2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
3.2.3. Tăng cường công tác hướng dẫn và giám sát lực lượng bán hàng
Công tác hướng dẫn nhân viên bán hàng thể hiện qua việc CÔng ty cần đẩy mạnh công tác sử dụng kế hoạch trong hoạt động. Qua đó, sử dụng chế độ báo cáo, so sánh với kế hoạch để giám sát nhân viên.
3.2.3.1. Kế hoạch làm việc của nhân viên bán hàng
Đối với công tác kế hoạch, công ty nên thực hiện xây dựng kế hoạch tuần và kế hoạch tháng cho từng nhân viên.
Kế hoạch làm việc tuần: Để kiểm tra, giám sát và hỗ trợ các hoạt động của nhân viên để kịp thời điều chỉnh, giúp đỡ nhân viên có kế hoạch làm việc, phân bổ nỗ lực tốt hơn và đánh giá hành vi của nhân viên. Phó Giám đốc bán hàng xây dựng một cơ chế làm việc cho nhân viên của mình bằng cách yêu cầu các nhân viên lập kế hoạch làm việc hàng tuần của mình.
Kế hoạch tuần bao gồm những nội dung cần thực hiện và mục tiêu trong tuần của nhân viên đó như: kế hoạch doanh số (về sản phẩm và khách hàng) và kế hoạch làm việc (gồm những công việc cần làm theo từng ngày).
Dựa vào kế hoạch tuần này các Trưởng nhóm bán hàng có thể trực tiếp theo dõi, kiểm tra lịch làm việc và kế hoạch doanh số tuần của nhân viên dưới quyền mình. Trong tuần, nếu có việc gì phát sinh đột xuất thì nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh cho linh hoạt theo nhưng sau đó phải có báo cáo cụ thể với Trưởng nhóm.
Kế hoạch tháng: Ngoài kế hoạch chi tiết từng ngày như trên, Công ty cũng có thể yêu cầu nhân viên bán hàng xây dựng kế hoạch doanh số tháng. Thông qua kế hoạch doanh số tháng của nhân viên bán hàng Công ty sẽ thấy được kế hoạch doanh số trong một tháng của nhân viên có hợp lý không, nếu chưa hợp lý thì Trưởng nhóm trực tiếp sẽ làm việc với nhân viên thực hiện đúng những mục tiêu và kế hoạch Công ty đưa ra.
3.2.3.2. Báo cáo làm việc của nhân viên bán hàng
Khi đã xây dựng được kế hoạch tuần và tháng là cơ sở để hướng dẫn và định hướng hoạt động cho từng nhân viên, để kiểm soát những công việc này, Công ty nên sử dụng hệ thống báo cáo tương ứng là tuần và tháng, không chỉ để nắm bắt được thông tin và tình hình làm việc của nhân viên mà còn cả những thông tin liên quan về thị trường và đối thủ cạnh tranh.
Báo cáo tuần: Báo cáo tuần giúp trưởng nhóm bán hàng theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tháng của nhân viên có theo đúng kế hoạch đã đề ra hay không, tình hình bán hàng của các nhân viên của công ty trong khu vực cũng như những thông tin về đối thủ cạnh tranh trong khu vực, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời và hợp lý. So với nội dung trong Kế hoạch tuần, Báo cáo tuần chỉ cần thêm nội dung về doanh số thực tế và Chênh lệch nhằm so sánh và đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch của nhân viên. Ngoài ra, có thể thêm chú ý về những diễn biến hoặc sự kiện đặc biệt hay cần quan tâm trên thị trường trong tuần vừa rồi và cần báo cáo với cấp trên.
Báo cáo tháng: Thông qua báo cáo tháng giám đốc bán hàng biết được tình hình thực hiện kế hoạch tháng của các nhân viên, qua đó đánh giá thực hiện và có những đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch so với kế hoạch đề ra. Báo cáo tháng sẽ được xây dựng tương tự như báo cáo tuần nhưng thêm nội
dung Nhân viên tự đánh giá. Đây cũng là một cách lắng nghe nhân viên và nâng cao tinh thần chịu trách nhiệm và tự phê bình của nhân viên trong Công ty. Biện pháp này có thể mở rộng và áp dụng cho toàn bộ nhân viên của Royal Hà Nội.