công việc đối với người thực hiện”
“Bản mô tả công việc và Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có vai trò rất quan trọng trong quá trình truyển mộ, làm căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển mộ, để xác định các kỹ năng tiêu chuẩn mà người xin việc cần phải có… Bản mô tả công việc là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho công tác tuyển dụng, để xác định công việc mọi người phải làm, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó, tránh tình trạnh công việc bị lặp lại do một người khác làm, tránh tình huống va chạm gây mất thời gian và chi. “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” cũng sẽ giúp cho những người xin việc tự xem xét xem khả năng của mình có đáp ứng được các yêu cầu không, quyết định xem họ có
nên nộp đơn hay không… từ đó giúp Xí nghiệp có thể giảm bớt số hồ sơ xin việc không đạt yêu cầu, tiết kiệm thời gian cho việc lọc và xử lý các hồ sơ. Tuy nhiên Xí nghiệp lại chưa xây dựng được “Bản mô tả công việc” và “ Bản xác định yêu cầu của công việc đối vơi người thực hiện”. Vì vậy để hoàn thiện công tác tuyên dụng lao động Xí nghiệp nhất thiết phải xây dựng ““Bản mô tả công việc” và “ Bản xác định yêu cầu của công việc đối vơi người thực hiện”
Để xây dựng “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” thì phải tiến hành phân tích công việc
Phân thích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
*Trình tự thực hiện phân tích công việc có thể thực hiện theo các bước sau: –Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
–Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của Xí nghiệp, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có);
– Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
–Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp
nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi;
–Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong Bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
–Bước 6: Xây dựng “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện”.
*Khi xây dựng “Bản mô tả công việc”, phải đảm bảo được các nội dung sau: –Thứ nhất, phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, tên số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Phần này có thể bao gồm một hoặc một vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc;
–Thứ hai, phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó;
–Thứ ba, các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan;
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành động có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính.
*Khi xây dựng “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” cần chú ý liệt kê chi tiết các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện như:
khác có liên quan đến công việc như: khả năng diễn thuyết, khả năng thuyết trình đối với biên tập viên, khả năng thuyết phục người khác đối với nhân viên marketing…
–Kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khoẻ, hoàn cảnh gia đình… Tuỳ theo chức danh công việc mà yêu cầu có thể khác nhau;
–Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hoà đồng với mọi người, khả năng thích ứng với môi trường, nguyện vọng cá nhân…
Tóm lại, Xí nghiệp cần thiết phải tiến hành phân tích công việc thật khoa học, chính xác cho từng vị trí cần tuyển mới, việc này tuy sẽ mất nhiều thời gian nhưng bù lại sẽ giúp cho việc thông báo tuyển dụng cũng như khi đánh giá, lựa chọn ứng viên ở các bước tuyển chọn sẽ dễ dàng, thuận lợi và chính xác hơn. Có như vậy, hiệu quả của công tác tuyển dụng mới được nâng cao.