3.2.4.1 Khổ mẫu biên mục MARC21
Koha cho phép lựa chọn một trong hai khổ mẫu sử dụng biên mục là MARC21 và UNIMARC. Ở Việt Nam các thƣ viện hầu hết sử dụng MARC21, hơn nữa MARC21 đã trở thành khổ mẫu nổi tiếng, đƣợc sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới kết hợp với thực tiễn tại Phòng tƣ liệu có 4 loại hình tài liệu in ấn là sách, giáo trình, luận án và đề tài cơ sở, nên đề tài đề xuất sử dụng khổ mẫu MARC21 và các trƣờng đề xuất để quản lý bản ghi, nhập liệu nhƣ bảng 2.2.
3.2.4.2 Quy tắc biên mục AACR2
Thuận lợi cơ bản khi áp dụng AACR2 là các quy tắc mô tả ở Việt Nam đang áp dụng đều sử dụng tiêu chuẩn ISBD cho phần mô tả tài liệu, điều này tƣơng thích với phần mô tả trong quy tắc AACR2. Từ năm 2000 trở lại đây, các thƣ viện Việt Nam đã đƣợc hiện đại hóa và áp dụng các phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp tiên tiến theo các chuẩn quốc tế. Đa số các phân hệ biên mục của các phần mềm này đều sử dụng khổ mẫu MARC21, do vậy tiện lợi cho biên mục sao chép qua mạng, tận dụng đƣợc các kết quả biên mục của các thƣ viện khác có cùng tiêu chuẩn.
3.2.4.3 Phân loại theo khung DDC14
DDC đƣợc xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp lý, làm cho nó trở nên một công cụ tri thức tổng hợp lý tƣởng: các ký hiệu có ý nghĩa bằng các số Arập đƣợc toàn thế giới thừa nhận, các môn loại đƣợc xác định rõ, hệ phân cấp đƣợc phát triển tốt và có một mạng lƣới phong phú các mối quan hệ giữa các đề tài. [12, tr.xxviii]
Với số lƣợng tài liệu không nhiều, chủ yếu là tài liệu chuyên ngành địa lý, khoa học trái đất và nhân viên thƣ viện chỉ 01 ngƣời lại kiêm nhiệm nên sử dụng DDC14 do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn ở cấp độ đơn giản đƣợc đánh giá là phù hợp cả về khoa học, tổ chức kho và nhân lực. Phân loại tập trung vào các lớp sau [12]:
Lớp chính Lớp con Nội dung
500
520 Thiên văn học và khoa học liên quan 525 Trái đất (Địa lý thiên văn)
526 Địa lý toán
550 Khoa học về trái đất
551 Địa chất học, thủy học và khí tƣợng học 552 Thạch học
553 Địa chất học kinh tế
554 Khoa học về trái đất Châu Âu 555 Khoa học về trái đất Châu Á 556 Khoa học về trái đất Châu Phi 557 Khoa học về trái đất Bắc Mỹ 558 Khoa học về trái đất Nam Mỹ
559 Khoa học về trái đất các khu vực khác
900
910 Địa lý và du hành 911 Địa lý lịch sử
912 Thể hiện bằng đồ họa bề mặt trái đất … 913 Địa lý và du hành trong thế giới cổ đại 914 Địa lý và du hành ở Châu Âu
915 Địa lý và du hành ở Châu Á 916 Địa lý và du hành ở Châu Phi 917 Địa lý và du hành ở Bắc Mỹ 918 Địa lý và du hành ở Nam Mỹ
919 Địa lý và du hành ở các khu vực khác
3.2.4.4 Công cụ làm từ khóa
Bộ từ khóa của Thƣ viện Quốc gia xuất bản năm 2005 với 43.000 từ khóa đƣợc lựa chọn làm tài liệu xử lý kỹ thuật từ khóa vì dễ sử dụng, phù hợp với trình độ cán bộ thƣ viện hiện có và vì đây cũng là tài liệu đang đƣợc một số thƣ viện lớn sử dụng.
3.2.4.5 Một số đề xuất nghiệp vụ khác
- Quy định về tạo mã ĐKCB tài liệu
ĐKCB sẽ đƣợc cấu thành bởi 2 thành phần là phần chữ và phần số. Phần chữ thể hiện trực quan loại hình tài liệu (Sách, Giáo trình, Đề tài cơ sở, Luận án). Phần số là số tự nhiên có 5 chữ số nhƣng bắt đầu dãy số là số 1 để dãy số có thể tăng lên tự động. Kiểu cấu thành ĐKCB này giúp cho cán bộ thƣ viện có thể trực quan phân chia tài liệu và dễ dàng thống kê đánh giá số lƣợng nguồn tài nguyên thông tin theo loại hình tài liệu và qua số ĐKCB.
STT Ký hiệu Giải nghĩa
BK10001 Book 1 – Sách với ĐKCB 1
TB10023 Text Book 23 – Giáo trình với ĐKCB 23 RE10055 Research 55 – Đề tài với ĐKCB 55 TH10008 Thesis 12 – Luận Án với ĐKCB 8
Bảng 3.4: Quy định về tạo mã ĐKCB
- Số định danh - tạo lập nhãn gáy
Số định danh đƣợc cấu tạo bởi 3 thành phần: * Kí hiệu phân loại
* Kí hiệu họ và tên tác giả hoặc tên sách * Năm xuất bản
+ Kí hiệu phân loại đƣợc đặt phía trên cùng của nhãn sách (phần tử số). + Kí hiệu họ và tên tác giả:
Tác giả cá nhân: Áp dụng cho sách có từ 1 đến 3 tác giả.
Tác giả Việt nam: Lấy 2 chữ cái đầu của Họ tác giả và 1 chữ cái đầu của tên tác
Ví dụ: Lê Bá Thảo: LE-T
Tác giả nước ngoài:
Tác giả Âu- Mỹ: Lấy 3 chữ cái đầu của họ tác giả. Ví dụ: Alan Smith: SMI
Nếu tên tác giả đƣợc dịch ra tiếng Việt, khi định kí hiệu tác giả không lấy dấu. Ví dụ: V.I. Lênin: LEN
Tác giả phƣơng đông (Trung quốc, Triều tiên, Nhật bản): Phiên âm họ tên tác giả ra chữ latin, và định kí hiệu tác giả nhƣ với tác giả Âu- Mỹ.
Ví dụ: Mao Trạch Đông: MAO
Tác giả tập thể:
Lấy 3 chữ cái đầu ở từ đầu tiên của tên tác giả tập thể. Ví dụ: Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam: VIE
Đối với các tên tác giả tập thể đã quen dùng tên viết tắt, nhƣ tên các cơ quan tổ chức của Liên hợp quốc, ví dụ nhƣ FAO, UNDP,... thì đƣợc giữ nguyên khi định kí hiệu xếp giá.
Kí hiệu tên sách: áp dụng cho sách không ghi tên tác giả hoặc sách
có 4 tác giả trở lên.
Tên sách chữ Việt: Lấy 3 chữ cái đầu của từ đầu tiên trong tên sách và bỏ dấu.
Ví dụ : ― Địa lý Nam Trung Bộ và Tây nguyên‖: ĐIA
Nếu từ đầu tiên của tên sách là chữ số, thì khi định ký hiệu phải phiên chữ số đó ra chữ cái và áp dụng cách làm nhƣ trên.
Ví dụ: ― 10 Danh lam thắng cảnh ...‖ : ―10‖ = ― Mƣời‖: MUO
Tên sách chữ nước ngoài:
Tên sách chữ Latin, Xlavơ: áp dụng nhƣ sách chữ Việt. Đối với tên sách có quán từ, mạo từ là từ đầu tiên thì không đƣợc lấy quán từ, mạo từ đó làm căn cứ để định kí hiệu mà lấy từ tiếp theo trong tên sách.
Tên sách chữ tƣợng hình: Phiên âm tên sách sang chữ latin sau đó áp dụng nhƣ đối với tên sách chữ Việt.
- Xây dựng CSDL bạn đọc
Để vận hành Koha ILS, ngoài việc xây dựng CSDL tài liệu còn phải xây dựng CSDL bạn đọc. Xây dựng CSDL bạn đọc cho phép cán bộ thƣ viện đánh giá các nhóm, các phòng ban, các đối tƣợng, các độ tuổi và mức độ sử dụng tài liệu của từng nhóm đối tƣợng và tạo ra một sợi dây liên kết chặt chẽ giữa bạn đọc và thƣ viện cũng nhƣ xây dựng một hồ sơ lƣu thông tài liệu, tự động hóa việc ghi mƣợn, ghi trả thủ công.
Thông tin về bạn đọc trong CSDL càng nhiều, càng chi tiết giúp cho việc thống kê báo cáo càng dễ dàng và thuận tiện.
Đề xuất các thông tin bạn đọc của Viện Địa lý nhƣ sau: + Họ và tên
+ Tên khác, tên thƣờng gọi + Ngày sinh
+ Giới tính
+ Đối tƣợng: Lãnh đạo Viện/Cán bộ/Học viên, Nghiên cứu sinh + Đơn vị công tác: Phòng trong Viện/Ngoài Viện
+ Điện thoại: Nhà riêng/Di động/Cơ quan + Email: Email cá nhân/Email cơ quan + Fax
+ Địa chỉ nơi ở
+ Địa chỉ liên hệ khác khi cần + Số thẻ thƣ viện
+ Ngày bắt đầu sử dụng thƣ viện + Ngày hết hạn thẻ thƣ viện + Lớp/ Khóa học
+ Ngƣời bảo lãnh
+ Tài khoản đăng nhập OPAC + Mật khẩu mặc định ban đầu + Ghi chú cho nhân viên thƣ viện + Ghi chú khác