- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
2.3.2. Yêu cầu của việc xây dựng Danh mục hồ sơ và danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
liệu cơ bản trong hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
- Danh mục hồ sơ phải phản ánh tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị
Khi xây dựng Danh mục hồ sơ, các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là căn cứ quan trọng nhất. Do vậy, yêu cầu đầu tiên của Danh mục hồ sơ đó là phải khái quát các hồ sơ phản ánh đƣợc các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị thể hiện qua các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị đó. Đối với NHNN VN, Danh mục hồ sơ phải phản ánh đƣợc tất cả các mặt hoạt động đƣợc quy định trong văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của NHNN VN (về điều hành chính sách tiền tệ, tín dụng,ngoại hối; quản lý, thành lập, phát triển các ngân hàng; thanh tra, kiểm soát các ngân hàng; kiểm toán nội bộ; tổ chức cán bộ, kế toán…). Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính đầy đủ của Danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu trong hồ sơ phải được xây dựng từ việc khảo sát kỹ thực tế tài liệu
Yêu cầu này đƣợc đặt ra bởi các tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ đƣợc viết chính xác sẽ giúp cho cán bộ, công chức lập và viết chính xác tiêu đề hồ sơ. Muốn vậy, cần phải khảo sát kỹ tài liệu của các đơn vị thuộc NHNN VN để áp dụng cách viết tiêu đề hồ sơ phù hợp. Nắm rõ đặc điểm thành phần, nội dung của những tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị sẽ giúp cho việc đƣa ra các hồ sơ chính xác (chính xác trong việc đặt tiêu đề và xác định các tài liệu trong hồ sơ).
- Danh mục hồ sơ phải được phân loại và hệ thống khoa học; tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự nhất định
Danh mục hồ sơ là bản kê tên những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm. Nhƣ vậy, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị sẽ đƣợc phản ánh trong Danh mục hồ sơ. Nếu Danh mục hồ sơ
đơn thuần chỉ là bản kê tên các hồ sơ thì khi đó Danh mục này sẽ không phát huy đƣợc tác dụng là công cụ tra tìm thuận lợi cho các cán bộ chuyên môn khi cần tra cứu trong quá trình giải quyết công việc. Do vậy, yêu cầu khi xây dựng Danh mục hồ sơ là phải trên cơ sỏ thực tiễn của cơ quan để phân loại các hồ sơ trong danh mục hồ sơ của cơ quan thành các đề mục lớn, đề mục nhỏ, các hồ sơ trong từng đề mục phải đƣợc sắp xếp một cách khoa học để cố định vị trí hồ sơ tạo thuận lợi khi tra tìm, quản lý hồ sơ. Tài liệu trong hồ sơ không đƣợc sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc (đối với hồ sơ công việc), không đƣợc sắp xếp theo trật tự nhất định (sắp xếp theo tiêu chí thời gian, số và ký hiệu văn bản, vần chữ cái đối với hồ sơ đƣợc lập theo các đặc trƣng tên loại văn bản, tác giả văn bản, hồ sơ gồm các văn bản liên quan đến tên ngƣời, tên địa danh…) cũng gây khó khăn cho tra tìm tài liệu trong hồ sơ.
- Hồ sơ trong Danh mục hồ sơ phải được xác định thời hạn bảo quản
Yêu cầu này nhằm giúp cho cán bộ, công chức của NHNN VN có ý thức lập các hồ sơ có giá trị một cách hoàn chỉnh, giúp cho việc giao nộp vào lƣu trữ hiện hành, lƣu trữ lịch sử các hồ sơ đảm bảo chất lƣợng.
- Danh mục hồ sơ phải được xây dựng theo trình tự nhất định
Yêu cầu này nhằm mục đích quy định rõ trình tự đƣợc áp dụng khi xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, hay nói cách khác là tạo ra cơ sở pháp lý trong việc xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị. Bởi từ quy định về trình tự đó sẽ không chỉ xây dựng một quy trình thống nhất mà còn xác định rõ trách nhiệm trong việc xây dựng danh mục hồ sơ, trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và cá nhân trong việc xây dựng danh mục để Danh mục hồ sơ đạt chất lƣợng tốt.
Có hai cách tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ:
Thứ nhất, việc xây dựng Danh mục hồ sơ có thể theo trình tự: Văn phòng xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; sau đó lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan về dự thảo danh mục hồ sơ đó.
Thứ hai, các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hƣớng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thƣ, lƣu trữ sau đó Văn phòng sẽ tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị thành dự thảo danh mục hồ sơ chung của cơ quan.
Theo điều kiện cụ thể của NHNN VN, các cán bộ chuyên môn phải tập trung thực hiện nhiều nhiệm vụ chuyên môn đƣợc giao với tính chất phức tạp liên quan đến tiền tệ, tín dụng và ngân hàng, mặt khác nhận thức về công tác lập hồ sơ hiện hành còn hạn chế nên việc tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ sẽ đƣợc thực hiện theo cách thứ nhất, mặc dù nếu danh mục hồ sơ do chính cán bộ chuyên môn dự kiến sẽ sát với thực tế, thuận lợi hơn vì họ là ngƣời trực tiếp theo dõi, giải quyết và nắm rõ về công việc. Cụ thể nhƣ sau:
Văn phòng NHNN VN là đơn vị có chức năng tham mƣu giúp Thống đốc quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của ngành. Vì vậy, Văn phòng sẽ là đơn vị đầu mối giúp lãnh đạo tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ. Các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng để xây dựng bản Danh mục hồ sơ của cơ quan và Danh mục tài liệu trong hồ sơ.
Đối với xây dựng Danh mục hồ sơ: Văn phòng chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho một số cán bộ văn thƣ, cán bộ lƣu trữ xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ. Từ việc khảo sát tài liệu của các đơn vị và căn cứ vào các văn bản khi xây dựng Danh mục hồ sơ đƣợc nêu tại mục 2.3.1 về nguyên tắc của việc lập Danh mục hồ sơ, các cán bộ này sẽ xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ. Sau khi dự thảo Danh mục hồ sơ Văn phòng sẽ tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị và cá nhân liên quan trong cơ quan về dự thảo đó. Từ các ý kiến góp ý, các cán bộ văn thƣ, lƣu trữ có trách nhiệm sẽ chỉnh sửa và hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan duyệt, ban hành.
Đối với Danh mục tài liệu trong hồ sơ: Văn phòng có văn bản hƣớng dẫn các đơn vị về việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, về cấu trúc của bản Danh mục tài liệu trong hồ sơ và yêu cầu các đơn vị cung cấp văn bản pháp lý quy
định về trình tự, thủ tục giải quyết công việc đối với các hồ sơ công việc. Các đơn vị của NHNN VN sẽ xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ của đơn vị mình, bởi cán bộ chuyên môn là ngƣời trực tiếp giải quyết công việc nên hiểu đƣợc trình tự, thủ tục giải quyết công việc. Sau đó, Văn phòng NHNN VN (cán bộ văn thƣ, lƣu trữ có hiểu biết về hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành) sẽ tiến hành nghiên cứu các văn bản mà các đơn vị cung cấp, bổ sung và chỉnh sửa nếu cần, rồi tiến hành tổng hợp, hoàn chỉnh trình lãnh đạo duyệt, ban hành.
Sau khi bản Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ đƣợc ban hành, Văn phòng sẽ gửi đến các đơn vị để thực hiện. Trong quá trình thực hiện các đơn vị, cán bộ có trách nhiệm bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với thực tế.