1. Một số khái niệm
1.4.2.2. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information Systems) có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc đƣa ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức.
Cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp độ quản lý, từ quản lý chiến lƣợc, quản lý chiến thuật, đến quản lý tác nghiệp là nhiệm vụ của Hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý: bao gồm các CSDL, các luồng thông tin và đƣợc quy định các chức năng thực hiện mục tiêu chung. Hệ thống này hỗ trợ nhiều chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lƣu trữ, thích ứng đƣợc với những thay đổi của quy trình sử dụng trong quá trình ra quyết định và điều hành hoạt động của tổ chức (6).
Có ba loại hệ thống thông tin quản lý chính là: Hệ thống thông tin thông báo, Hệ thống hỗ trợ quyết định và Hệ thống thông tin điều hành.
Hệ thống thông tin thông báo (IRS – Information Reporting Systems): Là
dạng chung nhất của hệ thống thông tin quản lý. Nó cung cấp cho nhà quản lý các sản phẩm thông tin hỗ trợ việc ra quyết định hàng ngày của họ. Nội dung của các sản phẩm thông tin này đã đƣợc nhà quản lý chỉ ra từ trƣớc. Đó là những thông tin họ cần. Các hệ thống thông tin thông báo tìm các thông tin về hoạt động nội bộ từ các CSDL đƣợc cập nhật bởi các hệ thống xử lý các hoạt động giao dịch. Chúng có thể nhận dữ liệu về môi trƣờng xung quanh từ các nguồn bên ngoài (6).
Hệ thống phải cung cấp cho nhà quản lý những thông tin theo yêu cầu, thông tin mang tính định kỳ hoặc theo một danh mục đã xác định từ trƣớc. Ngoài ra, còn cung cấp những thông tin đặc biệt mang tính ngoại lệ, những bản
báo cáo theo yêu cầu và những câu trả lời tức thì cho những câu hỏi. Ví dụ: ngƣời quản lý bán hàng có thể nhận đƣợc câu trả lời tức thời về tình hình bán một sản phẩm nào đó, các báo cáo hàng tuần đánh giá các kết quả bán đƣợc của một nhân viên hay một cửa hàng.
Các chƣơng trình ứng dụng và các phần mềm quản trị CSDL của IRS sẽ cho phép nhà quản lý tiếp cận tới các CSDL hợp thành của tổ chức và cả những CSDL bên ngoài khi cần thiết.
Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: (DSS – Decision Support Systems):
Đƣợc xác định nhƣ hệ thông dựa trên cơ sở tƣơng tác với máy tính, giúp nhà quản lý sử dụng các mô hình và dữ liệu trong các CSDL chuyên ngành để hỗ trợ cho việc ra quyết định của họ (6).
DSS làm đơn giản quá trình ra quyết định chứ không trực tiếp ra các quyết định. Đó là hệ hỗ trợ việc ra các quyết định vì nó sử dụng các công cụ, mô hình, dữ liệu và các tài nguyên giúp nhà quản lý hiểu phân tích, đánh giá và giải quyết vấn đề đang đặt ra. Các hệ hỗ trợ quyết định sử dụng kết hợp trí tuệ của các cá nhân với khả năng của máy tính để nâng cao chất lƣợng của các quyết định.
Thành phần chủ yếu của DSS là:
- Phần cứng: bao gồm các trạm làm việc bằng máy tính. Nó có thể sử dụng nhƣ một cơ sở độc lập, nhƣng thƣờng đƣợc liên kết trong một mạng máy tính để có thể khai thác các nguồn dữ liệu và mô hình của các hệ DSS khác.
- Phần mềm: Bao gồm các hệ quản trị CSDL, hệ quản trị các mô hình và giao diện ngƣời sử dụng.
- CSDL và tri thức, chứa các thông tin và dữ liệu rút ra từ các CSDL của tổ chức, các CSDL bên ngoài và CSDL của cá nhân nhà quản lý. Nó cũng chứa các dữ liệu và thông tin tổng hợp cần thiết cho nhà quản lý. - Cơ sở mô hình: bao gồm một thƣ viện các mô hình toán học và các kỹ
- Trong DSS, giao diện thân thiện và thông minh với ngƣời sử dụng là yêu cầu tối thiểu. Không những ngƣời ta dùng các bảng để biểu diễn dữ liệu mà dùng các đồ họa và thông tin đa phƣợng tiện. Ngày nay, những thiết bị tin học cho phép thực hiện liên hệ ngƣời - máy đẹp và hiệu quả.
Hệ thống thông tin điều hành: (EIS – Executive Information System) là hệ
thống thông tin quản lý thỏa mãn các nhu cầu thông tin chiến lƣợc ở trình độ quản lý cấp cao. Đó là các thông tin liên quan đến chính sách, kế hoạch và ngân sách.
Các nhà quản lý điều hành cấp cao tiếp nhận thông tin mà họ cần từ nhiều nguồn, bao gồm thƣ từ, sách báo, tạp chí, các báo cáo. Các nguồn thông tin điều hành khác là gặp gỡ, trao đổi và các hoạt động xã hội. Nhƣ vậy nhiều thông tin của hoạt động điều hành cấp cao xuất phát từ những nguồn không phải do máy tính cung cấp.
Hệ thống thông tin điều hành dựa trên máy tính là hệ thống kết hợp nhiều nét của hệ thống tin thông báo và hệ hỗ trợ quyết định. Tuy nhiên mục đích chính của EIS là cung cấp một cách nhanh chóng và thuận lợi cho các nhà quản lý cấp cao các thông tin có chọn lọc về các yếu tố mang tính giải pháp, giúp họ hoàn thành mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức.
EIS hoạt động dựa vào các phần mềm quản lý CSDL và phần mềm quản lý mạng viễn thông, cho phép tiếp cận nhanh chóng và thuận lợi các CSDL bên trong, các CSDL bên ngoài và CSDL đặc biệt của hệ thống. Do đó EIS dễ vận hành và dễ hiểu. Trong EIS các biểu diễn đồ thị đƣợc sử dụng rộng rãi. EIS cung cấp nhanh các thông tin chi tiết dựa trên các văn bản, số liệu hay đồ thị về hiện trạng của tổ chức và định hƣớng cho những giải pháp của các hoạt động điều hành ở cấp cao (6).
EIS trở nên quen thuộc trong những năm gần đây và ngày càng đƣợc sử dụng rộng rãi trong các hoạt động quản lý.
CNTT là một thuật ngữ tƣơng đối mới và có ý nghĩa rất rộng. Khó có thể đƣa ra một định nghĩa chính xác cho khái niệm này. Tuy nhiên, theo nghĩa thƣờng dùng hiện nay, CNTT có thể coi là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính điện tử (MTDT) và các mạng viễn thông nhằm cung cấp giải pháp toàn thể để xử lý tổ chức, khai thác, và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời.
Có thể nói hạt nhân của CNTT là tin học và viễn thông.
Tin học là khoa học và công nghệ xử lý thông tin một cách tự động và hợp lý bằng MTDT. Công cụ chủ yếu của tin học là MTDT (phần cứng) và các chƣơng trình máy tính, gồm các phần mềm hệ thống, phần mềm tiện ích và phần mềm ứng dụng.
Viễn thông là sự truyền chữ viết, âm thanh, hình ảnh hay dữ liệu dƣới dạng các tín hiệu điện, điện từ hay các xung điện thông qua phƣơng tiện truyền tin. Các phƣơng tiện truyền tin bao gồm điện thoại, radio, truyền hình, sóng cực ngắn và vệ tinh. Truyền dữ liệu lĩnh vực phát triển nhanh nhất của viễn thông là quá trình truyền dữ liệu dƣới dạng số bằng dây dẫn hoặc radio…
Để tham gia mạng lƣới viễn thông, ngƣời sử dụng cần phải trang bị một thiết bị đầu cuối (Terminal) dùng để truyền và nhận dữ liệu, hay một máy tính có trang bị máy tính giải điều biến (model), một máy in. Mỗi hệ thống viễn thông đều sử dụng các phần mềm để quản lý mạng và thực hiện việc truyền tin.
Quá trình thông tin: Trên quan điểm triết học thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất. Vì vậy có thể coi mọi đối tƣợng vật chất đều là những nguồn thông tin (Vì theo V.I. Lê nin vật chất có thuộc tính tự phản ánh). Song, đó chỉ là thông tin ở dạng tiềm năng (6).
Để có đƣợc thông tin cần phải có đối tƣợng thu nhận thông tin. Quá trình tác động qua lại giữa nguồn tin và đối tƣợng thu nhận tin gọi là quá trình thông tin. Quá trình thông tin đƣợc thực hiện qua các phƣơng tiện truyền tin
Hình 1.1. Quá trình thông tin
Nơi phát hay nguồn tin có thể là một ngƣời, một nhóm ngƣời hay một tổ chức. Trong trƣờng hợp thông tin truyền đi là có chủ đích, tín hiệu phải đƣợc phát đi dƣới dạng mà nơi thu có thể hiểu đƣợc. Dạng đó gọi là mã (Code).
Nơi thu hay đích là nơi nhận tín hiệu. Trái với nơi phát, nơi thu thƣờng nhận đƣợc các tín hiệu truyền đi từ khắp nơi mà nơi phát tín hiệu không có chủ đích dành cho họ. Để nhận ra các tín hiệu, nơi thu phải chọn ra các thông tin phù hợp, giải mã các tín hiệu truyền đi để nhận ra các thông tin gốc.
Các kênh là các vật mang tin hay phƣơng tiện truyền thông. Chúng khác nhau tùy theo cách thức truyền tin. Có rất nhiều phƣơng tiện truyền tin: sóng âm, sóng điện từ, các cử chỉ hành động, văn bản, vệ tinh viễn thông…
Những tín hiệu giữa nơi phát và nơi thu chỉ có thể hiểu đƣợc, nếu chúng đƣợc sử dụng cùng một hệ thống tín hiệu (mã). Tuy nhiên, trong quá trình thông tin thƣờng xảy ra sự sai lạc vào lúc phát đi hoặc lúc thu nhận tín hiệu. Nơi phát và nơi thu không hiểu đƣợc nhau do có những thông tin không nhận đƣợc, hay do bị nhiễu.
Những trở ngại cho việc chuyển giao thông tin có thể gây ra do tổ chức , kỹ thuật, cũng có thể do tâm lý, nhận thức, do quan hệ giữa ngƣời dùng tin và cán bộ thông tin.
Nhiễu Nhiễu Nhiễu
Thông tin phản hồi Nơi phát (Mã hóa) Kênh truyền tin Nơi thu (Giải mã)
Sự chuyển giao thông tin không theo một chiều. Nơi nhận thƣờng tác động lại bằng những thông tin phản hồi. Nghiên cứu phân tích các thông tin phản hồi cho phép đánh giá và điều chỉnh quá trình thông tin để đƣợc hiệu quả thông tin tối đa.
1.5. Công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động của nhà trường
Với chức năng của nhà trƣờng là quản lý và giáo dục cho học sinh việc khai thác triệt để các ứng dụng CNTT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhà trƣờng rất nhiều. Trên thế giới việc áp dụng CNTT trong hoạt động quản lý đã có từ lâu nhƣng với nƣớc ta thì đây vẫn còn là khái niệm mới mẻ. Khi áp dụng CNTT vào hoạt động quản lý sẽ mang lại hiệu quả trong những lính vực sau
1.5.1. ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính
- Sử dụng trong việc lập kế hoạch , theo dõi thực hiện và kiểm tra. - Cập nhập các loại văn bản, triển khai thực hiện một cách khoa học. - Quản lý giờ giấc, và các hoạt động của nhà trƣờng.
- Quản lý nhân sự và theo dõi chi tiết đến từng cá nhân giáo viên.
- Lập kế hoạch giảng dạy cho cả năm học và các hoạt động khác của nhà trƣờng.
- Theo dõi tài sản và quản lý theo từng thời kỳ hoặc cả năm. * Quản lý học sinh
- Tạo đƣợc các kênh thông tin quản lý học sinh và hoạt động của nhà trƣờng;
- Cập nhập thành tích học tập và tổng kết, đánh giá dễ dàng; - Theo dõi tiến độ học tập và chất lƣợng học sinh.
* Công tác giảng dạy
- Hỗ trợ giảng dạy trên lớp giúp cho học sinh dễ hiểu và giáo viên thì nhàn hơn;
- Thiết kế bài giảng và giáo án;
- Sử dụng các phần mềm để làm công cụ giảng dạy; - Sử dụng phần mềm E-Learning để dạy;
- Giáo viên truy cập dễ dàng thông tin trên mạng để dạy học sinh.
1.6. Vai trò công nghệ thông tin đối với quản lý ở Việt Nam và trên thế giới
Chúng ta đang sống trong thời đại của hai cuộc cách mạng: cách mạng khoa học- kỹ thuật và cách mạng xã hội. Những cuộc cách mạng này đang phát triển nhƣ vũ bão với nhiệp độ nhanh chƣa từng có trong lịch sử loài ngƣời, thúc đẩy nhiều lĩnh vực, có bƣớc tiến mạnh mẽ và đang mở ra nhiều triển vọng lớn lao.
Công nghệ thông tin và truyền thông là một thành tựu lớn của cuộc cách mạng khoa học- công nghệ hiện nay. Nó thâm nhập và chi phối hầu hết các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ trong sản xuất giáo dục đào tạo, quản lý và các hoạt động chính trị xã hội khác. Trong giáo dục đào tạo, CNTT đƣợc sử dụng vào tất cả các môn học tự nhiên, kỹ thuật, xã hội và nhân văn. Hiệu quả rõ rệt nhất là chất lƣợng giáo dục tăng lên về cả mặt lý thuyết và thực hành. Vì thế, nó là chủ đề lớn đƣợc Tổ chức Văn hóa Giáo dục Thế giới (UNESCO) chính thức đƣa ra thành Chƣơng trình hành động trƣớc ngƣỡng cửa của thế kỷ 21 và dự đoán: “Sẽ có sự thay đổi nền giáo dục một cách căn bản vào đầu thế kỷ 21 do ảnh hƣởng của CNTT.”
Trên thế giới ngƣời ta đã ứng dụng CNTT vào nhiều mặt của cuộc sống. Chẳng hạn nhƣ Chính phủ điện tử. Khái niệm Chính phủ điện tử xuất hiện đầu tiên ở các nƣớc phát triển nhƣ Mỹ, Canada, Singapore, … Khi nói về Chính phủ điện tử, các quốc gia này đã xuất phát từ định nghĩa: “Chính phủ điện tử là chính phủ phục vụ công dân 24/24h, 7/7 và bất kỳ ngƣời dân đang ở đâu. Ngƣời ta giải quyết mọi mối quan hệ của ngƣời dân với cơ quan chính phủ qua mạng. Ngƣời dân làm giấy khai sinh, lấy số chứng minh thƣ, khai tử, đóng thuế thu nhập, đăng ký kết hôn… quan mạng.Thông qua mạng, các mối quan hệ của các cơ
quan nhà nƣớc với các doanh nghiệp cũng đƣợc giải quyết nhanh chóng, ví dụ nhƣ, các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, đóng thuế, tham gia đấu thầu các dự án của chính phủ, làm các loại giấy phép… qua mạng. Các quốc gia này khi xây dựng Chính phủ điện tử, họ đã tin học hóa cao độ các cơ quan Chính phủ, xây dựng hạ tầng thông tin quốc gia bao gồm hàng loạt cơ sở dữ liệu quốc gia nhƣ cơ sở dữ liệu về dân số, đất đai, doanh nghiệp, trang thiế bị của Chính phủ …làm nền tảng cho các dịch vụ trực tuyến đƣợc tự động, họ đã làm việc trên mạng ngay cả khi mạng Internet chƣa phổ biến.
Các nƣớc công nghiệp nhƣ Hàn Quốc, Đài Loan, bắt đầu tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử vào những năm cuối thập kỷ 90 thế kỷ 20. Nói đến Chính phủ diện tử ngƣời ta nói đến 3 việc chính: sử dụng CNTT, mà chủ yếu là mạng Internet, để tổ chức các mối quan hệ giữa cơ quan Chính phủ và giữa các cơ quan hành chính với công dân và với các doanh nghiệp nhƣ đã nêu. Vào những năm cuối thập kỷ 90, Internet đã tạo ra đƣợc môi trƣờng hết sức thuận lợi để các quốc gia mới phát triển xây dựng các CSDL quốc gia. Nghĩa là cùng với Internet các quốc gia đã ứng dụng CNTT vào mọi mặt của cuộc sống.
Trong giai đoạn từ nay đến 2010, Chính phủ điện tử ở Việt Nam đƣợc hiểu là nhờ các phƣơng tiện CNTT để hỗ trợ cải cách nền hành chính. Ngƣợc lại, nhờ nền hành chính đƣợc cải cách, dẫn đến thúc đẩy CNTT trong việc tin học hóa nhanh các thủ tục hành chính. Hệ quả của sự tƣơng tác đó là Chính phủ sẽ cung cấp các dịch vụ công theo hƣớng dịch vụ công dân và doanh nghiệp với chất lƣợng cao nhất. Từ năm 1993, Chính phủ ra Nghị quyết 49/CP về phát triển CNTT ở nƣớc ta trong những năm 90, nhằm xác định chính sách phát triển và ứng dụng CNTT ở nƣớc ta trong thời gian này. Để thực hiện chính sách đó, quyết định số 211 TTg, ngày 07 tháng 04 năm 1995 của Thủ tƣớng chính phủ cũng đã phê duyệt Kế hoạch tổng thể Chƣơng trình Quốc gia về CNTT và thành