- Niên độ kế toán: Từ 01/1 đến 31/12 hàng năm.
53 Lên báo cáo:
Lên báo cáo:
- Báo cáo hàng nhập - Báo cáo hàng xuất - Báo cáo hàng tồn
Xử lý cuối năm:
- Chuyễn tồn kho sang năm Hỗ trợ: tính lại số tồn kho tức
thời
Phân hệ kế toán nguyên vật liệu - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho - Phiếu xuất điều chuyễn
Khai báo các tham số tùy chọn
Khai báo các danh mục từ điển - Danh mục kho NVL
Cập nhật số tồn kho ban đầu
Cập nhật các chứng từ phát sinh
Phân hệ kế toán bán hàng - Hóa đơn kiêm phiếu xuất
kho
- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Phân hệ kế toán mua hàng: - Phiếu nhập kho
- Phiếu nhập chi phí - Phiếu xuất trả nhà cung
cấp
Khi kế toán nhận được bộ chứng từ gốc do Phòng vật tư chuyển giao thì kế toán căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, đơn giá, trị giá nhập xuất..) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế toán. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…máy tính với phần mềm Fast Accounting sẽ tự động thực hiện quá trình tính toán vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331..) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in các báo cáo này vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng máy tính sẽ tự động lấy số liệu của ngày ghi trên Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào theo thứ tự các ngày trong tháng.
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: Mã khách, người giao/nhận hàng, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật tư, mã kho và mã vụ việc (đối với phiếu xuất kho) thì máy sẽ tự động cho hiện số tồn kho hiện thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lượng nhập, đơn giá, máy tự động tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế toán nhập số lượng, giá xuất kho, máy tính sẽ tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ.
2.2.3. Kế toán tổng hợp NVL sản xuất gương, kính tại công ty
Công ty TNHH thương mại kính Nhật- Việt là đơn vị chuyên sản xuất hàng gương, kính với quy mô lớn, NVL đa dạng nhiều chủng loại và nhập từ nhiều nguồn. Vì vậy, để quản lý tốt công tác nhập, xuất NVL kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Hàng hàng, kế toán căn cứ vào PNK, PXK để phản ánh tình hình tăng giảm NVL trong kho đồng thời mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi.
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản kế toán dựa trên hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 được quy định bởi Quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, ngoài ra còn chi tiết các tài khoản cấp 1 ra các tài khoản cấp 2, cấp 3…phù hợp với đặc điểm nhập kho NVL của Công ty.
TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ
TK 1524 - Phụ tùng thay thế
Một số tài khoản khác : TK 133, TK 154, TK 642, TK 131, TK 111, TK 112… 2.2.3.2. Kế toán tổng hợp NVL
2.2.3.2.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ mua ngoài. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan kế toán vật tư sẽ nhập các dữ liệu vào máy vi tính, xử lý dữ liệu trong máy được tiến hành vừa tổng hợp chi tiết theo một quy trình nhất định.
Sau khi xác định được giá nhập kho (căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan đến các khoản chi phí như chi phí vận chuyển, thu mua nếu có, biên bản xác nhận ...) kế toán tiến hành định khoản và ghi chép các sổ sách có liên quan.
Đồng thời phản ánh số liệu vào sổ Nhật ký chung (phu lục 15), sổ cái tài khoản (chi tiết cho từng tài khoản và các sổ có liên quan khác).
Nếu chưa thanh toán cho người bán: hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ nhật ký chung theo định khoản Nợ TK 152( Trị giá nguyên vật liệu) Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)/ Có TK 331 (chi tiết) – tổng giá trị thanh toán.
Sau đó, số liệu trên sổ NKC tự động vào sổ cái TK152 (phụ lục số 16), sổ cái TK133, sổ cái TK331.
Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán ghi sổ NKC và sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả người bán. Từ số liệu trên sổ NKC để vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ cái TK 111 theo định khoản Nợ TK 331 (chi tiết)/ Có TK 111, 112
Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán ghi giảm công nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi tăng doanh thu từ hoạt động tài chính.
Với chiết khấu thương mại, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán NVL ghi nhận phần chiết khấu thương mại. Kế toán ghi giảm tài khoản NVL, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và phản ánh giảm công nợ hoặc tăng tiền nếu nhận bằng tiền
Đối với trường hợp hóa đơn về hàng chưa về
Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán trường hợp nguyên vật liệu mua về nhưng cuối thángNVL chưa về nhập kho, mặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán đợi khi hàng về mới tiến hành nhập kho
Đối với trường hợp NVL mua về không đạt tiêu chuẩn
Tại công ty TNHH thương mại kính Nhật – Việt, NVL khi mua về, sau khi tiến hành kiểm định chất lượng hàng hóa, hội đồng kiểm kê nhận thấy NVL nhập về không đạt yêu cầu và chưa nhập kho NVL, DN tiến hành trả lại hàng. Khi đó kế toán ghi tăng hàng đang đi đường và ghi tăng khoản phải trả khác.
Trong trường hợp NVL đã nhập kho rồi mới phát hiện hàng kém chất lượng hoặc hỏng hóc, công ty tiến hành trả lại hàng, kế toán ghi tăng khoản phải thu khách hàng, ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ và ghi giảm tài khoản NVL.
Đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết
Nhập kho trở lại đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết, Công ty không sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ mà sử dụng biên bản bàn giao vật tư thiết bị cho phòng vật tư cơ giới, các phân xưởng trực tiếp đem nguyên vật liệu
nhập trở lại kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán vào Sổ NKC, từ số liệu trên NKC kế toán phản ánh vào sổ cái 152, sổ cái TK 621 theo định khoản: Nợ TK 152/Có TK 621 (chi tiết) – ghi giảm chi phí NVL.
2.2.3.2.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Vật liệu công ty xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất, ngoài ra cũng có một số ít NVL được xuất dùng cho lĩnh vực quản lý, tiêu thụ, sản xuất chung. Vì đặc thù của công ty gương, kính là sản xuất gương và kính nên NVL được xuất đích danh cho sản phẩm đó, do đó mỗi khi xuất NVL cho sản xuất sản phẩm nào thì kế toán ghi chép chi tiết cho sản phẩm đó để tiện lập bảng phân bổ NVL tính vào giá thành sản phẩm.
Sổ nhật ký chung (phụ lục số 15)
Nếu xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, kế toán căn cứ Phiếu xuất kho, hạch toán vào sổ như sau Nợ TK 154(1) – xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm,Nợ TK 154(7) (chi tiết cho phân xưởng)/ Có TK 152.
Theo PXK (phụ lục 10) số 023 ngày 03/02 công ty xuất kính K12CL để sản xuất trực tiếp với số lượng xuất là 8 tấm, 106,306 m2, đơn giá 749.884 đ/ m2. Kế toán ghi:
Nợ TK 154(1): 79.651.896 Có TK 152: 79.651.896
Nếu xuất NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng kế toán ghi Nợ TK 642(1,2)/ Có TK 152.
Theo PXK (phụ lục 12) số 047 ngày 10/02 công ty xuất kính K12CL cho quản lý doanh nghiệp với số lượng xuất là 10 tấm, 122,961 m2, đơn giá là 749.884đ/m2. Kế toán ghi:
Nợ TK 642(2): 92.206.486 Có TK 152: 92.206.486
Khi đó kế toán phản ánh vào sổ NKC (phụ lục 15) đồng thời căn cứ số liệu trên sổ NKC phản ánh vào sổ chi tiết TK 6421, 6422, sổ cái TK 152.
Đối với NVL khác cũng làm tương tự, cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu trên tấtt cả các sổ chi tiết về tình hình xuất dùng NVL dùng cho sản xuất trực tiếp cho từng mã sản phẩm và là căn cứ để tính giá cho sản phẩm sản xuất.