2.2.3.1 Tài khoản sử dụng
422101: TG không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ. 711035: phí dịch vụ thu hộ, chi hộ.
453101: Thuế GTGT phải nộp.
133101(414101): tiền gửi không kỳ hạn của ngân hàng ở nước ngoài 912301:chứng từ có giá trị bằng ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu. 912301: chứng từ có giá trị bằng ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu.
912401: chứng từ có giá trị bằng ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán.
2.2.3.2 Quy trình
2.2.3.1.1 Quy trình nhờ thu hàng nhập
Lưu đồ 3: Lưu đồ quy trình tiếp nhận và gửi giấy báo chứng từ nhờ thu hàng nhập khẩu
Ngân hàng nhận ủy thác thu gửi bộ chứng từ và thư nhờ thu đến ngân hàng.
Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ kiểm tra tên và địa chỉ ngân hàng được ủy nhiệm nhờ thu trên thư nhờ thu đảm bảo chứng từ được gửi đúng địa chỉ .
Nếu nhờ thu được gửi nhầm cho ngân hàng nông nghiệp ,thanh toán viên điện báo cho ngân hàng gửi nhờ thu , nội dung thông báo nêu rõ chờ chỉ thị và yêu cầu trả điện phí thông báo kèm cước phí chuyển trả chứng từ .
Nếu đúng địa chỉ rồi thì thanh toán viên đăng ký số tham chiếu , mở sổ theo dõi chứng từ nhờ thu. Vào sổ theo dõi theo các nội dung : ngày nhận chứng từ nhờ thu, tên người nhập khẩu, ngân hàng nhờ thu, trị giá, hình thức nhờ thu …Sau đó kiểm tra tên, địa chỉ của khách hàng nhận nhờ thu.
- Trường hợp khách hàng từ chối nhận chứng từ do ngân hàng nông nghiệp gửi, thanh toán viên thông báo ngay cho Ngân hàng gửi nhờ thu, nội dung thông báo nghi rõ chờ chỉ thị và yêu cầu trả điện phí thông báo kèm cước phí chuyển trả chứng từ. Kiểm tra số lượng từng loại chứng từ so với liệt kê chứng từ trên thư nhờ thu.
- Nếu chứng từ bị thiếu, điện báo ngay cho Ngân hàng gửi nhờ thu.
Kiểm tra chỉ thị nhờ thu, hình thức nhờ thu trên thư nhờ thu. Nếu chỉ thị không rõ ràng, không dẫn chiếu URC 522, hình thức nhờ thu không thực hiện được thì điện thông báo ngay cho Ngân hàng gửi nhờ thu và nghi rõ : “Chúng tôi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của quý Ngân hàng , trong vòng 10 ngày làm việc cả ngày điện nếu không nhận được sự trả lời, chúng tôi sẽ trả lại chứng từ cho quí ngân hàng sau khi quí ngân hàng thanh toán các phí liên quan ”(liệt kê). Điện cho ngân hàng gửi nhờ thu thông báo đã nhận được chứng từ (nếu có yêu cầu). Lập 02 giấy báo chứng từ nhờ thu hàng nhập, 01bản gửi khách hàng ,01 bản lưu hồ sơ nhờ thu .
Cuối cùng chuyển giấy báo cùng toàn bộ chứng từ nhờ thu đến Phụ trách phòng xem xét trình Lãnh đạo ký duyệt .
Nếu nhờ thu theo hình thức chấp nhận thanh toán giao chứng từ (Delivey of documents against acceptance-D/A). Khi khách hàng có cam kết trả tiền bằng văn bản theo giấy báo nhờ thu hàng nhập hoặc đăng kí chấp nhận thanh toán hối phiếu vào ngày đáo hạn. Chi nhánh giao chứng từ cho khách hàng . Lập thông báo cho ngân hàng gửi nhờ thu về việc chấp nhận trả tiền của người mua ,ngày trả tiền theo mẫu điện MT 412.Nhập dữ liệu hoặc vào sổ theo dõi chi tiết các bộ chứng từ nhừ thu đã giao cho khách hàng và đã gửi thông báo chấp nhận thanh toán ..
Ba (03) ngày trước khi đến hạn thanh toán ,chi nhánh nhắc khách hàng trả tiền .Khi khách hàng có đề nghị thanh toán , chi nhánh lập điện trả tiền (mẫu điện MT 202) theo chỉ thị nhờ thu , thu phí theo qui định hiện hành của nhân hàng nông nghiệp .
Trường hợp nhận được bộ chứng từ nhờ thu , trong đó hối phiếu đòi tiền ngân hàng nông nghiệp (Drawn on Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development) hoặc vận đơn ghi người nhận hàng theo lệnh của ngân hàng nông nghiệp (Consignee: Made out to the order of Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development), chi nhánh gửi điện cho ngân hàng gửi nhờ thu từ chối việc thu hộ và nêu rõ :”Chúng tôi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của quý Ngân hàng .Sau 15 ngày làm việc kể từ ngày điện, nếu không nhận được ý kiến trả lời, chúng tôi sẽ gửi trả lại chứng từ, phí liên quan do quý khách hàng trả. Đồng thời thông báo cho khách háng về bộ chứng từ nhận được và việc từ chối thu hộ, hoặc thông báo cho khách hàng theo các bước như trên nhưng cần lưu ý khách hàng, ngân hàng nông nghiệp chỉ kí hậu giao chứng từ cho khách hàng khi : Ngân hàng gửi nhờ thu hồ sơ chỉ thị cho ngân hàng nông nghiệp ký hậu mà không phải chịu trách nhiệm thanh toán . Hoặc khách hàng ký quỹ 100%. Hoặc khách hàng yêu cầu vay ngân hàng nông nghiệp thì phải tuân thủ các quy định cho vay hiện hành của ngân hàng nông nghiệp .Sau khi hồ sơ cho vay do Phòng Thanh toán Quốc tế sẽ giao chứng từ cho khách hàng .
Nếu thanh toán theo hình thức thanh toán giao chứng từ (D/P),thanh toán trả tiền ngay (D/P at sight), Chi nhánh gửi thông báo chứng từ nhờ thu hàng nhập. Khi khách hàng có đủ tiền thanh toán bộ chứng từ nhờ thu (bằng ký quỹ 100%) hoặc đã hoàn thành thủ tục vay ,chi nhánh Yêu cầu khách hàng chấp nhận thanh toán trên giấy báo nhờ thu hàng nhập rồi Giao chứng từ cho khách hàng , yêu cầu khách hàng ký nhận . Lưu 01 bản copy mỗi loại chứng từ. Lập điện trả tiền MT 202 theo chỉ thị nhờ thu , trình lãnh đạo ký duyệt , thu phí theo quy định hiện hành của ngân hàng nông nghiệp. còn thanh toán hối phiếu có kỳ hạn thì nhận được chứng từ nhờ thu theo hình thức này , chi nhánh gửi thông báo cho khách hàng đến chấp nhận hối phiếu có kỳ hạn . Chứng từ chỉ được giao khi Hối phiếu đã được khách hàng ký chấp nhận .Khách hàng đã ký quĩ 100% trị giá hối phiếu hoặc làm thủ tục vay để nhận ngay chứng từ .
Trường hợp khách hàng có văn bản từ chối chứng từ thanh toán viên lập điện trình lãnh đạo thông báo ngay cho ngân hàng gửi nhờ thu và nghi rõ :”Chúng tôi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của quí ngân hàng ,chúng tôi sẽ trả lại chứng từ cho quí ngân hàng sau khi quí ngân hàng thanh toán các phí liên quan (liệt kê phí ,nếu có ). Sau 30 ngày kể từ ngày thông báo mà vẫn không nhận được chỉ thị của ngân hàng gửi nhờ thu ,thanh toán viên phải lập giấy báo gửi ttrả lại chứng từ cho ngân hàng guẻi nhờ thu và ngân hàng nông nghiệp không chịu trách nhiệm gì . Ngân hàng nông nghiệp không chịu trách nhiệm trả tiền cho ngân hàng gửi nhờ thu khi người mua từ chối bộ chứng từ hoặc thanh toán chậm ,trừ trường hợp ngân hàng nông nghiệp tham gia trước đó với tư cách là người bảo lãnh trả tiền vào ngày đáo hạn hoặc bảo lãnh cho người mua nhận hàng.
2.2.3.1.2. quy trình nhờ thu hàng xuất
Lưu đồ 6: Lưu đồ quy trình tiếp nhận và gửi giấy báo chứng từ nhờ thu hàng xuất
Thanh toán viên tiếp nhận chứng từ do khách hàng xuất trình kèm Giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu có đầy đủ chữ kí được ủy quyền. Kiểm tra loại chứng từ ,số lượng của từng loại chứng từ theo như đã kê trên giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu của khách hàng. Ngân hàng nông nghiệp không có trách nhiệm kiểm tra nội dung chứng từ ,nhưng có thể xem xét một số điểm cơ bản để lưu ý khách hàng. Nếu có sự khác biệt giữa yêu cầu nhờ thu và bộ chứng từ ,thanh toán viên phải yêu cầu người nhờ thu sửa hoặc xác nhận trên giấy yêu cầu gửii chứng từ nhờ thu để ngân hàng gửi chứng từ đi nhờ thu .Thanh toán viên không được tự ý sửa chữa, thay đổi. sau đó đăng ký số tham chiếu ,vào sổ theo dõi và tiến hành kiểm tra chi tiết trên giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu của khách hàng theo nội dung:
-Tên, địa chỉ của người nhờ thu (điện thoại , telex ,fax). -Tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng thu hộ (Collecting Bank) -Tên , địa chỉ đầy đủ của người trả tiền (điện thoại ,telex,fax). -Số tiền ,loại tiền nhờ thu .
-Danh mục chứng từ ,số lượng của từng loại chưng từ đính kèm .
-Hình thức thanh toán và giao chứng từ :D/A(Delivery of documents against acceptance), D/P (Delivery of documents a gainst payment) at sight ,D/P at X days sight ,D/OT (Delivery of documents on other terms and conditions).
-Các loại phí (nếu có ) do ai chịu . -Các điệu kiện khác nếu có .
Trên giấy tờ nhờ thu nghi rõ :nhờ thu được tuân thủ theo quy tắc thống nhất về nhờ thu của phòng thương mại Quốc tế , ấn phẩm 522(URC 522).
Ngân hàng nông nghiệp không thực hiện chiết khấu miễn truy đòi với bộ chứng từ thanh toán bằng hình thức nhờ thu. Còn nếu ngân hàng nông nghiệp chiết khấu truy đòi đối với chứng từ nhờ thu thì khách hàng sẽ cam kết hoàn trả số tiền ngân hàng nông nghiệp đã chiết khấu trong trường hợp người trả tiền (Drawee) từ chối thanh toán , đồng thời lập đơn xin vay , giấy nhận nợ như quy định .Khách hàng lập đơn xin chiết khấu có chữ kí của chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có
). Đối với nhờ thu D/P :toàn bộ vận đơn gốc được xuất trình qua ngân hàng nông nghiệp. Đối với nhờ thu D/A :Ngân hàng chỉ thực hiện chiết khấu hoặc hạch toán số tiền chiết khấu cho khách hàng sau khi ngân hàng thu hộ /ngân hàng xuất trình đã xác nhận số tền phải thanh toán và chịu trách nhiệm đảm bảo trả tiền thay khách hàng vào ngày đáo hạn. Sau đó tại Phòng thanh toán Quốc tế :Căn cứ vào điều kiện chiết khấu thanh toán viên phải xuất ý kiến và nêu rõ lý do chắp nhận /không chấp nhận chiết khấu ,tỷ lệ chiết khấu .Phụ trách phòng xem xét , ghi ý kiến đề xuất . Phòng tín dụng :Căn cứ hạn mức tín dụng cho phép và khả năng tài chính của khách hàng ,phòng Tín dụng trình lãnh đạo chi nhánh quyết định .Tỷ lệ chiết khấu tối đa 95% trị giá bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ được quyết định chiết khấu, chi nhánh thực hiện hạch toán số tiền chiết khấu , số tiền đã được thanh toán.
Căn cứ vào giấy yêu cầu nhờ thu của khách hàng , thanh toán viên thành lập Thư nhờ thu kèm chứng từ gửi ngân hàng thu hộ. Chỉ thị nhờ thu đảm bảo rõ ràng, chính xác và đầy đủ thông tin, hướng dẫn thanh toán phải cụ thể để việc trả tiền của ngân hàng thu hộ được thuận tiện nhất hạn chế rủi ro cho khách hàng ủy thác nhờ thu.( Trường hợp khách hàng không chỉ định ngân hàng thu hộ thì ngân hàng nông nghiệp sẽ chọn một ngân hàng thu hộ thích hợp , có quan hệ đại lý mà không chịu trách nhiệm về sự lựa chọn đó. Trường hợp nhờ thu theo hình thức D/OT thanh toán từng phần , trên thư nhờ thu phải nnghi rõ : tổng số tiền nhờ thu , trong đó nhờ thu theo D/P at sight , số tiền nhờ thu theo D/A).
Phụ trách phòng xem xét thư nhờ thu kèm bộ chứng từ trình lãnh đạo ký duyệt. rồi Chi nhanh gửi chứng từ cho ngân hàng thu hộ bằng thư chuyển phát nhanh hoặc các hình thức dịch vụ chuyển thư khác theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi gửi chứng từ , thanh toán viên phải vào bìa hồ sơ nhờ thu, lưu hồ sơ theo dõi , bao gồm
Bộ chứng từ thu (bản copy)
Giấy yêu cầu nhờ thu của người ủy thác nhờ thu (bản gốc)
Hạch toán nhập ngoại bảng trị giá chứng từ nhờ thu, thu phí nhờ thu theo quy định.
Bước 2: Quy trình từ thanh toán nhờ thu
Khi nhận được thanh toán của ngân hàng nước ngoài, chi nhánh báo có cho khách hàng sau khi đã trừ số tiền chiết khấu và lãi chiết khấu (nếu có) thu phí theo quy định.
Nếu nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ nhờ thu, thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng và yêu cầu khách hàng có ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ. Căn cứ vào công văn trả lời của khách hàng, thanh toán lập điện báo cáo phụ trách phòng trình lãnh đạo gửi ngân hàng thu hộ. Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày thông báo cho khách hàng, nếu không nhận được ý kiến về việc xử lý bộ chứng từ đó, chi nhánh yêu cầu ngân hàng nhờ thu gửi trả lại bộ chứng từ.
2.2.3.3 Kế toán phương thức này
* NHỜ THU HÀNG NHẬP KHẨU
- Khi nhận được bộ chứng từ hàng hóa của ngân hàng nước ngoài gửi đến trong thời gian chờ đợi thanh toán ngân hàng nhập ngoại bảng 912401: chứng từ có giá trị bằng ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán.
- Đơn vị nhập khẩu chấp nhận thanh toán, ngân hàng trao chứng từ cho nhà nhập khẩu hạch toán:
Nợ 4221.NK: TG không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ Có 133101(414101): tiền gửi không kỳ hạn của ngân hàng ở nước ngoài
Thu phí
Nợ 4221.NK: TG không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ Có 711035: phí dịch vụ.
Đồng thời xuất ngoại bảng tài khoản 912401. Gửi thông báo cho ngân hàng nước ngoài. Báo nợ cho khách hàng.
* NHỜ THU HÀNG XUẤT KHẨU.
- Khi nhận bộ chứng từ của đơn vị xuất khẩu ngân hàng thu phí
Nợ 4221.XK: TG không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ Có 711035: phí dịch vụ.
Có 453101: Thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời nhập tài khoản:912301:chứng từ có giá trị bằng ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu.
- Gửi bộ chứng từ hàng hóa và khi nhận được báo có của ngân hàng nước ngoài hạch toán:
Nợ 133101(414101): tiền gửi không kỳ hạn của ngân hàng ở nước ngoài Có 4221: TG không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ
Đồng thời xuất tài khoản 912301: chứng từ có giá trị bằng ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu.
2.2.3.4. Chứng từ sử dụng
1. Giấy báo chứng từ nhờ thu hàng nhập. 2. Giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu. 3. Thư nhờ thu kèm chứng từ.
4. Hồ sơ nhờ thu xuất khẩu.