* Căn cứ văo câc chỉ tiíu trín Bảng cđn đối kế toân vă số dư cuối kỳ của TK phản ânh trín nguyín tắc chung: Số dư bín Nợ của TK được ghi văo bín “Tăi sản”, Số dư bín Có của TK được ghi văo bín “Nguồn vốn”.
* Câc trường hợp đặc biệt:
- Đối với một số TK công nợ vừa có số dư bín Nợ lại đồng thời có số dư bín Có (TK phải thu khâch hăng; TK phải trả người bân…) tuyệt đối không được bù trừ số dư mă căn cứ văo số dư chi tiết của từng khâch nợ, chủ nợ mă tổng hợp riíng Số dư Nợ - Số dư Có để ghi văo cả hai bín của Bảng cđn đối kế toân (BCĐKT) phần Tăi sản - phần Nguồn vốn. - Câc TK “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”; “Hao mòn TSCĐ”,..có số dư bín Có nhưng được ghi bín “Tăi sản” số liệu được ghi đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn. Câch ghi năy giúp cho kế toân xâc định chính xâc giâ trị thực của tăi sản.
- Câc TK 412,413,421 nếu có số dư Có thì được ghi bình thường ở phần nguồn vốn, nếu có số dư Nợ thì ghi đm hoặc ghi trong ngoặc đơn ở phần nguồn vốn
Sau khi ghi chĩp câc chỉ tiíu chi tiết theo nguyín tẳc trín - phải cộng câc dòng theo loại, mục, khoản vă Tổng cộng Tăi sản ; Tổng cộng Nguồn vốn phải đảm bảo cđn đối Tổng cộng Tăi sản = Tổng cộng Nguồn vốn
1. Tiền mặt 100.000 7. Phải trả cho người bân 180.000 2. Tiền gửi ngđn hăng 500.000 8. Thuế,câc khoản phải nộp NN 70.000 3. Phải thu khâch hăng 150.000 9. Phải trả công nhđn viín 50.000 4. Nguyín liệu, VL 250.000 10. Nguồn vốn kinh doanh 3.800.000 5. TSCĐ hữu hình 4.000.000 11. Quỹ đầu tư, phât triển 100.000 6. Vay ngắn hạn 200.000 12. Hao mòn TSCĐ hữu hình 600.000
II. Trong thâng có câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh như sau: (ĐVT: 1.000 đ)
1. Mua NVL trị giâ 100.000 nhập kho, chưa trả tiền cho người bân. 2. Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt chuẩn bị trả lương 50.000. 3. Chi tiền mặt trả hết nợ lương thâng trước cho CNV
4. Nhă nước cấp thím vốn cho DN bằng chuyển khoản qua ngđn hăng 200.000. 5.Chuyển TGNH nộp thuế cho NS 70.000 vă trả nợ vay ngắn hạn NH 100.000. 6. Khâch hăng trả tiền còn nợ DN bằng chuyển khoản qua ngđn hăng 150.000. 7. Dùng TGNH trả hết nợ thâng trước cho người bân.
Yíu cầu: 1. Định khoản kế toân tình hình trín:
2. Mở câc TK liín quan, phản ânh số dư đầu thâng, số phât sinh trong thâng vă rút ra số dư cuối thâng của câc TK.
3. Lập bảng cđn đối kế toân.
5.4.5.Mối quan hệ giữa tăi khoản kế toân vă bảng cđn đối kế toân:
TK kế toân vă BCĐKT đều lă hình thức biểu hiện của câc phương phâp kế toân, trong đó TK kế toân lă hình thức biểu hiện của phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp, BCĐKT lă hình thức biểu hiện của phương phâp tổng hợp cđn đối kế toân.
Tuy nhiín, về mặt phản ânh BCĐKT phản ânh một câch khâi quât tăi sản vă nguồn vốn ở trạng thâi tĩnh tại một thời điểm lập bảng, còn TK kế toân phản ânh cả trạng thâi tĩnh (SDĐK vă SDCK) vă trạng thâi động (SPS) của từng loại tăi sản vă nguồn vốn.
CĐU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5:
1. Sự cần thiết phải âp dụng phương phâp tổng hợp vă cđn đối kế toân ? Câc loại cđn đối kế toân ?
2 Băng cđn đối kế toân lă gì ? Nội dung, kết cấu, nguồn số liệu dùng để lập Bảng cđn đối kế toân ?
3 Trình băy công dụng của bảng cđn đối kế toân ?
4. Trình băy mối quan hệ giữa Bảng cđn đốikế toân vă tăi khoản kế toân ?
CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÂN VĂ HÌNH THỨC KẾ TOÂN 6.1. SỔ KẾ TOÂN:
6.1.1.Khâi niệm, ý nghĩa, nội dung vă yíu cầu đối với sổ kế toân: 6.1.1.1.Khâi niệm:
Lă những tờ sổ được thiết kế theo những mẫu nhất định theo yíu cầu của phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp, yíu cầu về thông tin trong từng nghiệp vụ cụ thể để ghi chĩp tổng hợp vă hệ thống hoâ số liệu từ chứng từ nhằm cung cấp những thông tin tổng hợp theo những mặt nhất định vă lăm cơ sở để lập bâo câo kế toân.
6.1.1.2.Ý nghĩa:
Lă phương tiện vật chất để thực hiện phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp. Sổ kế toân cung cấp thông tin cho quản lý theo những yíu cầu nhất định.
6.1.1.3.Nội dung:
Sổ kế toân phải có câc nội dung chủ yếu sau đđy: - Ngăy, thâng ghi sổ
- Số hiệu vă ngăy, thâng của chứng từ kế toân dùng lăm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tăi chính phât sinh
- Sốtiền của nghiệp vụ kinh tế, tăi chính phât sinh trong kỳ, số dư đầu kỳ, cuối kỳ. - Sổ kế toân : gồm sổ kế toân tổng hợp vă sổ kế toân chi tiết
6.1.1.4.Yíu cầu đối với sổ kế toân:
- Kết cấu sổ kế toân phải khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chĩp, hệ thống hoâ, tổng hợp thông tin phục vụ cho công tâc quản lý kinh tế vă tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soât của Nhă nước.
- Mỗi đợn vị kế toân chỉ có một hệ thống sổ kế toân cho một kỳ kế toân năm.
- Số kế toân cần được thiết kế xđy dựng phù hợp với việc ứng dụng câc phương tiện kỹ thuật
- Đơn vị kế toân căn cứ văo hệ thống sổ kế toân do Bộ Tăi chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toân thích hợp âp dụng cho đơn vị mình.
6.1.2.Câc loại sổ kế toân:
Lă phương tiện để ghi chĩp có hệ thống thông tin kế toân cơ sở chứng từ gốc, sổ kế toân âp dụng ở câc đơn vị cần có nhiều loại để phản ânh tính đa dạng vă phong phú của câc đối tượng kế toân.
6.1.2.1.Theo câch ghi chĩp:
a)Sổ ghi theo thứ tự thời gian: lă sổ kế toân dùng ghi câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo thứ tự thời gian như: Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.(trang 63, 65)
b)Sổ ghi theo hệ thống: lă sổ kế toân ghi chĩp nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo câc TK (tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ Câi, Sổ chi tiết vật tư - tổng hợp vật tư..(trang 66, 67)
c)Sổ liín hợp: lă sổ kế toân ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trín như Sổ nhật ký - Sổ câi. (trang 57)
* Sổ kế toân tổng hợp:Lă sổ kế toân dùng để ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo câc đối tượng kế toân ở dạng tổng quât (theo câc tăi khoản kế toân tổng hợp) như Sổ tổng hợp vật tư, Sổ câi… (trang 66,67) cung cấp thông tin tổng quât về đối tượng kế toân.
* Sổ kế toân chi tiết: Lă sổ kế toân dùng để ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh theo câc đối tượng kế toân dạng chi tiết, cụ thể (theo tăi khoản kế toân chi tiết cấp 2. 3) như Sổ chi tiết vật tư, …(trang 66, 67) cung cấp thông tin về đối tượng kế toân ở dạng chi tiết
* Sổ kế toân kết hợp:Lă sổ kế toân dùng để ghi chĩp câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh vừa theo đối tượng kế toân ở dạng tổng quât vừa theo câc đối tượng kế toân chi tiết, cụ thể (ghi theo TK tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chĩp chi tiết theo TK câp 3, 4) hoặc câc điều khoản chi tiết như câc nhật ký - chứng từ. …(trang 69)
e) Theo kiểu bố trí mẫu sổ:
* Sổ kiểu hai bín: lă sổ kế toân mă ở đó số phât sinh bín Nợ nằm ở bín trâi vă số phât sinh bín Cónằm ở bín phải
SỔ CÂI
Thâng……..Quý…….Năm 200…
Tín tăi khoản Tiền mặt Số hiệu 111 (ĐVT: 1.000 đ) Nợ Có Chứng từ Diễn giải Số tiền Chứng từ Diễn giải Số tiền Số Ngăy Số Ngăy Số dư đầu kỳ 50.000
01 02/01 Rút TGNH nhập quỹ 12.000 02 02/01 Trả nợ cho người bân 40.000
…. ….. ………. …… ….. …… ……… ……..
Cộng số phât sinh Số dư cuối kỳ
* Sổ kiểu một bín: lă sổ kế toân mă ở đó số phât sinh bín Nợ vă số phât sinh bín Có
được bố trí 2 cột cùng một bín của trang sổ như Sổ câi kiểu 1 bín.
SỔ CÂI
Thâng……..Quý…….Năm 200…
Tín tăi khoản ………….. Số hiệu ……… (ĐVT: ……..)
Ngăy G.sổ
Chứng từ Diễn giải Tăi khoản
đối ứng
Số phât sinh
Số dư đầu kỳ
Cộng phât sinh Dư cuối kỳ
* Sổ kiểu nhiều cột: lă sổ kế toân dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết = câch mở
nhiều cột bín Nợ hoặc bín Có của TK trong cùng một trang sổ như Sổ câi kiểu nhiều cột. SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÂI Năm N Ngăy thâng văo sổ Chứng từ Diễn giải Tổng số phât sinh TK đối ứng TK … TK … SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu năm
Số phât sinh trong thâng
……. …….
Cộng số phât sinh thâng Số dư cuối thâng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
……..
* Sổ kiểu băn cờ : lă sổ kế toân được lập theo nguyín tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phât sinh kiểu băn cờ như Sổ câi kiểu băn cờ trong hình thức kế toân Nhật ký chứng từ. (trang 69)
SỔ CĐN ĐỐI PHÂT SINH KIỂU BĂN CỜ (Đvt:…..)
Câc TK ghi Có Câc TK ghi Nợ SD Nợ đầu kỳ Tiền mặt TGNH ….. Vay ngắn hạn …….. Cộng số PS Nợ SD Có cuối kỳ SD Có đầu kỳ Tiền mặt TGNH …… Cộng số PS Có SD Nợ cuối kỳ 6.1.2.4.Theo hình thức tổ chức sổ :
a)Sổ đóng thănh quyển: lă loại sổ kế toân mă câc tờ sổ được đóng thănh từng tập như Sổ công nợ, Sổ câi. (trang 66, 67)
b)Sổ tờ rời: lă loại sổ kế toân mă câc tờ sổ được để riíng rẽ như Sổ chi tiết vật tư.
6.1.3.Quy tắc ghi sổ kế toân 6.1.3.1.Ghi sổ kế toân:
Nguyín tắc chung để ghi sổ kế toân lă kế toân dựa văo chứng từ gốc hợp phâp, hợp lệ để định khoản rồi từ đó ghi văo câc sổ kế toân có liín quan theo đúng mẫu, đúng phương phâp vă đúng quy tắc, công việc ghi sổ phải qua 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: mở sổ:
Đầu năm, kế toân căn cứ văo danh mục sổ kĩ toân để mở đầy đủ câc loại sổ kí toân sử dụng cho năm mới. Căn cứ số dư trín sổ kế toân cuối năm trước đê được kiểm tra để ghi số dư đầu kỳ văo câc sổ kế toân năm nay.
Giai đoạn 2: ghi sổ:
Ghi sổ lă ghi câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh của chứng từ gốc văo câc TK trong sổ kế Toân. Nếu chứng từ có liín quan đến nhiều sổ kế toân thì phải có sự luđn chuyển theo 1 trình tự hợp lý.
Khi ghi sổ kế toân phải sử dụng mực tốt, không ghi xen kẽ, ghi chồng lín nhau, câc dòng không có số liệu phải gạch chĩo, khi ghi sai phải sửa sai theo câc phương phâp sửa sai kế toân, không được tẩy xoâ, không được lấy giấy dân đỉ, không được dùng hoâ chất để sửa câc chứng từ sai.Nếu đê ghi văo sổ kế toân rồi thì không được tự ý xĩ bỏ, thay thế.
Giai đoạn 3: khoâ sổ:
Cuối kỳ kế toân phải khoâ sổ kế toân, có nghĩa lă cộng số phât sinh vă tính số dư cuối kỳ của câc TK.
6.1.3.2.Phương phâp chữa sai sót trong sổ kế toân:
Khi phât hiện sai sót trong sổ kế toân, kế toân phải chữa sổ kế toân theo câc ph.phâp sau:
* Phương phâp cải chính: lă phương phâp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phần ghi đúng vă thường âp dụng khi phần sai được phât hiện sớm,ấI trong diễn giải, trước khi cộng dồn số liệu hoặc chuyển sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng TK
Kỹ thuật sửa sai: dùng mực đỏ gạch giữa ngang chính giữa chỗ sai một đường sao cho vẫn còn thấy được tăi liệu ghi chĩp sai, sau đó dùng mực thường ghi ngay phía trín chỗ bị gạch bỏ số liệu đúng văo khoảng trống phía trín vă kỉm theo chữ ký của người sửa.
* Phương phâp ghi bổ sung: được vận dụng khi định khoản ghi sổ đê đúng nhưng số liệu ghi sổ nhỏ hơn số liệu thực tế phât sinh hay bỏ sót câc định khoản.
Kỹ thuật sửa sai: dùng mực thường ghi thím định khoản bỏ sót ở dòng tiếp theo của trang sổ với số hiệu vă ngăy thâng của chứng từ phản ânh nghiệp vụ kinh tế bị bỏ sót, hay dùng mực thường ghi định khoản giống định khoản đê ghi sổ với số tiền đúng = số chính lệch phiếu vă số hiệu, ngăy thâng chứng từ như đê ghi ở bút toân bị ghi thiếu.
Ví dụ 1: Chi tiền mặt trả tiền vận chuyển vật liệu lă 261.000 đ nhưng ghi sổ lă 216.000 đ
216.000. (1) (1) 216.000 Ghi bổ sung 45.000 (2) (2) 45.000
• Phương phâp ghi đm: Được vận dụng khi + Ghi sai định khoản
+ Ghi trùng một bút toân nhiều lần
+ Ghi một định khoản đúng nhưng với số tiền lớn hơn số tiền thực tế phât sinh.
Kỹ thuật sửa sai: đối với hai trường hợp đầu kế toân dùng mực đỏ (ghi đm) ghi một định khoản giống định khoản đê ghi với số tiền đúng bằng số chính lệch thừa.
Sửa dùng mực đỏ ghi lại định khoản giống định khoản đê ghi sai, sau đó dùng mực thường ghi lại định khoản đúng.
Ví dụ 2:Chi tiền gửi ngđn hăng thanh toân cho người bân lă 25.000.000 đ
TK 121 - Đầu tư CK ngắn hạn TK 331 – Phải trả người bân
Số dư: xxxx Số dư: xxxx
Ghi sai 25.000.000. (1) (1) 25.000.000 Xoâ số sai (25.000.000) (2) (2) (25.000.000)
TK 112 - Tiền gửi ngđn hăng
Số dư: xxxx
Ghi sổ đúng 25.000.000 (3) (3) 25.000.000
Ví dụ 3: Trường hợp ghi sai số lớn hơn số đúng Dùng tiền mặt mua hăng hoâ lă 12.000.000 đ
TK 111 - Tiền mặt TK 156 – Hăng hoâ
Số dư: xxxxxx
Số ghi sai 21.000.000. (1) (1) 21.000.000 Điếu chỉnh (9.000.000) (2) (2) (9.000.000)
6.2.HÌNH THỨC KẾ TOÂN:
6.2.1.Khâi niệm hình thức kế toân: (còn gọi lă hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toân): Lă tập hợp câc loại sổ được sử dụng trong một đơn vị bao gồm những quy định về số lượng sổ, kết cấu sổ, trình tự ghi sổ.
6.2.2.Câc hình thức kế toân:
6.2.2.1.Hình thức Nhật ký - Sổ câi: a. Đặc điểm:
Kết hợp ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ phđn loại theo hệ thống toăn bộ câc nghiệp vụ kinh tế, tăi chính phât sinh ghi văo một sổ kế toân tổng hợp duy nhất lă Nhật ký - Sổ câi.
Tâch rời việc ghi sổ kĩ toân tổng hợp với việc ghi sổ kế toân chi tiết.
b. Sổ kế toân sử dụng:
Sổ kế toân tổng hợp: chỉ có một sổ kế toân tổng hợp duy nhất lă Nhật ký - Sổ câi. Sổ năy dùng để ghi câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống cho từng TK riíng biệt. Sổ năy được mở cho từng niín độ kế toân vă khoâ sổ hăng thâng.
Sổ kế toân chi tiết: được mở chi tiết cho câc TK cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ kế toân chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc văo yíu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yíu cầu quản lý kinh tế, tăi chính nội bộ DN như ; Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, Sổ chi phí SX - KD,Sổ tính Zsp, Sổ chi tiết NV KD...
c. Trình tự vă phương phâp ghi sổ:
Hăng ngăy, căn cứ văo câc Ctừ gốc (hoặc bảng Ctừ gốc) kế toân định khoản rồi văo Nhật ký - Sổ câi 1 dòng, đồng thời cả 2 phần : Phần Nhật ký (ngăy, thâng ghi sổ, số hiệu vă ngăy, thâng Ctừ, diễn giải vă số phât sinh) vă Phần Sổ câi (ghi Nợ, ghi Có của câc TK liín quan). Cuối kỳ (thâng, quý, năm) tiến hănh khoâ sổ kế toân câc TK.
Tổng cộng số tiền Tổng số phât sinh Nợ Tổng số phât sinh Có ở phần Nhật ký = của câc TK = của câc TK
(Cột số phât sinh) (Phần Sổ câi) (Phần Sổ câi) SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÂI
Năm N
Ngăy thâng Chứng từ Tổng số TK đối ứng TK … TK …
Số dư đầu năm
Số phât sinh trong thâng
……. …….
Cộng số phât sinh thâng Số dư cuối thâng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
……..
d) Ưu - Nhược:
Ưu: mẫu sổ đơn giản, câch ghi chĩp văo sổ đơn giản, dễ lăm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Nhược: khó phđn công lao động, sử dụng nhiều TK có nhiều hoạt động kinh tế tăi chính, mẫu sổ kế toân tổng hợp cồng kềnh, khó thuận tiện cho việc ghi sổ kế toân. Hình thức năy âp dụng cho đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK kế toân tổng hợp như: câc đơn