Sổ sách kế toán là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán, nhằm cung cấp thông tin một cách tổng hợp hoặc chi tiết theo thời điểm, theo không gian và thời gian về đối tợng quản lý.
Chế độ hình thức ghi sổ kế toán đợc quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 5 hình thức:
- Nhật ký chứng từ
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký sổ cái
- Kế toán trên máy vi tính
1.5.1. Hình thức nhật ký sổ cái:
* Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra áp dụng thích hợp đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít ngời làm kế toán.
* Nhợc điểm: Không áp dụng đợc với các đơn vị kế toán vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản ngời làm công tác
kế toán, sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp làm ảnh hởng tới tốc độ lập báo cáo tài chính.
Hạch toán kế toán theo hình thức NK - SC đợc biểu hiện qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 1.5
trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh vào cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái.
1.5.2 Hình thức nhật ký chung:
* Ưu điểm: Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc kết chuyển trên máy vi tính và phân công công tác.
* Nhợc điểm: Ghi một số nghiệp vụ trùng lặp vì vậy khi cuối tháng phải loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái.
Hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6:
Theo hình thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký đợc chuyển vào Sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các Nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các sổ nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào sổ nhật ký chung. Đến cuối tháng từ Sổ cái kế toán vào bảng cân đối tài khoản, sau đó từ bảng cân đối tài khoản để lập các báo cáo tài chính liên quan.
1.5.3 Hình thức chứng từ ghi sổ:
* Ưu điểm: Thích hợp với mọi loại hình đơn vị, ghi chép đơn giản, dễ ghi, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác.
* Nhợc điểm: Việc ghi chép thờng bị trùng lặp, việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính thờng bị chậm.
Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu
Việc ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau (trang bên):
Sơ đồ 1.7:
+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào các thẻ, sổ kế toán chi tiết.
+ Cuối tháng khoá sổ, tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ,
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát
sinh Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối tháng
tổng số phát sinh có và số d từng tài khoản trên sổ cái các tài khoản liên quan. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng Tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính..
1.5.4 Hình thức nhật ký - Chứng từ:
* Ưu điểm: Có u điểm mạnh trong điều kiện kế toán thủ công
* Nhợc điểm: Không thuận tiện cho việc hiện đại hoá công tác kế toán, không phù hợp với đơn vị quy mô nhỏ.
Sơ đồ 1.7:
trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng
Đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết.
Chứng từ gốc
Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
1.5.5 Hình thức kế toán máy:
* Ưu điểm: Giảm bớt số lợng sổ sách lu trữ, tổng phát sinh bên nợ và bên có luôn bằng nhau ngay từ khi nhập chứng từ, kiểm tra đối chiếu thông tin một cách nhanh chóng.
* Nhợc điểm: Đòi hỏi hệ thống trang thiết bị công nghệ tốt, khi có sự cố khách quan xảy ra nh mất điện hay phần mềm bị sự cố sẽ làm gián đoạn công việc kế toán.
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán
Sổ Kế TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHứNG Từ Kế TOÁN BảNG TổNG HợP CHứNG Từ Kế TOÁN CùNG LOạI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
PHầN MềM Kế toán
chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ. Ngời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình thức sổ kế toán đó về các mặt: loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
tại công ty cổ phần bia hà nội - hồng hà