vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Áp dụng Chế độ kế toán được ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính, Mã số thuế: 0302286281-002. Hình thức kế toán được áp dụng như sau:
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 theo dương lịch. - Đơn vị tiền sử dụng: VNĐ.
- Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ.
- Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xác định giá xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước.
3.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng trongTrung Tâm Trung Tâm
3.2.2.1. Ảnh hưởng của các nhân tố vĩ mô
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều chịu sự chi phối của các quy định mà Nhà nước đã đề ra. Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi không phải là ngoại lệ.Các thông tư, chế độ, chuẩn mực, chính sách kinh tế, thể chế luật pháp … là các yếu tố quan trọng tác động đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Trung tâm hoạt động kinh doanh dựa trên những quy định của chuẩn mực số 02, 14, 01… và công tác kế toán theo quyết định số 15 của chế độ kế toán. Các đạo luật liên quan như luật doanh nghiệp, luật lao động… đưa ra để điều tiết sự cạnh tranh, bảo vệ người tiêu dùng, bảo đảm quyền lợi cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, Trung tâm cũng phải thực hiện
nghĩa vụ về thuế trong quá trình kinh doanh của mình. Các sắc biểu thuế này ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như: thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN…
Hiện nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học là những phát minh, sáng tạo mới giúp con người trong việc sản xuất kinh doanh. Trong công tác kế toán, ứng dụng của tiến bộ khoa học là phần mềm kế toán.Việc sử dụng phần mềm được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác hơn tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho doanh nghiệp.
Cuối năm 2009, thị trường tiền tệ biến động dưới tác động của sự khủng hoảng kinh tế thế giới kéo theo những ảnh hưởng không tốt cho nền kinh tế Việt Nam. Khi giá trị đồng tiền bị thay đổi và sự thay đổi của tỷ giá hối đoái giữa đồng ngoại tệ và đồng tiền trong nước chênh lệch ngày một cao hơn thì việc mua bán hàng hóa cũng bị ảnh hưởng. Kế toán bán hàng hàng ngày thống kê số lượng hàng hóa bán ra bằng bảng kê bán lẻ tại quầy. Những thông tin này giúp cho các nhà quản lý đưa ra những chính sách cụ thể cho quá trình lưu thông hàng hóa được tốt hơn.
3.2.2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố vi mô
Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán bán hàng là cách tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp, các chính sách kế toán. Cách tổ chức bộ máy kế toán có khoa học, hợp lý thì công tác kế toán mới đạt hiệu quả.
Tại trung tâm công tác kế toán bán hàng được giao cho bộ phận kế toán thanh toán gồm có nhân viên tư vấn, kế toán quầy. Bộ phận này yêu cầu phải năng động, có hiểu biết về sản phẩm để tư vấn cho khách hàng và có trình độ để thực hiện chu trình thanh toán trên hệ thống của công ty đã lập ra. Các chính sách kế toán mà Trung tâm áp dụng cũng khá phù hợp, được áp dụng khá linh hoạt, có hiệu quả.
Một nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng tới mọi góc độ phải kể đến con người. Có một chính sách phù hợp, một tổ chức hợp lý nhưng từng cá thể trong doanh nghiệp lại không có trình độ chuyên môn, năng lực tốt về nghiệp vụ kế toán thì doanh nghiệp không thể thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán mà bao gồm những người có kiến thức chuyên môn, kỹ năng, thái độ tốt làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đạt được hiệu quả cao. Kiến thức đòi hỏi phải hiểu sâu, hiểu đúng bản chất của các chính sách chế độ kế toán, và phải thường xuyên cập nhật các thông tin đang diễn ra trong đời sống xã hội. Về kỹ năng, đòi hỏi người làm công tác kế toán phải biết vận dụng những kiến thức đã được đào tạo một cách thành thạo, khoa học và phải biết nâng cao khả năng tư duy. Về thái độ, những người làm kế toán phải trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, luôn tuân thủ theo chế độ chính sách đã quy định. Ngoài ra, còn phải biết cập nhật thường xuyên thông tin liên quan tới công tác kế toán, có những tiếp thu kịp thời để thay đổi phù hợp với các yêu cầu pháp luật Nhà nước, cũng như đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì vậy mà yếu tố con người phải được tuyển dụng một cách hợp lý , đúng đắn tạo hiệu quả cho công việc chung.
3.3. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BÁN NHÓM HÀNG MÁYTÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TRÀNG THI
3.3.1. Đặc điểm, nghiệp vụ bán nhóm hàng máy tính tại Trung tâm
Phương thức bán hàng tại trung tâm là phương thức bán lẻ.Các loại mặt hàng được trưng bày theo mỗi quầy riêng biệt. Khách hàng đến mua sắm tại Trung tâm, muốn mua một mặt hàng máy tính,tại quầy trưng bày sản phẩm máy tính sẽ có nhân viên tư vấn trực tiếp hướng dẫn khách hàng xem xét lựa
chọn sản phẩm. Sau khi đã xem sản phẩm, đồng ý mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ đưa khách hàng vào quầy thanh toán. Tại đây, nhân viên thanh toán vào phần mềm của công ty viết hóa đơn cho khách. Khách hàng sẽ được giao 2 tờ hóa đơn, trong đó có 1 tờ chuyển sang bộ phận giao hàng để lấy hàng cho khách, 1 tờ làm biên nhận giao hàng tại nhà nếu khách hàng có nhu cầu.
Phương thức thanh toán được công ty áp dụng là phương thức thanh toán trực tiếp. Đối với những khu vực hỗ trợ giao nhận miễn phí hoặc khách hàng trả tiền mua hàng trực tiếp có thể thanh toán bằng tiền mặt. Với phương thức thanh toán trực tiếp khách hàng có thể đặt hàng trên website hoặc qua điện thoại. Nhân viên bán hàng sẽ tiến hành xuất hàng cho khách và xác nhận giờ giao hàng sau khi xuất hàng.
Ngoài ra còn trường hợp thanh toán trực tuyến qua thẻ quốc tế (Credit card, Master Card, Visa Card, Debit Card), qua thẻ nội địa (ATM, Visa card) hay qua các dịch vụ điện tử (Paypal, Ngân lượng). Phương thức thanh toán trước qua chuyển khoản áp dụng với khách hàng ngoài khu vực hỗ trợ giao nhận miễn phí và khách hàng có nhu cầu sử dụng phương thức này. Sau khi có giấy báo có từ ngân hàng, nhân viên bán hàng tiến hành xác nhận và xuất hàng cho khách trong thời gian quy định.
Quy trình bán lẻ như sau:
Khách hàng được nhân viên tư vấn chọn loại sản phẩm phù hợp nào theo nhu cầu sử dụng Nhân viên bán hàng tại quầy thanh toán viết hóa đơn và in hóa đơn đưa cho khách hàng Khách hàng thanh toán và cầm hóa đơn sang quầy để nhận hàng Khách hàng giữ hóa đơn để chuyển qua cho bộ phận giao nhận (vận chuyển, lắp đặt tại nhà).
Website của Trung tâm nói riêng và Công ty Cổ phần thương mại Nguyễn Kim nói chung có giới thiệu về công ty và các mẫu sản phẩm được bán ra trong siêu thị. Công ty có 3 Trung tâm mua sắm, có Trung tâm kinh
doanh tổng hợp và Trung tâm Thương mại điện tử kinh doanh qua mạng. Hiện tại Trung tâm áp dụng việc kinh doanh qua mạng này dựa trên website của Công ty do Trung tâm cũng có bộ phận chăm sóc khách hàng lưu động, chuyên chở, lắp giáp hàng hóa tại nhà cho khách hàng. Phương thức thanh toán qua ngân hàng cũng được áp dụng..
Quy trình đặt hàng:
Khách hàng đăng nhập vào website của Trung tâm (www.nguyenkim.com) chọn sản phẩm, điền đầy đủ thông tin trong đơn hàng yêu cầu Bộ phận bán hàng kiểm tra thông tin và chấp nhận đơn hàng (nếu đơn hợp lệ) Nhân viên bán hàng in hóa đơn và chuyển cùng với đơn hàng đến kế toán và kho hàng Chuyển đơn hàng cho bộ phận giao nhận Bộ phận giao nhận thực hiện việc chuyển hàng, lắp đặt cho khách hàng.
Những sản phẩm được bày bán tại Trung tâm hay trong hệ thống trung tâm của Công ty đều được quy định theo giá do Công ty niêm yết. Giá bán bao gồm: giá thanh toán và các chi phí dịch vụ.
Các chính sách bán hàng tại Trung tâm đưa ra thông qua quá trình hoạt động trong thời gian qua, đã được áp dụng như: Chính sách thẻ khách hàng. Chính sách này đưa ra để thể hiện mong muốn tri ân tới khách hàng đã luôn tin tưởng và ủng hộ. Áp dụng chính sách này khách hàng sẽ được phục vụ riêng theo tiêu chuẩn V.I.P khi tham gia mua sắm tại Trung tâm theo điểm tích lũy. Để tăng thêm sự tin tưởng của khách hàng thì tại hệ thống Trung tâm có chính sách dùng thử sản phẩm trong 5 ngày tạo sự khác biệt về quyền lợi cho khách hàng. Cũng như hỗ trợ gia tăng giá trị ưu đãi cho khách hàng khi mua sắm tại Trung tâm. Giờ đây, khách hàng cũng không phải lo lắng việc vận chuyển hàng hóa do có chính sách giao nhận, Trung tâm sẽ thực hiện dịch vụ giao nhận miễn phí tận nhà cho khách hàng ở các khu vực lân cận. Ngoài
ra, dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng cũng được đề cập đến để phục vụ quý khách một cách chu đáo nhất.
3.3.2. Nội dung kế toán bán hàng tại Trung tâm mua sắm Sài Gòn NguyễnKim Tràng Thi Kim Tràng Thi
3.3.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục)
Khi bán hàng, Nhân viên bán hàng tại quầy sẽ nhập những thông tin của khách hàng bao gồm: thông tin về Trung tâm, số hóa đơn, Tên khách hàng, tên hàng hóa dịch vụ, Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền thanh toán của khách hàng. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước và là cơ sở để phần mềm kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết tài khoản. Hóa đơn được in làm 2 liên: 1 liên được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT của Trung tâm, 1 liên giao cho khách hàng để lấy hàng từ bộ phận giao hàng.
- Phiếu thu (Phụ lục)
Cuối ngày, nhân viên thanh toán tại quầy sẽ tổng hợp số tiền bán hàng trong ngày và nộp lại cho phòng kế toán. Thủ quỹ thu tiền và ghi phiếu thu làm căn cứ hợp lệ xác định số thực thu của quầy.
- Bảng kê hóa đơn hàng hóa bán ra.
Là bảng tổng hợp hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hàng được bán ra theo trình tự thời gian.
- Biên bản thu hồi hóa đơn giá trị gia tăng
Lầ chứng từ được lập khi khách hàng trả lại hàng hóa tại Trung tâm để xác nhận quá trình thu hồi hóa đơn đã in ra cho khách hàng lúc mua sản phẩm. Và là căn cứ để nhập kho lại hàng hóa, và trả tiền cho khách.
Là chứng từ được gửi tới ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Trung tâm.
3.3.2.2. Tài khoản sử dụng
- TK 5111 – “Doanh thu bán hàng” .
Tài khoản dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Trung tâm. Trung tâm dùng tài khoản này ghi nhận doanh thu cho tất cả các loại mặt hàng được bán ra.
- TK 632 – “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản phản ánh giá gốc cho những sản phẩm đã tiêu thụ - TK 1561 – “ Hàng hóa”
Tài khoản dùng để theo dõi quá trình nhập, xuất của các sản phẩm trong kỳ.
- TK 131 – “Phải thu của khách hàng”
Tài khoản dùng để phản ánh chi tiết số tiền thanh toán của khách hàng trong một ngày, số phải trả cho quá trình trả lại hàng hóa cho khách hàng.
- TK 531 – “ Hàng bán bị trả lại”
Tài khoản phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại sau khi đã nhập kho hàng hóa.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản như: TK 1111, TK 112, TK 3331…
3.3.2.3. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
(1). Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng
Các mặt hàng được bán trong Trung tâm rất đa dạng về chủng loại, nhà cung cấp. Mặt hàng máy tính cũng vậy, quầy số 1 tại trung tâm tại tầng trệt trưng bày rất nhiều loại máy tính, các linh kiện, bộ phận riêng biệt… Sau khi chấp nhận thanh toán, khách hàng sẽ được in hóa đơn tại quầy. Trong khi nhân viên bán hàng tại quầy nhập thông tin khách hàng để in hóa đơn thì toàn
bộ những thông tin này sẽ được truyền vào phần mềm kế toán chuyên dụng của Trung tâm.
Cuối ngày, kế toán sẽ kiểm tra doanh thu bán hàng từng quầy theo bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra và khớp số thực thu của nhân viên thanh toán. Nếu trùng thì thủ quỹ thu ngân sẽ viết phiếu thu cho nhân viên. Sau khi đã thu nhận tiền hàng đầy đủ theo số hóa đơn bán ra kế toán sẽ chuyển tiền hàng về cho Công ty.
Ví dụ: Ngày 30/01/2011, Anh Vũ Ngọc Minh (Đống Đa, Hà Nội) muốn mua 1 màn hình máy tính tại Trung tâm. Sau khi được tư vấn Anh quyết định mua màn hình LCD ACER G 195HQL. Nhân viên bán hàng sẽ viết và in hóa đơn cho anh Minh theo hóa đơn GTGT số 168351 (Phụ lục). Thông tin mua hàng của anh Minh sẽ được phần mềm chuyển phần tiền thanh toán vào doanh thu bán hàng của Trung tâm (ghi tăng TK 5111, TK 3331),(Phụ lục), ghi tăng khoản phải thu của khách hàng là TK 131 (Phụ lục).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán ghi “ Có” cho TK 632 (Phụ lục), Ghi “Nợ” cho TK 1561 (Phụ lục) theo số hóa đơn trên. Những nghiệp vụ bán lẻ này sẽ được phản ánh chi tiết qua Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Phụ lục), trình tự theo thời gian nhân viên bán hàng in hóa đơn GTGT cho khách.
Cuối ngày, nhân viên thanh toán sẽ tổng hợp số tiền và nộp lại cho phòng kế toán theo tổng số hóa đơn mà kế toán quầy đó viết, in ra qua bảng kê.
Theo nghiệp vụ trên thì số tiền thu do anh Minh thanh toán đã được phản ánh vào TK 131 cùng với số tiền hàng thu được tại quầy bán máy tính, tính tổng trong ngày 30/01/2011 là 1.000.000.000 VNĐ sẽ nộp lại phòng kế
toán. Phần mềm kế toán hạch toán ghi “Nợ” cho TK 1111, ghi “Có” cho TK 131.
Thủ quỹ sẽ viết phiếu thu cho nhân viên thanh toán quầy máy tính theo phiếu thu số 000079 (Phụ lục). Tự động khoản tiền này sẽ được phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục).
(2). Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Phương pháp kế toán hàng bán bị trả lại.
Khi khách hàng trả lại hàng hóa, nhân viên tại quầy sẽ yêu cầu khách hàng trả lại hóa đơn GTGT. Nhân viên sẽ viết Biên bản thu hồi hóa đơn GTGT (Phụ lục) và hẹn 2 tuần sau khách hàng đến thanh toán tiền.
Ví dụ: Ngày 31/10/2010, Bà Phạm Mỹ Hạnh mua mặt hàng NOTEBOOK SONY VPCEB22EG/WI nhưng do một số lý do mà vào ngày 01/01/2011 Bà muốn trả lại hàng. Tại quầy, nhân viên bán hàng sẽ thu hồi hóa đơn GTGT viết ngày 31/10/2010 căn cứ vào đó viết cho Bà Biên bản thu hồi (Phụ lục), và nhận lại máy cho vào nhập kho. Những chứng từ này làm cơ sở để phần mềm kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản 131, 1561, 531, 632 (Phụ lục).
Phản ánh giá vốn hàng thu hồi ghi tăng TK 1561,giảm TK 632