1. Một số khái niệm
1.4.2.1.Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con ngƣời và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu với tính cách là yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đàu ra.
CNTT bao gồm phần cứng và phần mềm dùng để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin. Phần cứng là các thiết bị tham gia vào quá trình xử lý thông tin nhƣ: máy tính, các phƣơng tiện lƣu trữ và truyền dữ liệu. Phần mềm là các chƣơng trình máy tính, bao gồm các hệ điều hành. Các chƣơng trình ứng dụng và các thủ tục dành cho ngƣời sử dụng (6).
Xử lý thông tin bao gồm các hoạt động: tiếp nhận, truyền, xử lý, lƣu trữ, tìm kiếm và hiển thị thông tin. Nhờ các hoạt động xử lý thông tin, các nguồn dữ liệu đƣợc thu thập và chế biến thành các sản phẩm thông tin cung cấp cho ngƣời sử dụng.
Nhƣ vậy, có bốn thành phần cơ bản, cũng là bốn nguồn tài nguyên, của hệ thống thông tin là:
- Nguồn lực con người: bao gồm ngƣời sử dụng và các chuyên gia về hệ
thống thông tin. Ngƣời sử dụng hay khách hàng là ngƣời trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin và các sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra.Các chuyên gia về hệ thống thông tin là những ngƣời xây dựng và vận hành hệ thống thông tin. Đó là các nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình, các kỹ sƣ tin học.
- Phần cứng: bao gồm tất cả các thiết bị và phƣơng tiện kỹ thuật dùng để
xử lý thông tin. Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lƣu trữ và vào ra dữ liệu, mạng lƣới viễn thông dùng để truyền dữ liệu.
- Phần mềm: bao gồm các chƣơng trình máy tính, các phần mềm hệ
thống, các phần mềm chuyên dụng và các thủ tục dùng cho ngƣời sử dụng
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là vật liệu thô của hệ thống thông tin. Dữ liệu có
thể ở nhiều dạng khác nhau, có dữ liệu văn bản, dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh
- Các nguồn dữ liệu của hệ thống thông tin đƣợc tổ chức thành: - Các CSDL, tổ chức và lƣu giữ các dữ liệu đã đƣợc xử lý
- Các cơ sở mô hình, lƣu giữ các mô hình khái niệm, mô hình logic, mô hình toán học diễn đạt các mối quan hệ, các quy trình tính toán, các kỹ thuật phân tích.
- Các cơ sở tri thức, lƣu trữ các tri thức ở các dạng khác nhau nhƣ các sự kiện, các quy tắc suy diễn về các đối tƣợng khác nhau.
- Các hoạt động xử lý thông tin trong hệ thống thông tin bao gồm:
- Nhập dữ liệu vào: Các dữ liệu đã thu thập phảI đƣợc biên tập và nhập
vào máy theo một biểu mẫu nhất định. Khi đo dữ liệu đƣợc ghi trên các vật mang tin đọc đƣợc bằng máy nhƣ đĩa từ, băng từ.
- Xử lý dữ liệu thành thông tin: Dữ liệu đƣợc xử lý bằng các thao tác nhƣ
tính toán, so sánh, sắp thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành các thông tin dành cho ngƣơI sử dụng
- Đưa thông tin ra: Mục đích của các hệ thống thông tin là cung cấp
những sản phẩm thông tin phù hợp cho ngƣời sử dụng. Các sản phẩm đó có thể là các thông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy.
- Lưu trữ các nguồn dữ liệu: Lƣu trữ là một hoạt động cơ bản của hệ
thống thông tin, trong đó các dữ liệu và thông tin đƣợc giữ lại theo một cách tổ chức nào đó để sử dụng sau này. Các dữ liệu thƣờng đƣợc tổ chức và lƣu trữ dƣới dạng các trƣờng, các biểu ghi các tệp và các cơ sở dữ liệu
- Kiểm tra hoạt của hệ thống: Hệ thống thông tin phảI tạo ra các thông tin
phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lƣu trữ dữ liệu để có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống.