Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi là một siêu thị điện máy có tầm cỡ tại Hà Nội với số lượng hàng hóa bán ra trong một ngày rất lớn kéo theo lượng chứng từ, sổ sách liên quan cũng rất nhiều, làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng trở lên khó khăn. Cùng với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ học vấn tốt, Trung tâm đã hệ thống hóa công tác kế toán trên máy để khắc phục trở ngại trên. Bên cạnh đó lại tồn tại những hạn chế sau:
Khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán mặt hàng đã lựa chọn thì ngay lập tức được in hóa đơn GTGT qua quá trình nhập thông tin của nhân viên thanh toán. Với số lượng khách hàng đông không thể không tránh khỏi việc nhầm lẩn, sai sót về thông tin và việc sửa chữa không phải là đơn giản. Bởi tờ hóa đơn không được xé bỏ đi hay in lại.
Hệ thống phần mềm kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng theo số hóa đơn vừa được in ra giao cho khách. Trên sổ tài khoản 5111 chỉ ghi số tiền và số hóa đơn, nên không thể biết được chi tiết doanh thu của từng loại mặt hàng. Qua đó, kế toán không thể xác định mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào chậm để có kế hoạch điều chỉnh.
Tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu bán hàng sau khi xuất ra là TK 131, bởi đến cuối ngày kế toán nhận được tiền nộp của nhân viên quầy mới ghi nhận vào TK 1111.
Quá trình trả lại hàng hóa theo quy trình thì hợp lý nhưng trên thực tế thì mất rất nhiều thời gian. Như trong ví dụ (phần (2) mục 3.3.2.3), nghiệp vụ trả lại hàng của Bà Phạm Mỹ Hạnh xảy ra vào ngày 1/1/2011.Nhưng đến ngày 04/01/2011 hàng mới cho vào nhập kho. Khi khách đến trả hàng nhân viên quầy sẽ thu lại hóa đơn GTGT và dựa vào đó phần mềm ghi giảm cho TK 131: khoản phải thu của khách hàng. Và đến cuối tháng ngày 31/01/2011 mới thanh toán tiền thu hồi cho khách hàng, chi tiết phản ánh trên sổ quỹ tiền mặt.
Trong hệ thống phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng không có sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh mà theo hóa đơn GTGT in cho khách phản ánh vào các sổ chi tiết các tài khoản. Cũng do Trung tâm là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ theo dõi nghiệp vụ bán hàng của Trung tâm, thu tiền hàng và chuyển doanh thu về Công ty cổ phần Nguyễn Kim. Kế toán tại Công ty sẽ hạch toán và lập các báo cáo.
Không riêng mặt hàng máy tính mà tất cả các mặt hàng trong siêu thị điện máy đều rất đa dạng về chủng loại, nhưng lại chưa đa dạng về phương thức bán. Hiện nay, tại Trung tâm chỉ sử dụng phương thức bán lẻ. Về phương thức thanh toán cũng chưa được phong phú, với phương thức thanh toán trực tiếp là chủ yếu.
4.2. DỰ BÁO TRIỂN VỌNG VÀ QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN CÔNGTÁC KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA