Tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất, quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào các bước sau. Quá trình tuyển chọn cuả Xí nghiệp cơ khí Bình Minh như sau:
Sơ đồ : Quy trình tuyển chọn của Công ty
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Quy trình tuyển chọn của Xí nghiệp trong giai đoạn 2007 – 2011 đã làm cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, phòng Tổng hợp sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và tiếp đón người đến xin việc và sẵn sàng giải đáp thắc mắc nếu như người xin việc chưa rõ trong thông báo tuyển dụng. Thông qua đây tạo tâm lý thân thiện đối với người đến xin việc, hẹn ngày sẽ thông báo phỏng vấn nếu hồ sơ của họ qua bước phỏng vấn, đồng thời nhắc lại cho họ về qui trình tuyển dụng sau
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ
Bước 2: Sàng lọc hồ sơ
Bước 3: Phỏng vấn thi tuyển
Bước 4: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng
Bước 6: Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập
Các ứng viên
này để họ có những chuẩn bị cho những vòng sau nếu qua vòng sơ tuyển. Sau đó là sắp xếp hồ sơ theo tiêu đề định sẵn, để tiện cho quá trình sơ tuyển hồ sơ ở bước tiếp theo.
Bước 2: Sàng lọc hồ sơ
– Phòng Tổng hợp cùng hội đồng xét tuyển lao động Xí nghiệp phân loại hồ sơ, sơ tuyển trên hồ sơ đã đăng kí theo đúng ngành nghề cần tuyển và xét tuyển từ cao xuống thấp theo các hạng mục sau:
+Bằng cấp, bảng điểm, các loại chứng chỉ.
+Thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ.
Phòng Tổng hợp thông báo danh sách các thí sinh đạt yêu cầu và không đạt yêu cầu. Trường hợp đạt yêu cầu xét tuyển qua hồ sơ sẽ được thông báo thời gian, địa điểm tập trung để hội đồng xét tuyển phỏng vấn trực tiếp. Những người không có mặt trong buổi tập trung sẽ không được tham gia dự tuyển bước phỏng vấn trực tiếp.
–Tiêu chí sàng lọc
+ Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là hồ sơ có hợp lệ hay không, tức là có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu hay không.
+ Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo đơn xin việc: vì đơn xin việc chuẩn thì sẽ gồm đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn. Đơn xin việc là bản tổng hợp các thông tin về người xin việc. Qua đây ban tuyển dụng tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí ưu tiên như: Bằng cấp, Bảng điểm, Chứng chỉ liên quan, Kinh nghiệm…
Bước 3: Phỏng vấn thi tuyển
Ở vòng thi này tất cả các ứng viên phải tham gia phỏng vấn sơ bộ và thi tuyển, qua đó hội đồng tuyển dụng sẽ chọn lọc ra các ứng viên đủ điều kiện tiêu chuẩn tham gia vào vòng tiếp theo
Phỏng vấn sơ bộ
Căn cứ vào số lượng hồ sơ đạt yêu cầu ở bước sàng lọc hồ sơ, phòng Tổng hợp sẽ thành lập một Hội đồng phỏng vấn sơ bộ với trưởng ban là Trưởng hoặc phó phòng Tổng hợp (thông thường một Hội đồng phỏng vấn có từ 5 đến 7 người, lấy đại diện ở các phòng, ban có nhu cầu nhân sự)
Phỏng vấn sơ bộ là để loại dần các ứng viên không phù hợp, thu hẹp số lượng các ứng viên để chuyển tiếp sang các bước tiếp theo. Việc phỏng vấn sẽ tiến hành theo hình thức lần lượt từng người một và thời gian cho mỗi cuộc phỏng vấn tối đa là 10 phút. Trong thời gian phỏng vấn các ứng viên sẽ phải trả lời các câu hỏi của người trực tiếp phỏng vấn. Số lượng các câu tùy thuộc vào mỗi ứng viên, ít nhất là 5 câu và tối đa là 7 câu
Các câu hỏi phỏng vấn ứng viên mà Xí nghiệp thường hỏi: *Những câu hỏi liên quan đến năng lực, phẩm chất:
−Nói cho tôi biết một chút về bản thân bạn?
−Bạn có biết điểm yếu lớn nhất của bạn là gì không?
−Bạn có thể nói sơ qua về những đóng góp mà bạn có thể làm cho Xí nghiệp? −Hãy nói cho tôi biết những kinh nghiệm bạn đã có được?
−…
*Những câu hỏi liên quan đến khả năng thích ứng công việc: − Tại sao bạn thích công việc này?
− Bạn biết gì về Xí nghiệp chúng tôi?
− Bạn thích làm việc trong môi trường như thế nào? − Bạn có phù hợp khi làm việc theo nhóm không? − Bạn sẽ thế nào khi phải chịu sức ép của công việc?
− Bạn mong chờ điều gì ở người quản lý? − …
*Những câu hỏi liên quan đến sự nghiệp và sở thích cá nhân:
−Mục tiêu sự nghiệp của bạn là gì? Bạn đã nỗ lực làm gì để đạt được chưa? −Bạn thường làm gì trong thời gian rảnh rỗi?
−Bạn có hay tham gia các công tác xã hội không?
−Bạn có năng khiếu văn nghệ, thể dục thể thao nào không? −Bạn thích một môi trường làm việc như thế nào?
−…
Ở bước này, các ứng viên có thể trao đổi một cách thoải mái với người phỏng vấn, có thể hỏi lại người phỏng vấn để biết thêm các thông tin.
Phỏng vấn sơ bộ sẽ giúp Xí nghiệp hiểu thêm được ứng viên, có thể có các đánh giá bước đầu về họ như: khả năng giao tiếp, tính cách, tư tưởng, thái độ, tinh thần của họ… Từ đó sẽ loại bỏ bớt các ứng viên không phù hợp. Các ứng viên đạt yêu cầu ở bước này sẽ được thông báo ngày giờ thi chuyên môn, nghiệp vụ.
Bước 4 Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Sau khi đã có danh sách các ứng viên đạt yêu cầu ở bước phỏng vấn thi tuyển, phòng Tổng hợp sẽ chuyển danh sách này lên cho Giám đốc, Phó giám đốc và trưởng các phòng, ban có nhu cầu nhân sự, cùng với danh sách là kết quả đánh giá các ứng viên ở các phần thi trước.
Để đảm bảo được sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho tới người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách. Tại bước này, các ứng viên sẽ được trao đổi trực tiếp với người lãnh đạo của Xí nghiệp về điều kiện làm việc, khả năng hội nhập trong môi trường làm việc mới, chế độ đãi ngộ…
Qua đó người lãnh đạo trực tiếp có thể đánh giá kỹ hơn về các khả năng kỹ thuật của người dự tuyển và trả lời câu hỏi chi tiết có liên quan đến công việc và sẽ cho ý kiến quyết định cuối cùng. Có thể thấy đây là một bước quan trọng đối với cả Xí nghiệp và ứng viên vì Xí nghiệp có tuyển thêm được những lao động thực sự có trình độ và chuyên môn hay không hay ứng viên có được nhận vào làm hay không phụ thuộc phần lớn vào bước này.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng –Quyết định tuyển dụng
Quyết định tuyển dụng sẽ do giám đốc và trưởng phòng Tổng hợp quyết định dựa vào hồ sơ và bảng đánh giá tổng hợp cuối cùng của ứng cử viên.Thông báo kết quả của công tác tuyển dụng tới người lao động và phòng tổ chức hành chính sẽ sắp lịch cho các ứng cử viên mới đến thử việc tại các bộ phận của Xí nghiệp, bản kế hoạch đó sẽ được trình lên giám đốc và phải được giám đốc kí quyết định
–Kí hợp đồng
+Trước tiên Xí nghiệp kí hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng, 6 tháng hoặc 11 tháng với lao động mới được tuyển dụng. Sau đó, Xí nghiệp sẽ kí tiếp Hợp đồng lao động 1- 3 năm hoặc không kì hạn xác định theo Luật lao động.
+Cuối hạn mỗi hợp đồng, trưởng mỗi bộ phận sẽ đánh giá người lao động dưới quyền để quyết định có kí tiếp hợp đồng lao động với các ứng viên hay không và nếu kí tiếp thì kí hợp đồng lao động có kì hạn hay không có kì hạn.
+Các trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ do trình độ tay nghề kém, sức khoẻ yếu, vi phạm nội quy,…hoặc khi Xí nghiệp phải thu hẹp sản xuất sẽ không được kí hợp đồng lao động.
Bước 6: Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập
−Sau khi có quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động giữ ứng viên và Xí nghiệp thì các các bộ phận, phòng ban có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới
hòa nhập. Đây còn được coi là giai đoạn thử việc của Xí nghiệp, diễn ra trong 3 tháng và nhận được lương thử việc của Xí nghiệp.
−Mỗi nhân viên khi làm thử việc tại Xí nghiệp không có nghĩa là đã là nhân viên chính thức mà qua thời gian thử việc, nếu không làm tốt rất có thể họ sẽ phải rời khỏi Xí nghiệp. Cho nên giai đoạn này rất quan trọng, họ phải nỗ lực, cố gắng hết sức để hoàn thành công việc có chất lượng hiệu quả, họ luôn có tinh thần trách nhiệm cao.
−Để đào tạo các nhân viên mới này tốt, công ty luôn tạo điều kiện cho họ làm việc hòa nhập với không khí làm việc chung trong Xí nghiệp:
Xí nghiệp luôn cử những người có kinh nghiệm làm việc tại Xí nghiệp theo dõi, hướng dẫn người mới làm việc của họ. Qua sự chỉ đạo hướng dẫn, tạo điều kiện từ phía những người lao động trong Xí nghiệp, người mới có thể hạn chế được các sai lầm có thể gặp phải và tự tin hơn với những công việc khác được giao.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trưởng phòng Tổng hợp sẽ cùng với tổ trưởng, trưởng các bộ phận hay giám đốc quyết định tiếp nhận lao động chính thức hay không tiếp nhận họ. Nếu tiếp nhận, người lao động sẽ tiếp tục làm việc tại Xí nghiệp với cương vị là 1 nhân viên chính thức. Còn trường hợp người mới không tiếp nhận là nhân viên chính thức thì trưởng phòng Tổng hợp và cấp trên quản lý trực tiếp người mới đó sẽ giải thích rõ những sai lầm của họ để thấy rõ được mình không được nhận vì lí do gì. Và phòng Tổng hợp sẽ giữ lại hồ sơ và các tài liệu có liên quan đến họ để khi cần hợp tác, Xí nghiệp sẽ xem xét tới họ.
2.3. Đánh giá chung về công tác tuyển dụng lao động của Xí nghiệp
5 năm gần đây Xí nghiệp đã có bước tiến đáng kể, ngày càng hoàn thiện hơn về số lượng và chất lượng tuyển dụng góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận và bản thân thu nhập của người lao động cũng tăng lên, và giải quyết được những vị trí còn trống trong Xí nghiệp cả bằng nguồn tuyển dụng bên ngoài và bên trong. Qua tìm
hiểu thực trạng công tác tuyển dụng của Xí nghiệp như đã trình bày ở trên, sau đây em xin được đưa ra các nhận xét của mình về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân các hạn chế của công tác tuyển dụng