Phần III Các đòn bẩy cho sự thay đổi ĐỘNG LỰC CỦA SỰ ĐỔI MỚ
ĐÒN BẨY 7: GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TƯ DUY SONG SONG
Dưới đây là một vài lời khuyên ngắn gọn, súc tích của một bậc thầy về quản lý: “Áp đặt tư tưởng cá nhân gây ảnh hưởng tới mọi người không phải là cách giải quyết tốt nhất cho những khó khăn dễ dẫn đến mâu thuẫn, mà là một giải pháp trên tầm nhằm tổng hợp tất cả những quan điểm khác nhau của các thành viên liên quan.” Lại là lời khuyên của Peter Drucker nữa sao? Không đâu! Vị cố vấn hàng đầu của Drucker đã cho bạn lời khuyên đó, Mary Parker Follet. Follet ra đời vào giai đoạn cuối của cuộc Nội chiến. Bà đã gia nhập công ty Radcliffe (trước khi nó mang tên Radcliffe), và rất thành công trong việc điều hành một loạt các tổ chức dịch vụ khác tại Boston vào đầu thế kỷ XX. Năm 1924, Follet xuất bản cuốn sách với tựa đề Creative
Experience (Kinh nghiệm sáng tạo), trong đó bà chỉ ra rằng “việc ra quyết định mang tính chất đối lập, được-mất đang làm suy yếu các bên liên quan”. Thật không may, việc đưa ra quyết định mang tính được-mất đã và đang là một phương thức chiếm ưu thế trong lĩnh vực kinh doanh.
Một khó khăn chung của sự cộng tác là những người thông minh, có thiện chí lại thường phá vỡ sự ổn định bằng những bất đồng về ý kiến. Đây không phải là một thói quen do chúng ta tự nghĩ ra mà là do di truyền. Các triết gia Hy Lạp cổ đại, như Aristotle, Socrates và Plato, tin rằng tư duy sáng suốt chỉ có thể đến từ tranh luận chứ không phải từ một cuộc trò chuyện thông thường, tư tưởng đó cũng không thể sinh ra từ việc cùng nhau tán tụng một khái niệm, mà là từ việc chỉ ra những khiếm khuyết của khái niệm đó.
Kết quả là, suốt hai nghìn năm qua, tư tưởng đó của “bộ ba” (Aristotle, Socrates và Plato) đã khiến mọi người cùng tranh luận quyết liệt với nhau để bảo vệ chính kiến của mình. Nhưng đến một ngày, chuyên gia sáng tạo Edward de Bono đã tìm ra một “bí kíp” giúp mọi người có được những giải pháp mang tính xây dựng hơn là để giải quyết vấn đề. Đó là phương pháp Tư duy song song, hay là cách khiến mọi người cùng tư duy theo một hướng trong cùng một khoảng thời gian. Nó giúp chúng ta tránh được thói quen bắn hạ những ý tưởng trước khi chúng kịp cất cánh bay lên.
Trong cuốn sách của mình – Six Thinking Hats (Sáu chiếc mũ tư duy), De Bono đã đưa ra sáu dạng thức tư duy mà một nhóm có thể sử dụng để cùng nhau giải quyết một vấn đề cũng như nắm bắt cơ hội. Những “chiếc mũ” ở đây là phép ẩn dụ cho các cách thức tiếp cận và giải quyết vấn đề khác nhau. Dưới đây, tôi xin đưa ra một mô tả ngắn gọn về phương pháp này:
MŨ TRẮNG đại diện cho thông tin. Chúng ta biết được điều gì về vấn đề đang cần giải quyết? Dữ kiện, số liệu và thông tin nào có thể giúp chúng ta hoàn thành công việc?
MŨ ĐỎ tượng trưng cho cảm xúc. Thông thường, trong các cuộc họp rất ít khi chúng ta được bộc lộ cảm xúc, do đó các kết luận mang tính “logic” của chúng ta đôi khi rất
nhàm chán và kém sinh động. Câu hỏi đặt ra là: Chúng ta cảm nhận gì về vấn đề đó? Thích thú? Sợ hãi? Hay tò mò? Hãy đặt chúng lên bàn họp.
Sự thận trọng và bi quan được tượng trưng bởi chiếc MŨ ĐEN, đó cũng là sở trường của chúng ta – “sự phản đối kịch liệt” mà tư tưởng Socratic của nền văn minh phương Tây đã dạy cho chúng ta. Tại sao những ý tưởng mới lại có nguy cơ bị thất bại?
Khuyết điểm của nó là gì?
Tư duy MŨ VÀNG là sự lạc quan và vui vẻ. Hãy tạm quên đi những bất đồng. Điều gì trong khái niệm này là tuyệt vời nhất? Chúng ta có thể tìm thấy sự lạc quan và niềm hy vọng ở đâu?
MŨ XANH LÁ CÂY là hình ảnh của sự sáng tạo và phát triển. Điều gì có thể thực hiện nhưng lại bị chúng ta bỏ qua? Làm cách nào để biến “chiếc mũ đen” trong tư duy mỗi người thành những cơ hội cần nắm bắt?
Cố vấn viên sẽ là người đội chiếc MŨ XANH DA TRỜI còn lại. Người này sẽ đóng vai trò là trọng tài kiêm cố vấn cho các thành viên về việc sử dụng những chiếc mũ còn lại sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, chiếc mũ này còn đại diện cho tính khách quan chân thực trong công việc.
Bằng cách luân phiên sử dụng những chiếc mũ tư duy này phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của cuộc đàm thoại, nhóm có thể nhanh chóng xử lý một khối lượng lớn các ý tưởng mà không bị sự mâu thuẫn trong nhận thức cũng như tư tưởng trì trệ gây khó khăn. Kết quả mà phương pháp Tư duy song song mang lại chính là một sự tích trữ ý tưởng cho tương lai, và đó là một quá trình mang đậm tính tổng thể và minh bạch. Nhưng làm thế nào tổng hợp được những ý tưởng nằm ngoài phạm vi của nhóm? Mách nhỏ: Đừng phá hủy chúng bởi sự công kích của những quan điểm cá nhân.
ĐÒN BẨY 8: TUYỆT ĐỐI KHÔNG SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH POWERPOINT POWERPOINT
Ngày nay, trong hầu hết các công ty, “thảm họa PowerPoint” không chỉ là một lời nhận xét đầy thất vọng, mà còn được dùng để ám chỉ một đại dịch đang bùng phát trong hoạt động kinh doanh. Bi kịch hơn, những giá trị của công ty như sự cộng tác, đổi mới, niềm đam mê, sức tưởng tượng và tính rõ ràng đang dần bị bóp nghẹt. Phần mềm trình chiếu của Microsoft xuất hiện ở khắp mọi nơi với tần suất nhiều đến mức người ta có thể định nghĩa cái tên PowerPoint là sự sao chép trắng trợn – như trường hợp: “Hay tôi sao chép bản trình chiếu cho cậu nhé?”
Nếu bạn muốn thu thập những ý tưởng mới, hãy chấm dứt việc sử dụng PowerPoint. Hãy thay thế nó bằng những thứ khác lôi cuốn hơn như các câu chuyện, khả năng hùng biện, tranh vẽ, các công cụ trực quan hay bài tập kích thích tư duy. Phải thừa nhận rằng những thứ đó đòi hỏi phải có các kỹ năng nhất định mà không phải bất cứ thành viên nào cũng có được, nhưng chúng cũng vô cùng hữu ích cho mục tiêu chung của một công ty mong muốn có được sự sáng tạo.
Chắc hẳn bạn vẫn còn nhớ bài thuyết trình nổi tiếng của nhà vật lý Richard Feynman giải thích việc một cái vòng đệm kín bị gãy khiến tàu con thoi Challenger nổ tung.
Ông tập trung sự chú ý của khán thính giả bằng cách sử dụng một cái vòng đệm kín bằng cao su, một chiếc kẹp bình thường và một cốc nước đá. Tất nhiên, ông có thể diễn đạt ý tưởng của mình trên một bản PowerPoint, cứ việc diễn xuôi hết gạch đầu dòng này tới gạch đầu dòng khác về các yếu tố đại loại như sự an toàn, tỷ lệ hỏng hóc, khả năng đàn hồi và các thông số kỹ thuật để chứng minh rằng cái vòng đệm kín đó rất dễ gãy, song ông đã chọn một cách khác đơn giản hơn và gây được ấn tượng mạnh mẽ, đó là ngâm chiếc kẹp đó vào cốc nước đá và bẻ gãy nó.
Ví dụ trên không nhằm mục đích kết luận việc sử dụng các chương trình trình chiếu là nhàm chán. PowerPoint không phá hủy các cuộc họp bàn, mà chính những người sử dụng nó mới là thủ phạm. Bản thân phần mềm đó có rất ít yếu tố khiến bản trình chiếu của bạn trở nên nhàm chán. Nhưng bạn cũng chẳng tìm thấy nhiều thứ giúp mình có được một bản trình chiếu tốt hơn. Giải pháp ở đây là hãy sử dụng phần mềm theo những cách thật bất ngờ – trình bày rõ ràng, giàu cảm xúc và thật ấn tượng. Thay vì sử dụng PowerPoint chỉ vì bạn nghĩ rằng nó thuận tiện hơn cách khác, hãy làm giống như Richard Feynman, sử dụng cốc nước đá – để đánh thức xúc cảm của người nghe.
Tuy nhiên, trước tiên bạn phải cải thiện khả năng sáng tạo của mình. Tôi xin chia sẻ ba nguyên tắc thiết kế được áp dụng tại hãng Neutron để biến các bản trình chiếu trở nên rõ ràng, sáng sủa.
1. CHỈNH SỬA TỐI ĐA. Hầu hết các bản trình chiếu thường bị sức nặng của câu chữ phá hỏng. Nguyên tắc tối ưu ở đây là 10 từ trong một slide. Nghe có vẻ hơi khắt khe, nhưng việc giới hạn số lượng câu chữ như vậy là cách tốt nhất để đảm bảo chắc chắn rằng các slide đó trông dễ đọc và dễ hiểu. Để hàng khán giả ngồi ở dãy ghế sau cùng vẫn có thể đọc được những gì có trên slide thì 10 từ là con số thích hợp nhất. Nếu bạn cần sử dụng các gạch đầu dòng để chứng minh cho ý kiến của mình, hãy cố gắng tạo được “thiết kế” riêng – kèm theo đề mục để duy trì sự tập trung của khán giả.
2. SỬ DỤNG HÌNH ẢNH. Dù chỉnh sửa kỹ càng đến mấy nhưng nếu slide của bạn chỉ có chữ thôi thì nó vẫn khiến mọi người cảm thấy nhàm chán. Hãy để khán giả được thư giãn bằng những hình minh họa đầy màu sắc hay các sơ đồ, bảng biểu, hình vẽ. Bất cứ khi nào hai nghệ sỹ Lerner và Lowe cảm thấy cuộc đàm thoại về chủ đề âm nhạc của mình chưa đủ sức lay động xúc cảm của người nghe, họ lại khéo léo lồng vào trong đó một bài hát. Tương tự như vậy, bất kể khi nào bạn nhận thấy câu chữ trong bản trình chiếu chưa đủ sức làm rõ những luận điểm như bạn mong muốn, hãy minh họa nó bằng một hình ảnh.
3. DUY TRÌ SỰ LIÊN TỤC. Tốt hơn hết là bạn nên chia slide thành các ý nhỏ – mỗi ý là một slide – thay vì đưa tất cả những gì bạn muốn nói vào một slide duy nhất. Bạn không bị giới hạn số lượng slide trong bản thuyết trình, vậy thì tại sao không tận dụng chúng? Với khán giả, nhìn một bản thuyết trình với hàng trăm slide được tua với tốc độ của một cuốn phim còn thú vị gấp trăm lần việc cứ phải nhìn chăm chăm vào một slide duy nhất kéo dài cả phút.
Nếu coi công ty là nhà máy chuyên “sản xuất” các quyết định thì các bản trình chiếu chính là những công cụ quyết định chất lượng của các quyết định đó. Việc đưa ra quyết định cũng chính là đối tượng của nguyên tắc tương tự chi phối các chương trình phần mềm: dữ liệu sai cho kết quả sai.