- Thứ ba: Về công tác kế toán các khoản thanhtoán tại các chi nhánh, trung
3.3.2. Về công tác tổ chức kế toán:
* Thực tế thực hiện:
Hiện nay, phần mềm kế toán của Công ty thường xuyên xảy rả tình trạng nhiễm virus.
* Giải pháp đưa ra:
Công ty cần tổ chức các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về công nghệ thông tin cho nhân viên để nhân viên có thể sử dụng và xử lý thành thạo các sự cố liên quan đến máy tính.
3.3.3.Về công tác kế toán:
3.3.3.1.Kế toán các khoản phải thu: * Thực tế thực hiện:
Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu người mua trên Sổ chi tiết tài khoản 131 có nội dung và kết cấu như Sổ Cái TK 131. Vì thế, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán. Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng như có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng.
* Giải pháp đưa ra: Hoàn thiện Sổ chi tiết:
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
Theo em Công ty nên thiết kế mẫu sổ sau để theo dõi cho từng đối tượng khách hàng: Bảng 3.1: Sổ Chi tiết TK 131 SỔ CHI TIẾT TK 131... Tên khách hàng : ….. Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn phải
Số tiền Số dư cuối tháng
Thời hạn thanh toán Nợ Có Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn Quá hạn Cộng
Dựa vào sổ chi tiết trên ta biết được thời hạn thanh toán của từng khách hàng, khách hàng nào thanh toán trước hạn, quá hạn hoặc đúng hạn... như thế sẽ thuận tiện cho Công ty theo dõi và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ một cách hợp lý hơn. Đồng thời qua đó Công ty cũng biết được tình hình thanh toán của từng khách hàng để có chính sách tín dụng hợp tốt hơn.
Đồng thời, Công ty cũng nên lập bảng phân loại Nợ và thời hạn Nợ chi tiết hơn:
Bảng 3.2
Bảng phân loại Nợ phải thu khách hàng Tháng …/… Tên khách Số tiền Trong hạn
Quá hạn thanh toán 30 ngày 60 ngày 90 ngày 6 tháng 6 tháng đến 1 năm 1 năm đến 2 năm 2 năm đến 3 năm Trên 3 năm
3.3.3.2.Kế toán các khoản phải trả: * Thực tế thực hiện:
Cũng như TK 131, Sổ chi tiết TK 331 của Công ty cũng có kết cấu và nội dung giống Sổ Cái. Do vậy sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng người bán.
* Giải pháp đưa ra: Hoàn thiện Sổ chi tiết:
Công ty nên thiết kế mẫu Sổ chi tiết cho từng người bán để dễ theo dõi và quản lý các khoản phải trả:
Bảng 3.3: sổ chi tiết tài khoản 331
Tên đối tác : ….. Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn phải
Số tiền Số dư cuối tháng
Thời hạn thanh toán Nợ Có Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn Quá hạn Cộng
3.3.3.3. Kế toán các khoản thanh toán cước vận chuyển: * Thực tế thực hiện:
Hầu hết các chứng từ hóa đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty, việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Giải pháp đưa ra:
- Công ty phải thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết để có thể đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa bảo đảm, đúng thời gian đề ra. Từ đó, giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn khi mà giá cước phí thay đổi.
- Công ty cần tổ chức các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán, các buổi nói chuyện với những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao đối với các nhân viên kế toán chung. Thông qua những buổi giao lưu này, mọi người có thể chia sẻ những kinh nghiệm nghề nghiệp cho nhau và có thêm những kiến thức phù hợp với các quy định của Nhà nước mới ban hành.
3.3.3.4. Kế toán các khoản thanh toán tiền hàng tại các chi nhánh, cửa hàng: * Thực tế thực hiện:
Việc điều hành quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ chưa đạt được yêu cầu đề ra. Việc bán hàng thu tiền mặt tại các cửa hàng cũng rất khó khăn và phức tạp do có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
* Giải pháp đưa ra:
Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty.
3.3.4.Về công tác thanh toán:
3.3.4.1.Thanh toán với người mua: * Thực tế thực hiện:
Chính sách tín dụng chưa hợp lý, công tác thẩm định khách hàng chưa tốt, công tác đôn đốc thu hồi nợ còn chậm dẫn đến vẫn tồn tại nhứng khoản nợ khó đòi.
* Giải pháp đưa ra:
Áp dụng chính sách tín dụng hợp lý:
Để đẩy nhanh sản lượng tiêu thụ, mở rộng thị phần thì một trong những chính sách có tác động mạnh là chính sách bán chịu, bán hàng trả chậm, trả góp. Từ đó dẫn đến những khoản nợ quá hạn, nợ phải thu khó đòi. Làm thế nào để giải quyết tốt vấn đề công nợ mà vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển, doanh thu không bị ảnh hưởng theo chiều hướng xấu là một bài toán khó đối với ban lãnh đạo Công ty.
Ngoài các nguyên nhân làm phát sinh công nợ phải thu như đã trình bày ở trên thì còn một nguyên nhân nữa đó là dường như việc đưa chính sách tín dụng của Công ty chỉ mang tính chất đơn thuần chưa thể hiện được tính cụ thể và cơ chế khuyến khích khách hàng trả nợ ít phát huy tác dụng.
Do vậy, Công ty cần phải lập một chính sách tín dụng tối ưu và quản lý hữu hiệu các khoản phải thu để tránh các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh.
Như chúng ta đã biết một chính sách tín dụng tối ưu là một đòn bẩy có tác dụng thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vì vậy một chính sách tín dụng hợp lý được chúng ta đưa ra thì nó sẽ tăng được thị phần, kích thích nhu cầu, tăng sản lượng, tăng lợi nhuận mà lại hạn chế được những rủi ro như phát sinh nợ phải thu khó đòi...Do đó khi đưa ra một chính sách tín dụng cần phải cân nhắc và lựa chọn một cách kỹ lưỡng. Nội dung của một chính sách tín dụng bao gồm :
- Tiêu chuẩn tín dụng:
Chính sách tín dụng với tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều người mua hàng tiềm năng và có thể giảm lợi nhuận của Công ty. Ngược lại, nếu các tiêu chuẩn được đặt ra qua thấp có thể thúc đẩy doanh số tăng nhưng sẽ có rất nhiều người mua có mức độ rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chí phí thu tiền cao hơn.
Đồng thời phải phân tích vị thế tín dụng của người mua: tức là xác minh phẩm chất tín dụng của người mua và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng tối
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
thiểu mà Công ty có thể chấp nhận được. Công ty không thể xác minh một cách chính xác nhưng cũng có thể đánh giá điều đó dựa trên các dữ liệu về những lần mua chịu trước đó cũng như qua các người bán trước khi ký kết hợp đồng để thấy được người mua có khả năng như thế nào trong thanh toán các khoản nợ nhằm thu hồi, giảm rủi ro có thể xảy ra. Do đó, Công ty có thể chủ động trong thanh toán các khoản nợ của mình. Việc thu thập thông tin về tư cách tín dụng của người mua có thể được qua điều tra trực tiếp như thông qua báo cáo tài chính của người mua, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các người bán trước…
- Thời hạn tín dụng:
Đó là khoản thời gian mà Công ty chấp thuận cho khách hàng kể từ khi mua hàng cho đến khi trả tiền.
Xác xuất về tình trạng khách hàng không trả tiền là điều không tránh khỏi. Điều này rất quan trọng vì khi mở rộng chính sách tín dụng thì chúng ta phải chấp nhận rủi ro khách hàng không trả nợ. Và rủi ro đó được đưa vào chi phí và sẽ được tính toán cân nhắc trước khi đưa ra hay mở rộng chính sách tín dụng. Để hạn chế được rủi ro không trả nợ của khách hàng thì chúng ta phải tính toán được những khoản nợ không trả được của khách hàng. Tuy nhiên đây là vấn đề khó, mặc dù có những cơ sở để tính toán nhưng nó vẫn phát sinh. Để có thể ước tính được khách hàng không trả nợ, ta tiến hành phân loại khách hàng theo đối tượng khách hàng :
+ Đối với khách hàng thường xuyên, uy tín, có mức rủi ro thấp, tình hình tài chính vững mạnh thì nên áp dụng những điều kiện tín dụng mở rộng thời hạn tín dụng dài hơn.
+ Đối với khách hàng thanh toán không đúng hạn thường có rủi ro cao thì nên áp dụng thời hạn thanh toán ngắn hơn.
+ Đối với khách hàng tiềm năng thì chúng ta cần đưa ra chính sách tín dụng hợp lý nhằm thu hút khách hàng về lâu dài.
+ Đối với những khách hàng thường xuyên nhưng lại thanh toán không đúng hạn hay gia hạn nợ với doanh nghiệp thì ta nên cấp tín dụng ngắn nhất đến mứt có thể.
Giả sử ước tính khả năng không trả nợ được khách hàng, PKDTT đã tiến hành một cuộc thử nghiệm điều tra để đánh giá vị thế tín dụng của 100 khách hàng. Kết quả cuộc điều tra cho thấy : Có 90% khách hàng có đủ tìm lực tài chính, làm ăn có hiệu quả và đủ khả năng trả nợ, chưa hề mất khả năng chi trả.
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
10% khách hàng còn lại lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán. Để tránh khách hàng chiếm dụng thường xuyên ngân quỹ Công ty cần phải phân loại khách hàng : Bảng 3.4: Bảng phân loại khách hàng Loại khách hàng Tỷ lệ Số lượng khách hàng Xác xuất khách hàng không trả được nợ Số lượng KH phá sản dự kiến 1. Có khả năng trả nợ 90% 90 0% 0 2. Không có khả năng trả nợ 10% 10 100% 10 Tổng 100% 100 10% 10
Với kết quả phân tích trên, chúng ta sẽ nhận diện được những khách hàng không có khả năng trả nợ, khả năng trả nợ là không cao, hoặc không có khả năng trả nợ. Để từ đó đưa ra phương án cấp tín dụng thích hợp từ chối cấp tín dụng nhằm tránh thiệt do hại khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tính cạnh tranh trong kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Công ty hiện nay áp dụng chính sách bán chịu để người mua trả chậm trong vòng 25 ngày. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là Công ty có nên thực hiện hay không thực hiện chính sách bán chịu với tất cả các người mua và thực hiện chính sách bán chịu này như thế nào. Vì vậy, quyết định của nhà quản trị là dựa trên cân đối giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện chính sách bán chịu. Nghĩa là doanh nghiệp nên thực hiện chính sách bán chịu chỉ khi nào thu nhập tăng thêm từ doanh thu bán chịu tăng nhanh hơn chi phí phát sinh do chính sách bán chịu tạo ra. Ví dụ như sau:
- Nợ khó đòi chiếm 6% trên doanh thu bán chịu của Công ty.
- Chi phí quản lý phát sinh đến bán chịu là 130.000.000 đồng mỗi năm. - Để đạt được doanh thu bán chịu là 500.000.000 đồng và mức thu nhập từ doanh thu bán chịu này 200.000.000 đồng do sản lượng tiêu thụ nhiều hơn.
Vậy chính sách bán chịu này đáng được Công ty thực hiện vì thu nhập tăng thêm 200.000.000 đồng và lợi ích từ việc bán chịu tăng nhanh hơn so với chi phí phát sinh do DN bán chịu là 6%*500.000.000 + 130.000.000 = 160.000.000 đồng.
Đối với các hình thức cấp tín dụng:
Hiện nay, đối với một số Hợp đồng bán hàng , Công ty sử dụng hình thức cấp tín dụng thương mại đó là: Hình thức hợp đồng bán hàng có điều kiện, khi
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
cấp tín dụng cho khách hàng thì khách hàng đó có tài sản thế chấp hoặc phải có bảo lãnh thanh toán của ngân hàng. Tức là ngân hàng có trách nhiệm đảm bảo thanh toán các khoản nợ của khách hàng khi khách hàng không trả được nợ, với hợp đồng bán hàng này thì công ty hạn chế được rủi ro thanh toán và có tính lãi trên giá trị của các khoản tín dụng. Tuy nhiên trên thực tế thì công ty vẫn gặp những rủi ro đối với các khoản tín dụng đẫ cấp cho khách hàng . Có rát nhiều hình thức cấp tín dụng thương mại, tuy nhiên công ty có thể tham khảo và sử dụng thêm hình thức tín thương mại để phù hợp hơn đối với từng loại khách hàng:
+ Đối với khách hàng có quan hệ lâu dài và uy tín có thể bán hàng theo hình thức bán hàng ghi sổ. Đây là hình thức bán hàng khá mới mẻ, theo hình thức này thì các bên không ký hợp đồng bằng văn bản mà người bán chỉ cần ghi chép vào sổ và người mua ký nhận vào sổ đó.
+ Đối với khách hàng tiềm năng với giá trị hợp đồng nhỏ thì công ty có thể ký kết hợp đồng bán hàng nhưng không cần thiết phải thế chấp cũng như có sự bảo lãnh của ngân hàng. Tránh các thủ tục rườm rà gây khó khăn cho khách hàng. Nhằm thu hút ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng góp phần thực hiện thành công chiến lược thị trường của công ty trong những năm tới.
Khuyến khích người mua thanh toán Nợ trước hạn:
Hiện nay, Công ty vẫn chưa áp dụng hình thức Chiết khấu thanh toán dành cho khách hàng trả nợ trước hạn. Chính sách này được áp dụng nhằm gia tăng tốc độ thu tiền bán hàng mà tiền hàng đang nằm trong thời hạn thanh toán. Khi xây dựng chính sách này cần xem xét so sánh giữa chi phí đầu tư vào khoản phải thu và chi phí chiết khấu mà Công ty chấp thuận cho khách hàng.
Chiết khấu thanh toán là sự giảm trừ trên hoá đơn được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán tiền sớm hơn so với thời hạn. Mỗi khi tỷ lệ chiết khấu đưa ra có tác dụng tích cực tức là Công ty đã đưa ra một hình thức thanh toán thích hợp với khách hàng từ đó làm cho khoản phải thu khách hàng giảm xuống và lôi kéo khách hàng ngày càng nhiều về phía doanh nghiệp. Và một chính sách chiết khấu đưa ra ta phải xem xét đến yếu tố là phải làm sao để khi áp dụng chiết khấu sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì. Công ty có thể áp dụng cơ chế khuyến khích cho việc đảm bảo thanh toán tiền hàng như sau:
+ Trường hợp khách hàng trả tiền ngay khi nhận hàng thì khoản chiết khấu được hưởng là 1,5%. Trị giá thanh toán của lô hàng ( lớn hơn 10 tấn cho một lần
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
mua ).
+ Trường hợp khách hàng ký hợp đồng mua hàng trả chậm nhưng thanh toán sớm hơn hạn định thì sẽ thanh toán lại phần lãi xuất do thanh toán sớm theo tỷ lệ lãi suất tiền vay tại thời điểm trả tiền do ngân hàng công bố + 0,15% trên số ngày thanh toán trước hạn.
+ Đối với khách hàng ký hợp đồng mua trả chậm có TS thế chấp hoặc bảo lãnh của ngân hàng thì: được giảm trừ một khoản tiền từ 30.000 đ đến 50.000 đ / tấn so với giá bán trả chậm so với các đối tượng không có đảm bảo tại ngân