- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
2.1. Cơ sở lý luận, khoa học cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ
LIỆU CƠ BẢN TRONG HỒ SƠ CỦA NHNN VN
2.1. Cơ sở lý luận, khoa học cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ mục hồ sơ
2.1.1. Khái niệm hồ sơ:
Đề cập đến hồ sơ, có rất nhiều khái niệm về hồ sơ đã đƣợc đƣa ra và giải thích. Dƣới góc độ pháp lý, khái niệm hồ sơ đã đƣợc quy định tại Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng Ban hành “Bản Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan” nhƣ sau: Hồ sơ là một tập công văn, giấy tờ có liên quan với nhau về một việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó.
Trong văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên quy định riêng cho công tác văn thƣ (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ), tại điểm 7 điều 2 hồ sơ đƣợc quy định là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
Nhƣ vậy, hồ sơ đƣợc quy định tại Nghị định 110 đƣợc hiểu rộng hơn, đầy đủ hơn. Đó không chỉ là những hồ sơ đƣợc lập theo đặc trƣng vấn đề (hồ sơ công việc) mà còn đƣợc lập bởi các đặc trƣng khác nhƣ tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Do vậy, trong quá trình hoạt động của một cơ quan sẽ hình thành không chỉ một loại hồ sơ công việc mà còn các loại
hồ sơ khác đƣợc lập theo đặc trƣng tên loại văn bản kết hợp với số, ký hiệu văn bản, thời gian và tác giả văn bản; các hồ sơ lập theo đặc trƣng tên gọi văn bản kết hợp với thời gian văn bản;…Quy định về hồ sơ tại Nghị định 110 phản ánh đúng với thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan. Trong bản Hƣớng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nƣớc trung ƣơng thuộc diện nộp lƣu vào các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia ban hành kèm theo Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc cũng đƣa ra một số điểm lƣu ý khi vận dụng, trong đó có lƣu ý về việc xem xét lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp vào các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia. Theo đó, việc xem xét, lựa chọn tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan để đƣa vào bảo quản vĩnh viễn tại lƣu trữ lịch sử đƣợc thực hiện trên cơ sở đơn vị nộp lƣu cơ bản là hồ sơ. Tuy nhiên, những văn bản, tài liệu riêng biệt hay rời lẻ nhƣ các công văn trong tập lƣu công văn đi hay các văn bản rời lẻ khác của cơ quan nếu xét thấy có giá trị vĩnh viễn cũng cần xem xét để nộp vào lƣu trữ lịch sử. Do vậy, trong thực tế cũng cần chú ý đến việc lập các hồ sơ theo đặc trƣng tên loại văn bản nhƣ việc sắp xếp các văn bản đi lƣu tại văn thƣ cơ quan để hình thành nên các hồ sơ đó.
Để việc lập hồ sơ đƣợc chính xác, thống nhất thì khái niệm hồ sơ cần đƣợc quy định một cách rõ ràng, thống nhất. Do vậy, liên quan đến thuật ngữ hồ sơ còn có vấn đề là hồ sơ có thể là một văn bản hay không?. Trong cuốn sách Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của PGS.TS Vƣơng Đình Quyền tái bản năm 2006 có định nghĩa thuật ngữ hồ sơ nhƣ sau: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một
người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết
hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản,
cùng tác giả, cùng thời gian ban hành [18, 333]. Tác giả của cuốn sách đã
đƣa ra ví dụ cho trƣờng hợp này là: trong thực tế, có thể lập hồ sơ chỉ duy nhất một văn bản khi văn bản đó phản ánh trọn vẹn một vấn đề, một sự việc,
nhƣ Nghị định 01-CP ngày 24/9/1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Hay trong giáo trình của Trƣờng Trung học Lƣu trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là trƣờng Cao đẳng Văn thƣ - Lƣu trữ), khái niệm hồ sơ cũng là một tập văn bản hoặc một văn bản…Nhƣ vậy, trong các giáo trình trên dùng để giảng dạy cho sinh viên; dùng trong đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ và cán bộ hành chính văn phòng; đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức thì hồ sơ còn đƣợc coi là một văn bản. Nhƣng pháp luật điều chỉnh về công tác văn thƣ mà cụ thể là Nghị định 110 lại không quy định nhƣ vậy. Thực tế cho thấy đối với những cơ quan có số lƣợng tài liệu ít thì những văn bản phản ánh trọn vẹn một vấn đề, sự việc có thể đƣợc lập thành một hồ sơ để tiện tra tìm. Hay đối với những tài liệu rời lẻ nhƣng có giá trị bảo quản vĩnh viễn thì cần lập thành một hồ sơ riêng để bảo quản. Thiết nghĩ giữa quy định của pháp luật về các lĩnh vực nói chung, đối với công tác văn thƣ nói riêng với nội dung giảng dạy tại các trƣờng có liên quan đến các lĩnh vực đó cần có sự thống nhất để đem lại hiệu quả thực thi pháp luật và hiệu quả công việc trong thực tế. Sở dĩ nhƣ vậy là vì, các giáo trình giảng dạy chính là một hình thức để phổ biến những quy định của pháp luật đến đối tƣợng thực thi, giúp pháp luật của Nhà nƣớc đi vào cuộc sống nên cần có sự thống nhất về mặt khái niệm.
Hồ sơ theo giá trị tích cực của nó còn có thể đƣợc phân thành hồ sơ hiện hành.
2.1.2. Khái niệm hồ sơ hiện hành:
Hồ sơ hiện hành là một tập văn bản đang trong giai đoạn giải quyết công việc có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc đƣợc kết hợp do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.
Để tài liệu sản sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đƣợc sắp xếp một cách khoa học hay để tạo thành các hồ sơ cần phải tiến hành công tác lập hồ sơ.
2.1.3. Khái niệm lập hồ sơ:
Trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng hình thành các văn bản, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Những tài liệu này cần đƣợc lập hồ sơ để tiếp tục phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả. Trong Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001, tại điều 11 mục 1 Chƣơng II đã quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thƣ phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Về trách nhiệm lập hồ sơ, tại điểm 4 điều 23 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thƣ cũng quy định mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc mà mình theo dõi, giải quyết.
Lập hồ sơ là công việc trong công tác văn thƣ cơ quan. Tại điểm 8 điều 2 Nghị định 110 quy định lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Lập hồ sơ đƣợc thực hiện trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và đƣợc hoàn thiện sau khi vấn đề, sự việc đƣợc đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong gọi là lập hồ sơ hiện hành. Khi đó phân biệt với trƣờng hợp trong thực tế việc lập hồ sơ còn đƣợc tiến hành một cách phổ biến trong các lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử mà nguyên nhân chính là do lập hồ sơ hiện hành hầu nhƣ không đƣợc tiến hành, hoặc đƣợc tiến hành nhƣng không đảm bảo chất lƣợng. Để khắc phục hạn chế này đòi hỏi cán bộ, công chức các cơ quan phải lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc (lập hồ sơ ở giai đoạn văn thƣ). Bộ phận lƣu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã đƣợc lập nếu cần thiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lƣu trữ). Hồ sơ đƣợc lập đúng theo quy định nhƣ vậy mới hoàn chỉnh và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc công việc hay
vấn đề, sự việc cụ thể. Vì các cán bộ, công chức là ngƣời trực tiếp thực hiện công việc nên họ hiểu đƣợc trình tự, thủ tục giải quyết công việc. Lập hồ sơ hiện hành đƣợc làm tốt thì công tác văn thƣ mới thực sự phát huy đƣợc ý nghĩa đối với việc nâng cao hiệu suất và chất lƣợng hoạt động của cơ quan, đồng thời góp phần giúp cho công tác lƣu trữ phát triển..
Lập hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao chất lƣợng, hiệu suất công tác, cải tiến lề lối làm việc của cán bộ, công chức; việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan; chất lƣợng của công tác lƣu trữ. Thế nhƣng trong thực tế công tác lập hồ sơ còn rất yếu, gây ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng của công tác lƣu trữ. Vì vậy, để nâng cao chất lƣợng của công tác này cần phải có các giải pháp cụ thể. Một trong những giải pháp quan trọng để thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành là phải nhanh chóng xây dựng bản Danh mục hồ sơ ở các cơ quan.
2.1.4. Khái niệm về Danh mục hồ sơ:
Là căn cứ quan trọng cho công tác lập hồ sơ đƣợc thuận lợi và đảm bảo chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập, Danh mục hồ sơ đã đƣợc quan tâm nghiên cứu về tác dụng, cách lập..., trong đó có khái niệm danh mục hồ sơ.
Về khái niệm Danh mục hồ sơ, ngay từ những năm 70, 80 của thế kỷ 20 đã đƣợc đề cập đến. Ví dụ, tác giả Nguyễn Xuân Nung có đề cập đến khái niệm danh mục hồ sơ trong bài viết: “Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ và công tác lập hồ sơ”, cụ thể, theo tác giả, “Danh mục hồ sơ là bản kế hoạch kê khai cụ thể các hồ sơ cần lập của cơ quan hay một đơn vị tổ chức của cơ quan trong một năm để hướng dẫn cán bộ làm công tác công văn giấy tờ để
lập hồ sơ cho đúng và đầy đủ.” [17,12]
Và gần đây, trong cuốn “Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ” tái bản năm 2006, tác giả Vƣơng Đình Quyền cũng đƣa ra khái niệm về Danh mục hồ sơ nhƣ sau: “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan,
Nhƣ vậy, về bản chất Danh mục hồ sơ là bản kê các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần lập trong năm, có sự định hƣớng về giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm thực hiện công việc trong một năm; là bản hƣớng dẫn cho đơn vị và cán bộ chuyên môn lập hồ sơ đƣợc chính xác giúp cơ quan, đơn vị quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động.
Về phƣơng pháp, lập hồ sơ có hai phƣơng pháp: lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ và lập hồ sơ trong trƣờng hợp không có danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ là bản hƣớng dẫn cho các cán bộ lập hồ sơ một cách thuận lợi, chính xác. Nhƣng trong thực tế hầu nhƣ các cơ quan chƣa lập đƣợc bản danh mục này. Thêm vào đó là tình trạng cán bộ các cơ quan không tiến hành lập hồ sơ ngay trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đƣợc giao. Trực trạng này trở thành gánh nặng cho cán bộ lƣu trữ khi phải tiến hành lập hồ sơ cho các tài liệu đƣợc bó, gói một cách lẫn lộn, xé lẻ. Việc lập hồ sơ khi đó càng trở nên khó khăn hơn, gây ảnh hƣớng lớn tới chất lƣợng hồ sơ. Cứ nhƣ vậy, công tác văn thƣ và lƣu trữ sẽ không phát triển, không khẳng định và phát huy đƣợc vai trò thực sự của nó. Do vậy, nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ rất có ý nghĩa đối với công tác lập hồ sơ hiện hành.
Để Danh mục hồ sơ đảm bảo về mặt pháp lý cần phải nghiên cứu cơ sở pháp lý của việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ.