5. Nội dung nghiên cứu
2.2.5.5. Kế toán hoạt động tài chính:
2.2.5.5.1. Kế toán chi phí tài chính:
Chi phí tài chính phát sinh của Công ty chủ yếu là chi phí lãi vay mà Công ty phải trả cho ngân hàng (phần lớn là vay ngắn hạn ngân hàng Eximbank).
a) Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu chi + Ủy nhiệm chi
+ Giấy báo nợ: do ngân hàng cung cấp.
b) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 635: Chi phí tài chính
c) Quy trình luân chuyển:
Áp dụng trong trƣờng hợp Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu là lãi vay hàng tháng phải trả cho Ngân hàng hoặc những chủ nợ khác.
Hàng tháng, Kế toán thanh toán căn cứ vào các Hợp đồng vay để lập kế hoạch trả lãi vay hàng tháng, kế hoạch trả lãi vay đƣợc chuyển đến bộ phận xét duyệt.
Sau khi kế hoạch trả lãi vay đƣợc duyệt, cuối tháng, định kỳ tả lãi, kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi (nếu trả bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (nếu bằng tiền gửi Ngân hàng). Các chứng từ này sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận xét duyệt xem xét và ký duyệt thanh toán.
74
Phiếu chi và Ủy nhiệm chi sau khi đƣợc duyệt xong sẽ đƣợc chuyển đến cho Thủ quỹ chi tiền và xử lý. Tại quỹ, Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi trả lãi vay cho các chủ nợ vay, cho ký nhận phiếu chi, sau đó Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt số tiền đã chi ở trên.
Đối với Ủy nhiệm chi, sau khi nhận xong Thủ quỹ mang đến Ngân hàng để làm thủ tục trả lái vay cho Ngân hàng hoặc các đối tƣợng khác. Ngân hàng xem xét Ủy nhiệm chi, xem tính hợp pháp, hợp lệ của Ủy nhiệm chi nêu trên, kiểm tra tài khoản của Công ty tại Ngân hàng xem số dƣ có còn đủ chi hay không, sau đó tiến hành ký đóng dấu xác nhận, trích tài khoản trả lãi vay Ngân hàng. Sau khi các thủ tục hoàn thành, Ủy nhiệm chi đƣợc trả lại cho thủ quỹ Công ty.
Thủ quỹ chuyển phiếu chi và Ủy nhiệm chi này lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi… Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ này đến cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp nhận bộ chứng từ, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, xem có đủ con dấu và chữ ký hay chƣa, sau đó lập chứng từ ghi sổ thanh toán nghiệp vụ chi trả lãi vay nêu trên, đồng thời lên Sổ cái các tài khoản liên quan nhƣ Tài khoản 111, 112, 635,… Sau đó lƣu bộ chứng từ trên kết thúc nghiệp vụ chi phí tài chính (Chi phí lãi vay).
75
Thủ quỹ Bộ phận xét duyệt
Kế toán thanh toán Ngân hàng Kế toán tổng hợp
Bắt đầu Căn cứ hợp đồng vay Kế hoạch trả lãi Cuối tháng lập chứng từ trả lãi Phiếu chi Ủy nhiệm chi
Xử lý, ghi sổ
SCT TK 111, 112
Phiếu chi Ủy nhiệm chi
Duyệt chi các khoản lãi vay Kế hoạch trả lãi đã duyệt Xem xét, ký duyệt Phiếu chi Ủy nhiệm chi (chủ TK đã ký)
Xử lý, chi tiền
Ủy nhiệm chi (đã ký và đóng đấu) Phiếu chi Xử lý, ghi sổ Sổ quỹ Phiếu chi Ủy nhiệm chi
Xử lý
Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi (đã ký và đóng
đấu)
Trích TK của Công ty trả lãi vay
Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi
(NH đã xác nhận) Xử lý, ghi sổ Sổ cái 111, 112, 635... Phiếu chi Ủy nhiệm chi
N
N
76
d) Trình tự hạch toán:
+ Trả lãi tiền vay ngân hàng: Nợ TK 635
Có TK 112 (Chi tiết cho từng ngân hàng)
+ Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911
Có TK 635
e) Minh họa số liệu:
+ Căn cứ phiếu hạch toán giao dịch khách hàng số 0052 ngày 08/12/2009 của Ngân hàng Eximbank:
Nợ 635 8.878.733 Có 112 8.878.733
+ Kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong tháng 12/2009 sang tài khoản 911: Nợ 911 8.878.733 Có 635 8.878.733 f) Sơ đồ chữ T: g)Minh họa chứng từ, sổ sách: 111 635 911 8.878.733 8.878.733
77
CÔNG TY TNHH T & L
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí tài chính Đơn vị tính: Đồng
Số hiệu: 635 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 08/12/09 Trả lãi vay 112 437.068 08/12/09 Trả lãi vay 112 3.116.666 08/12/09 Trả lãi vay 112 3.116.666 08/12/09 Trả lãi vay 112 2.208.334 31/12/09 KC CPTC sang TK 911 911 8.878.733 Cộng số phát sinh 8.878.733 8.878.733 Số dƣ cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Nhận xét:
Quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí tài chính của Công ty diễn ra khá chặt chẽ, nhƣ vậy Công ty sẽ theo dõi đƣợc các khoản chi phí, xem xét và đánh giá các khoản phát sinh quá lớn, đánh giá hiệu quả và đƣa biện pháp giảm thiểu chi phí kịp thời