THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐỊA CHẤT VÀ XÂY DƯNG
2.1.2 Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu
* Trường hợp cán bộ cung ứng mua về:
+ Cán bộ cung ứng sẽ thông báo cho ban kiểm tra chất lượng hàng mua (KCS). Việc kiểm tra của KCS là kiểm tra số lượng, mẫu mã hàng. Phân loại ra. + Khi kiểm tra xong, bộ phận KCS sẽ làm thủ tục bàn giao cho thủ kho và thống kê.
+ Thống kê dựa vào biên bản bàn giao KCS sẽ tiến hành làm phiếu nhập kho kho NVL.
+ Song song kết hợp với thống kê Thủ kho có trách nhiệm chuyển giao nguyên vật liệu dựa vào số lương thực tế khớp với thống kê sẽ chuyển vật liệu vào kho nguyên vật liệu theo quy định của công ty.
* Nguyên vật liệu do bên bán hàng cung ứng tận nơi :
Thì người giao hàng của bên cung ứng sẽ cũng phải kết hợp với thống
kê, KCS, thủ kho để tiến hành làm các thủ tục nhập kho như sau.
Thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu chính xác số lượng từng mặt hàng theo từng lô so với hoá đơn phải trùng nhau, nếu không khớp báo ngay cho người trực tiếp giao hàng để kiểm tra, xem xét, giải quyết.
Bên giao hàng và bên nhận kiểm tra và ký nhận về lô hàng trên gồm: Số lượng, hàm lượng, số lô ... theo hoá đơn và thực tế.
Thủ kho gián nhãn biệt trữ cho lô hàng vừa nhập. Báo phòng kiểm nghiệm lấy mẫu kiểm tra.
Sau khi phòng đảm bảo chất lượng kiểm tra xong, có thể đưa ra một trong ba kết luận sau:
- Kết luận 1: Không nhập (trả lại hàng) hàng không đạt tiêu chuẩn chỉ tiêu chất lượng khi trả lại phải có chứng kiến của đảm bảo chất lượng. Họ không được tự ý trả lại khách hàng và số hàng đó phải được gián nhãn loại bỏ và xếp biệt trữ ở khu vực riêng.
- Kết luận 2: Có nhập nhưng qua xử lý (Phải có phương pháp xử lý).
- Kết luận 3: Được nhập đảm bảo chất lượng và lúc này đại diện kỹ thuật của phòng đảm bảo chất lượng là nhân viên KCS sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, đồng thời gián nhãn chấp nhận cho lô hàng trên. Thủ kho căn cứ vào hoá biên bản kiểm nghiệm vật tư, vào hoá đơn mua hàng tiến hành đối chiếu về: tên, số lượng, hàm lượng, nơi sx, v.v... tiến hành lập phiếu nhập kho và chuyển hàng từ khu biệt trữ vào kho bảo quản theo quy định. Trên cơ sở phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho lượng NVL vừa nhập kho cho từng mặt hàng. Vệ sinh kho cho gọn gàng sạch sẽ.
* Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ:
Căn cứ vào tiến độ thi công và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi công trình mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình thì mỗi công trình đều thành lập một kho vật tư riêng ngay tại chân công trình.
Do vậy khi công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều kho vẫn còn một số vật tư chưa sử dụng hết.
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của Giám đốc, Phòng kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vật tư nội bộ gồm 4 liên phiếu:
Người di chuyển mang 3 liên gồm: 2 liên giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đã ký xác nhận vào phiếu nhập & xuất, 1 liên người chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoá đơn vận chuyển để thanh toán phí vận chuyển, còn liên thứ 4 phòng kế toán giữ lại để đối chiếu.
Sơ đồ 2.1: Phương thức sử dụng NVL do bên bán hàng cung ứng
Nhà cung cấp Phòng kinh
doanh Thủ kho Phòng kế toán Giám đốc Nhu cầu mua
Ký vào hợp đồng Hợp đồng mua NVL (lập, ký) Ký vào hợp đồng Xuất hàng theo hợp đồng Kiểm nhận Hàng về nhập kho Ghi sổ