5. Nội dung nghiên cứu
2.3.2.Những mặt hạn chế còn tồn tại:
2.3.2.1. Tổ chức bộ máy:
Nhân sự kế toán hạn chế nên việc kế toán viên kiêm nghiệm nhiều công việc và có tình trạng một công việc nhƣng có đến hai nhân viên kế toán tham gia xử lý, điều này gây nhiều bất lợi trong hoạt động quản lý của Công ty.
2.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách:
Việc theo dõi chung tất cả các khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tài khoản chi phí quản lý kinh doanh mà không chi tiết cho từng khoản mục riêng đã phần nào gây khó khăn cho nhà quản lý của Công ty trong việc quản lý và hoạch định kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên việc hạch toán nhƣ vậy lại phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty, và giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng công việc cho các nhân viên kế toán, lại vẫn có tính cung cấp thông tin. Do đó, hạn chế về mặt quản lý ảnh hƣởng không đáng kể đến hoạt động của Công ty.
Một số sổ sách của Công ty đƣợc các nhân viên kế toán thiết kế và in ra từ máy tính cho phù hợp với yêu cầu quản lý, tuy nhiên việc in ấn sổ sách chứng từ này đƣợc thực hiện không theo một quy đinh thời gian nào cả.
2.3.3.3. Lực lƣợng kế toán viên:
Tuy Công ty có quy mô nhỏ nhƣng khối lƣợng công việc kế toán lại tƣơng đối nhiều mà lƣợng kế toán viên lại ít (chỉ có hai nhân viên kế toán), cho nên công việc của mỗi kế toán là rất nhiều đòi hỏi làm việc với cƣờng độ cao mới có thể đáp ứng kịp thời yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý, điều này phần nào ảnh hƣởng đến chất lƣợng làm việc của phòng kế toán.
85
2.3.2.4. Công việc kế toán ở một số phần hành:
Do số lƣợng nhân viên ít nên việc chấm công của nhân viên đƣợc thực hiện bằng tay thông qua Bảng chấm công đƣợc đặt tại phòng kế toán và do nhân viên của phòng kế toán theo dõi. Tuy nhiên việc theo dõi Bảng chấm công không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, sau vài ngày Bảng chấm công mới đƣợc đánh dấu một lần, nhƣ vậy có thể gây nhầm lẫn trong việc tính và trả lƣơng cho nhân viên.
Việc lập Phiếu thu trong nhiều trƣờng hợp không đúng theo nguyên tắc kế toán. Kế toán gộp chung nhiều nghiệp vụ thu tiền vào cùng một Phiếu thu và đa phần các Phiếu thu này đều đƣợc lập không đúng thời điểm vào lúc lập các chứng từ ghi sổ thay vì khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.3.2.5. Tổ chức quá trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ của Công ty về cơ bản là hoàn toàn chặt chẽ và hợp lý. Tuy nhiên ở quy trình thu tiền mặt Công ty đã bỏ qua sự kiểm soát của Giám đốc trong hoạt động này, trên mẫu chứng từ vẫn có thiết kế phần chữ ký kiểm soát của Giám đốc. Đồng thời Phiếu thu và Phiếu chi chỉ đƣợc lập hai liên, một liên lƣu tại cuốn và một liên lƣu tại tập chứng từ ghi sổ của kế toán tổng hợp.
86
CHƢƠNG III:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH
87
Từ những hạn chế về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đã nêu em xin đề xuất một số biện pháp sau đây:
* Biện pháp 1: Tin học hóa công tác kế toán:
Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của nhà nƣớc là tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào hạch toán kế toán, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu. Trong khi đó Công ty TNHH T & L là một công ty kinh doanh thƣơng mại, trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải ghi chép mà công việc kế toán chủ yếu đƣợc tiến hành bằng phần mền Excel do vậy các công thức tính toán khi sao chép từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng dẫn đến đƣa ra các báo cáo không chính xác làm cho chúng không đƣợc đƣa ra một cách kịp thời. Do vậy, cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán bởi vì:
- Giảm bớt khối lƣợng ghi chép và tính toán
- Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng. Kịp thời về tình hình tài chính của Công ty.
- Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà công ty cung cấp cho các đối tƣợng sử dụng bên ngoài.
- Giải phóng các kế toán viên khỏi công việc tìm kiếm và kiểm tra số liệu trong việc tính toán số học đơn giản nhàm chán để họ giành nhiều thời gian lao động sáng tạo của nhân viên quản lý.
* Biện pháp 2: Về việc hoàn thiện bộ máy kế toán:
Nhân sự: Cần bổ sung nhân viên kế toán nhằm phân tán trách nhiệm và giảm nhẹ khối lƣợng công việc cho các nhân viên kế toán, đảm bảo cho việc hoàn thành khối lƣợng công việc đƣợc giao đúng thời gian đề ra đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp. Công ty cần tuyển nhân viên có trình độ về kế toán và tin học để đảm bảo xử lý đƣợc các sự cố phát sinh liên quan máy tính, vừa đảm bảo tính chủa động của Công ty trong việc khắc phục kịp thời các tình trạng của hệ thống máy tính. Đồng thời cần đôn đốc, theo dõi việc chấm công cho
88
nhân viên kế toán, đảm bảo chấm đúng, chấm đủ ngày công làm việc cho nhân viên Công ty, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên.
* Biện pháp 3: Về việc tăng tính kiểm soát đối với phiếu thu và phiếu chi
Kiểm soát chặt chẽ quá trình thu tiền và lập Phiếu thu, tránh tình trạng lập một Phiếu thu cho nhiều nghiệp vụ thu tiền gây khó khăn trong công tác quản lý. Mỗi nghiệp vụ thu tiền lập một Phiếu thu và có chữ ký kiểm soát của Giám đốc, đảm bảo tính chặt chẽ trong quá trình luân chuyển và lƣu trữ chứng từ.
Phiếu thu và Phiếu chi nên lập ba liên: một liên lƣu tại cuốn, một liên giao cho bên nhận tiền (đối với Phiếu chi) hoặc bên trả tiền (đối với Phiếu thu), liên còn lại do kế toán tổng hợp lƣu với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ và chứng từ ghi sổ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Biện pháp 4: Về những chính sách, chiến lƣợc đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ:
Công ty nên quan tâm xây dựng những chính sách, chiến lƣợc kinh doanh hữu hiệu nhằm mở rộng mạng lƣới tiêu thụ nhƣ: tăng cƣờng các hoạt động Marketing, giới thiệu sản phẩm hàng hóa để thu hút hơn nữa sự chú ý của các đơn vị xây dựng, của những doanh nghiệp, của ngƣời tiêu dùng… có nhu cầu về hàng hóa mà Công ty kinh doanh. Công ty có thể tổ chức một bộ phận Marketing với các chức năng: điều tra, thăm dò nhu cầu thị trƣờng và hoạch định các biện pháp nhằm thâm nhập thành công thị trƣờng mới. Công ty cũng nên thu thập thông tin cần thiết về thị trƣờng, về nhu cầu, thị hiếu khách hàng, về đối thủ cạnh tranh.
Ngoài ra, Công ty nên tăng cƣờng áp dụng phƣơng thức chiết khấu thƣơng mại để khuyến khích khách hàng mua nhiều, đẩy mạnh việc tiêu thụ. Những khoản chiết khấu thƣơng mại có thể làm giảm doanh thu của lô hàng đó nhƣng với tốc độ tiêu thụ tăng sẽ giúp cho Công ty tăng nhanh vòng quay vốn lƣu động, thu hồi vốn nhanh, hiệu quả là cơ sở tăng lợi nhuận của Công ty.
* Biện pháp 5: Về phƣơng thức bán hàng
Để mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, đa dạng hóa các phƣơng thức bán hàng Công ty cần có những cơ chế, chính sách giá cả phù hợp để mở rộng thêm thị trƣờng thông qua hình thức mở thêm các đại lý gửi hàng ở nhiều địa phƣơng không chỉ ở
89
riêng khu vực Nha Trang. Khi áp dụng phƣơng pháp này, kế toán mở tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” đƣợc sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm dịch vụ và hàng hóa mà Công ty gửi bán nhƣng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán, số hàng này vẫn thuộc quyền sổ hữu của Công ty. Tài khoản 157 cần đƣợc mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi, từng ngƣời mua để Công ty luôn kiểm soát đƣợc hàng hóa của mình.
* Biện pháp 6: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằn mục đích:
- Giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo tồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng hóa không cao hơn giá cả trên thị trƣờng tại thời điểm lập báo cáo.
* Biện pháp 7: Về công tác quản lý nợ phải thu khách hàng và việc lập dự phòng phải thu khó đòi:
Tại công ty, hàng xuất bán cho nhiều đối tƣợng khách hàng khác nhau. Vì vậy việc quản lý quá trình thu tiền bán hàng theo từng đối tƣợng khách hàng là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay Công ty đã tiến hành theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải thu. Tuy vậy những sổ này chƣa thực sự có tác dụng trực tiếp đối với công tác kế toán quản trị vì mới chỉ phản ánh đƣợc tình hình trả nợ thực tại của khách hàng với Công ty mà chƣa nêu đƣợc kế hoạch trả nợ cụ thể của khách hàng để trên cơ sở đó Công ty lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp, mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, góp phần ổn định tình hình tài chính của Công ty.
Trong hoạt động kinh doanh của Công ty có những khoản phải thu mà ngƣời nợ khó hoặc không có khẳ năng trả nợ nhƣng Công ty vẫn chƣa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy để đề phòng việc thất thu khi khách hàng không có khả năng thanh toán, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi.
90
* Biện pháp 8: Về việc hạch toán chi phí kinh doanh và doanh thu bán hàng:
Để kiểm soát tốt và đƣa ra các chính sách kinh doanh phù hợp cho nhà quản lý chế độ kế toán đã quy định việc hạch toán chi phí kinh doanh phải chi tiết cho từng khoản mục chi phí (tùy theo đặc điểm kinh doanh) và hạch toán doanh thu bán hàng phải chi tiết cho từng loại hàng hóa, dịch vụ. Do đó, Công ty nên hạch toán riêng chi phí bán hàng (6421) và chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) từ đó tạo thuận lợi cho nhà quản lý quản lý chi phí và đề ra chiến lƣợc kinh doanh phù hợp, kịp thời. Đối với doanh thu bán hàng Công ty nên hạch toán chi tiết cho từng loại hàng hóa để có thể xác định đƣợc doanh thu của từng loại hàng hóa từ đó ngƣời quản lý đƣa ra các chính sách thúc đẩy tiêu thụ đối với từng loại hàng hóa.
91
KẾT LUẬN
Hiệu quả sản xuất kinh doanh là một trong những mục tiêu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt đƣợc ở mức cao nhất. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với hình thức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Hạch toán kế toán là công cụ không thể thiếu của mỗi đơn vị kinh doanh, công tác này giúp nhà quản lý nắm bắt đƣợc tình hình tài chính cũng nhƣ hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình trong một giai đoạn nào đó.
Với thời gian ra đời và phát triển chƣa lâu nhƣng Công ty TNHH T & L đã đạt đƣợc những kết quả nhất định đóng góp vào sự phát triển chung của kinh tế tỉnh Khánh Hòa và của cả nƣớc.
Qua thời gian thực tập tại Công ty với đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tai Công ty TNHH T & L”, đến nay em đã hoàn thành quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và đạt đƣợc những kết quả sau:
+ Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về công tác tổ chức hạch toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
+ Thông qua việc tìm hiểu thực trạng công tác hạch toán kế toán của Công ty đã thấy đƣợc những ƣu điểm, nhƣợc điểm trong các phần hành liên quan. Qua các báo cáo kế toán có thể phân tích và nhận thấy đƣợc tình hình tài chính của Công ty, từ đó chỉ ra một số điểm mạnh, điểm yếu chính của Công ty.
+ Trên cơ sở nhận thấy các điểm mạnh, điểm yếu của Công ty để đề ra một số biện pháp góp phần vào sự hoàn thiện của hệ thống kế toán nói riêng và sự ổn định phát triển hoạt động kinh doanh của toàn Công ty nói chung.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH T & L, em đã có dịp vận dụng những kiến thức đã đƣợc học vào thực tế công việc. Mặc dù kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn hẹp song qua tìm hiểu về công tác kế toán trong Công ty, em đã hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán đặc biệt là công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Qua đó em đã học đƣợc rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong công tác kế toán.
92
Do thời gian học tập và kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô, Ban lãnh đạo và các anh chị trong Công ty đặc biệt là phòng kế toán. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy Hoàng Văn Huy, các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế, các anh chị trong Công ty TNHH T & L đã tận tình hƣớng dẫn em hoàn thành bài báo cáo này. Em kính chúc các thầy cô, các anh chị trong Công ty sức khỏe và hạnh phúc, Công ty TNHH T & L ngày càng hƣng thịnh, bền vững.
Nha Trang, ngày 25 tháng 06 năm 2010
Sinh viên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
93
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phạm Xuân Lực – Nguyễn Văn Nhiệm, Hạch toán kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, Nhà xuất bản tài chính Hà Nội, 1998;
2. TS.Phan Đức Dũng, Kế toán tài chính (Đại học Quốc gia TP.HCM – Khoa kinh tế), Nhà xuất bản thống kê, 2007;
3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, Nhà xuất bản thống kê, 2007;
4. TS.Hà Thị Ngọc Hà – TS.Mai Thị Hoàng Minh – Ths.Lê Thị Tuyết Nhung, 261 sơ đồ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, Nhà xuất bản Lao động – xã hội;
5. Bộ môn kế toán, Bài giảng Kế toán tài chính 1 & 2, Trƣờng đại học Nha Trang, 2007;
6. Bộ môn kế toán, Tổ chức hạch toán kế toán, Trƣờng đại học Nha Trang, 2008; 7. Tài liệu nội bộ của Công ty TNHH T & L; Luận văn tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Quang Tuyên, 2008;
8. Một số website: tailieu.vn, ketoantruong.com.vn… 133