- Mô tả quá trình hình thành tài liệu trong một số hồ sơ hiện hành
3.2. Cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
trong hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc xây dựng sẽ là cơ sở quan trọng giúp cho các đơn vị chủ động tiến hành lập hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ; giúp công tác lập hồ sơ đƣợc thống nhất và khoa học; giúp việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành đầy đủ, mang lại chất lƣợng cho công tác khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ. Danh mục hồ sơ của cơ quan và Danh mục tài liệu trong hồ sơ phản ánh toàn bộ hoạt động của NHNN VN, của từng đơn vị thuộc NHNN VN qua các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Vì vậy, sau khi bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ đƣợc xây dựng sẽ là công cụ phục vụ cho tất cả các cán bộ (từ lãnh đạo đến các chuyên viên, các bộ phận) trong NHNN VN trong việc theo dõi, quản lý hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công việc. Để mỗi cán bộ, mỗi đối tƣợng khi sử dụng bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ có hiệu quả cần phải có sự hƣớng dẫn cụ thể. Vì vậy, chúng tôi muốn đề cập đến cách sử dụng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ ở khía cạnh là những ý nghĩa mà các công cụ này sẽ mang lại cho từng đối tƣợng cụ thể khi sử dụng chúng. Qua đó, sẽ giúp cho các cán bộ, công chức thấy rõ ý nghĩa của bản Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ để sử dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc.
* Đối tượng sử dụng là lãnh đạo:
Bản danh mục hồ sơ với các thông tin về số và ký hiệu hồ sơ, tên hồ sơ, ngƣời lập hồ sơ, thời hạn bảo quản…là những thông tin rất cần thiết đối với
lãnh đạo cơ quan, đơn vị nói chung trong việc quản lý, điều hành công việc một cách hiệu quả, chính xác. Thể hiện ở chỗ:
Thực hiện nhiệm vụ quản lý, ngƣời lãnh đạo có sự tham mƣu, giúp việc của các cán bộ thừa hành. Nhƣng để đƣa ra các quyết định đúng, nhanh chóng và quan trọng là giám sát đƣợc toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị thì ngoài sự trợ giúp của cán bộ, bộ phận giúp việc đòi hỏi lãnh đạo phải nắm đƣợc cụ thể nhiệm vụ của các cán bộ để theo dõi sát sao việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ; xác định trách nhiệm của mỗi cán bộ trong xử lý một công việc; biết đƣợc khối lƣợng công việc của từng ngƣời để phân công công việc cho phù hợp tránh tình trạng chồng chéo trong xử lý công việc, đánh giá chất lƣợng công việc mà các cán bộ thực hiện, từ đó có hình thức khen thƣởng, kỷ luật hợp lý.
Danh mục hồ sơ phản ánh các công việc của cơ quan vì vậy, Lãnh đạo sử dụng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ để nắm bắt đƣợc mức độ quan trọng của công việc để có sự chỉ đạo trong việc đầu tƣ nhân lực, thời gian, kinh phí, đem lại hiệu quả cho công việc, cũng nhƣ trong việc lập và quản lý hồ sơ đó.
Qua bản Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ lãnh đạo cũng nắm rõ đƣợc hồ sơ, tài liệu cần tìm hiện đang do đơn vị, cá nhân nào quản lý, theo dõi để phục vụ nhanh chóng cho việc theo dõi, giải quyết công việc.
* Đối với cán bộ văn thư:
Tại Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành Bản hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan có quy định: Các cán bộ văn thƣ, lƣu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trƣởng, Chánh Văn phòng và cơ quan lập bản danh mục hồ sơ. Do vậy, sau khi tiến hành xây dựng đƣợc bản Danh mục hồ sơ cho cơ quan thì bản danh mục đó trở thành công cụ quan trọng để cán bộ văn thƣ tiến hành kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành, hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho các đơn vị,
cán bộ chuyên môn, từ đó sẽ có biện pháp kịp thời chấn chỉnh công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cán bộ văn thƣ sẽ chủ động kế hoạch chuẩn bị bìa, cặp, hộp để phát cho cán bộ trong cơ quan vào đầu mỗi năm.
* Đối với cán bộ chuyên viên của từng đơn vị:
Các cán bộ, chuyên viên của từng đơn vị chính là những ngƣời trực tiếp lập hồ sơ. Do vậy, xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ là yếu tố quan trọng hàng đầu có ảnh hƣởng tới chất lƣợng của công tác lập hồ sơ hiện hành. Theo kết quả khảo sát, một trong những nguyên nhân chính khiến các cán bộ, công chức của NHNN VN chƣa lập đƣợc hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc đƣợc giao là do khối lƣợng tài liệu nhiều, công việc bận rộn. Hoặc có trƣờng hợp cán bộ đã ý thức về việc lập hồ sơ để quản lý tài liệu và thuận tiện cho việc tra tìm nhƣng những hồ sơ đƣợc lập đó chƣa hoàn chỉnh, thống nhất, chƣa đảm bảo những yêu cầu về lập hồ sơ theo quy định. Vì vậy, sử dụng bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng giúp các cán bộ chủ động tiến hành lập hồ sơ, có ý thức thu thập đầy đủ các tài liệu có trong hồ sơ đồng thời hệ thống hoá chúng để phục vụ cho tra tìm thuận tiện, nhanh chóng. Căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ, các cán bộ chuyên viên sẽ dễ dàng tiến hành những công việc sau để lập các hồ sơ hoàn chỉnh:
+ Mở hồ sơ:
Đầu năm, căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, mỗi cán bộ chuyên viên có trách nhiệm mở hồ sơ cho những công việc mà mình theo dõi, giải quyết.
Mở hồ sơ nghĩa là mỗi cán bộ chuyên viên chủ động ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ đƣợc thể hiện trong bản Danh mục hồ sơ, nhƣ: tên cơ quan, tổ chức ; tên đơn vị ; số, ký hiệu hồ sơ ; tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
Nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ chuyên viên cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm đƣợc giao đó.
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Sau khi mở hồ sơ, cán bộ chuyên môn phải thu thập đầy đủ, chính xác các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. Và phải sắp xếp các văn bản trong hồ sơ một cách khoa học. Đối với hồ sơ công việc, các văn bản trong hồ sơ phải đƣợc sắp xếp theo đúng trình tự giải quyết công việc. Còn đối với các hồ sơ đƣợc lập theo các đặc trƣng khác nhƣ: đặc trƣng tác giả, đặc trƣng tên loại văn bản, cơ quan giao dịch...thì việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ có thể theo trình tự thời gian, theo số thứ tự của văn bản, theo vần chữ cái.
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ: Các cán bộ chuyên môn có trách nhiệm lập hồ sơ ngay trong quá trình giải quyết công việc. Vì vậy, đối với hồ sơ liên quan đến một vấn đề hay sự việc nào đó đƣợc giải quyết xong thì đó cũng là lúc hồ sơ kết thúc. Biên mục hồ sơ là ghi chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của các văn bản
trong hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi [16,367].
Do vậy, việc thu thập, cập nhật một cách đầy đủ, chính xác các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ chƣa đƣợc coi là hoàn chỉnh nếu nhƣ các cán bộ lập hồ sơ đó chƣa tiến hành việc biên mục hồ sơ. Để hoàn chỉnh hồ sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, cán bộ lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kết thúc và biên mục hồ sơ, cụ thể nhƣ sau:
- Kiểm tra sự đầy đủ của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối với những hồ sơ quá dầy, số lƣợng văn bản nhiều thì hồ sơ đó nên đƣợc chia thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Xác định giá trị tài liệu: Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng thừa ; bản nháp, bản thảo nếu đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản về những vấn đề quan trọng có ghi các ký kiến chỉ đạo, giải quyết, hay ý kiến tham gia khác nhau); tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
Căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ để soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ một cách khoa học nhằm phản ánh đúng trình tự giải quyết vấn đề, sự việc của hồ sơ, từ đó tạo thuận tiện cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng nhƣ tra cứu, sử dụng khi cần thiết một cách nhanh chóng.
Phƣơng pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ thực hiện theo Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính đƣợc ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc.
Nếu hồ sơ có phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì đƣa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ trong trƣờng hợp sau khi công việc kết thúc, thành phần, nội dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ không phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục.
+ Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ đƣợc thực hiện theo Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính đƣợc ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-VNTW.
Nếu hết năm, đối với các hồ sơ phản ánh những công việc chƣa giải quyết xong thì chƣa thực hiện việc kết thúc và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ đƣợc chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
Theo quy định của Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành bản Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở
các cơ quan và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2004 về công tác văn thƣ thì hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành phải là những hồ sơ hoàn chỉnh. Do vậy, thực hiện đầy đủ các bƣớc trên các cán bộ chuyên môn đã hoàn chỉnh việc lập hồ sơ hiện hành để giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành theo đúng quy định về của nhà nƣớc.
* Đối với cán bộ lưu trữ
Để thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ thuận lợi, việc sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ rất có ý nghĩa đối với cán bộ lƣu trữ. Hai công cụ này thực sự có ý nghĩa đối với cán bộ lƣu trữ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam vì hoạt động ngân hàng mang tính đặc thù, nhiều thủ tục hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam rất phức tạp, đòi hỏi phải có kiến thức về ngân hàng mới có thể hiểu, từ đó lập các hồ sơ hoàn chỉnh hoặc kiểm tra sự hoàn chỉnh của hồ sơ do các cán bộ chuyên môn lập.
Trƣớc hết, nghiệp vụ thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đòi hỏi phải thu thập đầy đủ các hồ sơ, tài liệu có giá trị. Vì vậy, trên cơ sở Danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu trong hồ sơ, cán bộ lƣu trữ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam sẽ dễ dàng kiểm tra số lƣợng hồ sơ, tài liệu của đơn vị cần đƣa vào lƣu trữ, tính hoàn chỉnh của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; giúp dễ dàng phát hiện các hồ sơ, tài liệu còn thiếu để yêu cầu các đơn vị, cá nhân bổ sung, từ đó, giúp quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu.
Danh mục hồ sơ cũng là công cụ giúp cán bộ lƣu trữ làm căn cứ để tiến hành thống kê số lƣợng hồ sơ cần nộp vào lƣu trữ của từng đơn vị thuộc NHNN VN. Từ đó có kế hoạch thu thập hồ sơ của toàn cơ quan NHNN VN đầy đủ cũng nhƣ chuẩn bị các điều kiện về diện tích kho tàng, bố trí thời gian, nhân lực một cách hợp lý để tiến hành thu thập hồ sơ vào lƣu trữ một cách thuận tiện nhất.
Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ là công cụ hữu ích đối với công tác chỉnh lý và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu của
NHNN VN, bởi các hồ sơ trong Danh mục hồ sơ đƣợc phân loại khoa học, đƣợc đánh số thứ tự và có ký hiệu rõ ràng.
Danh mục hồ sơ có ghi thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, đây là cơ sở cho các bộ lƣu trữ thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu một cách thuận tiện hơn.
Tóm lại, từ những phân tích trên về cấu trúc và cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ cho thấy tác dụng của hai bản Danh mục này đối với lãnh đạo cũng nhƣ từng cán bộ, công chức của NHNN VN. Vì vậy, có thể khẳng định, xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN sẽ đem lại những ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động quản lý, đối với hiệu quả công tác của các cán bộ, công chức ngân hàng. Để bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ đƣợc sử dụng hiệu quả trong thực tế, chúng tôi đã trình bày này trong Chƣơng 3.
KẾT LUẬN
Lập hồ sơ hiện hành là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thƣ, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ. Lập Danh mục hồ sơ gắn liền với công tác lập hồ sơ hiện hành và phải đi trƣớc một bƣớc để định hƣớng cho công tác lập hồ sơ hiện hành đƣợc thực hiện tốt cũng nhƣ trở thành công cụ quan trọng để quản lý tài liệu. Thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng, trong nhiều năm qua có không ít các đề tài nghiên cứu về các vấn đề khác nhau nhằm mục tiêu góp phần đổi mới và cải cách về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam theo hƣớng hiện đại, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế. Việc chọn đề tài:
Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và danh mục tài liệu trong một số hồ
sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam của chúng tôi cũng không
nằm ngoài mục tiêu đó. Trong rất nhiều đề tài nghiên cứu về lĩnh vực ngân hàng, đề tài của chúng tôi nghiên cứu về lĩnh vực văn thƣ, mà cụ thể là khâu công tác lập danh mục hồ sơ và danh mục tài liệu trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cũng cho thấy ý nghĩa rất thiết thực của đề tài đối với ngân hàng. Bởi, lập hồ sơ hiện hành là phần việc quan trọng của công tác văn thƣ và là nhiệm vụ của mọi cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Lập hồ sơ hiện hành tốt sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, tra tìm thông tin nhanh chóng, thuận tiện tiết kiệm thời gian,