1.3.5.1 Tài khoản sử dụng:
• TK 334- "Phải trả công nhân viên"
Tài khoản này đợc dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán lơng cho ngời lao động của doanh nghiệp về tiền lơng và các khoản có tính chất lơng thuộc về thu nhập của ngời lao động.
Kết cấu và nội dung của các khoản này nh sau:
+ Số d đầu kỳ (thờng ghi bên Có): phản ánh các khoản tiền lơng, tiền thởng còn phải trả cho ngời lao động lúc đầu kỳ.
+ Phát sinh tăng (ghi bên Có): phản ánh
. Tính ra tiền lơng phải trả cho các bộ phận trong doanh nghiệp.
. Tính ra tiền lơng phải trả cho công nhân nghỉ phép hoặc công nhân nghỉ theo mùa vụ.
+ Phát sinh giảm (ghi bên Nợ): phản ánh
. Số tiền lơng doanh nghiệp đã trả cho cán bộ công nhân viên. . Số tiền lơng doanh nghiệp khấu trừ của cán bộ công nhân viên.
. Số tiền lơng của một số ngời cha nhận do đi công tác, kế toán kết chuyển về TK 338 để nhận sau.
+ Số d cuối kỳ: tơng tự nh số d đầu kỳ.
- Tài khoản 334 có thể có số d bên Nợ nếu số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lơng, tiền công, tiền thởng và các khoản khác cho công nhân viên.
TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 3341- Tiền lơng: dùng để hạch toán các khoản tiền lơng, tiền th- ởng và các khoản phụ cấp trợ cấp có tính chất lơng (tính vào quỹ lơng của doanh nghiệp).
TK 3342- Các khoản khác: dùng để hạch toán các khoản tiền trợ cấp, tiền thởng có nguồn bù đắp riêng nh trợ cấp BHXH, trợ cấp khó khăn, tiền thởng thi đua...
1.3.5.2 Nghiệp vụ hạch toán:
a) Kế toán căn cứ vào các chứng từ để tính ra tiền lơng phải trả cho các bộ phận: trực tiếp sản xuất, bán hàng, quản lý...
Nợ TK 662, 627, 641, 642 Có TK 334
b) Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp thờng trả thành 2 kỳ cho cán bộ công nhân viên.
b.1) Kỳ 1- tạm ứng: Nợ TK 141 Có TK 111 b.2) Kỳ 2- thanh toán: Nợ TK 334 Có TK 141, 111
c) Phản ánh các khoản khấu trừ tiền lơng của cán bộ công nhân viên: Nợ TK 334
Có TK 141 Có TK 1381
Có TK 333 (thuế thu nhập)
d.1) Kết chuyển tiền lơng của những ngời cha nhận về TK 3388 để nhận sau:
Nợ TK 334 Có TK 3388
d.2) Sau khi họ nhận, kế toán ghi: Nợ TK 3388
Có TK 111
e.1) Tính ra số BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên theo chế độ: Nợ TK 3383
Có TK 334
e.2) Khi đã trả khoản này bằng tiền cho cán bộ công nhân viên, kế toán ghi : Nợ TK 334
Có TK 111
f) Trích trớc tiền lơng của công nhân nghỉ phép hoặc nghỉ theo mùa vụ (áp dụng đối với những doanh nghiệp có số lợng công nhân nghỉ phép không
đồng đều giữa các tháng và đối với những doanh nghiệp sản xuất theo mùa vụ).
f.1) Kế toán căn cứ vào kế hoạch trích trớc để tính vào các tháng: Nợ TK 622
Có TK 335
f.2) Tính ra tiền lơng của công nhân nghỉ phép hoặc nghỉ theo mùa vụ phải trả trong kỳ:
Nợ TK 335 Có TK 334
f.3) Sau khi đã trả khoản này cho cán bộ công nhân viên: Nợ TK 334
Có TK 111
g) Tiền lơng trả quá phải thu hồi: Nợ TK 138
Có TK 334
Quy trình hạch toán trên đợc thể hiện khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng
TK 111 TK 334 TK 622,627,641,642 TK 141
b.2 TK 335 TK 141, 138,333 f.1 f.2 c e.1 TK 338 TK 338 TK 138 d.1 d.2 g e.2 f.3 1.3.6 Hạch toán tổng hợp về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: • Hạch toán BHXH:
- Nội dung BHXH: BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của ngời lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào Quỹ BHXH.
- Tài khoản hạch toán:
TK 3383 - BHXH: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở doanh nghiệp.
+ Số d đầu kỳ (bên Có): phản ánh số BHXH hiện có ở đơn vị đầu kỳ hạch toán.
+ Phát sinh tăng (bên Có): tính ra quỹ BHXH phải trả cho các bộ phận. + Phát sinh giảm (bên Nợ): Nộp BHXH lên cơ quan cấp trên hoặc cơ quan BHXH.
Tính ra số BHXH trả tại đơn vị. + Số d cuối kỳ: tơng tự số d đầu kỳ
- Nghiệp vụ hạch toán:
1. Kế toán căn cứ vào quỹ lơng cơ bản để tính ra quỹ BHXH phải trả cho các bộ phận:
Nợ TK 622,627,641,642 (15%)
Có TK 3383 (20%)
2. Theo định kỳ đơn vị nộp quỹ BHXH lên cấp trên hoặc cơ quan BHXH: Nợ TK 3383 Có TK 111,112 3. Tính ra số BHXH trả tại đơn vị : a) Tính: Nợ TK 3383 Có TK 334 b) Trả cho công nhân:
Nợ TK 334 Có TK 111
4. Phản ánh số vợt tri về BHXH đợc cấp bù (nếu có): Nợ TK 111, 112
Có TK 338
Quy trình hạch toán trên đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp BHXH
2 1 TK 334 TK 111 TK 334 3b 3a TK 111, 112 4 • Hạch toán BHYT:
BHYT là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần chi phí khám chữa bệnh cho ngời lao động khi họ gặp rủi ro ốm đau, tai nạn... bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung do sự đóng góp của ngời sử dụng lao động, ngời lao động, các tổ chức và cá nhân nhằm đảm bảo sức khoẻ cho ngời lao động.
- Tài khoản hạch toán:
TK 3384- BHYT: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT ở doanh nghiệp
+ Số d đầu kỳ (bên Có): phản ánh số quỹ BHYT hiện có lúc đầu kỳ của doanh nghiệp.
+ Phát sinh tăng (bên Có): tính ra quỹ BHYT phải trả cho các bộ phận. + Phát sinh giảm (bên Nợ): theo định kỳ đơn vị nộp quỹ BHYT lên cơ quan cấp trên hoặc cơ quan BHYT để mua thẻ bảo hiểm.
+ Số d cuối kỳ (bên Có): ghi tơng tự số d đầu kỳ. - Nghiệp vụ hạch toán:
1. Kế toán căn cứ vào quỹ lơng cơ bản để tính ra quỹ BHYT phải trả cho các bộ phận:
Nợ TK 622,627,641,642 (2%)
Nợ TK 334 (1%)
2. Định kỳ đơn vị nộp quỹ BHYT lên cơ quan cấp trên: Nợ TK 3384
Có TK 111,112
Quy trình hạch toán trên đợc thể hiện minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp BHYT
TK 111,112 TK 3384 TK 622,627,641,642
2 (3%) 1 (2%)
TK 334 (1%)
• Hạch toán KPCĐ:
- Ngời lao động để bảo vệ quyền lợi của mình trớc giới chủ, họ lập ra tổ chức công đoàn. Tổ chức này chuyên trách việc đại diện cho ngời lao động để thơng thuyết với giới chủ đòi quyền lợi cho công nhân và giải quyết các tranh chấp bất công giữa chủ - thợ.
Nguồn kinh phí cho các hoạt động của tổ chức này lấy từ quỹ “Kinh phí công đoàn”.
- Tài khoản hạch toán:
TK 3382- KPCĐ: phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở doanh nghiệp
+Số d đầu kỳ (bên có): quỹ KPCĐ hiện có đầu kỳ tại doanh nghiệp +Phát sinh tăng (bên Có): tính ra KPCĐ phải trả cho cán bộ công nhân viên
+Phát sinh giảm (bên Nợ): . chi tiêu qũy KPCĐ tại đơn vị . nộp quỹ KPCĐ lên công đoàn cấp trên +Số d cuối kỳ (bên Có): tơng tự nh số d đầu kỳ.
1. Kế toán căn cứ vào quỹ lơng cơ bản để tính ra KPCĐ:
Nợ TK 622,627,641,642 (2%)
Có TK 3382
2. Theo định kỳ nộp quỹ KPCĐ lên công đoàn cấp trên Nợ TK 3382
Có TK 111,112 (1%)
3. Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị cho các hoạt động công đoàn Nợ TK 3382
Có TK 111,112
4. Phản ánh số vợt tri về KPCĐ đợc cấp bù (nếu có): Nợ TK 111, 112
Có TK 338
Quy trình hạch toán trên đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp KPCĐ:
TK 111,112 TK 3382 TK 622,627,641,642
(1%) 2 (1%) (2%) 1 (2%)
TK 111,112
3 4
1.4 Hạch toán thuế thu nhập cá nhân:
1.4.1 Nguyên tắc kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập đối với ngời có thu nhập cao (gọi tắt là thuế thu nhập cá nhân): với ngời có thu nhập cao (gọi tắt là thuế thu nhập cá nhân):
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc doanh nghiệp đợc uỷ quyền chi trả thu nhập (gọi tắt là cơ quan chi trả thu nhập) phải thực hiện việc kê khai,
nộp thuế thu nhập cá nhân theo nguyên tắc khấu trừ tại nguồn. Doanh nghiệp chi trả thu nhập có nghĩa vụ khấu trừ tiền thuế trớc khi chi trả thu nhập cho đối tợng nộp thuế để nộp thay tiền thuế vào Ngân sách Nhà nớc.
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm tính số tiền thù lao đợc hởng, tính thuế thu nhập cá nhân và thực hiện khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân, và nộp thuế vào Ngân sách Nhà nớc. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp phải cấp “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập” cho cá nhân có thu nhập cao phải nộp thuế, quản lý sử dụng và quyết toán biên lai thuế theo chế độ qui định.
1.4.2. Phơng pháp kế toán một số doanh nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
a) Hàng tháng, khi xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế của công nhân viên và ngời lao động khác, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả cho ngời lao động
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3335).
b) Khi trả thu nhập cho các cá nhân bên ngoài, doanh nghiệp phải xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập không thờng xuyên chịu thuế theo từng lần phát sinh thu nhập, ghi:
- Trờng hợp chi trả tiền thù lao, dịch vụ bên ngoài. . . ngay cho các cá nhân bên ngoài, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635 (Tổng số phải thanh toán); hoặc Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (Tổng số tiền phải thanh toán); hoặc
Nợ TK 431 - Quỹ khen thởng, phúc lợi (Tổng tiền phải thanh toán) (4311)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3335) (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ)
Có các TK 111, 112 (Số tiền thực trả).
Khi chi trả các khoản nợ phải trả cho các cá nhân bên ngoài có thu nhập cao, ghi:
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ).
c) Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân đợc hởng khoản tiền thù lao tính theo tỷ lệ (%) trên số tiền thuế đối với thu nhập thờng xuyên và trên số tiền thuế đối với thu nhập không thờng xuyên trớc khi nộp vào Ngân sách Nhà nớc. Khi xác định số tiền thù lao đợc hởng từ việc kê khai, khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định, ghi:
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3335) Có TK 711 - Thu nhập khác.
d) Khi nộp thuế thu nhập cá nhân vào Ngân sách Nhà nớc thay cho ngời có thu nhập cao, ghi:
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3335) Có các TK 111, 112,. . .
1.5 Các hình thức ghi sổ kế toán:
Sổ sách kế toán là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán, nhằm cung cấp thông tin một cách tổng hợp hoặc chi tiết theo thời điểm, theo không gian và thời gian về đối tợng quản lý.
Chế độ hình thức ghi sổ kế toán đợc quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 5 hình thức:
- Nhật ký chứng từ
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký sổ cái
- Kế toán trên máy vi tính
1.5.1. Hình thức nhật ký sổ cái:
* Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra áp dụng thích hợp đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít ngời làm kế toán.
* Nhợc điểm: Không áp dụng đợc với các đơn vị kế toán vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản ngời làm công tác
kế toán, sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp làm ảnh hởng tới tốc độ lập báo cáo tài chính.
Hạch toán kế toán theo hình thức NK - SC đợc biểu hiện qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 1.5
trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh vào cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái.
1.5.2 Hình thức nhật ký chung:
* Ưu điểm: Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc kết chuyển trên máy vi tính và phân công công tác.
* Nhợc điểm: Ghi một số nghiệp vụ trùng lặp vì vậy khi cuối tháng phải loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái.
Hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6:
Theo hình thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký đợc chuyển vào Sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các Nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các sổ nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào sổ nhật ký chung. Đến cuối tháng từ Sổ cái kế toán vào bảng cân đối tài khoản, sau đó từ bảng cân đối tài khoản để lập các báo cáo tài chính liên quan.
1.5.3 Hình thức chứng từ ghi sổ:
* Ưu điểm: Thích hợp với mọi loại hình đơn vị, ghi chép đơn giản, dễ ghi, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác.
* Nhợc điểm: Việc ghi chép thờng bị trùng lặp, việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính thờng bị chậm.
Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu
Việc ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau (trang bên):
Sơ đồ 1.7:
+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào các thẻ, sổ kế toán chi tiết.
+ Cuối tháng khoá sổ, tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ,
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát
sinh Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối tháng
tổng số phát sinh có và số d từng tài khoản trên sổ cái các tài khoản liên quan.