- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
1.3.1. Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN
1.3.1.1. Quy định về lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN
Để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành hoạt động quản lý nhà nƣớc về tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng, công tác văn thƣ, lƣu trữ của NHNN VN không ngừng đƣợc hoàn thiện, đổi mới và thực hiện đúng quy định của Nhà nƣớc về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ.
Thi hành pháp luật của Nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ, NHNN VN đã triển khai nghiêm túc và kịp thời sự chỉ đạo, hƣớng dẫn của Nhà nƣớc và của các cơ quan chức năng về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Một hình thức quan trọng là ban hành các văn bản quy định và hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ nhằm thực hiện thống nhất, nghiêm túc trong ngành ngân hàng.
Văn bản hình thành trong hoạt động của NHNN VN hàng năm rất lớn. Đó là những văn bản phản ánh các vấn đề về tiền tệ, tín dụng và ngân hàng -
một lĩnh vực trọng yếu của quốc gia. Vì vậy, nếu văn bản sau khi đƣợc giải quyết xong, không đƣợc lập thành hồ sơ để bảo quản sẽ rất khó tra tìm khi cần thiết, thậm chí có thể dẫn đến trƣờng hợp mất mát văn bản có giá trị nghiên cứu. Lập hồ sơ là một hoạt động nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thƣ nên NHNN VN đã có những quy định nhằm đƣa công tác lập hồ sơ của ngân hàng đi vào nề nếp.
Trên cơ sở các quy định, hƣớng dẫn của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ, NHNN VN đã ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của mình. Trong đó, những quy định đề cập đến lập hồ sơ đƣợc thể hiện ở các văn bản sau:
Thực hiện nhiệm vụ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về tiền tệ và hoạt động ngân hàng nên Ngân hàng Nhà nƣớc đã có quy định riêng về lập hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Những quy định về vấn đề này đƣợc thể hiện tại Quyết định số 253/2002/QĐ-NHNN ngày 01/4/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc về việc lƣu trữ hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ngân hàng Nhà nƣớc. Theo đó, Hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật của NHNN VN gồm các tài liệu sau:
+ Tờ trình của đơn vị soạn thảo; + Văn bản đã đóng dấu “Pháp chế”
+ Các văn bản liên quan đến nhiệm vụ ban hành văn bản;
+ Ý kiến tham gia của các đơn vị trong và ngoài ngành (nếu có); + Các dự thảo văn bản có ghi thứ tự các lần dự thảo;
+ Ý kiến thẩm định của Vụ Pháp chế về mặt pháp lý, kể cả ý kiến bảo lƣu;
+ Thẩm định thể thức văn bản của Văn phòng;
+ Các tài liệu liên quan khác nhƣ: bản giải trình những nội dung không đƣợc tiếp thu…
Với những quy định cụ thể về việc lập hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhƣ trên nên trong thực tế những hồ sơ này đƣợc lập rất hoàn
chỉnh trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, giúp quản lý chặt chẽ tài liệu thuộc hồ sơ này.
Trong Quy chế làm việc của Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành kèm theo Quyết định số 30/2005/QĐ-NHNN ngày 12/01/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc có quy định rõ về hồ sơ trình Thống đốc. Theo đó, hồ sơ trình Thống đốc gồm:
+ Tờ trình do Thủ trƣởng hoặc cấp phó của đơn vị ký tên, đóng dấu (nếu có), trong đó nêu cụ thể nội dung công việc cần xử lý, cơ sở pháp lý, quan điểm, đề xuất giải pháp của đơn vị. Trƣờng hợp tờ trình có kèm theo dự thảo văn bản, đề án để Thống đốc ký hoặc phê duyệt thì ngƣời ký trình phải ký tắt vào cuối văn bản, đề án và chịu trách nhiệm trƣớc Thống đốc về nội dung văn bản, đề án.
+ Ý kiến tham gia của các đơn vị, những vấn đề chƣa thống nhất (nếu có);
+ Ý kiến chỉ đạo của Thống đốc, Phó Thống đốc hoặc của cấp trên (nếu có);
+ Các tài liệu cần thiết khác (nếu có).
Những quy định trên về lập hồ sơ trình Ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nƣớc về xử lý công việc, trình ký các văn bản đã tạo cơ sở quan trọng để hình thành các hồ sơ công việc, hồ sơ ban hành các văn bản tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.
Có thể kể đến văn bản mang tính hƣớng dẫn cho việc lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nƣớc đó là: Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 về việc hƣớng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của hệ thống Ngân hàng Nhà nƣớc nộp lƣu vào Trung tâm lƣu trữ. Văn bản này đã thống kê một cách khái quát thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia, Trung tâm lƣu trữ tỉnh, thành phố; quy định các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc có trách nhiệm cuối mỗi năm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu do đơn vị quản lý. Đây là căn cứ giúp các đơn vị thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà
nƣớc làm cơ sở xác định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử, từ đó chú ý lập hồ sơ đối với các hồ sơ có giá trị lịch sử thuộc diện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử.
Gần đây nhất, Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đã ký Quyết định số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28/5/2007 Ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên của Ngân hàng Nhà nƣớc quy định đầy đủ, toàn diện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thƣ, lƣu trữ áp dụng cho các đơn vị thuộc Ngân hàng. Quy chế gồm 4 chƣơng và 38 điều. Trong đó, liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành đã đƣợc quy định về các nội dung:
- Trách nhiệm lập hồ sơ công việc: Quy chế quy định tất cả cán bộ, công chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến hạn quy định nộp vào lƣu trữ hiện hành; cán bộ văn thƣ có nhiệm vụ hƣớng dẫn lập hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành theo quy định.
- Nội dung lập hồ sơ hiện hành đƣợc quy định cụ thể:
+ Mở hồ sơ: hàng năm, căn cứ vào công việc đƣợc giao, mỗi cán bộ, viên chức mở sẵn một số bìa hồ sơ để quản lý văn bản đi, đến liên quan đến công việc cần giải quyết; ngoài bìa ghi tên công việc;
+ Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc đã giải quyết xong hoặc kết thúc một năm làm việc thì hồ sơ kết thúc, ngƣời lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc và đóng hồ sơ thành tập.
- Yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập: phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tƣơng đối đồng đều.
Quyết định số 22 nêu trên là văn bản quy phạm đầu tiên của Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; quy định các khâu nghiệp vụ cho cả văn thƣ và lƣu trữ nên những quy định trong đó chỉ mang tính cơ bản. Để các đơn vị thuộc NHNN VN thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả đòi hỏi phải có các văn bản hƣớng dẫn cụ thể hơn về các nội dung nhƣ: lập hồ sơ hiện hành, xây dựng Danh mục hồ sơ, chỉnh lý tài liệu…
Hàng năm, Văn phòng NHNN VN - đơn vị có chức năng tham mƣu cho Thống đốc về công tác văn thƣ, lƣu trữ đã có văn bản đôn đốc các đơn vị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Kho Lƣu trữ. Trong đó, Văn phòng đã đề nghị thủ trƣởng các đơn vị tổ chức cho cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lƣu trữ hiện hành.
Nhƣ vậy, về mặt quy định mặc dù NHNN VN đã có các quy định liên quan đến lập hồ sơ hiện hành trong các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣng đó mới chỉ là những quy định mang tính chung chung mà chƣa có văn bản nào chỉ đạo, hƣớng dẫn cụ thể về các vấm đề liên quan đến việc lập hồ sơ nhƣ: quy định, giải thích rõ các loại hồ sơ; ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và các loại hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; việc lập Danh mục hồ sơ. Hiện tại, NHNN VN cũng chƣa xây dựng đƣợc bản Danh mục hồ sơ. Điều này đã khiến cho công tác lập hồ sơ trong thực tế tại Ngân hàng Nhà nƣớc còn nhiều hạn chế.
2. 3.1.2. Tình hình lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN
Trƣớc khi trình bày kết quả khảo sát về tình hình lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN, cần thiết phải đề cập đến việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành theo quy định, vì vấn đề này có ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng của hồ sơ, đến việc quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu.
Thứ nhất, đối với việc thực hiện quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành: Theo quy định tại điểm 1 Điều 14 của Pháp lệnh lƣu
trữ Quốc gia năm 2001, sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thƣ kết thúc thì tài liệu có giá trị lƣu trữ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ
hiện hành. Nhƣng trong thực tế ở hầu hết các cơ quan, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành chƣa đƣợc thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành tại NHNN VN không phải là trƣờng hợp ngoại lệ. Kết quả khảo sát qua phiếu hỏi đối với 60 cán bộ, công chức cho thấy tất cả cán bộ đều có nhu cầu tra cứu thƣờng xuyên và thấy cần thiết sử dụng các văn bản của Nhà nƣớc, của Ngân hàng Nhà nƣớc liên quan đến hoạt động của ngân hàng; và các hồ sơ công việc lâu dài tại đơn vị. Do vậy, các đơn vị không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành theo đúng thời gian quy định với lý do lƣu tại đơn vị để tiện cho tra cứu và chỉ đến khi tài liệu quá nhiều, không còn diện tích để, đơn vị mới tính đến việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành. Thực tế này đã ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng hồ sơ, đặc biệt là những hồ sơ công việc khi tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ một cách hoàn chỉnh tại đơn vị.
Thứ hai, đối với chất lượng của hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành:
Nhƣ đã nêu ở trên, Điều 14 của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia quy định phải giao nộp vào lƣu trữ hiện hành những tài liệu có giá trị. Tại Điều 11 của Pháp lệnh cũng quy định rõ phải giao nộp vào lƣu trữ hiện hành những tài liệu văn thƣ có giá trị và đơn vị giao nộp là hồ sơ. Thực tế, những hồ sơ, tài liệu mà một số đơn vị của NHNN VN (nhƣ: Vụ Thi đua khen thƣởng, Ban Quản lý dự án tín dụng quốc tế) nộp vào lƣu trữ hiện hành chƣa đảm bảo về chất lƣợng. Tài liệu đã đƣợc sắp xếp để hình thành lên các hồ sơ là các tập văn bản đi, đến nhƣng trong đó lại lộn xộn các tài liệu có giá trị, tài liệu không có giá trị (nhƣ các văn bản giải quyết công việc sự vụ của đơn vị gửi các đơn vị trong nội bộ về việc xin xe, cử cán bộ tham gia khoá học…), bản nháp, bản trùng thừa.
* Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cụ thể như sau:
- Đối với việc lƣu văn bản đi hình thành tại Văn thƣ cơ quan Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam:
Các văn bản gửi đi của Ngân hàng Nhà nƣớc sau khi lấy số và đóng dấu để làm thủ tục phát hành, 01 một bản chính lƣu tại văn thƣ cơ quan. Cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ lấy số, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan sẽ tiến hành sắp xếp toàn bộ văn bản theo tiêu chí tên loại văn bản kết hợp với số và ký hiệu văn bản và thời gian ban hành văn bản. Ví dụ: Công văn của Ngân hàng Nhà nƣớc từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2007. Tuỳ vào số lƣợng văn bản mà cán bộ văn thƣ sẽ sắp xếp văn bản theo tháng vào các cặp đựng tài liệu. Do số lƣợng văn bản lớn (theo thống kê số liệu văn bản trong chƣơng trình quản lý văn bản bằng máy tính, tính riêng trong một năm: năm 2007 số lƣợng văn bản tƣơng ứng với từng loại văn bản là: Công văn 14045; Quyết định cá biệt 3113; Quyết định quy phạm 51; chỉ thị quy phạm 6; thông tƣ 8; cấp giấy phép 88) nên trong quá trình hình thành văn bản đi cán bộ văn thƣ luôn có ý thức tạo nên những tập lƣu văn bản đi và sắp xếp văn bản thành từng cặp, hộp, giúp bảo quản an toàn tài liệu.
Tƣơng tự đối với các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc gửi tới Ngân hàng Nhà nƣớc để biết hoặc để thực hiện cũng đƣợc chú ý sắp xếp theo tiêu chí thời gian để giao nộp vào lƣu trữ hiện hành. Việc sắp xếp nhƣ vậy sẽ không tách bạch đƣợc những văn bản của Đảng và Nhà nƣớc phản ánh về hoạt động tiền tệ, tín dụng, hoạt động ngân hàng với những văn bản phản ánh các vấn đề không liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng.
- Việc lập hồ sơ các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của các cán bộ, chuyên viên các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc:
Qua khảo sát thực tế và bằng phƣơng pháp điều tra qua phiếu hỏi về công tác lập hồ sơ hiện hành tại NHNN VN (mẫu phiếu khảo sát tại phụ lục của luận văn), phiếu khảo sát đƣợc thực hiện đối với 60 cán bộ, chuyên viên các đơn vị, kết quả cho thấy nhƣ sau:
+ Các cán bộ, chuyên viên đều nhận thấy lợi ích của việc lập hồ sơ về công việc trong quá trình giải quyết một cách khoa học nhƣ: tra tìm thuận tiện, nhanh chóng để phục vụ cho công việc, tiết kiệm thời gian; việc lƣu, bảo
quản tài liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn; qua hồ sơ có thể biết đƣợc cách xử lý, lý do xử lý, thủ tục xử lý công việc; có cái nhìn bao quát về công việc, yêu cầu của công việc ngay cả với ngƣời chƣa từng làm công việc đó…Từ nhận thức đƣợc những lợi ích đó cũng nhƣ thƣờng xuyên phải tra tìm tài liệu trong quá trình giải quyết công việc và bản thân đã từng gặp khó khăn trong việc tra tìm tài liệu do tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ, sắp xếp một cách khoa học (54 cán bộ gặp khó khăn trong tra tìm tài liệu) nên các cán bộ, chuyên viên đã ý thức về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và đã tiến hành lập hồ sơ cho các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình để phục vụ cho nhu cầu khai thác khi cần thiết. Kết quả khảo sát trong số 60 cán bộ đƣợc hỏi chỉ có 03 cán bộ trả lời rằng họ không tiến hành lập hồ sơ cho những tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc cho thấy điều đó. Vấn đề ở chỗ, tại sao hầu hết các cán bộ đã tiến hành việc lập hồ sơ nhƣng lại đều gặp khó khăn khi tra tìm tài liệu? Qua khảo sát, chúng tôi đƣa ra những lý do sau: