Ngày nay, thông tin được sử dụng như một nguồn lực, một loại vũ khí trong môi trường cạnh tranh, các tổ chức kinh tế nói chung, các ngân hàng nói riêng phải sử dụng thông tin ngày càng nhiều để tăng năng lực, tăng chất lượng trong hoạt
động và đem lại lợi ích cho nền kinh tế cũng như cho ngân hàng. Trong công tác thẩm định dự án đầu tư thì thông tin cũng đóng vai trò quyết định đến chất lượng của công tác thẩm định. Thông tin cung cấp chính xác, kịp thời sẽ giúp cho chất lượng thẩm định cao hơn, hạn chế được rủi ro có thể xảy ra, còn thông tin không cập nhật sẽ làm cho quyết định cho vay của ngân hàng bị hạn chế. Do vậy, việc xây dựng, củng cố, phát triển hệ thống thông tin đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin phục vụ công tác thẩm định là yêu cầu bức thiết của ngân hàng. Trong suốt quá trình thẩm định, những thông tin liên quan đến dự án phải được cung cấp một cách nhanh chóng, kịp thời. Hiện nay, công tác thẩm định cần một số thông tin quan trọng sau :
- Thông tin về kinh tế xã hội: đó là những chủ trương, chính sách phát triển của Đảng và Nhà nước. Ở đây ngoài việc nắm bắt các định hướng phát triển kinh tế của Nhà nước, cần đặc biệt quan tâm đến những quy định của nhà nước liên quan đến lĩnh vực đầu tư mà cán bộ thẩm định phải nắm chắc, đó là: quy định về dự toán vốn đầu tư và xây dựng. Quy định về đấu thầu; quy định về bảo vệ môi trường; quy định về quy hoạch kiến trúc và xây dựng; quy định về chế độ tài chính đối với từng loại hình doanh nghiệp; quy định về chế độ khấu hao tài sản cố định, tiền lương; quy định về thuế; quy định về miễn giảm ưu đãi, hỗ trợ và khuyến khích đầu tư.
- Các thông tin về tài chính ngân hàng: Đây là những thông tin cực kì quan trọng, liên quan trực tiếp đến chất lượng thẩm định dự án của Ngân hàng. Thông tin về số lượng các doanh nghiệp sản xuất cùng loại sản phẩm trong cùng một khu vực thị trường; mức cầu về sản phẩm cùng loại trong năm qua đây để thấy được tốc độ tăng trưởng và làm cơ sở cho việc dự báo tốc độ tăng trong thời gian tới; mức cung thực thể của các doanh nghiệp trên thị trường hiện tại; thông tin về giá cả, dự báo thị trường trong nước và quốc tế, kim ngạch xuất nhập khẩu trong những năm qua, quy hoạch kế hoạch đầu tư, định hướng phát triển do Bộ, ngành xác định và công bố.
- Các thông tin trên ngân hàng có thể thu thập từ nhiều nguồn: báo chí, khảo sát thị trường, hồ sơ vay vốn, phỏng vấn khách hàng....Ngân hàng phải biết tận dụng các ứng dụng của công nghệ thông tin để thu được những thông tin rất có giá trị trong công tác thẩm định. Bên cạnh đó, Ngân hàng có thể thu thập thông tin từ báo chí, từ khảo sát trên thị trường, từ hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp. Ngoài ra, Ngân hàng có thể thu thập thêm thông tin nhờ việc gặp gỡ và phỏng vấn trực tiếp khách hàng xin vay vốn, thông qua cuộc phỏng vấn ngân hàng có thể nắm bắt được
những thông tin như:
+ Mục đích, nhu cầu sử dụng vốn vay.
+ Lĩnh vực hoạt động, sản phẩm chủ yếu, phương thức tiêu thụ.
+ Trình độ ban lãnh đạo, kinh nghiệm và khả năng chỉ đạo, điều hành của nhân viên quản lý.
+ Khả năng tạo ra nguồn thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh bằng vốn vay của Ngân hàng để trả nợ.
+ Những nguồn khác để Ngân hàng có thể thu nợ ngoài nguồn thu nhập tạo ra từ dự án.
+ Các khó khăn mà dự án sẽ gặp phải và biện pháp khắc phục của doanh nghiệp.
- Để có được thông tin tốt với chất lượng tốt thì cán bộ thẩm định cần có sự chuẩn bị, tổ chức các cuộc phỏng vấn một cách chu đáo và nghiêm túc kết hợp với kĩ năng quan sát và giao tiếp tốt. Bên cạnh đó, Ngân hàng cũng có thể thu thập thông tin về doanh nghiệp từ các nguồn khác như từ phía các bạn hàng và các đối tác của doanh nghiệp, hay điều tra từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng trước kia đã từng có quan hệ với doanh nghiệp hoặc nhờ sự giúp đỡ của các công ty kiểm toán.
Hiện nguồn thông tin để giúp ngân hàng thẩm định chủ yếu tập trung từ khách hàng vay, do cán bộ tín dụng tự thu thập nhờ các mối quan hệ cá nhân và trung tâm thông tin tín dụng của ngân hàng nhà nước, nhưng trung tâm này lại hoạt động không mấy hiệu quả. Vì vậy, có thể nói những nguồn thông tin trên có độ rủi ro cao. Do đó, Chi nhánh cần triển khai các biện pháp cần thiết nhằm tạo lập được một hệ thống thông tin đa chiều, cập nhật để phục vụ cho công tác thẩm định, đánh giá khách hàng, đồng thời góp phần phát hiện và xử lý kịp thời những khoản vay có vấn đề. Các biện pháp cụ thể như:
+ Chi nhánh phải yêu cầu tất cả các khách hàng vay vốn có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ các thông tin về năng lực dân sự, hành vi dân sự, về tình hình tài chính, về các hợp đồng, hoá đơn liên quan, đồng thời đòi hỏi cán bộ tín dụng phải nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thẩm định đảm bảo tính khách quan, trung thực và toàn diện.
+ Chi nhánh nên thành lập phòng nghiệp vụ chuyên biệt có chức năng thu nhập, tổng hợp, phân loại và xử lý thông tin, đồng tời tạo lập mối quan hệ chính thức, trực tiếp với các cơ quan hữu quan như cơ quan Thuế, Hải quan, Tổ chức
kiểm soát hay các TCTD khác… đảm bảo có được những thông tin chính xác cập nhật nhất phục vụ công tác thẩm định.
+ Đảm bảo bí mật về thông tin tốt, đảm bảo cho công tác thẩm định tài chính dự án.
+ Chi nhánh cần xây dựng một mạng lưới thông tin bao quanh dày đặc, đồng thời trang bị cho cán bộ thẩm định những phương pháp tiếp cận, khai thác thông tin từ nhiều nguồn. Tích cực tiếp cận, cập nhật từ những thay đổi trong đường lối chính sách của các cấp thẩm quyền cho đến những thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng, điều tra qua thâm nhập thực tế, hay mua tin từ các tổ chức chuyên nghiệp, hoặc thuê chuyên gia, tư vấn thẩm định về các chỉ tiêu thông số kỹ thuật.
+ Ngân hàng cần có quy định cụ thể về việc cung cấp những thông tin từ những dự án đã, đang hoạt động, xử lý khối lượng thông tin này tạo cho Ngân hàng một cơ sở dữ liệu thông tin rất đa dạng về mọi loại hình doanh nghiệp. Cần có sự phối hợp tích cực giữa các phòng ban để tái thẩm định dự án và có thông tin đa chiều.
+ Tăng cường những công nghệ hiện đại, lắp đặt những phần mềm tiện tích có khả năng tích hợp thông tin từ các phòng ban, từ nhiều nguồn khác nhau đảm bảo vừa cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức cho cán bộ thẩm định. Ngoài ra, Chi nhánh cũng cần thiết lập hệ thống bảo mật thông tin, tránh trường hợp các hacker đột nhập, phá hoại, làm rối loạn dữ kiện.
+ Hoàn thiện hệ thống cung cấp, thông tin báo cáo nội bộ, phải làm sao để thông tin được đầy đủ, thông suốt, không phiến diện, làm cơ sở cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động thẩm định dự án đầu tư được nhanh chóng thuận tiện và chất lượng. CN SGD1 NHĐT & PTVN cần thành lập một mạng lưới thông tin, tăng cường hoạt động của bộ phận thông tin phòng ngừa rủi ro thuộc CN SGD1 để có thể cung cấp thông tin thường xuyên cho cả hệ thống. CN SGD1 cần có sự chỉ đạo thống nhất từ Trung ương đến các chi nhánh. Cần tiếp tục nghiên cứu, tổng kết các tỷ lệ tài chính trung bình từng ngành để tạo thuận lợi cho công tác thẩm định. Bên cạnh đó, CN SGD1 cần tích lũy các chỉ tiêu dự án sau khi đã kiểm chứng qua thực tế cùng với việc sưu tầm những chỉ tiêu của các ngân hàng bạn. Tập hợp các thông tin về chất lượng phát triển của các ngành, tình hình đầu tư, chất lượng đầu tư của các ngành trên toàn quốc sẽ được CN SGD1 xây dựng thành hệ thống thông tin của ngành và đưa lên mạng nội bộ. Định kì có tổng hợp, đúc kết kinh nghiệm trong toàn
hệ thống để làm bài học chung trong lĩnh vực đầu tư.
+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thu nhập, xử lý thông tin về thị trường, khách hàng, nắm bắt biến động về cung cầu vốn trong từng thời kì để điều chỉnh lãi suất cho hợp lý.
+ Ngân hàng cần phát triển hệ thống thông tin từ bên ngoài theo hướng mới qua hệ thống mạng thông tin, trung tâm thông tin trong nước và quốc tế. Đây là một nguồn thông tin rất chính xác mà Ngân hàng cần khai thác để phục vụ cho hoạt động thẩm định dự án đầu tư. Bên cạnh đó, CN SGD1 cần tăng cường quan hệ hợp tác với các NHTM, các bộ, ngành, các cơ quan, tổ chức khác để khai thác, tận dụng thông tin.
+ Điều kiện để tăng cường công tác thu thập và xử lý thông tin:
Thực sự có uy tín trong việc thu thập thông tin.
Đảm bảo bí mật về thông tin tốt.
Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin báo cáo nội bộ.
Tạo cơ sở dữ liệu từ các dự án đã và đang hoạt động.
Phát triển hệ thống thông tin từ bên ngoài.