Nhƣ vậy qua những nghiên cứu và dựa trên những tính năng của Koha phiên bản 3.02.00 nhận thấy rằng Koha có đầy đủ các tính năng của một ILS hiện đại, chuẩn nghiệp vụ quốc tế, quy trình nghiệp vụ có nhiều điểm nổi bật, hỗ trợ nhân viên thƣ viện, các thủ thƣ tốt hơn, hệ thống báo cáo đa dạng và chi tiết giúp lãnh đạo đánh giá kết quả hoạt động của thƣ viện chính xác, bổ sung đúng, đủ yêu cầu của bạn đọc và chức năng phục vụ của thƣ viện. Ví dụ: Cho phép bạn đọc là thành viên hoặc không phải thành viên đề xuất mua tài liệu ngay tại OPAC hoặc tham gia bình luận, gắn từ khóa cho tài liệu và chia sẻ nó. Nhƣng về cơ bản các tính năng cũng giống với các tính năng, phân hệ của một số phần mềm trong nƣớc đƣợc mô tả tổng quát nhƣ sau:
Trên cơ sở những tính năng mà Koha cung cấp kết hợp với những yêu cầu của lãnh đạo Viện Địa lý và đặc biệt trong phạm vi cụ thể của Phòng tƣ liệu Viện Địa lý, luận văn tóm tắt quy trình và đƣa ra sơ đồ quy trình vận hành Koha tại đây nhƣ sau:
Quản trị hệ thống:
- Thiết lập tên thƣ viện - Thiết lập dạng tài liệu - Thiết lập nhóm bạn đọc
- Thiết lập chính sách lƣu thông - Thiết lập các mẫu, biểu, quy tắc,…
Phân hệ bạn đọc:
- Xây dựng dữ liệu bạn đọc - Gán bạn đọc vào các nhóm
- Xây dựng chính sách cho từng đối tƣợng - Quản lý in và cấp phát thẻ
- Hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện điện tử
Phân hệ Bổ sung:
- Nhận yêu cầu, đề xuất - Lập đơn hàng
- Mua bán, Trao đổi, Tặng biếu - Gán ĐKCB nếu tài liệu mới - Thanh lý tài liệu
Phân hệ Lƣu thông:
- Ghi mƣợn - Ghi trả - Xử lý đặt mƣợn - Xử lý gia hạn, quá hạn - Xử lý các chính sách phạt Phân hệ biên mục:
- Biên mục chi tiết theo AACR2 - Phân loại DDC
- Từ khóa tự do
- Sử dụng kết hợp Z3950
- Gán ĐKCB nếu tài liệu hồi cố - In nhãn gáy kho mở, nhãn mã vạch
Phân hệ OPAC:
- Tìm kiếm từ khóa, nhan đề, tác giả,… - Thiết lập các tính năng giỏ tài liệu, kệ ảo - Cho phép / không cho phép đặt mƣợn và gia hạn trực tuyến.
- Cho phép tìm mở rộng đến CSDL ngoài - Cho phép bình luận, thêm từ khóa
Phân hệ Ấn phẩm định kỳ:
- Lập đơn đến nhà cung cấp - Biên mục chi tiết bản ghi - Nhận ÂPĐK
- Gửi thông báo đến bạn đọc đặt nhận - Gửi đơn khiếu nại bản thiếu
Phân hệ thống kê, báo cáo:
- Thống kê báo cáo theo mẫu và phân hệ - Thống kê báo cáo theo câu lệnh SQL - Tính toán tần suất và nhu cầu thực tế - Thống kê nhiều, ít