- Mô tả quá trình hình thành tài liệu trong một số hồ sơ hiện hành
3.1.1. Cấu trúc của Danh mục hồ sơ
Cấu trúc Danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng trên cơ sở mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan. Cụ thể nhƣ sau:
- Về hình thức Danh mục hồ sơ: gồm các thông tin về Quốc hiệu, tên cơ quan, đơn vị lập Danh mục hồ sơ, tên và năm của Danh mục hồ sơ, thời gian ban hành Danh mục, chữ ký của ngƣời có thẩm quyền. Các yếu tố này đƣợc trình bày theo quy định hiện hành.
Trong đó, tên và năm của Danh mục hồ sơ của NHNN VN thể hiện các yếu tố thông tin về tên của công cụ hƣớng dẫn là Danh mục hồ sơ và năm ban hành Danh mục hồ sơ. Cụ thể nhƣ sau:
DANH MỤC HỒ SƠ NĂM…….
- Nội dung của Danh mục hồ sơ (khung thông tin của Danh mục hồ sơ): là thành phần chính của bản Danh mục hồ sơ, thể hiện các yếu tố thông tin để theo dõi, và làm rõ các đặc điểm cho các hồ sơ, tài liệu có trong Danh mục, gồm: số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ngƣời lập hồ sơ, ghi chú.
Các thông tin trong Khung Danh mục hồ sơ là phần quan trọng nhất trong cấu trúc của Danh mục hồ sơ để giúp theo dõi các hồ sơ, tài liệu có trong Danh mục hồ sơ.
+ Số và ký hiệu hồ sơ: nhằm cố định vị trí các hồ sơ, vì vậy đây là yếu tố thông tin rất cần thiết để tra tìm hồ sơ khi cần thiết. Số hồ sơ đƣợc đánh
liên tục trong phạm vi từng mặt hoạt động của các các đơn vị thuộc NHNN VN. Ký hiệu hồ sơ đƣợc viết đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Cách ghi yếu tố thông tin số và ký hiệu hồ sơ đã đƣợc chúng tôi trình bày cụ thể trong phần phƣơng pháp lập Danh mục hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ: Các tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát đƣợc nội dung vấn đề phản ánh trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ đƣợc viết đảm bảo thể hiện các yếu tố thông tin phù hợp với các đặc trƣng vận dụng để lập hồ sơ và tình hình cụ thể của các văn bản trong hồ sơ. Thứ tự của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc viết theo mức độ quan trọng (các đơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ đạo đƣợc sắp xếp trƣớc). Các hồ sơ trong từng đơn vị cũng đƣợc sắp xếp theo tầm quan trọng, từ tổng hợp đến cụ thể.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ: Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc dựa trên cơ sở các quy định của Nhà nƣớc và của Ngân hàng Nhà nƣớc: Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu, Công văn số 262/LTNN- NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản Hƣớng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nƣớc trung ƣơng thuộc diện nộp lƣu vào các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia, Quyết định số 252/QĐ-NH ngày 28/12/1993 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ trong ngành Ngân hàng, Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 về việc hƣớng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của hệ thống NHNN nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ. Ngoài ra, thời hạn bảo quản của các hồ sơ còn đƣợc xác định từ kinh nghiệm, hiểu biết của cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thƣ, lƣu trữ. Chẳng hạn cán bộ lƣu trữ có thể phần nào xác định đƣợc thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu qua nhu cầu khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu đó. Đối với những hồ sơ chƣa xác
định đƣợc thời hạn bảo quản có thể để trống hoặc ghi: có thời hạn, khi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan, cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm xác định.
- Ngƣời lập hồ sơ: Thông tin này phản ánh họ tên ngƣời lập hồ sơ, đó là những cán bộ trong đơn vị đảm nhiệm các công việc nhất định, có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mà mình giải quyết.
- Ghi chú: Cột thông tin này để ghi chú các thông tin cần thiết liên quan đến các hồ sơ trong bản Danh mục hồ sơ nhƣ: các thông tin về ngƣời lập, độ mật của hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trƣớc sang…
Cuối bản Danh mục hồ sơ là phần tổng hợp ghi các thông tin nhƣ: số lƣợng hồ sơ có trong Danh mục, số lƣợng hồ sơ đƣợc xác định thời hạn bảo quản tƣơng ứng bằng niên hạn cụ thể và hồ sơ đƣợc xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.