- Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (người mua bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tà
2.1.2.Tổ chức công tác hạch toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
12. Lãi cơ bản trên CP 1.777 VNĐ/cp 1.799 VNĐ/cp 2.105 VNĐ/cp
2.1.2.Tổ chức công tác hạch toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy tốt vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng. Công ty là một doanh nghiệp thương mại cổ phần có các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn phân công, vì thế nên Công ty áp dụng mô hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty.
Các chi nhánh ở xa Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh ở đơn vị mình, công việc kế toán ở các chi nhánh phải do các nhân viên kế toán các chi nhánh đó thực hiện và đến cuối tháng tổng hợp tất cả số liệu gửi về phòng kế toán tài chính của Công ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo kế toán.
Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 12 người trong đó đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng; phó phòng; 2 kế toán tổng hợp; 1 kế toán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán thuế; 1 kế toán ngân hàng, 2 kế toán hàng hóa; 1 kế toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ.
Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ:
Sơ đồ 2.2 :Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
K11
* Chức năng và nhiệm vụ của từng người:
- Trưởng phòng: trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc tại phòng kế toán của Công ty.
- Phó phòng: Phụ trách bộ phận kế toán tổng hợp, thực hiện công tác báo cáo
quyết toán tài chính định kỳ và báo cáo quản trị của Công ty.
- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công tác kiểm tra
và kiểm soát các số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán của Công ty.
- Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn, kế toán TSCĐ và kế toán thuế: Trực tiếp theo
dõi và hạch toán quản lý TSCĐ, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với Nhà nước về thuế.
- Kế toán Chi nhánh Trung tâm: lập các báo cáo kế toán gửi về Công ty.
- Kế toán hàng mua: Theo dõi quá trình mua hàng và hạch toán chi tiết các
khoản phải trả cho nhà cung cấp.
- Kế toán tiền mặt: Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, các khoản tiền tạm ứng
- Kế toán vận chuyển, bốc xếp: Theo dõi hợp đồng vận chuyển theo từng phương
thức vận chuyển, từng loại hình vận chuyển và từng loại xi măng về các địa bàn của Công ty.
- Kế toán ngân hàng: Kế toán sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và hạch toán mọi
khoản giao dịch của Công ty với Ngân hàng.
- Kế toán hàng bán: Theo dõi quá trình bán hàng do các trưởng ban kế toán tại
các chi nhánh, trung tâm, cửa hàng gửi các chứng từ gốc lên. Kế toán hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng.
- Thủ Quỹ: Thực hiện kiểm kê tiền mặt, thu tiền và chi tiền tại Công ty. Hạch
toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt.
2.1.2.2. Tổ chức công tác kế toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Các chính sách kế toán chung :
Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính và các
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH- K11 Kế toán tổng hợp Phó phòng KT ĐT-SCL TSCĐ BC thuế KT hàng mua KT v/c bốc xếp KT tiền mặt KT Ngân hàng KT hàng bán KT Chi nhánh Trung tâm Thủ quỹ
quy định của Tổng Công ty. Cụ thể:
- Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Tình hình nhập xuất hàng hoá được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp đích danh: xác định giá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc: 10-50 năm. + Máy móc, thiết bị: 09-10 năm. + Thiết bị văn phòng: 03-08 năm.
+ Phương tiện vận tải: 07-10 năm.
TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất không có thời hạn của Công ty và Công ty không được thực hiện trích khấu hao cho những TSCĐ vô hình này.
- Hình thức kế toán hiện nay đang được Công ty áp dụng: Hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính.
* Hệ thống chứng từ : Công ty cổ phần Thương mại xi măng vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Công ty hiện đang sử dụng 2 loại chứng từ là chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
Nội dung chứng từ kế toán bao gồm:
- Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05- TT), Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Biên lai thu tiền (mẫu số 06- TT), Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT),…
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
- Nhóm chứng từ về hàng tồn kho, gồm có: Phiếu Nhập kho (mẫu số 01-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK-3LL), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT), Phiếu Xuất kho (mẫu số 02-VT), Biên bản kiểm kê (mẫu số 05-VT), Thẻ kho (mẫu số 06-VT),…
- Nhóm chứng từ về lao động - tiền lương, bao gồm: Giấy đi đường (mẫu số 04- LĐTL), Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL), Bảng kê các khoản trích lập theo lương (mẫu số 10-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL),…
- Nhóm chứng từ về mua bán hàng, bao gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTGT-3LL),…
- Nhóm chứng từ về TSCĐ, gồm có: Biên bản thanh lý TCSĐ (mẫu số 05- TSCĐ), Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ),…
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:
Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Chứng từ gốc do Công ty lập ra hoặc bên ngoài đưa vào đều phải được tập trung vào bộ phận kế toán tại đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng những chứng từ đó và sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển gồm 4 bước:
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ
Trong đó kiểm tra chứng từ gồm các nội dung sau:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Kiểm tra tính chính xác của các số liệu, thông tin trên chứng từ.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
K11 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lập chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Ghi sổ
xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. * Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của Công ty. Đối với các khách hàng, ngân hàng, chi nhánh Công ty đã chi tiết các tài khoản theo từng đối tượng để dễ dàng trong việc quản lý các đối tượng đó. Tuy nhiên, một số tài khoản không được sử dụng do không phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các TK không sử dụng bao gồm:
- TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng_Tiền ngoại tệ.
- TK 1123: Tiền gửi Ngân hàng_Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - TK 161: Chi sự nghiệp.
- TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế. - TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu. - TK 343: Trái phiếu phát hành. - TK 611: Mua hàng.
- Tài khoản ngoại bảng:
TK 001: Tài sản thuê ngoài.
TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. TK 007: Ngoại tệ.
TK 008: Dự toán chi sự nghiệp, dự án.
* Đặc điểm hệ thống sổ sách kế toán::
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy Fast Acounting.
Sơ đồ 2.4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH- K11 Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ Cái TK Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Trong đó : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan (bao gồm: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì số liệu này được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ kế toán.
Các sổ sách kế toán bao gồm: Nhật ký chung, Sổ Cái các TK, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ theo dõi số dư công nợ.
Phần mềm kế toán Fast Acounting:
Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting.
Giao diện phần mềm kế toán Fast Acounting:
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
Sơ đồ 2.5:Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm Fast Acounting (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
*Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty :
Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm và lập đủ bốn BCTC theo quy định của Bộ Tài Chính:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN)
SV: Đỗ Thị Thanh Thủy Lớp:KTH-
K11
Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính
tính
Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán
tổng hợp
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN)
- Báo cáo xác định kết quả kinh doanh (Mẫu số B02 – DN) - Thuyết minh BCTC (Mẫu số B09 – DN)
Các báo cáo đều do phần mềm kế toán lập; chỉ riêng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là do bộ phận kế toán lập thủ công. Công ty không lập thêm báo cáo quản trị như báo cáo theo dõi địa bàn tiêu thụ, báo cáo theo dõi công nợ.
- Các báo cáo tài chính được lập theo năm của Công ty được nộp cho Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Công ty kiểm toán AVA .
- Các báo cáo tài chính được lập theo quý Công ty nộp cho Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam và được sử dụng trong nội bộ Công ty. Các báo cáo tài chính được lập theo tháng được sử dụng trong nội bộ Công ty.