Sơ đồ 2.6: Sơ đồ bộ máy kế toán
2.1.3.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của bộ máy kế toán doanh nghiệp:
Mọi công việc kế toán đều tập chung ở phòng kế toán của Công ty, ở các phân xởng trong Công ty chỉ tiến hành công việc ghi chép ban đầu còn phòng kế toán thực hiện toàn bộ các công việc từ quản lý vật t, tiền vốn đến việc xác định kết quả, lập báo cáo phục vu kịp thời cho công tác quản lý của Công ty.
Phòng Kế toán Công ty cổ phần bia Hà Nội Hồng Hà hiện nay có 09 ngời với nhiệm vụ cụ thể:
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Là ngời quản lý chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng. Nhiệm vụ của kế toán trởng là tổ chức bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu đồng thời thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lu trữ. Ngoài ra kế toán trởng còn là ngời biết đúc rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phơng pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ với điều kiện của Công ty.
- Kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (01 nhân viên)
Kế toán trởng
Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán vật t Kế toán tập hợp CP Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ
- Kế toán vật t, kế toán tập hợp chi phí và TSCĐ: thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, tình hình tăng giảm vật liệu công cụ dụng cụ, có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi các khoản công nợ của khách hàng (công nợ thiết bị, công nợ bằng tiền), theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định (01 nhân viên)
- Kế toán tiêu thụ, kế toán công nợ: theo dõi tình hình doanh thu tiêu thụ sản phẩm, khuyến mãi, theo dõi công nợ khách hàng ( 01 nhân viên)
- Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt, ngân phiếu và theo dõi công nợ trên sổ quỹ. ( 01 nhân viên)
- Bộ phận Viết phiếu (Bán hàng): có nhiệm vụ viết phiếu xuất kho và thu tiền bán hàng hàng ngày. (03 nhân viên đi theo ca)
- Thủ kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật t, hàng hoá ( 01 nhân viên)
2.1.3.3- Tổ chức công tác kế toán:
a) Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty.
+) Hình thức kế toán.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung,
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 2.6)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 2.7
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
b) Hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng: hiện tại Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định số: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.
c) Các chế độ kế toán áp dụng:
+ Công ty Cổ phần bia Hà Nội - Hồng Hà áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng bộ Tài chính. Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toỏn SỔ NHẬT Kí CHUNG SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản h- ớng dẫn Chuẩn mực do Nhà nớc ban hành. Các báo cáo tài chính đựơc lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông t hớng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
+ Kỳ kế toán: Kỳ kế toán năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: là đồng Việt nam ( VNĐ)
+ Nguyờn tắc ghi nhận cỏc khoản tiền và cỏc khoản tương đương tiền:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đợc quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán.
Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số d các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm trong thời gian XDCB đợc phân bổ 5 năm ; chênh lệch tỷ giá từ khi đi vào hoạt động đợc kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
Các khoản đầu t ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu t đó tại thời điểm báo cáo.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Hàng tồn kho đợc tính theo giá gốc. Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị hàng tồn kho đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
+ Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình đợc ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình đợc ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại.
Khấu hao đợc trích theo phơng pháp đờng thẳng. Thời gian khấu hao đ- ợc ớc tính nh sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc 25 năm
- Máy móc, thiết bị 15 năm
- Phơng tiện vận tải 12 năm
- Thiết bị, dụng cụ quản lý 15 năm
- Phần mềm kế toán 05 năm
- Công nghệ sản xuất bia 03 năm
+ Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay:
Chi phí đi vay đợc ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ khi phát sinh, trừ chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu t xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang đợc tính vào
Giá trị của tài sản đó (đợc vốn hoá) khi có đủ các điều kiện quy định trong Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 16 “Chi phí đi vay”.
Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu t xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang đợc tính vào giá trị của tài sản đó (đợc vốn hoá), bao gồm các khoản lãi tiền vay, phân bổ các khoản chiết khấu hoặc phụ trội khi phát hành trái phiếu, các khoản chi phí phụ phát sinh liên quan tới quá trình làm thủ tục vay.
+ Nguyên tắc ghi nhận và phân bổ chi phí trả trớc:
Các chi phí trả trớc nếu chỉ liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh năm tài chính hiện tại đợc ghi nhận là chi phí trả trớc ngắn hạn và đuợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính
Việc tính và phân bổ chi phí trả trớc dài hạn vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán đợc căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để
chọn phơng pháp và tiêu thức phân bổ hợp lý. Chi phí trả trớc đợc phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo phơng pháp đờng thẳng.
+ Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả:
Các khoản chi phí thực tế cha phát sinh nhng đợc trích trớc vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Khi các chi phí đó phát sinh, nếu có chênh lệch với số đã trích, kế toán tiến hành ghi bổ sung hoặc ghi giảm chi phí tơng ứng với phần chênh lệch.
+ Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
Vốn đầu t của chủ sở hữu đợc ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu.
Lợi nhuận sau thuế cha phân phối là số lợi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ (-) các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trớc.
+ Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã đợc chuyển giao cho ngời mua;
- Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;
- Công ty đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; - Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu cung cấp dịch vụ đợc ghi nhận khi kểt quả giao dịch đó đợc xác định một cách đáng tin cậy. Trờng hợp việc cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu đợc ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ đợc xác định khi thoả mãn các điều kiện sau:
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;
- Có khả năng thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; - Xác định đợc phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán;
- Xác định đợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận đợc chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác đợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời hai (2) điều kiện sau:
- Có khả năng thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch đó; - Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
- Cổ tức, lợi nhuận đợc chia đợc ghi nhận khi Công tyđợc quyền nhận cổ tức hoặc đợc quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.
+ Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận chi phí tài chính: Các khoản chi phí đợc ghi nhận vào chi phí tài chính gồm:
Chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu t tài chính; Chi phí cho vay và đi vay vốn;
Các khoản lỗ do thay đổi tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ;
Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán.
Các khoản trên đợc ghi nhận theo tổng số phát sinh trong kỳ, không bù trừ với doanh thu hoạt động tài chính.
- Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành đợc xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế TNDN trong năm hiện hành.