- Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (người mua bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tà
12. Lãi cơ bản trên CP 1.777 VNĐ/cp 1.799 VNĐ/cp 2.105 VNĐ/cp
2.2.1. Kếtoán thanhtoán với người mua tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
2.2.1.1. Đặc điểm về tình hình thanh toán với người mua tại Công ty:
* Những trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua :
- Là một doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hóa xi măng là chính, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tổ chức bán xi măng cho các công ty khác như: Công ty vinaconex, Công ty CP Xây dựng & Phát triển Cơ sở Hạ tầng, Công ty xây dựng số 3, Công ty xây dựng số 5, Công ty xây dựng số 10,… thông qua văn phòng của Công ty, các chi nhánh, trung tâm trực thuộc Công ty.
- Ngoài các khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các công ty, tổ chức, cá nhân Công ty còn khoản thu từ các doanh nghiệp thuộc nội bộ Tổng công ty như: Phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hải Phòng, phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hoàng Thạch,… hoặc các khoản phải thu tiền điện, điện thoại của các đơn vị thuê kho,…
- Đối với hàng hóa xi măng, Công ty hiện nay có hai hình thức bán hàng là: bán buôn hoặc bán lẻ xi măng tại các chi nhánh, các trung tâm, các cửa hàng, các
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
đại lý của Công ty. Lưu chuyển hàng hóa bán buôn được thực hiện theo hai phương thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trường hợp xi măng được bán ký gửi thông qua đại lý, Công ty có phương án tính toán tiền hoa hồng cho người nhận đại lý. Do đó TK 131- Phải thu khách hàng (khách hàng chính là người mua hàng của Công ty) thường có số dư Nợ, tuy nhiên trong một số trường hợp cũng có phát sinh số dư bên Có do người mua ứng trước tiền hàng. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả các khoản phải thu của Công ty dù được thanh toán ngay hay thanh toán chậm đều được chuyển sang bên Nợ TK 131- Phải thu khách hàng, sau đó sẽ được chuyển từ bên Có tài khoản 131 sang bên Nợ TK 112 hoặc TK 111.
* Các chính sách thanh toán của Công ty :
Công ty thường thanh toán với người mua hàng bằng tiền mặt (số lượng xi măng ít) và tiền gửi ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với từng công ty. Tổng công ty có các văn bản quy định cho Công ty về thời hạn thanh toán với người mua, không được để tình trạng nợ của người mua là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian người mua thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công ty giao hàng. Trong trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn thì Công ty áp dụng Chiết khấu thương mại. Đối với một số Hợp đồng bán hàng có giá trị lớn hoặc với Khách hàng không thường xuyên thì Công ty yêu cầu Khách hàng phải có Tài sản thế chấp hoặc bảo lãnh của Ngân hàng. Công ty không có chiết khấu thanh toán cho người mua. Công ty chỉ có quan hệ với người mua trong nước và không có quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ.
2.2.1.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua:
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ liên quan đến khoản phải thu của người mua: đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, biên bản nhận nợ, hợp đồng mua bán,…
- Các hóa đơn, hợp đồng kinh tế,… được Công ty lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Sau khi các chứng từ đã được sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ và bảo quản đúng quy định.
* Sổ sách kế toán sử dụng:
Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm: sổ Nhật ký chung, Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131, sổ Cái TK 131, Sổ chi tiết TK 131, Bảng cân đối số phát sinh.
* Tài khoản sử dụng:
Tài khoản được Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng đối với các nghiệp vụ thanh toán với người mua là TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản 131 dùng để theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty với người mua trong kỳ kế toán. Người mua hàng của Công ty là những tổ chức cá nhân và số lượng người mua của Công ty khá đông tập trung ở 15 tỉnh miền Bắc nước ta. TK 131 là tài khoản hỗn hợp và kết cấu của tài khoản này như trong chế độ kế toán được quy định theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của BTC.
TK 131 được Công ty mở chi tiết theo từng đối tượng người mua như sau:
- TK 1311: Phải thu khách hàng tại Hà Nội.
+ TK 13111: Phải thu các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. + TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng của người mua.
Đối với TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng, Công ty theo dõi tiền thu bán xi măng của từng cửa hàng thông qua các mã cửa hàng của TK này.
+ TK 13113: Phải thu tiền kinh doanh sắt thép. Tài khoản này phản ánh tiền bán sắt thép mà Công ty bán được và phải thu của người mua.
+ TK 13114: Tiền thuê kho phải thu các đơn vị thuê.
Công ty hoạt động dịch vụ cho thuê kho với một số công ty khác, vì vậy tiểu khoản này dùng để phản ánh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuê kho.
+ TK 13115: Phải thu các thành phần kinh tế khác. - TK 1312: Phải thu khách hàng thuộc CN Thái Nguyên. - TK 1313: Phải thu khách hàng thuộc CN Lào Cai. - TK 1314: Phải thu khách hàng CN Vĩnh Phúc. - TK 1315: Phải thu khách hàng thuộc CN Phú Thọ. - TK 1316: Phải thu khách hàng thuộc CN Yên Bái.
2.2.1.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty:
Trong số các khoản phải thu thì khoản phải thu của người mua là khoản thu chiếm vị trí khá quan trọng trong tổng giá trị tài sản của Công ty. Do đó việc theo dõi khoản mục này có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ hàng hóa bán ra cho người mua. Đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua quy trình luân chuyển sổ của Công ty như sau:
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH- K11
Sơ đồ 2.6:Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người mua
Trong nghiệp vụ thanh toán với người mua, Công ty có phát sinh các trường hợp sau:
TH1: Khách hàng trả nợ tiền mua hàng từ kỳ trước.
VD1: Ngày 01/03/2012, tại CH85-Hồng Vân, Công ty TNHH TM&DV Hoàng Phú trả tiền hàng nợ từ kỳ trước bằng tiền mặt. Số tiền: 5.000.000 VNĐ.
Qua trình luân chuyển chứng từ và công tác kế toán được thực hiện như sau: Thủ quỹ ở CH85-Hồng Vân sau khi thu tiền, đối chiếu với HĐGTGT số 29889,sẽ lập Phiếu thu 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại cửa hàng. - Liên 2: Giao cho Khách hàng.
- Liên 3: Chuyển cho Kế toán bán hàng của Công ty.
Kế toán bán hàng dựa vào Phiếu thu để cập nhật dữ liệu vào Phần mềm KT. Phần mềm KT sẽ tự động đưa dữ liệu vào Sổ NKC như theo định khoản sau: (Đơn vị: VNĐ)
Nợ 1111 : 5.000.000 Có 13112 : 5.000.000
Đồng thời, Phần mềm KT cũng cập nhật dữ liệu vào Sổ Chi tiết TK 131, làm giảm số dư Nợ của Khách hàng. Theo đó, phần mềm KT sẽ tiếp tục lấy số liệu từ Sổ NKC để vào Sổ Cái TK 131.
Sau đây là mẫu Phiếu thu số 00354:
Biểu 2.1: Phiếu thu số 00354
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
K11
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Bảng kê nộp
tiền doanh thu Sổ cái TK 151, 156,
511, 111, 112,131 Sổ chi tiết TK 131, 151, 156, 511 Bảng cân đối
số phát sinh Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp TK 131,151,156,511
CÔNG TY CPTM XI MĂNG Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) PHIẾU THU Ngày 01 tháng 03 năm 2012 Số : 00354 Nợ : TK 1111 Có : TK 13112 Họ và tên người nộp tiền: Ông Nguyễn Đình Dũng
Địa chỉ: Công ty TNHH TM&XD Hoàng Phú (CH85-Hồng Vân) Lý do nộp: trả tiền mua hàng.
Số tiền: 5.000.000 VNĐ Viết bằng chữ: năm triệu đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT số 29889.
Ngày 01 tháng 03 năm 2012