- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
2.2. Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ
Để quản lý thống nhất công tác văn thƣ, lƣu trữ, Nhà nƣớc đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về những vấn đề liên quan đến công tác này trong phạm vi toàn quốc, trong đó có việc lập hồ sơ hiện hành.
Tại Điều 11 Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 có quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thƣ phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thƣ có giá trị lƣu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải đƣợc giao nộp vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo đúng thời hạn quy định.
Nhƣ vậy, để công tác lƣu trữ đạt chất lƣợng tốt, theo văn bản pháp lý cao nhất về lƣu trữ, việc lập hồ sơ ở văn thƣ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ quan, tổ chức.
Nhằm cụ thể hoá những quy định mang tính nguyên tắc nhất về công tác văn thƣ quy định tại Pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thƣ. Liên quan đến lập hồ sơ, Nghị định đã có quy định về : nội dung việc lập hồ sơ hiện hành, yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành; thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành.
Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật trên, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành. Cụ thể là: Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan ban hành
kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977. Văn bản này đã hƣớng dẫn
khá chi tiết, cụ thể cho từng phần việc cụ thể của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra và thực hiện. Theo đó, công tác lập hồ sơ gồm những việc chính là: lập bản danh mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu thập công văn, giấy tờ đƣa vào hồ sơ; sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ; kết thúc hồ sơ; viết bìa hồ sơ. Nhƣ vậy, việc lập bản danh mục hồ sơ tại văn bản này đƣợc quy định là một trong những nội dung công việc chính của công tác lập hồ sơ, bao gồm các nội dung nhƣ: khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc, phƣơng pháp lập danh mục hồ sơ. Ngày 31/12/1984 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Bản Hƣớng dẫn lập một số loại hồ sơ, tài liệu về quản lý hành chính ở các cơ quan Bộ ban hành kèm theo Công văn số 344/NV. Đây là văn bản hƣớng dẫn các cơ quan lập một số hồ sơ hình thành trong hoạt động của các Bộ, gồm: hồ sơ về chƣơng trình, báo cáo công tác thƣờng kỳ; hồ sơ hội nghị tổng kết công tác; hồ sơ dự thảo văn bản có tính chất chỉ đạo, lãnh đạo; tập biên bản; các tập công văn lƣu; các hồ sơ phổ biến ở các Vụ, ban chức năng.
Nhƣ vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành đã đƣợc quy định trong những văn bản quy phạm pháp luật. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng bắt buộc các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải thực hiện, đồng thời là cơ sở để các cơ quan chức năng chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác này trong thực tế. Tuy nhiên để đảm bảo chất lƣợng của hồ sơ đƣợc lập cũng nhƣ quy định về lập hồ sơ ở giai đoạn văn thƣ đƣợc thực hiện nghiêm túc, hiệu quả trong thực tế thì tại Nghị định 110 về công tác văn thƣ chỉ mới quy định trách nhiệm chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ, nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành mà không quy định lập Danh mục hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức - một công cụ quan trọng góp phần đảm bảo chất lƣợng công tác lập hồ sơ và của hồ sơ đƣợc lập.
Nhƣ trên đã trình bày, Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan” quy định việc lập bản danh mục hồ sơ là một trong những nội dung, yêu cầu đầu tiên của công tác lập hồ sơ hiện hành. Việc lập hồ sơ hiện hành quy định tại Nghị định 110 gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ.Văn bản này không hề có quy định về lập Danh mục hồ sơ. Nghị định 110 là văn bản có giá trị pháp lý cao điều chỉnh riêng cho công tác văn thƣ, thay thế nội dung công tác văn thƣ quy định trong Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ nhƣng không quy định việc lập Danh mục hồ sơ là một thiếu sót cần phải đƣợc bổ sung để giúp công tác lập hồ sơ hiện hành đƣợc thực hiện tốt trong thực tế, cũng nhƣ tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc ban hành văn bản hƣớng dẫn về lập Danh mục hồ sơ.
Sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ đóng vai trò quan trọng để công tác này đƣợc thực hiện thống nhất, hiệu quả, khoa học. Công tác lập hồ sơ hiện hành cho đến nay tại các cơ
quan vẫn còn nhiều hạn chế, gây ảnh hƣởng lớn đến việc quản lý chặt chẽ, khoa học tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan ở giai đoạn văn thƣ và đến chất lƣợng của công tác lƣu trữ. Một trong những nguyên nhân là do chƣa có sự chỉ đạo, hƣớng dẫn liên tục và sát sao của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về vấn đề này. Cụ thể, Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành
ở các cơ quan ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 đến
nay vẫn chƣa có văn bản bổ sung, sửa đổi hay thay thế. Bên cạnh đó là do việc thanh tra, kiểm tra, chỉ đạo, đôn đốc công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan nhà nƣớc mới chỉ dừng lại ở kiểm tra, đôn đốc về thực hiện chế độ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành mà chƣa tiến hành sâu, mạnh mẽ đối với các nội dung cụ thể của công tác lập hồ sơ hiện hành.