2.2.4.1. Tài khoản sử dụng
422101: TG không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ 428201: ký quỹ mở L/C bằng ngoại tệ 7110: phí dịch vụ. 711003: phí thông báo L/C. 711009: phí phát hành L/C 711011: phí sửa đổi L/C 711013: phí thanh toán L/C 453101: Thuế GTGT phải nộp. 921501: cam kết trong L/C trả chậm 921601: cam kết trong L/C trả ngay.
133101(414101): tiền gửi không kỳ hạn của ngân hàng ở nước ngoài
2.2.4.2. Quy trình
khách hàng gửi hồ sơ pháp lý và hồ sơ mở L/C cho ngân hàng để yêu cầu mở L/C.
Thanh toán viên kiểm tra hồ sơ pháp lý của khách hàng gồm:
-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đầu tư ( đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng ( nếu có). - Mẫu dấu,tên, chữ ký người đại diện (ủy quyền hợp pháp trong giao dịch với
ngân hàng).
Và hồ sơ mở L/C gồm những giấy tờ sau: - thư yêu cầu mở L/C.
- Hợp đồng nhập khẩu hoặc các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.
- Văn bản cho phép nhập khẩu của bộ thương mại hoặc cơ quan quản lý chuyên nghành (đối với mặt hàng nhập khẩu có điều kiện).
Sau đó kiểm tra nội dung yêu cầu mở L/C. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện , điều khoản, chỉ thị có sự mâu thuẫn nhau, thanh toán viên không tự động sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng mà hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh , bổ xung trước khi mở L/C.Thư yêu cầu mở L/C phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng. Đồng thời lưu ý khách hàng nếu có sự khác biệt giữa nội dung yêu cầu mở L/C với các điều kiện liên quan trong hợp đồng nhập khẩu.
Căn cứ vào hồ sơ mở L/C, phòng thanh toán quốc tế thẩm định các điều kiện và điều khoản của yêu cầu mở L/C, đề xuất tỷ lệ ký quỹ trên cơ sở các điều kiện sau:
- Loại L/C không hủy ngang, xác nhận, L/C không cho phép chuyển nhượng…
- Điều kiện trả tiền L/C: trả ngay, trả chậm, L/C cho phép đòi tiên bằng điện…
- Phương thức giao hàng: đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường bộ…
- Loại hàng nhập khẩu và các vấn đề khác.
Phòng thanh toán quốc tế đề xuất ý kiến xong chuyển hồ sơ mở L/C và tờ trình mở L/C sang cho phòng tín dụng.phòng tín dụng căn cứ hồ sơ xin mở L/C và đề xuất của phòng thanh toán quốc tế, thẩm định lại phương án nhập khẩu, khả năng nguồn vốn thanh toán của khách hàng, kiểm tra hạn mức tín dụng cho phép, đề nghị mức ký quỹ.
Nếu L/C thanh toán bằn vốn vay của ngân hàng nông nghiệp thì phải có quyết định phê duyệt phương án vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng ký với khách hàng xin mở L/C.(ngân hàng không cho vay để ký quỹ).
Nếu L/C thanh toán bằng vốn tự có (ký quỹ dưới 100%) thì trên cơ sở độ tín nhiệm của khách hàng,rủi ro về giá, tính dễ chuyển nhượng của hàng hóa nhập khẩu, giám đốc chi nhánh quyết định áp dụng hoặc không áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu sẵn đơn xin vay , giấy nhận nợ cho phần giá trị chưa được ký quỹ của L/C. Khách hàng ghi rõ trong yêu cầu mở L/C là bộ gốc chứng từ vận tải đầy đủ phải được lập theo lệnh của ngân hàng nông nghiệp. Chi nhánh chỉ thực hiện mở L/C khi quản lý được việc nhận hàng của khách hàng hoặc nắm giữ được quyền định đoạt về hàng hóa làm tài sản đảm bảo.
Nếu khách hàng ký quỹ đủ 100 % giá trị của L/C ( tính cả tỷ lệ vượt giá trị của L/C do dung sai ( nếu có) phòng thanh toán quốc tế tiếp nhận và trình giám đốc duyệt.
Căn cứ nội dung thẩm định và các ý kiến đề xuất của phòng thanh toán quốc tế, phòng tín dụng, giám đốc chi nhánh duyệt hồ sơ mở L/C và ký các chứng từ kèm theo ( hồ sơ cho vay bắt buộc ),nếu có.
Căn cứ ý kiến phê duyệt mở L/C chi nhánh hạch toán số tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản ký quỹ, hạch toán ngoại bảng trị giá mở L/C theo quy định cuối tháng đối chiếu khớp đúng số dư ngoại bảng với số dư mở L/C còn hiệu lực chưa thanh toán tại chi nhánh.
Khi hồ sơ xin mở L/C được phê duyệt, chi nhánh thực hiện mở L/C theo trình tự sau:
Căn cứ hồ sơ mở L/C đã được phê duyệt thanh toán viên tiến hành:
Đăng ký số tham chiếu L/C, vào sổ để theo dõi. Sổ theo dõi hồ sơ mở L/C gồm các thông tin sau: ngày mở L/C, số L/C, tên khách hàng mở L/C, trị giá L/C, loại L/C…
Rồi chọn ngân hàng thông báo, ngân hàng thương lượng.
Trường hợp khách hàng không chỉ định ngân hàng thông báo, thanh toán viên chon ngân hàng dựa trên danh sách ngân hàng đại lý do sở quản lý cung cấp.
Trường hợp khách hàng chỉ định ngân hàng thông báo L/C không có quan hệ đại lý với ngân hàng nông nghiệp, tại đầu điện chi nhánh sẽ chọn ngân hàng có quan hệ đại lý để chuyển tiếp L/C và ghi tên ngân hàng thông báo vào trường 57.Trong trường hợp không chọn được ngân hàng chuyển tiếp L/C chi nhánh liên hệ với sở quản lý để được hướng dẫn.
Trường hợp khách hàng chỉ định L/C không hạn chế ngân hàng thương lượng không cho phép đòi tiền bằng điện trong L/C phải qui định rõ và phải yêu cầu ngân hàng thương lượng thông báo bằng điện có mã xác nhận đã gửi chứng từ đòi tiền và ghi rõ trong biên lai gửi chứng từ.
Sau đó nhập dữ liệu vào máy và mở L/C.Nếu mở bằng điện sử dụng mẫu SWIFT MT700, MT701. L/C phát hành qua SWIFT hay Telex đều nên dẫn chiếu UCP 600 ,ISP 98, URR 525.
Chi nhánh hạch toán nội bảng số tiền ký quỹ, nhập ngoại bảng trị giá của L/C phát hành, thu phí có liên quan theo quy định.
Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện mở L/C trình phụ trách phòng xem xét trình lãnh đạo chi nhánh ký duyệt. Tính mã nội bộ và chuyển điện về sở quản lý.(Trong nội dung L/C phải quy định rõ về việc thu phí thông báo L/C, phải đè nghị ngân hàng thông báo L/C thu phí trước khi trả L/C cho người thụ hưởng.
Giao một bản gốc cho khách hàng có dấu và chữ ký lãnh đạo chi nhánh.Vào bìa hồ sơ ,lưu một bản điện đã chuyển đi có chữ ký của thanh toán viên, phụ trách phòng, giám đốc chi nhánh vào hồ sơ theo dõi.
Nếu mở L/C xác nhận kiểm toán viên kiểm tra điều khoản phí xác nhận. trường hợp phí xác nhận do người mở L/C chịu thì phải xác định rõ nguồn tiền trả L/C xác nhận.
Trong trường hợp khách hàng xin sửa L/C thì thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu sửa đổi L/C gồm: yêu cầu sửa đổi L/C và văn bản thỏa thuận của người thụ hưởng và người xin mở L/C. Căn cứ hồ sơ này phòng thanh toán quốc tế thẩm định các điều khoản và điều kiện sửa đổi của L/C. Trường hợp sửa đổi L/C mở bằng vốn vay hoặc vốn tự có ký quỹ dưới 100 % liên quan đến việc tăng giảm số tiền, ngày giao hàng, ngày hiệu lực , phòng thanh toán quốc tế lập tờ trình sửa đổi và chuyển hồ sơ sửa đổi L/C cho phòng tín dụng xem xét sau đó trình lãnh đạo chi nhánh phê duyệt tờ trình mở L/C. Trường hợp sửa đổi L/C mở bằng vốn tự có ký quỹ đủ 100 % liên quan đến việc tăng giảm số tiền, ngày giao hàng, ngày hiệu lực , phòng thanh toán quốc tế lập tờ trình sửa đổi đề nghị khách hàng bổ sung tiền ký quỹ hoặc điều chỉnh giảm tiền trình lãnh đạo phê duyệt.
Tiếp theo thanh toán viên lập điện sửa đổi L/C theo tiêu chuẩn SWIFFT phù hợp, chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện sửa đổi cho phụ trách phòng trình lãnh đạo chi nhánh ký duyệt gửi ngân hàng thông báo L/C.(là ngân hàng đã nhận điện mở L/C trước đây. Thanh toán viên giao 01 bản điện sửa đổi L/C có dấu, chữ ký của lãnh đạo chi nhánh cho khách hàng.
Chi nhánh hạch toán điều chỉnh số tiền ký quỹ: nhập/xuất nội bảng số tiền ký quỹ tăng – giảm và nhập/xuất ngoại bảng số tiền tăng giảm của L/C(nếu có) thu phí sửa đổi L/C.
Chi nhánh chuyển điện , theo dõi và nhận bản điện gốc từ sở quản lý. Vào bìa hồ sơ, lưu hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi đã được lãnh đạo chi nhánh duyệt.
khi nhận được điện đòi tiền từ ngân hàng nước ngoài, sở quản lý sẽ kiểm tra tính xác thực của điện nhận trước khi trả về chi nhánh. Nếu mã đúng xác nhận và chuyển qua mạng về chi nhánh. Nếu mã sai thông báo cho chi nhánh biết và ghi rõ “mã sai” đồng thời theo dõi để chuyển về chi nhánh khi có mã đúng.
Cá nhân được ủy quyền tại chi nhánh nhận điện, in và giao điện cho thanh toán viên trình phụ trách phòng ký duyệt rồi giao cho thanh toán viên.
Thanh toán viên tiếp nhận chứng từ do cơ quan chuyển phát chứng từ gửi tới chi nhánh ( ngày tiếp nhận là ngày nhận chứng từ ) thanh toán viên có trách nhiệm đối chiếu số chuyển phát nhanh chứng từ với điện thông báo xác nhận số chuyển phát nhanh của ngân hàng chiết khấu. Trường hợp số chuyển phát nhanh của bộ văn thư khác với số chuyển phát nhanh trên điện xác nhận của ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên lập điện thông báo cho ngân hàng nước ngoài để thông báo lại số chuyển phát nhanh của bộ chứng từ và vào bìa hồ sơ để theo dõi. Thanh toán viên kiểm tra tất cả các chứng từ, kiểm tra , đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C và các sửa đổi có liên quan, kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau và ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, chuyển phụ trách phòng kiểm tra lại trình lãnh đạo chi nhánh để thông báo cho khách hàng.
Nếu chứng từ phù hợp: chi nhánh kiểm tra nguồn tiền để thanh toán L/C, gửi giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C thông báo cho khách hàng và gửi phòng tín dụng ( trường hợp thanh toán bằng vốn vay và thanh toán bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100 %.) về việc ngân hàng nước ngoài đòi tiền để thực hiện thủ tục cho vay hạch toán nhận nợ hoặc liên hệ với khách hàng chuyển tiền để thanh toán L/C đúng hạn. Chi nhánh thực hiện lập điện thanh toán theo chỉ dẫn của ngân hàng nước ngoài , hạch toán các bút toán có liên quan : trích ký quỹ, tiền gửi , tiền vay, xuất ngoại bảng trị giá thanh toán, thu phí, rút số dư trên bìa hồ sơ mở L/C. Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán và đã trả tiền cho ngân hàng nông nghiệp từ tài
khoản tiền gửi hoặc tiền vay ngân hàng, giao bộ chứng từ cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận.
Nếu chứng từ không phù hợp mà ngân hàng nước ngoài đã có điện thông báo chứng từ có sai sót thì chi nhánh gửi thông báo cho khách hàng kèm 01 bản sao điện ngân hàng nước ngoài thông báo chứng từ không phù hợp và yêu cầu khách trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của ngân hàng nông nghiệp phải có ý kiến trả lời bằng văn bản để ngân hàng trả lời ngân hàng nước ngoài. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, chi nhánh lập điện thông báo chấp nhận chứng từ và thực hiện trả tiền và gửi điện đòi tiền phí sai sót theo quy định. Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán hoặc chỉ chấp nhận thanh toán một phần thì chi nhánh gửi điện từ chối ghi rõ chờ sự định đoạt của họ. Chuyển điện từ chối cho phụ trách phòng báo cáo lãnh đạo chi nhánh, ký duyệt trên điện thông báo từ chối.
Nếu chứng từ không phù hợp mà ngân hàng nước ngoài không có điện thông báo thì chi nhánh gửi điện từ chối thanh toán và chỉ ra những điểm không hợp lệ ghi rõ “ chúng tôi từ chối thanh toán bộ chứng từ với những lỗi sau đây..”, chúng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của quý ngân hàng với mọi rủi ro thuộc về quý ngân hàng. Chúng tôi có thể giao chứng từ cho khách hàng khi nhận được sự chấp thuận thanh toán của người xin mở L/C mà không cần báo trước.
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày điện thông báo sai sót cho ngân hàng nước ngoài, nếu không nhận được chỉ thị của ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên lập điện nhắc lại lần thứ 2 và thông báo cho khách hàng về hoàn trả chứng từ. Trong vòng 05 ngày làm việc tiếp theo, nếu không nhận được ý kiếc trả lời của khách hàng thì ngân hàng nông nghiệp chủ động trả lại nguyên trạng bộ chứng từ cho ngân hàng nước ngoài đồng thời hạch toán xuất ngoại bảng số tiền trên chứng rừ trả lại.
Riêng trường hợp đã được ngân hàng nông nghiệp phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng, chi nhánh không thông báo
với khách hàng về sai sót của bộ chứng từ mà chỉ kê lỗi để trừ phí ngân hàng nước ngoài khi thanh toán và lập điện chấp nhận thanh toán.
Quy trình hủy L/C
Trong thời hạn hiệu lực của L/C vì một lý do nào đó ngân hàng nhận được yêu cầu hủy L/C thì qui trình hủy như sau:
- Nếu ngân hàng người hưởng yêu cầu hủy L/C: nhận được điện SWIFT của ngân hàng người hưởng đề nghị hủy L/C, chi nhánh thông báo cho người mở L/C và yêu cầu thông báo bằng văn bản. Căn cứ văn bản trả lời của người mở L/C, chi nhánh lập điện trả lời ngân hàng người hưởng.
- Người đề nghị mở L/C yêu cầu hủy L/C: căn cứ yêu cầu hủy L/C của người mở L/C kèm văn bản thỏa thuận hủy L/C của người mua và người bán(nếu có). Thanh toán viên lập điện phù hợp theo tiêu chuẩn SWIFT, chuyển phụ trách phòng trình lãnh đạo chi nhánh ký duyệt gửi ngân hàng thông báo L/C.(nội dung điện yêu cầu ngân hàng thông báo cho ý kiến phản hồi của người thụ hưởng. Sau 05 ngày làm việc kể từ ngày gửi điện đề nghị hủy không nhận được phản hồi từ ngân hàng thông báo thì lập điện hỏi.
Nếu người mở L/C đồng ý hủy L/C(trong trường hợp người đề nghị mở L/C yêu cầu hủy L/C), hoặc chi nhánh đã nhận được điện chấp nhận hủy L/C của ngân hàng thông báo, thanh toán viên tiến hành các thủ tục hủy L/C:
thông báo cho phòng tín dụng(nếu L/C mở bằng vốn vay).
Thu phí, giải tỏa tiền ký quỹ nếu có.
Xuất ngoại bảng giá trị L/C bị hủy.
Thông báo cho người mở L/C.
Lưu hồ sơ theo quy định.
Trường hợp L/C hết hạn hiệu lực thì trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày L/C hết hạn hiệu lực, thanh toán viên lập thông báo gửi người mở L/C đề nghị