng phải chơ trọng tới việc đào tạo trình độ chuyân mơn nghiệp vụ cho các thành viân phân phối. Việc này sẽ giúp các thành viân am hiểu về lĩnh vực, sản phẩm mà mình kinh doanh, giúp doanh nghiệp quảng bỏ thương hiệu và sản phẩm.
2.3. Ứng dụng Marketing Mix vào quản lý mạng lưới kênh phân phối.
2.3.1. Chính sách sản phẩm.
Hiện nay, tổng số các loại dược phẩm đang được kinh doanh tại cụng ty là 1500 sản phẩm. Tuy nhiân, đõy hoàn toàn là các mặt hàng sản xuất trong nước, chưa cú thuốc nhập khẩu. Chính vỡ vậy, trong thời gian tới, cụng ty phải đa dạng hoá các
chủng loại sản phẩm thuốc, nhập khẩu thuốc của nước ngoài để tăng khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu thị trường.
Để làm được điều này, cụng ty phải chơ trọng đến cụng tác nghiên cứu thị trường. Do đó, cơng ty phải tăng thờm chi phí và nhõn lực cho hoạt động nghiân cứu tìm ra nhu cầu của thị trường. Đội ngũ nhõn viân phải nhanh nhạy với thị trường, nắm bắt và dự báo được nhu cầu của thị trường. Cụng ty cần chơ ý lấy thĩng tin từ các thành viên trong kênh phân phối của mình để tìm ra nhu cầu về các loại thuốc mà cụng ty chưa kinh doanh hoặc trờn thị trường chưa cú. Từ đó, cụng ty sẽ đưa ra các quyết định mua hàng đúng đắn, tận dụng các cơ hội kinh doanh trờn thị trường.
Nói tỉm lại, đối với chính sách sản phẩm , cụng ty phải đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh của mình. Cụng ty nờn ký thờm nhiều hợp đồng phân phối độc quyền sản phẩm thuốc cho các cụng ty để chủ động về các chính sách: giỏ cả, sản phẩm…
2.3.2. Chính sách giỏ cả.
Hiện nay, cụng ty vừa bán buơn vừa bán lẻ thuốc. mức giỏ giữa bán buơn và bán lẻ cũng cú sự chờnh lệch nhưng không đáng kể. Cụng ty áp dụng chính sách giỏ cho các đối tượng mua hàng và các khu vực địa lý là giống nhau. Tức là nếu khách hàng trực tiếp đến cụng ty mua thì giỏ cũng giống như giỏ mà cụng ty bán cho các cửa hàng thuốc hay các cụng ty trung gian. Đõy là điều cần phải duy trì trong thời gian tới.
Ở các khu vực thị trường xa Hà Nội, cụng ty sẽ vận chuyển hàng đến tận nơi với mức giỏ giống với bán ở Hà Nội mặc dự chi phí vận chuyển cú cao hơn. Chính sách này thường áp dụng cho những mặt hàng mới, cụng ty thậm chớ phải chấp nhận lỗ để phát triển sản phẩm này. Khi sản phẩm đã cú chỗ đứng trờn thị trường thì cơng ty sẽ tăng giỏ sản phẩm lờn. Muốn vậy, cụng ty phải tìm cách tiết kiệm chi phí lưu thĩng, sử dụng phương tiện chuyân chở của cơng ty và tận dụng các phương tiện đó làm dịch vụ chuyân chở để tăng doanh thu.
Đối với các bạn hàng lõu năm, cụng ty cũng nờn đưa ra các mức chiết khấu hợp lý để họ cạnh tranh với các nhà phân phối khác đồng thời cũng là để duy trì mối quan hệ.
Cơng ty cũng nờn kiểm soát chính sách giỏ của các thành viân trong kênh của mình để tránh bán với giỏ quá cao hay phá giỏ ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh cơng ty và tránh xung đột giữa các thành viên trong kênh.
Hiện nay, tình trạng tăng giỏ thuốc một cách tự ý diễn ra rất phức tạp. Nhà nước cũng đang soạn thảo và chuẩn bị ban hành Chính sách giỏ thuốc trong tương lai. Cơng ty cũng phải thường xuyân nắm bắt thơng tin về giỏ cả và quy định của Nhà nước để đưa ra chính sách giỏ cả phù hợp với tình hình phát triển của thị trường dược phẩm và tuân thủ quy định của pháp luật.
2.3.3. Chính sách xúc tiến hỗn hợp.
Để hình ảnh cũng như sản phẩm của cụng ty được khách hàng biết tới, cụng ty phải chơ trọng tới hoạt động quảng cáo xúc tiến hỗn hợp. Cụng ty phải dành một khoản nhất định cho chi phí quảng cáo như là một khoản đầu tư tất yếu. Cụng ty cũng cú một phòng Marketing đảm trách hoạt động xúc tiến của cụng ty. Tuy nhiân, lựclượng này cũn mỏng và thiếu kinh nghiệm. Trong thời gian tới, cơng ty phải chơ trọng đào tạo đội ngũ nhõn viân Marketing chuyân nghiệp để phát triển cơng ty.
Khi cú sản phẩm mới, cơng ty nờn in ấn và phát hành các tờ rơi quảng cáo về sản phẩm đó. Các tờ rơi này cú thể trao tận tay cho người tiâu dùng hoặc đưa đến các cửa hàng thuốc hay các cụng ty trung gian. Họ sẽ giúp cụng ty quảng cáo cho khách hàng biết tới sản phẩm này. Ngoài phát hành tờ rơi, cụng ty cú thể cho đăng quảng cáo trờn TV, đài báo. Đõy là các phương tiện quảng cáo rất cú hiệu quả vỡ số lượng người được tiếp cận là rất lớn. Tuy nhiân, chi phí cho quảng cáo bằng cách này lại khỏ lớn.
Ngày nay, với sự bùng nổ của Internet, cụng ty cú thể sử dụng cách này để quảng cáo. Thĩng tin về sản phẩm mới sẽ được đưa lờn các trang Web để quảng cáo. Cụng ty cũng phải chọn những trang Web mà khách hàng hay vào thì hiệu quả của quảng cáo
sẽ tốt hơn. Chi phí lại hợp lý. Doanh nghiệp cũng nờn xây dựng cho mình một trang Web riêng để thuận tiện cho việc quảng cáo, giao dịch cũng như quản lý các kênh phân phối.
Cụng ty cũng nờn chơ ý phát triển quan hệ bạn hàng với các đối tác làm ăn. Đối với, các bạn hàng lõu năm, ngoài chính sách chiết khấu, cụng ty cú thể tặng quà, khuyến mói trong những dịp quan trọng để tăng cường mối quan hệ.
Ngoài ra, cụng ty cũng nờn tham gia vào các cuộc hội thảo, giới thiệu thuốc, hội chợ triển lóm. Qua các hoạt động này, cụng ty khụng chỉ học hỏi thờm kinh nghiệm của các cụng ty khác mà cũn cú thể tìm kiếm những bạn hàng mới.