- Vai trò của Ngân hàng Nhà nước trong sự nghiệp cách mạng xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế xã hộ
2.4.1.Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ
Nội dung của việc lập Danh mục hồ sơ ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng gồm các công việc chủ yếu sau:
- Xây dựng khung phân loại hồ sơ trong Danh mục hồ sơ.
- Xác định hồ sơ cần lập, ngƣời lập hồ sơ và dự kiến tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ.
- Dự kiến số và ký hiệu hồ sơ trong Danh mục hồ sơ. - Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ trong Danh mục hồ sơ.
Phân loại hồ sơ trong Danh mục hồ sơ có mục đích là trên cơ sở thực tiễn lựa chọn cách phân loại các hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan theo phƣơng án cơ cấu tổ chức hoặc phƣơng án mặt hoạt động; đồng thời phải hệ thống các đề mục lớn, đề mục nhỏ và sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong các đề mục một cách khoa học.
Có hai cách phân loại hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của cơ quan là: phân loại theo đơn vị tổ chức và phân loại theo mặt hoạt động.
Phân loại theo đơn vị tổ chức nghĩa là lấy tên các đơn vị tổ chức trong cơ quan làm đề mục lớn của Danh mục hồ sơ.
Phân loại theo mặt hoạt động nghĩa là lấy tên các mặt (lĩnh vực) hoạt động của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn của bản Danh mục hồ sơ.
NHNN VN là một cơ quan lớn, có khối lƣợng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động nhiều, đa dạng cả về hình thức và nội dung. Phạm vi hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc rộng - thực hiện chỉ đạo, quản lý hoạt động ngân hàng trong cả nƣớc. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đó, Ngân hàng Nhà nƣớc có cơ cấu tổ chức đƣợc phân định rõ ràng, với 17 Vụ, Cục, đơn vị tại trụ sở chính. Mặc dù, trong tiến trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc có thay đổi nhƣng không đáng kể; việc chia, tách, sáp nhập đơn vị không phức tạp, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị khi đó vẫn đƣợc phân định một cách rõ ràng. Hình thức tổ chức văn thƣ của Ngân hàng là hỗn hợp, phòng Hành chính-Lƣu trữ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan. Căn cứ vào các yếu tố đó, phân loại hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc lựa chọn theo cơ cấu tổ chức là phù hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác các hồ sơ hình thành trong hoạt động của các đơn vị và tạo thuận tiện cho việc theo dõi. Để luận văn đạt đƣợc mục tiêu đề ra, chúng tôi tập trung nghiên cứu đối với hồ sơ, tài liệu của bốn đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín dụng, Vụ Quản lý ngoại hối, Vụ Các ngân hàng và các tổ chức tín dụng phi ngân hàng) thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đặc thù của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (về chính sách tiền tệ, tín dụng, ngoại
hối, và thành lập, phát triển ngân hàng). Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở tốt để xây dựng bản danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan ngân hàng.
Với việc xác định phân loại hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc là cơ cấu tổ chức nên tên đơn vị tổ chức của Ngân hàng đƣợc sử dụng để làm các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ của cơ quan. Mỗi đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ, trong từng đề mục nhỏ là các hồ sơ đƣợc chia theo các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Ví dụ:
1. Vụ Chính sách tiền tệ
1.1. Hồ sơ về chính sách tiền tệ và vốn khả dụng 1.2. Hồ sơ về chính sách tín dụng và lãi suất 1.3. Hồ sơ về nghiên cứu kinh tế và dự báo 1.4. Hồ sơ về cán cân thanh toán quốc tế 1.5. Hồ sơ về thống kê tiền tệ
2. Vụ Tín dụng
2.1. Hồ sơ về tín dụng, thị trƣờng và bảo lãnh 2.2..Hồ sơ thẩm định dự án và xử lý nợ
3. Vụ Quản lý ngoại hối
3.1. Hồ sơ về quản lý dự trữ ngoại hối nhà nƣớc 3.2. Hồ sơ về các giao dịch vãng lai
3.3. Hồ sơ về các giao dịch vốn 3.4. Hồ sơ về thị trƣờng và tỷ giá 4. Vụ Các ngân hàng
4.1 Hồ sơ về quản lý các ngân hàng
4.2 Hồ sơ về thành lập, phát triển các ngân hàng và hoạt động ngân hàng
Trên cơ sở khung phân loại hồ sơ của Danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng nhƣ trên, việc dự kiến và sắp xếp các hồ sơ của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc sẽ dễ dàng và chính xác.
Các đề mục lớn và đề mục nhỏ cũng nhƣ các hồ sơ trong bản Danh mục hồ sơ đƣợc sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của chúng. Ví dụ: đơn vị (đề mục lớn) thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ đạo của NHNN VN đƣợc sắp xếp trƣớc. Trong từng đề mục nhỏ (các hoạt động của đơn vị), hồ sơ xây dựng cơ chế, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ đƣợc sắp xếp trƣớc các hồ sơ cụ thể.
2.4.1.2. Xác định hồ sơ cần lập, người lập hồ sơ và dự kiến tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ
Sau khi phân loại hồ sơ trong Danh mục hồ sơ theo phƣơng án cơ cấu tổ chức, bƣớc tiếp theo là xác định hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề cho hồ sơ. Đây là bƣớc quan trọng vì kết quả của nó là các hồ sơ mà ở đây là tiêu đề các hồ sơ sẽ làm cơ sở hƣớng dẫn việc lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị và là căn cứ để kiểm tra và quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị đó.
* Xác định hồ sơ cần lập: Đây là bƣớc quan trọng để hình thành một cách đầy đủ, chính xác các hồ sơ của cơ quan, đơn vị trong năm. Do đó, đòi hỏi phải có sự kết hợp nhịp nhàng giữa cán bộ lập danh mục hồ sơ và các cán bộ chuyên môn. Trên cơ sở bản danh mục hồ sơ do Văn phòng Ngân hàng Nhà nƣớc dự thảo, các đơn vị (cán bộ chuyên môn) cần nghiêm túc nghiên cứu, theo dõi, đối chiếu với thực tế nhiệm vụ, công việc và tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình để góp ý cho bản danh mục hồ sơ nhằm xây dựng bản danh mục hồ sơ có chất lƣợng tốt, làm căn cứ lập hồ sơ của năm cũng nhƣ tiến hành hoàn thiện (sửa đổi các hồ sơ dự kiến chƣa sát với thực tế, bổ sung các công việc phát sinh) bản danh mục hồ sơ khi kết thúc năm công tác để làm công cụ tra cứu và quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu.
Những hồ sơ cần lập đƣợc dựa trên các căn cứ đã đƣợc nêu tại mục 2.3.1, đặc biệt là chức năng, nhiệm vụ, chƣơng trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, của các đơn vị; nhiệm vụ và công việc cụ thể của
từng cán bộ trong mỗi đơn vị. Trên cơ sở nghiên cứu các văn bản là căn cứ cho việc lập Danh mục hồ sơ, những nhiệm vụ cụ thể của cán bộ chuyên môn và thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, chúng tôi tiến hành mô tả một số nhiệm vụ cụ thể sau để làm cơ sở cho việc dự kiến các hồ sơ cần lập của từng đơn vị, nhƣ sau:
- Mô tả nhiệm vụ của Vụ Chính sách tiền tệ
Vụ Chính sách tiền tệ là đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc, có chức năng tham mƣu giúp Thống đốc xây dựng và điều hành chính sách tiền tệ quốc gia; thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực tín dụng, thanh toán, thông tin thống kê và cán cân thanh toán quốc tế.
Để thực hiện chức năng đó, các bộ phận và cán bộ của Vụ đƣợc giao thực hiện những nhiệm vụ cụ thể mà trên cơ sở đó hình thành các hồ sơ, tài liệu nhƣ sau:
+ Xây dựng dự án chính sách tiền tệ quốc gia và lƣợng tiền cung ứng hàng năm để Thống đốc trình Chính phủ xem xét, trình Quốc hội quyết định.
Từ nhiệm vụ này hình thành hồ sơ xây dựng dự án chính sách tiền tệ quốc gia và lượng tiền cung ứng hàng năm.
+ Lập kế hoạch thực hiện chỉ tiêu cung ứng tiền hàng năm và báo cáo tình hình thực hiện. Các kế hoạch thực hiện chỉ tiêu cung ứng tiền hàng năm, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch được hình thành từ việc thực hiện nhiệm vụ này.
+Xây dựng cơ chế hoạt động của các công cụ chính sách tiền tệ: dự trữ bắt buộc, nghiệp vụ thị trƣờng mở, tái cấp vốn, lãi suất và các công cụ chính sách tiền tệ khác và xử lý các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện cơ chế. Từ nhiệm vụ này hình thành hồ sơ xây dựng cơ chế hoạt động của các công cụ chính sách tiền tệ; hồ sơ, tài liệu xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện cơ chế.
+ Xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động tín dụng (về cho vay thông thƣơng, bảo
đảm tiền vay, các hình thức cấp tín dụng). Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ thể hiện qua các hồ sơ xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật về hoạt động tín dụng.
+ Xây dựng cơ chế, chính sách cho vay ƣu đãi, lãi suất cho vay ƣu đãi đối với các đối tƣợng chính sách xã hội. Việc thực hiện nhiệm vụ này hình thành hồ sơ xây dựng cơ chế, chính sách cho vay ưu đãi, lãi suất cho vay ưu đãi.
+ Xây dựng cơ chế điều hành công cụ lãi suất. Hình thành hồ sơ xây dựng cơ chế điều hành công cụ lãi suất; các quyết định mức lãi suất.
+ Trả lời kiến nghị, vƣớng mắc của các tổ chức tín dụng, các Ngân hàng nhà nƣớc chi nhánh tỉnh, thành phố lên quan đến thực hiện chính sách tiền tệ, công tác báo cáo thống kê. Hình thành các hồ sơ xử lý kiến nghị.
+ Thực hiện báo cáo về điều hành chính sách tiền tệ, từ nhiệm vụ này hình thành các báo cáo về điều hành chính sách tiền tệ.
- Mô tả nhiệm vụ của Vụ Quản lý ngoại hối
Vụ Quản lý ngoại hối thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về vay, trả nợ nƣớc ngoài của các doanh nghiệp, hoạt động ngoại hối và hoạt động xuất, nhập khẩu vàng, các nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận, chuyên viên của Vụ phải thực hiện là:
+ Chủ trì xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về việc vay, trả nợ nƣớc ngoài của các doanh nghiệp, hoạt động ngoại hối và hoạt động xuất, nhập khẩu vàng. Từ nhiệm vụ này sẽ hình thành hồ sơ xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật về việc vay, trả nợ nước ngoài của các doanh nghiệp, hoạt động ngoại hối và hoạt động xuất, nhập khẩu vàng.
+ Hƣớng dẫn, tổ chức triển khai việc thực hiện các văn bản liên quan đến việc vay, trả nợ nƣớc ngoài của các doanh nghiệp; hoạt động ngoại hối và hoạt động xuất, nhập khẩu vàng. Trên cơ sở thực hiện nhiệm vụ này sẽ hình thành các văn bản hướng dẫn, triển khai thựchiện các nội dung đó.
+ Thực hiện theo uỷ quyền của Thống đốc trong việc cấp, thu hồi các loại giấy phép về hoạt động xuất, nhập khẩu vàng; giấy phép, giấy chứng nhận về hoạt động ngoại hối của các tổ chức (trừ các tổ chức tín dụng) và cá
nhân. Từ nhiệm vụ này sẽ hình thành hồ sơ cấp, thu hồi các loại giấy phép về
hoạt động xuất, nhập khẩu vàng; giấy phép, chứng nhận về hoạt động ngoại hối của các tổ chức và cá nhân.
+ Điều hành tỷ giá, thực hiện chính sách can thiệp thị trƣờng ngoại hối và vàng; công bố tỷ giá hối đoái của Đồng Việt Nam với các ngoại tệ. Từ nhiệm vụ này hình thành các văn bản về biện pháp can thiệp thị trường ngoại hối và vàng, thông báo tỷ giá.
+ Tham mƣu giúp Thống đốc trong việc lập và điều hành tổng hạn mức vay, cho vay nƣớc ngoài của doanh nghiệp; xử lý các khoản nợ nƣớc ngoài của doanh nghiệp hoặc của Chính phủ thuộc nhiệm vụ của Ngân hàng Nhà nƣớc.Kết quả thực hiện nhiệm vụ này thể hiện qua các văn bản: kế hoạch tổng hạn mức vay, cho vay với nước ngoài của doanh nghiệp, các văn bản góp ý xử lý các khoản nợ nước ngoài.
+ Thực hiện việc xác nhận đăng ký khoản vay nƣớc ngoài của doanh nghiệp theo uỷ quyền của Thống đốc. Từ nhiệm vụ này hình thành hồ sơ xác nhận đăng ký khoản vay nước ngoài của doanh nghiệp.
+ Tham mƣu giúp Thống đốc chỉ đạo các chi nhánh Ngân hàng Nhà nƣớc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng thực hiện công tác quản lý ngoại hối. Từ nhiệm vụ này sẽ hình thành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, trả lời những vướng mắc về công tác quản lý ngoại hối.
+ Dự thảo báo cáo tình hình thực hiện vay, cho vay, trả nợ, thu hồi nợ với nƣớc ngoài; tình hình đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt Nam và đầu tƣ của doanh nghiệp Việt Nam ra nƣớc ngoài; tình hình quản lý dự trữ ngoại hối Nhà nƣớc, từ đây hình thành các báo cáo về tình hình thực hiện vay, cho vay, trả nợ, thu hồi nợ nước ngoài; tình hình quản lý dự trữ ngoại hối Nhà nước.
- Mô tả nhiệm vụ của Vụ Tín dụng: Vụ Tín dụng có chức năng quản lý nhà nƣớc về tín dụng, thẩm định dự án, xử lý nợ; có các nhiệm vụ cụ thể:
+ Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến các nghiệp vụ thị trƣờng tiền tệ và bảo lãnh. Từ nhiệm vụ này hình thành hồ sơ xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến các nghiệp vụ thị trường tiền tệ và bảo lãnh.
+ Tổ chức triển khai thực hiện và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đã ban hành theo thẩm quyền. Từ nhiệm vụ này hình thành hồ sơ, tài liệu tổ chức triển khai, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đã ban hành theo thẩm quyền.
+ Trình Thống đốc quyết định lƣợng tiền cung ứng từng lần theo nhu cầu tái cấp vốn của các tổ chức tín dụng theo các quy định hiện hành. Từ nhiệm vụ này hình thành kế hoạch, quyết định cung ứng lượng tiền từng lần theo nhu cầu tái cấp vốn của các tổ chức tín dụng theo các quy định hiện hành.
+ Thực hiện cho vay tái cấp vốn, xử lý những vƣớng mắc phát sinh trong khi thực hiện tái cấp vốn. Từ nhiệm vụ này hình thành hồ sơ cho vay tái cấp vốn, hồ sơ xử lý những vướng mắc trong khi thực hiện tái cấp vốn.
+ Tham mƣu phát triển, sử dụng hiệu quả các nghiệp vụ thị trƣờng tiền tệ nhằm phục vụ cho chính sách tiền tệ quốc gia. Từ nhiệm vụ này hình thành các văn bản tham mưu, góp ý kiến về biện pháp phát triển, sử dụng, các nghiệp vụ thị trường tiền tệ (thị trường vốn ngắn hạn, nơi mua, bán các giấy tờ có giá ngắn hạn, bao gồm tín phiếu kho bạc, tín phiếu NHNN, chứng chỉ tiền gửi và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác).
+ Giúp Thống đốc hƣớng dẫn, quản lý, theo dõi tình hình và kết quả thực hiện của các dự án sử dụng vốn tín dụng đầu tƣ phát triển, các chƣơng trình tín dụng trọng điểm của Nhà nƣớc theo chỉ đạo của Chính phủ. Từ nhiệm vụ này hình thành các văn bản hướng dẫn, quản lý các dự án sử dụng vốn tín dụng đầu tư phát triển, các chương trình tín dụng trọng điểm của Nhà
nước trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của NHNN; hồ sơ thẩm định các dự án sử dụng vốn tín dụng đầu tư phát triển liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của NHNN.
+ Làm đầu mối triển khai cho vay đối với các tổ chức tín dụng tạm thời mất khả năng chi trả, có nguy cơ gây mất an toàn cho hệ thống các tổ chức tín