(1). Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng
Các mặt hàng được bán trong Trung tâm rất đa dạng về chủng loại, nhà cung cấp. Mặt hàng máy tính cũng vậy, quầy số 1 tại trung tâm tại tầng trệt trưng bày rất nhiều loại máy tính, các linh kiện, bộ phận riêng biệt… Sau khi chấp nhận thanh toán, khách hàng sẽ được in hóa đơn tại quầy. Trong khi nhân viên bán hàng tại quầy nhập thông tin khách hàng để in hóa đơn thì toàn
bộ những thông tin này sẽ được truyền vào phần mềm kế toán chuyên dụng của Trung tâm.
Cuối ngày, kế toán sẽ kiểm tra doanh thu bán hàng từng quầy theo bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra và khớp số thực thu của nhân viên thanh toán. Nếu trùng thì thủ quỹ thu ngân sẽ viết phiếu thu cho nhân viên. Sau khi đã thu nhận tiền hàng đầy đủ theo số hóa đơn bán ra kế toán sẽ chuyển tiền hàng về cho Công ty.
Ví dụ: Ngày 30/01/2011, Anh Vũ Ngọc Minh (Đống Đa, Hà Nội) muốn mua 1 màn hình máy tính tại Trung tâm. Sau khi được tư vấn Anh quyết định mua màn hình LCD ACER G 195HQL. Nhân viên bán hàng sẽ viết và in hóa đơn cho anh Minh theo hóa đơn GTGT số 168351 (Phụ lục). Thông tin mua hàng của anh Minh sẽ được phần mềm chuyển phần tiền thanh toán vào doanh thu bán hàng của Trung tâm (ghi tăng TK 5111, TK 3331),(Phụ lục), ghi tăng khoản phải thu của khách hàng là TK 131 (Phụ lục).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán ghi “ Có” cho TK 632 (Phụ lục), Ghi “Nợ” cho TK 1561 (Phụ lục) theo số hóa đơn trên. Những nghiệp vụ bán lẻ này sẽ được phản ánh chi tiết qua Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Phụ lục), trình tự theo thời gian nhân viên bán hàng in hóa đơn GTGT cho khách.
Cuối ngày, nhân viên thanh toán sẽ tổng hợp số tiền và nộp lại cho phòng kế toán theo tổng số hóa đơn mà kế toán quầy đó viết, in ra qua bảng kê.
Theo nghiệp vụ trên thì số tiền thu do anh Minh thanh toán đã được phản ánh vào TK 131 cùng với số tiền hàng thu được tại quầy bán máy tính, tính tổng trong ngày 30/01/2011 là 1.000.000.000 VNĐ sẽ nộp lại phòng kế
toán. Phần mềm kế toán hạch toán ghi “Nợ” cho TK 1111, ghi “Có” cho TK 131.
Thủ quỹ sẽ viết phiếu thu cho nhân viên thanh toán quầy máy tính theo phiếu thu số 000079 (Phụ lục). Tự động khoản tiền này sẽ được phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục).
(2). Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Phương pháp kế toán hàng bán bị trả lại.
Khi khách hàng trả lại hàng hóa, nhân viên tại quầy sẽ yêu cầu khách hàng trả lại hóa đơn GTGT. Nhân viên sẽ viết Biên bản thu hồi hóa đơn GTGT (Phụ lục) và hẹn 2 tuần sau khách hàng đến thanh toán tiền.
Ví dụ: Ngày 31/10/2010, Bà Phạm Mỹ Hạnh mua mặt hàng NOTEBOOK SONY VPCEB22EG/WI nhưng do một số lý do mà vào ngày 01/01/2011 Bà muốn trả lại hàng. Tại quầy, nhân viên bán hàng sẽ thu hồi hóa đơn GTGT viết ngày 31/10/2010 căn cứ vào đó viết cho Bà Biên bản thu hồi (Phụ lục), và nhận lại máy cho vào nhập kho. Những chứng từ này làm cơ sở để phần mềm kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản 131, 1561, 531, 632 (Phụ lục).
Phản ánh giá vốn hàng thu hồi ghi tăng TK 1561,giảm TK 632
Đồng thời, phản ánh doanh thu mặt hàng bị trả lại ghi “Có” cho TK 131, ghi “Nợ” TK 531, TK 3331.
Cuối tháng, kế toán thanh toán tiền thu hồi theo phiếu chi số 000288, phản ánh qua sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục), ghi “Có” TK 1111 và ghi “Nợ” TK 131.
Phương pháp kế toán các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán
Với vai trò là đại diện chính thức được ủy quyền từ các hãng điện tử hàng đầu trên thế giới, thương hiệu Nguyễn Kim phân phối hàng hóa rộng khắp toàn miền Bắc. Trong khoảng thời gian gần đây, Trung tâm đã thực hiện các chương trình khuyến mại, hỗ trợ giá, tặng quà có giá trị và các chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
Khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại khi mua hàng với hóa đơn có giá trị lớn (như với khách hàng đặt mua hàng có giá trị từ 40 triệu đồng trở lên, khách hàng sẽ được hưởng 2% chiết khấu thương mại). Tuy nhiên, việc chiết khấu này thực hiện ngay thời điểm in hóa đơn và số tiền trên hóa đơn GTGT này là số tiền khách hàng đã được hưởng chiết khấu nên khoản giảm giá này không được hạch toán thông qua tài khoản Chiết khấu thương mại – khoản làm giảm doanh thu bán hàng.
Đối với khách hàng đặt trước tiền hàng, tùy theo từng mặt hàng cụ thể mà khách sẽ được tính chiết khấu thanh toán, khoản chiết khấu này được hạch toán vào chi phí tài chính (TK 635) đúng như hướng dẫn trong các văn bản pháp luật và không làm giảm doanh thu bán hàng của Trung tâm.
CHƯƠNG IV
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA
SẮM SÀI GÒN NGUYỄN KIM TRÀNG THI