Tuyển mộ lao động là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lao động bên trong tổ chức đến đăng ký, nộp đơn tìm việc hay tham gia dự tuyển. Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn cũng như chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức.
Quy trình tuyển mộ của Xí nghiệp cơ khí Bình Minh gồm 3 bước, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quy trình tuyển mộ của Công ty
(Nguồn: Phòng Tổng hợp) Bước 1: Lập kế hoạch tuyển mộ:
Quá trình lập kế hoạch tuyển mộ của Xí nghiệp cơ khí Bình Minh do phòng Tổng hợp đảm nhận thực hiện
*Các khâu của lập kế hoạch tuyển mộ được thực hiện như sau:
–Căn cứ vào nhu cầu nhân sự của bộ phận mình, khi các bộ phận cần thêm nhân sự thì trưởng phòng của bộ phận đó viết phiếu đề nghị tuyển dụng gửi cho phòng Tổng hợp, khi đó phòng Tổng hợp tập hợp, phân tích đệ trình lên lãnh đạo xin phép được tuyển dụng.
–Giám đốc phê duyệt khi thấy hợp lý và giao cho phòng Tổng hợp lập kế hoạch tuyển dụng để trình Giám đốc.
–Giám đốc xem xét, phê duyệt và giao cho phòng Tổng hợp thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã đề ra.
Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ Bước 3: Thông báo tuyển mộ Bước 1: Lập kế hoạch tuyển mộ
* Bản kế hoạch tuyển dụng mà phòng Tổng hợp trình lên Giám đốc thường có những nội dung sau:
–Nhu cầu tuyển dụng: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển … –Xác định các tiêu chuẩn tuyển mộ và yêu cầu trong hồ sơ tuyển mộ –Bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng
–Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên –Kinh phí tuyển dụng.
Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng Tổng hợp tổ chức như kế hoạch đã vạch ra.
*Quá trình thực hiện bản kế hoạch tuyển mộ của Xí nghiệp –Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có hay không thực hiện tuyển dụng để đáp ứng. Và thường thì dựa vào các căn cứ sau:
+Theo nhu cầu sản xuất tại các phòng ban trong đơn vị. Tùy thuộc vào tình hình lao động của các phòng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hết khối lương công việc thì trưởng các phòng ban sẽ đề nghị lên Giám đốc để tuyển thêm người.
+Theo yêu cầu mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định. Phòng Tổng hợp kết hợp với các đơn vị cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt. Công việc này thường là vào cuối năm trước, khi lập kế hoạch cho năm sau, các phòng ban tùy thuộc vào khối lượng công việc dự kiến của mình mà đề xuất lên Giám đốc nhu cầu nhân sự của phòng.
+Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng Tổng hợp xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Xí nghiệp. Nếu thiếu thì phòng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình duyệt
năng đặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan, phòng Tổng hợp lập phương án tuyển dụng.
+Tiêu chuẩn tuyển mộ: •Tiêu chuẩn chung:
Là công dân nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Từ 18 tuổi trở lên, có khả năng lao động, có nhu cầu làm việc và theo các quy định của Bộ Luật lao động;
Có hồ sơ xin việc đầy đủ;
Chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu của công việc; Có tinh thần trách nhiệm, năng động, trung thực;
•Một số tiêu chuẩn riêng:
* Đối với cán bộ quản lý, trưởng phó phòng, trưởng các bộ phận tác nghiệp: Kiến thức chuyên môn:
Tốt nghiệp đại học chính quy theo đúng chuyên ngành yêu cầu; Có trình độ chuyên môn và quản lý tốt.
Kinh nghiệm:
Có từ 3 – 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực yêu cầu;
Am hiểu thị trường, đặc biệt là trong lĩnh vực mà Xí nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khả năng:
Có khả năng giao tiếp tốt, biết thu hút, liên kết và thuyết phục người khác; Làm việc có khoa học, sáng tạo, có tổ chức và hiệu quả;
Có khả năng làm việc độc lập cao, thích ứng linh hoạt với sự thay đổi. Ngoại ngữ, tin học: Sử dụng tốt Tiếng Anh và tin học văn phòng. Phẩm chất khác:
hoặc khi có xung đột;
Am hiểu hệ thống tổ chức, đường lối kinh doanh, chiến lược của Xí nghiệp;
Có óc quan sát, đánh giá nhận định và giải quyết vấn đề. * Đối với nhân viên, công nhân:
Kiến thức chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học, cao đẳng hoặc trung cấp nghề phù hợp với chuyên ngành mà Xí nghiệp cần tuyển dụng;
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong lĩnh vực yêu cầu. Khả năng:
Làm việc có khoa học, sáng tạo, có tổ chức và hiệu quả;
Có khả năng làm việc theo nhóm, đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. Phẩm chất khác: Trung thực, cẩn trọng trong công việc, hoà nhã và tôn trọng mọi người…
+Yêu cầu về hồ sơ tuyển dụng gồm có:
•Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan cũ hoặc của chính quyền địa phương có dán ảnh
•Đơn xin việc làm •Bản sao giấy khai sinh
•Bản sao bằng hoặc giấy chứng nhận trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ (qua công chứng Nhà nước)
•Kết luận khám sức khỏe của cơ sở y tế
•Bản sao chứng minh thư nhân dân và 02 ảnh 4*6 cm •Các giấy tờ chứng minh thuộc dạng ưu tiên
Đối với người đã có quá trình công tác nay chuyển về công tác tại Xí nghiệp, hồ sơ tuyển dụng phải có: Sổ bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động đã ký với
cơ quan cũ
–Bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng: Tổng hợp. Tổng hợp chính có vai trò là cơ quan tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức cán bộ gồm: tuyển dụng lao động, phân công điều hành công tác, bổ nhiệm cán bộ, khen thưởng kỷ luật
–Thời gian và địa điểm tiến hành tuyển dụng
+Thời gian: Xí nghiệp thường bắt đầu tiến hành hoạt động tuyển dụng 2 lần trong một năm và vào đâù tháng 1 và đầu tháng 6
Địa điểm: Tại Xí nghiệp - Tổ 18 phường Tiền Phong - Thành phố Thái Bình +Chi phí cho hoạt động tuyển dụng lao động
Để có được cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả của công tác tuyển dụng thì bên cạnh chất lượng của đội ngũ lao động đã được tuyển dụng thì chi phí cho tuyển dụng cũng là một vấn đề quan trọng. Dưới đây là bảng chi chí cho hoạt động tuyển dụng lao động của Xí nghiệp cơ khí Bình Minh
Bảng: Chi phí cho tuyển dụng lao động giai đoạn 2007 - 2011
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chi phí Năm
2007 2008 2009 2010 2011
I. Tổng chi phí cho tuyển dụng 30,4 32 50,7 43,6 15,4 1. Chi phí cho Hội đồng tuyển
dụng: lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị câu hỏi, phỏng vấn…
15,8 16,6 27,6 23,2 7,6
2. Chi phí cho thông báo tuyển
dụng 9 9,1 10,2 10 4,1
3. Chi phí khác: in ấn tài liệu, phương tiện tổ chức tuyển dụng…
5,6 6,3 12,2 10,4 3,7
II. Chi phí tuyển dụng trung bình (Tổng chi phí/số người được tuyển dụng) (1000đ/người)
3,04 3,2 1,44 1,744 3.08
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Nhìn vào bảng trên ta thấy, tổng chi phí cho tuyển dụng tăng, giảm cùng với nhu cầu tuyển dụng. Nhu cầu tuyển dụng tăng làm cho chi phí tăng và nhu cầu giảm làm chi phí giảm. Chi phí tuyển dụng trung bình của năm 2008 là cao nhất. Chi phí tuyển dụng trung bình của năm 2009 và 2010 thấp do 2 năm này công ty cần tuyển thêm công nhân. Mà chi phí tuyển dụng cho mỗi công nhân là không cao. Điều này có thể được giải thích do các nguyên nhân sau:
–Mặc dù số người được tuyển dụng tăng, song chi phí trung bình lại giảm do một số khoản mục chi phí ít tăng so với số người được tuyển như: chi phí cho thông báo tuyển dụng, chi cho việc lập kế hoạch tuyển dụng…
như giảm số lần đăng thông báo tuyển dụng trên một số báo ít có hiệu quả như báo mua và bán…
Ngoài ra qua bảng ta cũng thấy chi phí cho thông báo tuyển dụng chiếm tỷ lệ lớn nhất. Chính vì vậy nếu Xí nghiệp muốn giảm chi phí cho tuyển dụng mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng thì nên chú trọng đầu tiên tới việc sử dụng hợp lý khoản chi phí này.
Nhận xét: Nhìn vào công tác lập kế hoạch tuyển mộ của Xí nghiệp cơ khí Bình Minh trong giai đoạn 2007 – 2011 ta thấy rằng công tác lập kế hoạch vẫn còn một số hạn chế sau: Xí nghiệp chưa có phòng nhân lực riêng nên công tác lập kế hoạch tuyển dụng chỉ do phòng Tổng hợp thực hiện mà không có sự tham gia của các phòng ban khác, cũng như thiếu sự tham gia chỉ đạo và thực hiện của ban lãnh đạo, dường như là một sự uỷ quyền thực hiện công tác này, mà hầu hết các công tác trong tuyển dụng đều do phòng Tổng hợp thực hiện, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng đội ngũ nhân viên được tuyển; Xí nghiệp vẫn chưa có “Bản mô tả công việc” và “ Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện”
Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Nguồn tuyển mộ của Xí nghiệp bao gồm nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Tuỳ từng trường hợp mà Công ty sẽ sử dụng một trong hai nguồn, hoặc sử dụng cả hai.
Nguồn bên trong: Là những người lao động trong nội bộ Xí nghiệp. Xí nghiệp đã đưa các các phương pháp thu hút sau:
–Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ
–Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức
–Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà Xí nghiệp thường lập về từng cá nhân, người lao động, lưu trữ trong
phần mềm nhân sự của Xí nghiệp
Nguồn bên ngoài: Là những người lao động bên ngoài Xí nghiệp cụ thể là –Bạn bè người thân của nhân viên.
Các nhân viên đang làm trong Xí nghiệp có thể giới thiệu cho Xí nghiệp những người bạn (mà mình biết và hiểu rõ) có khả năng và có chất lượng. Điều dễ hiểu là nếu nhân viên thích các công việc ở Xí nghiệp, họ thường rất muốn bạn bè của mình vào làm việc chung
–Ứng viên tự nộp đơn xin việc.
Đó là những người tự ý đến văn phòng Xí nghiệp để xin việc trong khi công ty không đăng quảng cáo tìm người.
–Công nhân, nhân viên của doanh nghiệp khác.
Tuyển dụng những nhân viên này là con đường ngắn nhất và có hiệu quả nhất vì Xí nghiệp không phải chi phí cho nghiệp vụ đào tạo và hầu như không phải qua thời kỳ tập sự. Hình thức này hay được áp dụng tại Mỹ.
–Các trường đại học,cao đẳng, trung cấp
Đây là nguồn tuyển mộ quan trọng đối với hầu hết các công ty. Bởi vì những người này là những sinh viên còn trẻ dễ đào tạo và có nhiều sáng kiến, còn giữ được thói quen học tập, có sức bật vươn lên.
Phương pháp
–Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức: Xí nghiệp có chính sách ưu tiên con em ruột cán bộ công nhân viên đang làm việc tại Xí nghiệp, nhất là con em những người có nhiều công lao trong sự nghiệp xây dựng và phát triển Xí nghiệp; Con em người trong và ngoài ngành có quan hệ giúp đỡ Xí nghiệp trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh…
–Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông và báo chí…
Nhận xét: Phòng Tổng hợp xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ của Xí nghiệp vẫn chưa triệt để và còn một số hạn chế đặc biệt đối với nguồn lao động ngoài Xí nghiệp cụ thể là : Xí nghiệp có chính sách ưu tiên tiên con em ruột cán bộ công nhân viên đang làm việc tại Xí nghiệp, nhất là con em những người có nhiều công lao trong sự nghiệp xây dựng và phát triển Xí nghiệp điều này ảnh hưởng không tốt đối với tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Bên cạnh đó phương pháp cử chuyên viên tuyển mộ đến trường, phương pháp thông qua các văn phòng, các trung tâm giới thiệu việc làm, phương pháp thông qua hội trợ việc làm.. vẫn chưa được Xí nghiệp chú ý.
Bước 3: Thông báo tuyển mộ
Phòng Tổng hợp sẽ căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng được Giám đốc phê duyệt để ra thông báo tuyển dụng. Cán bộ tuyển dụng sẽ có trách nhiệm thông báo nội dung tuyển mộ tới nguồn ứng viên được lựa chọn.
–Tuyển mộ trong nội bộ Xí nghiệp: Phòng Tổng hợp sẽ viết thông báo gửi đi các đơn vị, phổ biến cho CBCNV và dán niêm yết tại bảng tin của Xí nghiệp để mọi người được biết;
–Đối với bên ngoài Xí nghiệp: Phòng Tổng hợp báo cáo Giám đốc để đăng tin trên các phương tiện truyền thông như tivi, báo chí… hoặc gửi thông báo tới các cơ sở đào tạo trong nước. Những báo mà Xí nghiệp thường sử dụng để đăng thông tin tuyển dụng như: Lao động, Báo Thái Bình, Mua và bán…
Thông thường thông báo tuyển dụng của Xí nghiệp gồm những nội dung cơ bản sau đây:
+Tên Xí nghiệp;
+Vị trí, số lượng cần tuyển;
+Yêu cầu về trình độ, phẩm chất và hồ sơ xin việc; +Địa điểm, số điện thoại, thời hạn nộp hồ sơ
Nhận xét: trong bản thông báo tuyển dụng của Xí nghiệp mới nêu được các thông tin cơ bản về yêu cầu trình độ, kinh nghiệm, tuổi tác… các thông tin này còn chung chung, chưa thật sự rõ ràng, cụ thể, mặt khác chưa đưa ra các thông tin về chính sách đãi ngộ nhân lực của Xí nghiệp như: lương, thưởng, các chế độ xã hội… Do vậy, thông tin mà người tham gia thi tuyển có được là không nhiều, làm giảm sức hấp dẫn đối với các ứng viên của bản thông báo tuyển dụng