- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
1.3.2. Ýnghĩa của danh mục hồ sơ, của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
liệu trong hồ sơ đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Với số lƣợng văn bản lớn hình thành trong quá trình hoạt động; từ những phân tích trên về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN cho thấy sự cần thiết phải xây dựng danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu cơ bản trong hồ sơ hiện hành. Những phân tích dƣới đây về vị trí, vai trò, ý nghĩa của danh mục hồ sơ, ý nghĩa và nội dung của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ sẽ làm rõ sự cần thiết đó để tạo cơ sở cho công tác lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN đƣợc tiến hành thuận lợi, khoa học.
* Vị trí, vai trò, ý nghĩa của danh mục hồ sơ:
- Danh mục hồ sơ là công cụ đầu tiên trong hệ thống công cụ dùng trong quản lý không chỉ cho công tác văn thƣ mà còn cho công tác lƣu trữ. Tất cả các công việc mà cán bộ, chuyên viên của cơ quan đƣợc giao nhiệm vụ giải quyết sẽ tạo thành các hồ sơ phản ánh công việc từ lúc khởi đầu cho đến
lúc kết thúc. Danh mục hồ sơ là bản kê cụ thể, chi tiết các hồ sơ mà cơ quan sẽ lập trong năm. Vì vậy, qua danh mục hồ sơ có thể nắm bắt đƣợc toàn bộ công việc trong năm của cơ quan, đơn vị, cá nhân. Danh mục hồ sơ chính là công cụ quản lý, theo dõi công việc của cơ quan, theo dõi việc thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan NHNN VN một cách hiệu quả, cũng nhƣ dùng để xác định chỉ tiêu, định mức công việc của cán bộ, công chức, bởi danh mục hồ sơ ghi rõ tên của ngƣời lập hồ sơ đó.
- Các hồ sơ trong Danh mục hồ sơ đƣợc xác định giá trị, giúp cho lãnh đạo NHNN VN thấy đƣợc các công việc quan trọng để từ đó có kế hoạch đầu tƣ thời gian, nhân lực, kinh phí cho công việc; cán bộ, công chức chú ý lập các hồ sơ có giá trị một cách hoàn chỉnh.
- Với số lƣợng tài liệu nhiều nên Danh mục hồ sơ là công cụ tạo điều kiện cho NHNN VN chủ động trong việc tổ chức công tác lập hồ sơ, từ đố giúp quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ, quy củ và khoa học. Căn cứ vào danh mục hồ sơ, các điều kiện phục vụ để lập hồ sơ sẽ đƣợc chuẩn bị tốt nhƣ: chuẩn bị bìa hồ sơ, chủ động viết tiêu đề hồ sơ đối với những công việc chính mà cơ quan, đơn vị phải giải quyết trong năm, từ đó việc mở hồ sơ, thu thập tài liệu để đƣa vào hồ sơ sẽ diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ để đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ tại các đơn vị, của cá nhân; việc giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, cán bộ lƣu trữ có thể kiểm tra và thu thập đƣợc đầy đủ các hồ sơ để đƣa vào bảo quản an toàn, giúp phục vụ tốt nhất cho khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu.
- Danh mục hồ sơ là bản kê các hồ sơ cần lập trong năm của NHNN VN, có ghi tên ngƣời lập hồ sơ, do đó sẽ là căn cứ quan trọng giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo dõi việc thực thi nhiệm vụ của cán bộ thừa hành. Với ý nghĩa đó, danh mục hồ sơ sẽ là công cụ giúp nâng cao ý thức trách
nhiệm của mỗi cán bộ, công chức ngân hàng đối với việc lập hồ sơ cho những công việc mình giải quyết.
* Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ:
- Để hồ sơ đảm bảo chất lƣợng, tại khoản 2 điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 đã quy định các yêu cầu đối với mỗi hồ sơ đƣợc lập. Đó là: Hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức; các văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tƣơng đối đồng đều. Nhƣ vậy, việc xác định đúng thành phần tài liệu trong hồ sơ là điều kiện đảm bảo chất lƣợng của hồ sơ đƣợc lập hay nói cách khác đáp ứng các yêu cầu về lập hồ sơ theo quy định. Việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ sẽ giúp tập hợp đƣợc đầy đủ, sắp xếp tài liệu theo thứ tự hợp lý phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc hay theo trật tự nhất định; giúp tạo thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu khi cần thiết, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác.
- Là cơ quan quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và ngân hàng nên trong quá trình hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc hình thành rất nhiều các thủ tục hành chính về tín dụng, ngoại hối, thanh toán, thành lập ngân hàng, đòi hỏi phải đƣợc thực hiện một cách chính xác; các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết các công việc đó cũng phải đƣợc lƣu trữ đầy đủ, bảo quản an toàn. Việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ giúp các cán bộ, chuyên viên của Ngân hàng Nhà nƣớc xác định rõ quy trình làm việc để thực hiện một cách thống nhất và hợp lý.
- Số lƣợng văn bản hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc lớn, thành phần tài liệu trong một số hồ sơ rất nhiều và phức tạp (nhƣ hồ sơ cấp giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng, hồ sơ cung ứng dịch vụ ngoại hối…) cùng với công việc bận rộn sẽ là áp lực đối với các cán bộ, chuyên viên trong việc theo dõi, quản lý các văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình giải quyết công việc, từ đó có thể gây mất mát tài liệu, tài liệu trong tình trạng lộn xộn, ảnh hƣởng đến chất lƣợng hồ sơ. Việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ để xây dựng bản danh mục tài liệu trong hồ sơ sẽ rất hữu ích giúp cho các cán bộ, chuyên viên dễ dàng hình dung đƣợc một cách cơ bản công việc cần phải giải quyết và chủ động thu thập đầy đủ, sắp xếp tài liệu theo đúng trình sự giải quyết công việc một cách thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức.
- Việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ còn là căn cứ để kiểm tra công tác lập hồ sơ, kiểm tra sự đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ để kịp thời bổ sung, hoàn thiện, tránh để mất mát, thất lạc tài liệu trong hồ sơ
- Hiện nay, Chính phủ đang triển khai đề án về cải cách thủ tục hành chính. Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tƣớng Chính phủ đƣợc thành lập để triển khai các nhiệm vụ liên quan đến nội dung này. Tổ công tác đã yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ lập danh mục thủ tục hành chính. Theo Hướng dẫn lập danh mục thủ tục hành chính ban hành kèm
theo Công văn số 63/CCTTHC ngày 08/7/2008 của Tổ công tác chuyên trách
cải cách thủ tục hành chính của Thủ tƣớng Chính phủ, thủ tục hành chính đƣợc hiểu là trình tự, cách thức thực hiện và hồ sơ do cơ quan nhà nƣớc, ngƣời có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức. Nhƣ vậy, hồ sơ là một bộ phận cấu thành của một thủ tục hành chính cụ thể. Muốn cải cách thủ tục hành chính cần phải quan tâm đến hồ sơ, thành phần của hồ sơ đó. Bởi từ việc nghiên cứu thành phần tài liệu trong một hồ sơ sẽ thấy đƣợc trình tự giải quyết một công việc cụ thể, qua đó có thể phát hiện sự chồng chéo, mẫu thuẫn, không hợp lý của thủ tục hành chính; sự không thống nhất, phức tạp của các mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính…để có biện pháp đơn giản hoá thủ tục hành chính, chuẩn hoá hồ sơ, các mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính trong hồ sơ, tiến tới xây dựng nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch cũng nhƣ hƣớng tới xây dựng Chính phủ điện tử. Ý nghĩa của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ qua đó đƣợc
khẳng định. Có nhiều thủ tục hành chính giải quyết cho doanh nghiệp, cá nhân hình thành trong hoạt động của NHNN NHNN VN. Yêu cầu về cải cách các thủ tục hành chính này cũng nhƣ chuẩn hoá các tờ khai, mẫu đơn khi thực hiện các thủ tục hành chính cũng đƣợc đặt ra. Do vậy, việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ rất có ý nghĩa đối với NHNN NHNN VN.
- Việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tạo thuận lợi cho cán bộ lƣu trữ của NHNN VN trong tiến hành công tác thu thập, bổ sung tài liệu khi hồ sơ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ.
Với các nội dung trên đƣợc trình bày ở chƣơng 1, chúng tôi đã tập trung nghiên cứu để làm rõ quá trình hình thành, phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam; thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN để đi đến khẳng định sự cần thiết của việc xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN. Những nghiên cứu này là cơ sở quan trọng nhằm khẳng định tính cấp thiết của đề tài và phục vụ cho việc nghiên cứu để đạt đƣợc mục tiêu đặt ra của đề tài sẽ đƣợc trình bày ở các chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 2
