- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
2.3.1 Nguyên tắc của việc lập Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
- Căn cứ vào những quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về công tác lập hồ sơ, lập Danh mục hồ sơ
Để quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ, các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản về các nội dung của công tác này. Trên cơ sở các quy định đó, các cơ quan có trách nhiệm thực hiện đã ban hành văn bản cụ thể hoá để chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của mình. Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thƣ, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ nên các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền và cơ quan thừa hành đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ và việc lập bản Danh mục hồ sơ để đảm bảo cho công tác lập hồ sơ đạt chất lƣợng tốt. Những văn bản chỉ đạo,
hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ và Danh mục hồ sơ của Nhà nƣớc và của Ngân hàng Nhà nƣớc đã đƣợc trình bày cụ thể ở phần trƣớc. Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng để tiến hành lập Danh mục hồ sơ và danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam có chất lƣợng, giúp đảm bảo mặt pháp lý của hai bản danh mục này.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
Mỗi một cơ quan, đơn vị đƣợc lập ra đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan, đơn vị tất yếu sẽ sản sinh các văn bản từ việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Vì vậy, lập Danh mục hồ sơ nhất thiết phải nghiên cứu văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất để xây dựng Danh mục hồ sơ, quyết định chất lƣợng của bản Danh mục hồ sơ. Vì căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị sẽ giúp nắm đƣợc thành phần, nội dung các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; nắm đƣợc tính chất thực hiện nhiệm vụ đơn vị thuộc NHNN VN là đầu mối thực hiện, tham gia hay chỉ là phối hợp giải quyết công việc để sắp xếp hồ sơ đúng với đơn vị chủ trì. Ví dụ: liên quan đến xác định lãi suất tái cấp vốn cần có sự phối hợp của một số đơn vị nhƣng hồ sơ về lãi suất tái cấp vốn do Vụ Tín dụng lập hoàn chỉnh vì đây là đơn vị chủ trì. Từ đó, sẽ giúp xây dựng Danh mục hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ và khoa học (chẳng hạn việc phân loại trong Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức sẽ khoa học vì đơn vị nào chủ trì thực hiện nhiệm vụ sẽ là đơn vị lập hồ sơ đó một cách hoàn chỉnh và hồ sơ này sẽ đƣợc sắp xếp ở đơn vị chủ trì, giúp tránh tình trạng một hồ sơ mà lại có ở hai, ba đơn vị-xác định rõ đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn chỉnh; hay việc thu thập đầy đủ các tài liệu có liên quan hình thành trong quá trình phối hợp giải quyết công việc theo quy định vào hồ sơ).
Nhƣ vậy, khi xây dựng Danh mục hồ sơ của NHNN VN phải căn cứ vào văn bản của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ của NHNN VN, các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Ngân hàng.
Qua các văn bản này sẽ dự kiến đƣợc những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, ví dụ: đó là các hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, xây dựng cơ chế chính sách tiền tệ quốc gia, báo cáo về thực hiện chính sách tiền tệ…đối với Vụ Chính sách tiền tệ.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác có liên quan của cơ quan, đơn vị
Chức năng và những nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị thƣờng ổn định trong nhiều năm. Còn nhiệm vụ cụ thể trong năm đƣợc xác định khi xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị. Chƣơng trình, kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị là biểu hiện sự linh hoạt trong chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; là biểu hiện nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị. Danh mục hồ sơ đƣợc lập cho từng năm. Vì vậy, khi xây dựng Danh mục hồ sơ, ngoài việc phải dựa trên văn bản quy định chức năng, nhiệm của cơ quan, đơn vị, còn phải căn cứ vào chƣơng trình, kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị đó. Có nhƣ vậy, bản Danh mục hồ sơ mới phản ánh đầy đủ, chi tiết các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trong năm công tác đó.Ví dụ: trong chƣơng trình, kế hoạch cụ thể của NHNN VN năm 2008 đặt ra nhiệm vụ là nghiên cứu biện pháp đối phó với các dấu hiệu của suy thoái kinh tế thế giới. Các hồ sơ, tài liệu về biện pháp điều hành chính sách tiền tệ, quản lý dự trữ ngoại hối nhà nƣớc…từ tác động của suy thoái kinh tế thế giới sẽ hình thành trong năm công tác 2008.
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ của cơ quan, đơn vị (nếu có) và các quy định của pháp luật về thời hạn bảo quản tài liệu
Danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng cho từng năm, thƣờng lập vào cuối năm trƣớc để kịp hoàn thành sử dụng vào đầu năm sau. Chức năng và những nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan thƣờng ổn định trong nhiều năm. Vì vậy, bản Danh mục hồ sơ của năm sau có thể đƣợc xây dựng trên cơ sở kế thừa bản
Danh mục hồ sơ của năm trƣớc và bổ sung một số hồ sơ, tài liệu thể hiện những nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị của năm lập Danh mục hồ sơ (nếu có). Trên thực tế, Ngân hàng Nhà nƣớc chƣa xây dựng đƣợc bản Danh mục hồ sơ, vì vậy, mục lục hồ sơ của cơ quan, đơn vị là những căn cứ không thể thiếu khi xây dựng bản kê tài liệu này. Các hồ sơ trong Danh mục hồ sơ cần đƣợc xác định giá trị để giúp cho cán bộ chú ý trong việc lập hồ sơ một hoàn chỉnh. Các văn bản của Nhà nƣớc, của NHNN VN làm căn cứ cho việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Ngân hàng là: Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc về ban hành bản Hƣớng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nƣớc Trung ƣơng thuộc diện nộp lƣu vào các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia, Quyết định số 252QĐ-NH ngày 28/12/1993 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ trong ngành Ngân hàng; Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 về việc hƣớng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của hệ thống Ngân hàng Nhà nƣớc nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ;
- Căn cứ vào các văn bản quy định về độ mật của tài liệu trong ngành Ngân hàng:
Các hồ sơ trong Danh mục hồ sơ cần đƣợc ghi rõ mức độ mật để lƣu ý các cán bộ, công chức trong quá trình lập, theo dõi, quản lý hồ sơ phải thực hiện đúng quy định của Nhà nƣớc, của NHNN VN về bảo vệ bí mật thông tin trong hồ sơ, tài liệu ngân hàng.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của ngân hàng chứa đựng những thông tin nhạy cảm về tiền tệ; các thông số kỹ thuật, yếu tố chống giả tiền; mã khoá trong thanh toán chuyển tiền điện tử; dự trữ ngoại hối…mà nếu bị lộ sẽ gây hậu quả rất nghiêm trọng đến an ninh quốc gia. Vì vậy, để bảo vệ thông tin bí mật trong ngành ngân hàng đòi hỏi chế độ bảo mật phải đƣợc đặc biệt
chú ý quan tâm. Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của NHNN VN vì thế cũng cần phải căn cứ vào những văn bản quy định của Nhà nƣớc và của NHNN VN về Danh mục bí mật Nhà nƣớc trong ngành Ngân hàng, cụ thể là các văn bản: Quyết định số 15/2003/QĐ-TTg ngày 20/01/2003 của Thủ tƣớng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nƣớc độ Tuyệt mật và Tối mật trong ngành Ngân hàng, Quyết định số 151/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 11/3/2003 của Bộ trƣởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nƣớc độ Mật trong ngành Ngân hàng, Quyết định số 45/2007/QĐ-NHNN ngày 17/12/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về độ mật của từng loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nƣớc trong ngành Ngân hàng.
- Căn cứ vào các văn bản quy định về trình tự, thủ tục giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị
Nghiên cứu các văn bản này để phục vụ cho xây dựng danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN. Đối với hồ sơ công việc: để xác định đƣợc các thành phần tài liệu có trong một hồ sơ công việc, nhất thiết phải nghiên cứu quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Tất cả các bƣớc giải quyết công việc trong quá trình đó đều đƣợc quy định tại các văn bản và tài liệu có liên quan. Nghiên cứu các văn bản đó sẽ giúp hiểu đƣợc quy trình giải quyết công việc cũng chính là trình tự hình thành tài liệu sẽ giúp xác định đƣợc chính xác, đầy đủ các tài liệu có trong hồ sơ và sắp xếp các tài liệu đó theo một trình tự khoa học đúng theo quy trình giải quyết công việc. Ví dụ: đối với hồ sơ chấp thuận phát hành giấy tờ có giá dài hạn của TCTD, trình tự, thủ tục của việc chấp thuận đƣợc quy định tại Quyết định số 02/2004/QĐ- NHNN ngày 04/01/2004 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về việc ban hành Quy chế phát hành giấy tờ có giá của TCTD để huy động vốn trong nƣớc và các tài liệu có liên quan. Từ nghiên cứu các văn bản đó sẽ xác định đƣợc các văn bản, tài liệu cơ bản có trong hồ sơ.
Để Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ đảm bảo chất lƣợng cần phải đảm bảo các yêu cầu đƣợc trình bày cụ thể ở phần sau.