THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐỊA CHẤT VÀ XÂY DƯNG
2.2.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công tyCổ phần tư vấn địa chất và xây dựng
dựng 206
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là công trường xây dựng thường xa và đặt tại nhiều địa điểm khác nhau nên hệ thống kho của công ty cũng thường không cố định và được xây dựng tại chính nơi thi công công trình.
Các kho nguyên vật liệu được che đậy cẩn thận. Và có sự phân cách của hàng rào bảo vệ. Có chìa khoá giao riêng cho thủ kho nắm giữ. Việc cung ứng vật tư chỉ có thủ kho mới được phép ra vào mở của.
2.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty Cổ phần tư vấn địachất và xây dựng 206 chất và xây dựng 206
Cùng với sự biến động không ngừng của thị trường và cơ chế quản lí, để có thể hoạt động ổn định và phát triển, ngoài việc thực hiện tốt các kế hoạch, các chính sách kinh doanh, thì điều hết sức quan trọng và mang tính quyết định đến hiệu quả kinh doanh chính là việc sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lí thật khoa học và hiệu quả. Tại công ty cổ phần tư vấn địa chất và xây dựng 206 được tổ chức theo mô hình tập trung.
(Nguồn từ: Hồ sơ năng lực của công ty)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc: Đứng đầu là giám đốc công ty giữ vai trò lãnh đạo, điều hành
chung thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà Nước pháp luật và đại diện quyền lợi hợp pháp của toàn thể cán bộ công nhân viên. Giám đốc chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là người trực tiếp ký kết những hợp đồng kinh tế với khách hàng, tiền lương, tiền thưởng, duyệt và ký kết các hợp đồng dài hạn, ngắn hạn, đầu tư chiều sâu. Giám đốc quyết định và điều hành mọi công việc của doanh nghiệp theo đúng kế hoạch đồng thời thực hiện chính sách của Nhà Nước.
Phó giám đốc: Phó giám đốc chịu tránh nhiệm trước giám đốc công ty về
những phần việc có liên quan đến cán bộ cấp dưới, quản lý cấp dưới và phân công trách nhiệm. Phó giám đốc là người có quyền lực sau giám đốc có thể quyết định hoặc ký thay giám đốc những phần việc quan trọng khi giám đốc đi
Giám đốc
Phó giám đốc
Các tổ đội sản xuất trực thuộc ( Đội 1, đội 2, đội 3, đội 4 ) Phòng kế hoạch- kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động tiền lương Phó giám đốc
công tác. Đồng thời phó giám đốc cung cấp cho giám đốc về tình hình công ty cùng nhau trao đổi bàn bạc những phần việc quan trọng.
Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nhiệm vụ được phân công, tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực tài chính, kế toán theo pháp luật của Nhà Nước.
Thực hiện theo dõi quá trình hoạt động và cập nhật chứng từ kế toán. Chấp hành các luật thuế ban hành, thu thập kiểm tra chứng từ phân loại chứng từ và định khoản kinh tế phát sinh. Mở sổ sách ghi chép vào sổ kế toán chi tiết, báo cáo nghiệp vụ định kỳ thuộc lĩnh vực kế toán. Thực hiện các nguyên tắc chế độ kế toán.
Phòng kế hoạch kĩ thuật: Tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác
triển khai thực hiện các công việc có liên quan đến công tác thiết kế sản phẩm và kiểm tra kĩ thuật sản phẩm trước trong và sau khi sản xuất. Giám sát thực tế việc sản xuất sản phẩm, tham mưu lãnh đạo về chất lượng sản phẩm, đánh giá thực trạng và kết quả hoạt đéng của công ty.
Phòng tổ chức lao động tiền lương: chịu trách nhiệm trước giám đốc về
pháp lý nhân sự lao động toàn công ty. Tham mưu cho ban giám đốc sắp xếp, tổ chức bộ máy lực lượng lao động trong mỗi phòng ban. Thực hiện các chính sách, chế độ về lao động tiền lương. Thường xuyên chăm lo việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên cho phù hợp với công việc và tình hình mới.
Các tổ đội trực thuộc: thực hiện chức năng của mình là trực tiếp sản xuất
tạo ra sản phẩm, hoàn thành các nhiệm vụ chỉ tiêu cấp trên giao xuống. Đảm bảo sản phẩm hoàn thành đúng thời gian và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp, doanh nghiệp đã thực hiện tốt các yêu cầu sau đây:
+ Trong khâu thu mua: quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng của đơn vị.
+ Trong khâu dự trữ, bảo quản: doanh nghiệp đã tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng nguyên vật liệu.
+ Ở khâu sử dụng: Doanh nghiệp tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Để đáp ứng được những yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu kể trên, doanh nghiệp đã thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:
+ Ghi chép, phản ánh kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập các báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tổ chức kế toán nguyên vật liệu phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin, phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
Đối với mỗi cá nhân, phòng ban trong công ty đều nắm giữ những nhiệm vụ, vai trò khác nhau trong vấn đề quản lý nguyên vật liệu. Cụ thể:
+ Giám đốc quy định:
- Vật tư hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng về quy cách sản phẩm mẫu mã nếu đạt yêu cầu bắt buộc phải nhập kho trước khi đi vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng.
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
làm chứng từ nhập kho. Mẫu này phải được sự ký duyệt của giám đốc, phòng kế toán, thủ kho. Trường hợp cán bộ vật tư không lập “phiếu đề nghị nhập kho” cho trường hợp hàng về không có hoá đho không được phép cho vật tư hàng hoá vào kho. Thủ tục này tuy quản lý được vật liệu nhập vào chặt chẽ nhưng lại quá nguyên tắc, nếu cán bộ vật tư chưa thể lập phiếu đề nghị nhập kho hoặc phiếu đề nghị nhập kho chưa có đầy đủ chữ ký phê duyệt thì nguyên vật liệu sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp cả về quá trình nhập cũng như việc bảo quản chất lượng nguyên vật liệu.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập với đầy đủ chữ ký phê duyệt và được lập thành các liên giao cho các phòng ban có liên quan.
+ Phòng kế toán: Là nơi tổng hợp thông tin chính xác nhất và quá trình nhập - xuất dùng của NVL trong công ty.
- Hàng ngày quá trình nhập - xuất nguyên vật liệu phải có đề nghị của đối tượng sử dụng NVL. Thông qua giấy đề nghị vật tư. Qua sự xác minh của phòng kế hoạch vật tư. Và quản lý sản xuất.
Thủ kho căn cứ vào chữ ký của các bộ phận trên sẽ làm thủ tực nhập - xuất NVL trong kho ra. Thống kê của công ty có trách nhiệm ghi chép đúng nội dung Nhập - xuất NVL hàng ngày. Cuối ngày tổng hợp các chứng từ nên phòng kế toán. Kế toán có nhiệm vụ xác minh lại thông tin trên các chứng từ đó. Rồi tổng hợp thông tin vào các sổ sách hay phần mềm. Phản ánh tình hình chung tăng giảm tài sản. Phòng kế toán là nơi quản lý số liệu một cách trung thực và chính xác nhất tài sản của công ty. Vì vậy việc quản lý NVL là một nhiệm vụ quan trọng của phòng kế toán và sự kết hợp của một số phòng ban khác hỗ trợ. Sự quản lý NVL là khâu ban đầu nhưng lại là khâu xuyên suốt tất cả các quá trình sản xuất nhằm đem lại lợi ích như mong muốn của doanh nghiệp.
+ Phòng kế hoạch vật tư:
Là cơ quan tham mưu cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo toàn sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. Đồng thời tiến hành triển khai kế hoạch sản xuất từng quý, tháng năm điều hành trực tiếp
hàng ngày theo tiến độ kỹ thuật. Nói chung là xác định mức cung ứng vật tư vật liệu cho nhu cầu sản xuất. quản lý vật liệu, thành phẩm nhập kho, theo dõi tiêu thụ sản xuất.
Vì vậy để nắm bắt tình hình nguyên vật liệu nhập - xuất diễn ra hàng ngày phòng kế toán có thể thông qua phòng này xem xác định việc nhập - xuất dùng trong ngày có diễn ra đúng với những gì thống kê của công ty đã thể hiện trên các phiếu nhập - xuất nguyên vật liệu, công cụ công ty hay không.