Biểu ghi đƣợc tạo lập trong quá trình biên mục có thể đƣợc trình bày theo một khổ mẫu. Cần phải có sự thống nhất hình thức trình bày biểu ghi để ngƣời sử dụng mục lục có thể biết cách đọc và xác định dễ dàng vị trí của các yếu tố dữ liệu.
Trong biên mục truyền thống, thứ tự trình bày các yếu tố thƣ mục đã dần đƣợc chuẩn hóa, đặc biệt là từ những năm 70, sau khi mô tả thƣ mục theo ISBD ra đời.
Với biên mục máy, các biểu ghi có thể hiển thị trên màn hình theo nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên ngƣời ta cố gắng lựa chọn hình thức dễ đọc, dễ hiểu, tƣơng tự nhƣ hình thức trình bày của phiếu mục lục.
Các quy tắc xây dựng trên nền tảng của mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế phân biệt 8 vùng mô tả:
1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng lần xuất bản
3. Vùng đặc thù loại tài liệu (chủ yếu bản đồ) 4. Vùng xuất bản, sản xuất, phát hành
5. Vùng mô tả vật lý 6. Vùng tùng thƣ 7. Vùng phụ chú
8. Vùng số chuẩn quốc tế và điều kiện có đƣợc tƣ liệu
Sơ đồ mô tả sách một tập
Nhan đề chính = nhan đề song song : thông tin liên quan đến nhan đề / thông tin trách nhiệm. – Lần xuất bản / thông tin về trách nhiệm chỉ liên quan đến lần xuất bản đó. – Nơi xuất bản : nhà xuất bản, năm xuất bản (nơi in : nhà in). – Số trang : minh họa ; khổ sách + tƣ liệu kèm theo. – (Nhan đề tùng thƣ, ISSN ; số thứ tự của cuốn sách trong tùng thƣ).
Phụ chú ISBN
Trình bày trên phích