V. Phế liệu thu hồ
2.3.2. Chứng từ kế toán và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần tư vấn địa chất và xây dựng
* Chứng từ kế toán:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15 ban hành năm 2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm:
- Giấy đề nghị mua vật tư - Hợp đồng mua bán
- Phiếu yêu cầu xuất vật tư - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá - Hoá đơn GTGT
Các chứng từ này luôn được lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, tính hợp pháp hợp lệ của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
* Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Tại công ty Cổ phần tư vấn địa chất và xây dựng 206 việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công. Khi nguyên vật liệu được mua về người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn cước phí vận chuyển... lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán nguyên vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”.
Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại, để trình giám đốc. Căn cứ kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán.
Dưới đây là ví dụ minh hoạ về quá trình mua xi măng PC 30 giữa công ty với nhà cung cấp:
Hóa đơn số 01625 ngày 02/06 năm 2012, công ty mua 40.000 kg xi măng PC nhập kho, đơn giá mua 15.400 đồng/kg, thuế GTGT 10% của công ty TNHH Perstima thanh toán bằng chuyển khoản, phiếu nhập kho số 54 ngày 02 tháng 06 năm 2012, số lượng 40.000 kg.
Theo ví dụ trên, xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu, ngày 28/05/2012, bộ phận sản xuất đề nghị lĩnh vật tư cho thi công công trình, đội trưởng đội thi công làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh.
Biểu số 2.1: Giấy đê nghị mua vật tư Công ty Cổ phần tư vấn địa
chất và xây dựng 206
Tân Triều- Thanh Trì- Hà Nội
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần tư vấn địa chất và xây dựng 206 Đồng kính gửi: Phòng kinh doanh
Tên tôi là: Trần Văn Phát Bộ phận: Đội thi công
Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm.
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Xi măng PC30 Kg 40.000 Lý do : Phục vụ cho sản xuất. Ngày 28 tháng 05 năm 2012 GĐ công ty (Ký tên) Trưởng phòng (Ký tên) Quản đốc phân xưởng (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Người đề nghị (Ký tên) Nguồn: Phòng Kế toán công ty Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và lập hợp đồng mua bán. Sau đó tiến hành mua và xuất vật tư theo yêu cầu.
Biểu số 2.2: Hợp đồng mua bán