Đối với kế toán bán hàng thì có rất nhiều yếu tố tác động mà trước hết phải kể đến là cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp. Sau là các chính sách kế toán và nhân tố quan trọng vẫn là nguồn nhân lực.
Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi là một siêu thị điện máy lớn với cung cách bán hàng hiện đại. Các mặt hàng được bày bán theo quầy riêng biệt. Mặt hàng máy tính được trưng bày tại tầng trệt ngay cửa chính của Trung tâm với nhiều chủng loại, hãng sản xuất. Trung tâm tổ chức bán hàng trên nội dung là nhà bán lẻ cung cấp sản phẩm điện máy, điện lạnh đến tận tay người tiêu dùng với tiêu chí bán hàng chính hãng, giá tốt nhất và dịch vụ hậu mãi chu đáo
CHƯƠNG III
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TRÀNG THI
3.1. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
3.1.1. Phương pháp điều tra, phỏng vấn
Để thu thập thông tin liên quan tới nghiệp vụ bán hàng dưới nhiều góc độ khác nhau, tôi đã sử dụng phiếu điều tra khảo sát thực tế tại Trung Tâm qua những đối tượng chịu trách nhiệm công tác kế toán tại công ty. Quá trình điều tra được tiến hành như sau:
(1).Xác định thông tin cần thu thập và các đối tượng cần điều tra phỏng vấn.
Các thông tin cần thu thập ở đây là những thông tin liên quan tới kế toán bán hàng tại Trung Tâm mua sắm Tràng Thi. Nguồn thông tin được tiến hành thu thập trên 5 đối tượng: Giám đốc Trung tâm, Trưởng chi nhánh, Kế toán trưởng, Kế toán hàng hóa và tài sản, Kế toán xuất hóa đơn.
(2). Thiết lập phiếu điều tra phỏng vấn (Phụ lục số 06).
Trong phiếu điều tra là những câu hỏi liên quan kế toán bán hàng tại trung tâm, người được điều tra sẽ nhận mẫu phiếu, đọc và lựa chọn phương án mà bản thân cho là phù hợp nhất
(3). Lập câu hỏi phỏng vấn trực tiếp (Phụ lục số 07)
Các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp đưa ra cho từng đối tượng cụ thể với những câu hỏi phục vụ trực tiếp cho công tác nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng máy tính tại Trung tâm.
(4). Tổng hợp các câu hỏi phỏng vấn
Sau khi các đối tượng được điều tra phỏng vấn trả lời xong phiếu trắc nghiệm, tôi sẽ tổng hợp lại 5 phiếu điều tra này và các câu hỏi phỏng vấn trực
tiếp qua từng đối tượng, đưa ra một bảng tổng hợp kết quả điều tra với các thông tin thu thập được (Phụ lục số 08). Dựa vào các thông tin này, và các chứng từ kế toán, các loại sổ sách kế toán được cung cấp, đem so sánh với các quy định trong chuẩn mực và chế độ để phát hiện những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng tại trung tâm. Qua đó đánh giá và đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại trung tâm.
3.1.2. Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Việc tìm hiểu lý luận về kế toán bán hàng phải qua sách báo,những quy định hiện hành về kế toán như thông tư hướng dẫn, chế độ, chuẩn mực và nghị định liên quan… Đặc biệt là các tài liệu phân tích ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến trung tâm. Đó là căn cứ để đánh giá, đưa ra các quan điểm hoàn thiện.
3.2. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ ẢNH HƯỞNG CỦA NHÂN TỐMÔI TRƯỜNG ĐẾN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY TÍNH TẠI MÔI TRƯỜNG ĐẾN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TRÀNG THI
3.2.1. Tổng quan về Trung Tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi
Tọa lạc tại trung tâm Thủ đô Hà Nội số 10B Tràng Thi – Hà Nội, Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi khai trương ngày 15/12/2007 có tổng diện tích trên 4.000 m2 với 3 tầng hoạt động. Trung tâm được xây dựng theo hệ thống trung tâm mua sắm của Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim từ cung cách phục vụ và các tiêu chí về chất lượng, giá cả, nguồn hàng.
Sáu ngành hàng chủ lực được kinh doanh tại đây bao gồm: Điện tử, Điện lạnh, Kỹ thuật số, Giải trí, Viễn thông, gia dụng. Hệ thống kho bãi và giao nhận với một trung tâm vận hành giao nhận riêng biệt và chuyên nghiệp. Đảm bảo cao nhất yêu cầu của đặc thù bán lẻ.
Đến với Trung tâm, khách hàng sẽ được tham quan, mua sắm các sản phẩm điện lạnh chính hãng của các tập đoàn điện tử đối tác chiến lược như: LG, JVC, PANASONIC, PHILIPS, SAMSUNG, SANYO, SONY, TOSHIBA… với triết lý kinh doanh xuyên suốt “ Tất cả cho khách hàng, khách hàng cho tất cả”, Thương hiệu Nguyễn Kim không chỉ uy tín về chất lượng, giá thành mà còn tạo được sự hài lòng, tin tưởng ở người tiêu dùng với chất lượng phục vụ, hậu mãi và chăm sóc khách hàng. Từng công đoạn của quy trình phục vụ, chăm sóc khách hàng đã được quy chuẩn trong hệ thống, được từng nhân viên trong hệ thống Trung tâm thấm nhuần và thực hiện nghiêm ngặt trong công việc hàng ngày. Tất cả đều được thực hiện với mục tiêu đạt được sự hài lòng cao nhất của khách hàng để chắc chắn khách hàng đã hoàn toàn đúng với quyết định mua hàng của mình.
Khách hàng có thể xem thông tin chi tiết về Công ty từ giới thiệu hệ thống trung tâm, chỉ dẫn đương đi, các loại mặt hàng được trưng bày tại trung tâm đến các chính sách bán hàng của Công ty tại website:
www.nguyenkim.com.
Với quy mô hơn 200 cán bộ công nhân viên, Trung tâm được chia thành 11 phòng ban bao gồm: Ban Giám đốc Trung tâm, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán – tài vụ, Phòng nhân sự, Phòng bảo hành, Phòng Marketing & chăm sóc khách hàng, Kho vận. Cùng với các bộ phận quản lý bán hàng, dịch vụ nội bộ và kỹ thuật dịch vụ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm (Phụ lục số 09).
Theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà Trung tâm tổ chức bộ máy kế toán tương đối đơn giản bao gồm 6 người: Kế toán tổng hợp, thuế, Kế toán chi phí - công nợ, Kế toán hàng hóa - tài sản, Kế toán xuất hóa đơn và Thủ quỹ - thu ngân.
Trung tâm là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ tập trung chứng từ và vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Áp dụng Chế độ kế toán được ban hành theo QĐ 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính, Mã số thuế: 0302286281-002. Hình thức kế toán được áp dụng như sau:
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 theo dương lịch. - Đơn vị tiền sử dụng: VNĐ.
- Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ.
- Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xác định giá xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước.
3.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng trongTrung Tâm Trung Tâm
3.2.2.1. Ảnh hưởng của các nhân tố vĩ mô
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều chịu sự chi phối của các quy định mà Nhà nước đã đề ra. Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi không phải là ngoại lệ.Các thông tư, chế độ, chuẩn mực, chính sách kinh tế, thể chế luật pháp … là các yếu tố quan trọng tác động đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Trung tâm hoạt động kinh doanh dựa trên những quy định của chuẩn mực số 02, 14, 01… và công tác kế toán theo quyết định số 15 của chế độ kế toán. Các đạo luật liên quan như luật doanh nghiệp, luật lao động… đưa ra để điều tiết sự cạnh tranh, bảo vệ người tiêu dùng, bảo đảm quyền lợi cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, Trung tâm cũng phải thực hiện
nghĩa vụ về thuế trong quá trình kinh doanh của mình. Các sắc biểu thuế này ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như: thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN…
Hiện nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học là những phát minh, sáng tạo mới giúp con người trong việc sản xuất kinh doanh. Trong công tác kế toán, ứng dụng của tiến bộ khoa học là phần mềm kế toán.Việc sử dụng phần mềm được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác hơn tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho doanh nghiệp.
Cuối năm 2009, thị trường tiền tệ biến động dưới tác động của sự khủng hoảng kinh tế thế giới kéo theo những ảnh hưởng không tốt cho nền kinh tế Việt Nam. Khi giá trị đồng tiền bị thay đổi và sự thay đổi của tỷ giá hối đoái giữa đồng ngoại tệ và đồng tiền trong nước chênh lệch ngày một cao hơn thì việc mua bán hàng hóa cũng bị ảnh hưởng. Kế toán bán hàng hàng ngày thống kê số lượng hàng hóa bán ra bằng bảng kê bán lẻ tại quầy. Những thông tin này giúp cho các nhà quản lý đưa ra những chính sách cụ thể cho quá trình lưu thông hàng hóa được tốt hơn.
3.2.2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố vi mô
Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán bán hàng là cách tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp, các chính sách kế toán. Cách tổ chức bộ máy kế toán có khoa học, hợp lý thì công tác kế toán mới đạt hiệu quả.
Tại trung tâm công tác kế toán bán hàng được giao cho bộ phận kế toán thanh toán gồm có nhân viên tư vấn, kế toán quầy. Bộ phận này yêu cầu phải năng động, có hiểu biết về sản phẩm để tư vấn cho khách hàng và có trình độ để thực hiện chu trình thanh toán trên hệ thống của công ty đã lập ra. Các chính sách kế toán mà Trung tâm áp dụng cũng khá phù hợp, được áp dụng khá linh hoạt, có hiệu quả.
Một nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng tới mọi góc độ phải kể đến con người. Có một chính sách phù hợp, một tổ chức hợp lý nhưng từng cá thể trong doanh nghiệp lại không có trình độ chuyên môn, năng lực tốt về nghiệp vụ kế toán thì doanh nghiệp không thể thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán mà bao gồm những người có kiến thức chuyên môn, kỹ năng, thái độ tốt làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đạt được hiệu quả cao. Kiến thức đòi hỏi phải hiểu sâu, hiểu đúng bản chất của các chính sách chế độ kế toán, và phải thường xuyên cập nhật các thông tin đang diễn ra trong đời sống xã hội. Về kỹ năng, đòi hỏi người làm công tác kế toán phải biết vận dụng những kiến thức đã được đào tạo một cách thành thạo, khoa học và phải biết nâng cao khả năng tư duy. Về thái độ, những người làm kế toán phải trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, luôn tuân thủ theo chế độ chính sách đã quy định. Ngoài ra, còn phải biết cập nhật thường xuyên thông tin liên quan tới công tác kế toán, có những tiếp thu kịp thời để thay đổi phù hợp với các yêu cầu pháp luật Nhà nước, cũng như đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì vậy mà yếu tố con người phải được tuyển dụng một cách hợp lý , đúng đắn tạo hiệu quả cho công việc chung.
3.3. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BÁN NHÓM HÀNG MÁYTÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TRÀNG THI
3.3.1. Đặc điểm, nghiệp vụ bán nhóm hàng máy tính tại Trung tâm
Phương thức bán hàng tại trung tâm là phương thức bán lẻ.Các loại mặt hàng được trưng bày theo mỗi quầy riêng biệt. Khách hàng đến mua sắm tại Trung tâm, muốn mua một mặt hàng máy tính,tại quầy trưng bày sản phẩm máy tính sẽ có nhân viên tư vấn trực tiếp hướng dẫn khách hàng xem xét lựa
chọn sản phẩm. Sau khi đã xem sản phẩm, đồng ý mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ đưa khách hàng vào quầy thanh toán. Tại đây, nhân viên thanh toán vào phần mềm của công ty viết hóa đơn cho khách. Khách hàng sẽ được giao 2 tờ hóa đơn, trong đó có 1 tờ chuyển sang bộ phận giao hàng để lấy hàng cho khách, 1 tờ làm biên nhận giao hàng tại nhà nếu khách hàng có nhu cầu.
Phương thức thanh toán được công ty áp dụng là phương thức thanh toán trực tiếp. Đối với những khu vực hỗ trợ giao nhận miễn phí hoặc khách hàng trả tiền mua hàng trực tiếp có thể thanh toán bằng tiền mặt. Với phương thức thanh toán trực tiếp khách hàng có thể đặt hàng trên website hoặc qua điện thoại. Nhân viên bán hàng sẽ tiến hành xuất hàng cho khách và xác nhận giờ giao hàng sau khi xuất hàng.
Ngoài ra còn trường hợp thanh toán trực tuyến qua thẻ quốc tế (Credit card, Master Card, Visa Card, Debit Card), qua thẻ nội địa (ATM, Visa card) hay qua các dịch vụ điện tử (Paypal, Ngân lượng). Phương thức thanh toán trước qua chuyển khoản áp dụng với khách hàng ngoài khu vực hỗ trợ giao nhận miễn phí và khách hàng có nhu cầu sử dụng phương thức này. Sau khi có giấy báo có từ ngân hàng, nhân viên bán hàng tiến hành xác nhận và xuất hàng cho khách trong thời gian quy định.
Quy trình bán lẻ như sau:
Khách hàng được nhân viên tư vấn chọn loại sản phẩm phù hợp nào theo nhu cầu sử dụng Nhân viên bán hàng tại quầy thanh toán viết hóa đơn và in hóa đơn đưa cho khách hàng Khách hàng thanh toán và cầm hóa đơn sang quầy để nhận hàng Khách hàng giữ hóa đơn để chuyển qua cho bộ phận giao nhận (vận chuyển, lắp đặt tại nhà).
Website của Trung tâm nói riêng và Công ty Cổ phần thương mại Nguyễn Kim nói chung có giới thiệu về công ty và các mẫu sản phẩm được bán ra trong siêu thị. Công ty có 3 Trung tâm mua sắm, có Trung tâm kinh
doanh tổng hợp và Trung tâm Thương mại điện tử kinh doanh qua mạng. Hiện tại Trung tâm áp dụng việc kinh doanh qua mạng này dựa trên website của Công ty do Trung tâm cũng có bộ phận chăm sóc khách hàng lưu động, chuyên chở, lắp giáp hàng hóa tại nhà cho khách hàng. Phương thức thanh toán qua ngân hàng cũng được áp dụng..
Quy trình đặt hàng:
Khách hàng đăng nhập vào website của Trung tâm (www.nguyenkim.com) chọn sản phẩm, điền đầy đủ thông tin trong đơn hàng yêu cầu Bộ phận bán hàng kiểm tra thông tin và chấp nhận đơn hàng (nếu đơn hợp lệ) Nhân viên bán hàng in hóa đơn và chuyển cùng với đơn hàng đến kế toán và kho hàng Chuyển đơn hàng cho bộ phận giao nhận Bộ phận giao nhận thực hiện việc chuyển hàng, lắp đặt cho khách hàng.
Những sản phẩm được bày bán tại Trung tâm hay trong hệ thống trung tâm của Công ty đều được quy định theo giá do Công ty niêm yết. Giá bán bao gồm: giá thanh toán và các chi phí dịch vụ.
Các chính sách bán hàng tại Trung tâm đưa ra thông qua quá trình hoạt động trong thời gian qua, đã được áp dụng như: Chính sách thẻ khách hàng. Chính sách này đưa ra để thể hiện mong muốn tri ân tới khách hàng đã luôn tin tưởng và ủng hộ. Áp dụng chính sách này khách hàng sẽ được phục vụ riêng theo tiêu chuẩn V.I.P khi tham gia mua sắm tại Trung tâm theo điểm tích lũy. Để tăng thêm sự tin tưởng của khách hàng thì tại hệ thống Trung tâm có chính sách dùng thử sản phẩm trong 5 ngày tạo sự khác biệt về quyền lợi cho khách hàng. Cũng như hỗ trợ gia tăng giá trị ưu đãi cho khách hàng khi mua sắm tại Trung tâm. Giờ đây, khách hàng cũng không phải lo lắng việc vận chuyển hàng hóa do có chính sách giao nhận, Trung tâm sẽ thực hiện dịch vụ giao nhận miễn phí tận nhà cho khách hàng ở các khu vực lân cận. Ngoài