5. Nội dung nghiên cứu
2.2.4. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty:
2.2.4.1. Tổ chức hệ thống chứng từ đang áp dụng tại Công ty:
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do vậy việc lựa chọn chứng từ kế toán phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản là công việc rất quan trọng.
Bảng 2.03:
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÔNG TY ĐANG SỬ DỤNG ST
T Mã CT Tên chứng từ tiền Số Ngƣời lập/ Nơi lập Nơi bảo quản
Lao động tiền lƣơng
1 Bảng chấm công Phòng kế toán Phòng kế toán
2 Bảng thanh toán tiền lƣơng Phòng kế toán Phòng kế toán
3 Bảng kê trích nộp các khoản trích theo
lƣơng
Phòng kế toán Phòng kế toán
Hàng tồn kho
1 01-VT Phiếu nhập kho 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
2 02-VT Phiếu xuất kho 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
3 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ HĐ kiểm nghiệm Phòng kế toán
4 06-VT Bảng kê mua hàng Bộ phận mua hàng Phòng kế toán
Tiền tệ
1 01-TT Phiếu thu 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
2 02-TT Phiếu chi 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
3 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng Nhân viên tạm ứng Phòng kế toán
48
5 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ Ban kiểm kê Phòng kế toán
6 09-TT Bảng kê chi tiền Thủ quỹ Phòng kế toán
Tài sản cố định
1 01-TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Hội đồng bàn giao Phòng kế toán
2 02-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Hội đồng thanh lý
TSCĐ Phòng kế toán
3 06-TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Phòng kế toán Phòng kế toán
Bán hàng
1 Hợp đồng mua bán Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Chứng từ ban hành theo các văn bản khác
1 Hóa đơn GTGT 3 Phòng kế toán Phòng kế toán
2 Hóa đơn bán hàng thông thƣờng 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phòng kế toán Phòng kế toán
…… ……… … ……… ……….
Nhận xét:
Hệ thống danh mục chứng từ kế toán của Công ty sử dụng hợp lý, đơn giản, phù hợp với hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Công tác tổ chức chứng từ tƣơng đối hoàn thiện, hầu hết các chứng từ đƣợc lập theo mẫu của Bộ tài chính ban hành.
2.2.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán đang áp dụng tại Công ty:
Bảng 2.04: DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN CÔNG TY ĐANG SỬ DỤNG
STT TÊN SỔ MẪU SỔ
1 Chứng từ ghi sổ S02a-DNN
2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b-DNN
3 Sổ cái (chứng từ ghi sổ) S02c1-DNN
4 Bảng cân đối số phát sinh S04-DNN
5 Sổ quỹ tiền mặt S05a-DNN
6 Sổ tiền gửi ngân hàng S06-DNN
7 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S07-DNN
8 Sổ kho S09-DNN
9 Sổ tài sản cố định S10-DNN
10 Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) S13-DNN
11 Sổ chi tiết tiền vay S16-DNN
12 Sổ chi tiết bán hàng S17-DNN
13 Sổ chi tiết thuế GTGT đƣợc hoàn lại S27-DNN
49
Nhận xét:
Đáp ứng với sự phát triển của Công ty trong điều kiện số lƣợng nhân viên kế toán ít và yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp, Công ty đã tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính và áp dụng phần mềm Excel kế toán với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Hệ thống sổ sách cho việc quản lý theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu kế toán và chứng từ luân chuyển trong Công ty rất phù hợp với hoạt động của Công ty và tuân thủ theo quy định của Bộ tài chính.
2.2.5. Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty:
Do đặc điểm hoạt động tập trung của Công ty trên địa bàn tỉnh với quy mô nhỏ và số lƣợng, chủng loại các mặt hàng kinh doanh khá ổn định, nên công tác kế toán của Công ty tƣơng đối đơn giản. Các nhân viên và kế toán viên thực hiện các công việc đƣợc giao, kế toán viên theo dõi tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ; kế toán trƣởng hƣớng dẫn, kiểm tra, theo dõi công tác kế toán của Công ty.
2.2.5.1. Các nhân tố ảnh hƣởng công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh kết quả kinh doanh
a) Trang thiết bị phục vụ công tác kế toán:
Phòng kế toán đƣợc trang bị những trang thiết bị, máy móc để phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán: Phòng đƣợc trang bị thiết bị điều hòa nhiệt độ để đảm bảo môi trƣờng làm việc hiệu quả; các kế toán viên đƣợc trang bị máy vi tính để lƣu trữ dữ liệu và thực hiện các thao tác kế toán đƣợc nhanh gọn hơn, các máy tính này đƣợc kết nối với máy chủ của Giám đốc, và máy của Kế toán trƣởng ngoài ra các máy này đƣợc kết nối Internet để kịp thời cập nhật các thông tin cần thiết về giá cả thị trƣờng…; phòng còn đƣợc trang bi máy in, máy photo, máy fax để phục vụ cho công tác sao chép tài liệu cung cấp kịp thời khi có yêu cầu.
b) Đặc điểm tổ chức:
Công tác tổ chức kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức kế toán này, tất cả các công việc xử lý thông tin kế toán
50
trong toàn Công ty đều đƣợc tập trung tại phòng kế toán. Công việc ghi chép ban đầu do các bộ phận có liên quan thực hiện. Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo đƣợc sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán cộng với đặc điểm của Công ty cho nên hình thức kế toán này rất phù hợp với công tác kế toán của Công ty, giúp Công ty kiểm tra, chỉ đạo kinh doanh kịp thời, hiệu quả, chuyên môn hóa nhân viên.
2.2.5.2. Kế toán hàng hóa mua vào:
Hoạt động kinh doanh của Công ty là mua bán hàng hóa nên công tác kế toán về việc thu mua hàng hóa có vai trò rất quan trọng trong Công ty. Hiện nay Công ty đang kinh doanh các mặt hàng nội thất, văn phòng cao cấp phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trƣờng thành phố Nha Trang và các khu vực lân cận. Các mặt hàng chủ yếu của Công ty là: bàn phòng họp; bàn lãnh đạo- trƣởng phòng; tủ lãnh đạo- tủ di động; ghế da cao cấp; sofa cao cấp; vách ngăn văn phòng; bàn làm việc văn phòng; bàn vi tính; bàn máy tính; tủ tài liệu văn phòng; tủ sắt- tủ Locker; giá lƣu trữ hồ sơ; két sắt- két bạc; ghế văn phòng, ghế phòng họp, ghế hội trƣờng, ghế công cộng; bộ bàn ghế phòng ăn; giƣờng ngủ; các sản phẩm trƣờng học…
Việc theo dõi, quản lý, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các loại hàng hóa của Công ty đều tuân thủ theo chuẩn mực kế toán hiện hành và áp dụng thống nhất cho toàn Công ty, cho tất cả các loại hàng hóa nhƣng hạch toán riêng từng loại không gộp chung để tính.
a) Phƣơng pháp tính giá hàng hóa:
+ Giá nhập kho hàng hóa: Công ty chỉ kinh doanh các mặt hàng trong nƣớc vì vậy giá nhập kho đƣợc tính theo giá thực tế bao gồm giá trị hàng hóa mua vào và chi phí mua hàng nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
Công thức tính giá nhập kho hàng hóa:
Đơn giá nhập
kho
Giá mua + Chi phí mua (nếu có) Số lƣợng hàng nhập kho =
51
+ Giá xuất kho hàng hóa:
Các mặt hàng chủ yếu của Công ty là hàng trang trí nội thất, văn phòng cao cấp nên thời gian bảo quản dài. Do đặc điểm của sảm phẩm nên Công ty lựa chọn xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Theo phƣơng pháp này thì sau mỗi lần nhập kho hàng hóa giá xuất kho đƣợc tính toán lại giá xuất kho mới chính bằng tổng giá trị của hàng hóa tồn kho trƣớc lần nhập sau cùng và giá trị hàng nhập sau cùng chia cho tổng số lƣợng bao gồm lƣợng hàng tồn và lƣợng hàng nhập.
b) Kế toán chi tiết hàng hóa:
Kế toán chi tiết hàng hóa ở Công ty đƣợc áp dụng theo phƣơng pháp thẻ song song.
Thủ kho: Sử dụng sổ kho để ghi chép việc nhập xuất tồn kho hàng hóa theo số lƣợng hàng hóa.
Hàng ngày, khi nhận đƣợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ này rồi ghi số lƣợng thực tế của hàng hóa nhập xuất vào chứng từ. Sau đó xếp chứng từ theo từng loại riêng biệt, đồng thời căn cứ váo chứng từ này thủ kho ghi số lƣợng hàng hóa nhập xuất vào sổ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho vào sổ kho.
Kế toán: Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa ghi chép cả số lƣợng, khối lƣợng lẫn giá trị của hàng hoán nhập xuất tồn. Sổ kế toán chi tiết đƣợc mở tƣơng ứng với thẻ kho cho từng loại hàng hóa. Cuối tháng, số lƣợng hàng hóa ở sổ kế toán chi tiết đƣợc dùng để đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế. Nếu chênh lệch phát sinh thì phải kiểm tra xác minh và điều chỉnh theo chế độ quy định.
c)Kế toán tổng hợp hàng hóa: - Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho: xác nhận số lƣợng hàng hóa nhập kho do kế toán kho lập. + Phiếu xuất kho: theo dõi số lƣợng hàng hóa xuất kho, làm căn cứ để hạch toán giá vốn hàng bán do kế toán kho lập.
52
Công ty sử dụng tài khoản 156 để theo dõi chung cho tất cả các tài khoản chi phi phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng và giá trị hàng mua, không theo dõi chi tiết cho giá trị hàng mua và chi phí mua hàng.
- Quy trình luân chuyển chứng từ: + Đối với kế toán hàng hóa:
Phòng kế hoạch- kinh doanh
Kế toán kho, kế toán tổng
hợp Thủ kho
Băt đầu
Kho Yêu cầu
Đơn đặt hàng Bảng giá Nhà cung cấp Xét duyệt, lựa chọn NCC Yêu cầu Đơn đặt hàng Hợp đồng 1 Hợp đồng 2 Nhà cung cấp N Nhận hàng hóa, kiểm tra,
đối chiếu chứng từ Hóa đơn Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Xử lý, ghi sổ SCT 156 Sổ cái 156, 111, 112, 331... Kế toán kho Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho 1 N Kiểm tra, ký duyệt PNK Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Ghi vào sổ kho Sổ kho Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 N Bảng kê hàng hóa
53
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và báo cáo kiểm kê hàng hóa từ kho chuyển lên, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng và yêu cầu phẩm chất kỹ thuật cho các nhà cung cấp, các nhà cung cấp sẽ gửi bảng báo giá đến, trên cơ sở của yêu cầu chất lƣợng kỹ thuật và bảng báo giá phòng kinh doanh lập hợp đồng mua hàng (gồm hai bản- mỗi bên giữ một bản) với nhà cung cấp. Sau khi thỏa thuận ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng hóa đến, theo hợp đồng mua và yêu cầu chất lƣợng hàng hóa kế toán kho sẽ tiến hành kiểm tra, nếu đúng thì tiến hành nhận hàng và lập chứng từ nhập kho. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT, bảng kê hàng hóa dịch vụ do ngƣời bán cung cấp…lập Phiếu nhập kho gồm hai liên, sau đó chuyển giao chứng từ cho thủ kho. Căn cứ theo bộ chứng từ gốc thủ kho ghi vào sổ kho, ghi số lƣợng thực nhập, và lƣu một liên của Phiếu nhập kho. Liên còn lại của Phiếu nhập kho chuyển lại cho kế toán kho xử lý và ghi vào sổ chi tiết tài khoản 156. Sau khi đã đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, Phiếu nhập kho chuyển sang cho kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và phản ánh vào sổ cái các tài khoản 156, 111, 112, 331, các tài khoản liên quan…và lƣu tại đây.
+ Giá vốn hàng bán:
Công ty áp dụng phƣơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính giá xuất kho hàng hóa, nên hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng để tổng hợp số liệu, đây là căn cứ để xác định và tập hợp chi phí xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ cho Công ty.
Hàng ngày, khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng gọi đến bằng điện thoại hoặc đƣợc gửi đến bằng văn bản, kế toán kho cùng thủ kho kiểm tra số lƣợng hàng tồn kho cùng với kế toán trƣởng đƣa ra quyết định bán hàng. Sau khi yêu cầu mua hàng đã đƣợc chấp nhận kế toán bán hàng sẽ lập Phiếu giao hàng gồm hai liên và ba liên Hóa đơn GTGT. Căn cứ vào các chứng từ bán hàng kế toán kho viết Phiếu xuất kho gồm hai liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ký nhận vào phiếu. Sau đó thủ kho sẽ căn cứ vào các Phiếu xuất kho để ghi vào sổ kho và lƣu một liên của phiếu xuất kho. Liên còn lại của Phiếu xuất kho đƣợc dùng làm căn
54
cứ ghi sổ chi tiết của kế toán kho và lập các chứng từ ghi sổ đồng thời ghi sổ cái các tài khoản 156, 632, 111, 112, 131, 511, 333, các tài khoản liên quan khác…Sau đó lƣu Phiếu xuất kho tại đây.
Kế toán bán hàng Kế toán kho, kế toán tổng hợp Thủ kho
Bắt đầu Khách hàng Yêu cầu mua hàng được chấp nhận Lập phiếu giao hàng, Hóa đơn Phiếu giao hàng 1 Phiếu giao hàng 2 Hóa đơn GTGT 1 Hóa đơn GTGT 2 Hóa đơn GTGT 3 Khách hàng Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2
Xuất kho, ký phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2
Ghi sổ kho
Sổ kho
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2 Xử lý, ghi sổ SCT 156 Sổ cái 156, 632, 111, 112, 131, 511... Phiếu xuất kho
1
Kế toán tổng hợp
Kế toán kho N
N
55
+ Trình tự hạch toán:
- Mua hàng hóa nhập kho: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 331 (111, 112) - Chi phí vận chuyển: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 111 (112) - Xuất hàng hóa bán: Nợ TK 632 Có TK 156
- Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 Có TK 632
+ Minh họa số liệu: * Mua hàng hóa nhập kho:
Căn cứ Phiếu nhập kho (PNK) ngày 02 tháng 12 năm 2009 và Phiếu chi số 0512 ngày 02/12/2009:
Nợ TK 156 36.559.970 Nợ TK 133 3.655.997
Có TK 111 40.215.967
* Tổng giá vốn hàng bán phát sinh trong tháng 12/2009: Nợ TK 632 378.311.447
Có TK 156 378.311.447
* Tổng giá vốn hàng bán kết chuyển sang Tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 378.311.447
56 + Sơ đồ chữ T: + Minh họa chứng từ, sổ sách: 331, 111, 112 156 632 911 578.853.699 483.455.897 378.311.447 378.311.447 378.311.447 483.455.897 683.998.149
57
Đơn vị: Công ty TNHH T & L Mẫu số: 01- VT
Bộ phận:…………. (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 12 năm 2009 Nợ: 156, 133
Số: 256 Có: 111 Họ tên ngƣời giao hàng: Phan Thị Bích Nguyệt
Theo: HĐ LĐ/2009 số 157687 ngày 02 tháng 12 năm 2009 của: Chi nhánh Công ty CP nội thất Hòa Phát
Nhập tại kho: Nha Trang Địa điểm: Nha Trang STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành